Unseriöse Verwalter versuchen immer wieder die Wohnungseigentümer zu überrumpeln und ihnen keine Gelegenheit zu geben, auf die Tagesordnung Einfluss zu nehmen.
Denn sobald bekannt wird, dass der – oft unfähige, unwissende und nur eigene Interessen verfolgende – Beirat die Abrechnung geprüft hat – ist die Einladung inklusive aller Tagesordnungspunkte schwupp! schon im Briefkasten und der Versammlungstermin auf ein Datum in 14 Tagen festgelegt.

Das, was wichtig ist und unbedingt besprochen bzw. beschlossen werden muss – kommt zu spät. Denn ist die Einladung da, ist es meist zu spät: alle Tagesordnungspunkte müssen mindestens 14 Tage vor Versammlungstermin vorliegen.
Indem die Einladung gerade 14 Tage vor Termin eingeht, schließt der unseriöse Verwalter das Einreichen von Anträgen zur Tagesordnung aus.

Deshalb die Empfehlung: Verfassen Sie Ihre Anträge zur Tagesordnung so früh wie möglich! Gerne gleich zum Jahresanfang oder sobald Sie den Bedarf sehen. Sollte sich ein Thema erledigt haben, können Sie es jederzeit zurückziehen.

Wichtig:

VOR der WEG-Versammlung
1. der Hinweis zur “nächsten” Eigentümerversammlung, der Ihnen erlaubt ohne Kenntnis eines konkreten Datum diesen Antrag jederzeit einzureichen. Denn wenn Ihnen der Termin bekannt wird – ist es ja meist zu spät für einen Antrag.

2. Achten Sie bei der Formulierung des Textes, dass das Wort “beschließt” aufgenommen wird (“Die Eigentümergemeinschaft beschließt, die Umstellung der Konten…“). Formulierungen wie “die Eigentümer bitten den Verwalter”.. sind vage und unverbindlich und bringen hier nichts.

3. Achten Sie auf die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte! Diese wird von unseriösen WEG-Hausverwaltern gerne zu ihrem Zwecke missbraucht: so werden wichtige Themen gerne ganz zum Ende der Versammlung behandelt, wenn die Anwesenden bereits ermüdet oder uninteressiert sind. So braucht ein Antrag zum Ausschluss eines Beirats nicht n a c h  der erneuten Beiratswahl besprochen werden – sondern vorher. Beispiel: “Bitte setzen Sie diesen Tagesordnungspunkt v o r den TOP …[Beiratswahl, Jahresabrechnung, usw….]

4. Bei wichtigen Themen: Stellen Sie einen Antrag auf “namentliche Abstimmung” und “namentliche Protokollierung”. (“Ich bitte um namentliche Abstimmung und namentliche Protokollierung.”)

5. Fordern Sie die Wiedergabe Ihres Beschlussantrags genau so wie S i e  es formuliert habe! Unseriöse Verwalter kürzen gerne ab oder verändern gerne komplett den Inhalt
(“Ich bitte Sie, meiner berechtigten Forderung fristgerecht nachzukommen und den Tagesordnungspunkt genau so wie von mir formuliert aufzunehmen.”)

6. Integrieren Sie eine “Fristsetzung” für die Umsetzung des Beschlusses
(Frist: Umstellung innerhalb von 3 Monaten nach Versammlung.”).
Unseriöse Hausverwaltungen sind sehr erfinderisch, wenn es darum geht, Dinge auf die lange Bank zu schieben. Durch eine Fristsetzung wird dies vermieden.

7. Fordern Sie vom WEG-Verwalter eine Rückantwort und Bestätigung, dass Ihre eingereichten Tagesordnungspunkte auch aufgenommen werden und in der Einladung erscheinen. Stellen Sie hierfür eine Frist (“Ich bitte um Bestätigung bis zum .. [ca. 14 Tage Frist].”

8. Eine “Begründung” zu Ihrem Antrag können Sie abgeben, brauchen es aber nicht.
Die Bezeichnung des Themas und wichtig! der detaillierte Beschluss-Formulierung (Beschlussvorlage) reicht.

9. Ein doppeltes Zusenden, per Fax/email und zusätzlich per Post (ggf. per Einschreiben) ist empfohlen, da Anträge beim unseriösen Hausverwalter gerne “verloren” gehen.

10. Prüfen Sie bei Erhalt der Einladung, ob Ihr Antrag und Ihre Beschlussvorlage richtig wiedergeben wieder.

WÄHREND der Eigentümerversammlung
11. Notieren Sie in der Versammlung ganz genau (!) den gefaßten Beschlusstext und das genaue Abstimmungsergebnis! Auch die Fristen zur Umsetzung sollten nicht vergessen werden.

NACH der Versammlung
12. Prüfen Sie bei Erhalt des Protokolls, ob alles korrekt wiedergegeben ist.

13. Falls die Befürchtung besteht, das Protokoll würde erst nach der Beschlussanfechtungsfrist von 1 Monat nach Versammlung zugesendet werden, warten Sie nicht, sondern nehmen Sie schon 3-4 Tage nach der Versammlung Einblick in die Beschluss-Sammlung im Büro des Verwalters. Prüfen Sie dort, ob der Beschlusstext und das Abstimmungsergebnis korrekt wiedergegeben werden.

14. Prüfen Sie nach der vereinbarten Frist, ob der Beschluss wirklich umgesetzt wurde.

Musterantrag mit dem Beispiel “Umstellung von Treuhandkonten auf Fremdgeldkonten”

Aufnahme des zusätzlichen Antrags
„Umstellung der Konten der Wohnungseigentümergemeinschaft von Treuhandkonten auf offene Fremdgeldkonten mit der Eigentümergemeinschaft als Kontoinhaberin“
in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung
– Antrag von Herrn/Frau…… –

WEG ……………
c/o Hausverwaltung …………..
Musterstraße
Musterort
Vorab per Email an………….zw. Fax-Nr. …………………

Ort, den 01.01.20….

Betreff: Ergänzung der Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung um den Tagesordnungspunkt (TOP):
„Umstellung der WEG-Konten von Treuhandkonten auf offene Fremdgeldkonten mit der WEG als Kontoinhaberin“

Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit bitte ich Sie, den nachfolgenden Tagesordnungspunkt in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung und mit der Einberufung zur Versammlung bekannt zu geben.

Beschlussantrag / Beschlussvorlage:
“Umstellung der WEG-Konten von Treuhandkonten (Kontoinhaber ist der Verwalter) auf offene Fremdgeldkonten mit der WEG als Kontoinhaberin
Die Eigentümergemeinschaft beschließt, die Umstellung der Konten der Eigentümergemeinschaft, die bisher als „Treuhandkonten“ mit dem Verwalter als Kontoinhaber geführt wurden, als „offene Fremdgeldkonten“ mit der Eigentümergemeinschaft als Kontoinhaberin einzurichten.
Frist: Umstellung innerhalb von 3 Monaten nach Versammlung.”

[zur Info: der Beschlussantrag bzw. die Beschlussvorlage ist genau der Text, der auf der Einladung und später im Protokoll sowie in der Beschluss-Sammlung wiederzufinden sein sollte]

Begründung:
Die Konten unserer Eigentümergemeinschaft werden immer noch als Treuhandkonten mit dem Verwalter als Kontoinhaber geführt, obwohl es heutzutage ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht, diese Konten als offene Fremdgeldkonten einzurichten und die Eigentümergemeinschaft als Kontoinhaber einzusetzen.
Da Treuhandkonten nicht ausreichend gesichert sind, z.B. vor Pfändung oder Insolvenz des Verwalters und es bei seinem unerwarteten Tod oder Verwalterwechsel zu größeren Problemen kommen kann, ist eine Umstellung der WEG-Konten auf offene Fremdgeldkonten dringend geboten.

Da dieser Beschlussantrag den Grundsätzen ordentlicher Verwaltung entspricht,
bitte ich um die Aufnahme dieses Tagesordnungspunktes in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung. Ich bitte Sie, meiner berechtigten Forderung fristgerecht nachzukommen und den Tagesordnungspunkt genau so wie von mir formuliert aufzunehmen. Ich bitte um Bestätigung bis zum ..……….. [ca. 14 Tage Frist].
Besten Dank! MfG….