Ode an den Eingangsstempel

By | 2. Februar 2016

Ungültige Stimmvollmacht – weil zu spät eingereicht.
Eine Stimmvollmacht für eine Versammlung der Wohnungseigentümergemeinschaft muss in der Versammlung in der Regel im Original vorgelegt werden können.

Eine Ausnahme wäre, wenn in der Teilungserklärung festgehalten ist, dass eine Vollmacht auch nachgereicht werden kann.

Die Prüfung, dass zur Versammlung eingereichte Stimmvollmachten im Original eingereicht sind und somit gültig sind, obliegt der Hausverwaltung.
Jedoch: eine doppelte Prüfung durch die Miteigentümer ist besser, denn nicht selten sehen Hausverwaltungen ungültige Vollmachten als “gültig” an, vor allem wenn sie selber, oder ein Verwalter-naher Miteigentümer, davon profitieren können.

Praxisfall:
Die WEG-Jahresversammlung sollte am 13.08.2015 stattfinden.
Wie sich erst später herausstellte, wurde untenstehende, auf die Hausverwaltung ausgestellte, Stimmvollmacht als “gültig” angesehen.

Der betroffene Eigentümer schrieb zunächst eine email an die Hausverwaltung:
“Sehr geehrte Damen und Herren, an der heutigen Wohnungseigentümerversammlung kann ich leider nicht teilnehmen. Ich bevollmächtige hiermit [Name der Hausverwaltung] mein Stimmrecht in der Versammlung am 13.0[8].2015 wahrzunehmen mit folgender Stimmanweisung…..”

Darauf antwortete der Verwalter, die Vollmacht müsse im Original vorliegen und schnellstens zur Post gebracht werden.

Wenige Tage nach der Versammlung traf in der Tat die Vollmacht, d.h. ausgedruckte Email mit Original-Unterschrift des Eigentümers ein.
Zudem der handschriftliche Vermerk:

“Sehr geehrter Herr [Name des Verwalters],
wunschgemäß reiche ich Ihnen dieses Blatt mit meiner Unterschrift nach.
Mit freundlichen Grüßen, …..
Datum 13.08.2015″

zu späte vollmacht2_kl

Was unterzugehen droht, bringt Photoshop zutage: so auch der oben rechts aufgesetzte Eingangsstempel, der das Datum 18.08.2015 auswies!
kaschiert_eingangsstempel datum nach versammlung

Dass die WEG-Verwaltung diese Vollmacht als gültig ansah und zudem das  Vertretungsrecht in der Versammlung ausübte, zeigt ein Auszug aus der Anwesenheitsliste der o.g. WEG-Versammlung.
Dieser Miteigentümer besaß die Wohnung “0039”. Auf der Anwesenheitsliste hat stellvertretend für ihn der Verwalter unterschrieben:
kaschiert_anwesenheitsliste_whg0039_2

Zudem bestätigte der Verwalter nachträglich schriftlich, für diesen Eigentümer das Stimmrecht ausgeübt zu haben.

Dies Vollmacht war nicht nur nicht gültig, der Verwalter wusste dies (Aufforderung zum Nachsenden per Post) – und nutzte trotzdem dies Vollmacht um in der Versammlung seine eigenen Interessen zu verfolgen, z.B. die Bildung eines Beirates zu verhindern (!).

Dieser Verwalter ist heute noch hauptberuflich tätig.

Empfohlene Gegenmaßnahmen
Prüfen Sie v o r  jeder Versammlung die vorliegenden Vollmachtstimmen.
Lassen Sie sich nicht unter Zeitdruck setzen!
Wird dies versucht, so sollten Sie doppelt sorgsam prüfen.

Insbesondere wenn Ihnen die Verwaltung unseriös erscheint.
Bei Zweifel: schauen Sie im Büro des Hausverwalters die Versammlungsunterlagen an. Kopieren Sie die Vollmachten und die Anwesenheitsliste.
Prüfen sie – wenn vorhanden den Eingangsstempel – der auf den Verwalter ausgestellten und per Post eingereichten Vollmachten.

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