Tagesordnungspunkte bedeutsam

Nur durch Anträge zur Tagesordnung werden wichtige Themen WIRKLICH festgehalten

Unter den Tisch kehren von wichtigen Diskussionspunkten?
– Dies ist der Wunsch unseriöser Hausverwalter.
Versprechen des Hausverwalters, nachdem ein interessanter Tagesordnungspunkt als Antrag eingereicht wurde: “Kein Problem, ich werde auf das von Ihnen gewünschte Thema zusammen mit meinem Bericht zur Hausgeldabrechnung/Jahresabrechnung eingehen…”

Vertrauen ist gut – Kontrolle wichtiger. Denn mancher Hausverwalter weiß schon morgen nicht mehr, was er heute sagte.

Bestehen Sie auf der Aufnahme des wichtigen TOPs.
Nur so kann gewährleistet werden, dass ..
a) es in der Einladung als separater Tagesordnungspunkt erscheint
b) das Thema wirklich besprochen wird
c) in Protokoll und in der Beschluss-Sammlung auftaucht und als Thema festgehalten wird

Wirtschaftsplan angemessen und korrekt berechnen

Von überhöhten Rücklagen wird abgeraten - sie könnten Begehrlichkeiten wecken

Der Wirtschaftsplan

Gesetzliche Grundlage:  Das Wohnungseigentumsgesetz

$ 28 Wirtschaftsplan, Rechnungslegung

(1) Der Verwalter hat jeweils für ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen.
Der Wirtschaftsplan enthält:
1. die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums;
2. die anteilmäßige Verpflichtung der Wohnungseigentümer zur Lasten- und Kostentragung.
3. die Beitragsleistung der Wohnungseigentümer zu der in § 21 Abs. 5 Nr. 4 vorgesehenen Instandhaltungsrückstellung

(2) Die Wohnungseigentümer sind verpflichtet, nach Abruf durch den Verwalter dem beschlossenen Wirtschaftsplan entsprechende Vorschüsse zu leisten.
(3) Der Verwalter hat nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung aufzustellen.
(4) Die Wohnungseigentümer können durch Mehrheitsbeschluß jederzeit von dem Verwalter Rechnungslegung verlangen.
(5) Über den Wirtschaftsplan, die Abrechnung und die Rechnungslegung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit.

Sinn und Zweck
Eine wichtige Aufgabe jeder Hausverwaltung ist die Erstellung eines Wirtschaftsplans, dem die Einschätzung der zu erwartenden Ausgaben der Gemeinschaft zugrunde liegt.

Im Wirtschaftsplan wird der Finanzbedarf des kommenden Jahres ermittelt.
Bei der Aufstellung ist der Hausverwaltung ein vorsorglicher Ermessensspielraum einzuräumen, so dass die Wohngemeinschaft nicht in Liquiditätsprobleme kommt, fällige Rechnungen nicht bezahlt werden können oder Kosten für Kontoüberziehungen anfallen.

Um diese Ziele zu erreichen sind gewisse Sicherheitspolster einzuplanen:
Voraussehbare Kostensteigerungen z.B. kommunalen Gebühren wie Wasser, Abwasser und Müllbeseitigung sind ebenso einzuplanen wie bereits erkennbare anstehende Reparaturen und Instandhaltungen.

Wird der vom Hausverwalter vorgelegte Wirtschaftsplan durch eine Beschlussfassung der Eigentümer genehmigt (einfache Mehrheit genügt), so werden die festgesetzten Vorauszahlungen für alle Eigentümer verbindlich.

Berechnung
Aus diesem Schätzwert der erwarteten Gesamtausgeben der Eigentümergemeinschaft leiten sich die Planwerte je Eigentümer / je Wohneinheit ab, woraus – dividiert durch 12 – die Abschlagszahlungen für das künftige, monatlich zu zahlende Hausgeld errechnet wird.

Praxis-Tipp
Wohnungseigentümer sollten jedoch eine gewisse Großzügigkeit bei der Bewertung der Planansätze der Hausverwaltung zeigen. D. h. im Zweifelsfall sind etwas höhere Planwerte zu niedrigen Planwerten vorzuziehen.
Zur Erinnerung: es handelt sich um Abschlags- und Vorauszahlungen auf die später folgende Jahresabrechnung. Sollten der Eigentümer höhere Hausgelder bezahlt haben als seine Jahresabrechnung später ausweist, so erhält er die Differenz als Überzahlung zurück.

Anlässlich der Genehmigung des Wirtschaftsplans sollte immer die Höhe der Instandhaltungsrücklage mit überprüft werden. Sind in der Rücklage sehr hohe Beträge, die für die Instandhaltungsplanung in dieser Höhe nicht erforderlich sind, so sollte eine zeitweise Aussetzung der Zuführung im Wirtschaftsplan vorgesehen werden.

! Die Erfahrung zeigt, dass zu hohe Rücklagen zu leichtfertiger und großzügiger und oftmals auch unkontrollierter Ausgabe verführen.

Besser ist eine eher knappe Bemessung und die Ergänzung durch eine Sonderumlage im erforderlichen Einzelfall.

Immer wieder wird bekannt, dass sich unseriöse Hausverwalter mit den Rücklagen mehrerer Wohneinlagen unauffindbar abgesetzt haben oder Gelder über unsinnige Ausgaben/überhöhte Sanierungsmaßnahmen verschwunden sind….

 

Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung ausdehnen auf mehrere Wochen

Die vorgesehene Frist von 1951 ist heute nicht mehr zeitgemäß

Vorgeschrieben wird die Einladungsfrist für Versammlungen der Wohnungseigentümergemeinschaft im Wohnungseigentumsgesetz von 1951.

Dort heißt es:
Wohnungseigentumsgesetz:
§ 24 Einberufung, Vorsitz, Niederschrift
(4) Die Einberufung erfolgt in Textform. Die Frist der Einberufung soll, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens zwei Wochen betragen.

Vorgeschrieben wird also eine Frist von mindestens 2 Wochen vorgeschrieben.

Und nicht, wie von einigen Verwaltern gerne behauptet, “von zwei Wochen”.
Viele Verwalter wissen es entweder nicht oder ignorieren absichtlich das kleine Wörtchen “mindestens”.

Gerade unseriöse Verwalter bemühen sich, diese Frist so kurz wie möglich zu halten. Sie scheuen sich vor einer längeren Frist. Warum?

Der Grund: je kürzer die Einladungsfrist, desto geringer sind die Chancen,
– daß jemand die Abrechnungsunterlagen einsehen möchte
– daß die Abrechnungsunterlagen genau geprüft werden und hierzu Fragen auf der Versammlung gestellt werden
– daß sich Miteigentümer untereinander austauschen und ggf. Kritik an der Abrechnung oder dem Verwalter üben
– daß Eigentümer persönlich anwesend sein können und deshalb gezwungen sind, sich per Vollmacht (am besten noch zu Gunsten des Verwalters!) vertreten lassen.

Hausgeldabrechnung wirklich VERSTEHEN

Der Hausverwalter ist verpflichtet, in der Eigentümerversammlung Auskunft zu geben

Die vom Verwalter erstellte und vom Beirat offiziell geprüfte Hausgeldabrechnung muss derart gestaltet sein, dass sie von allen Miteigentümern verstanden wird.
Sollte dies nicht der Fall sein, ist sinnvollerweise nachzufragen.
“Das habe ich nicht verstanden, Bitte erklären Sie mir diese Zahl/diese Position.”

Für diese Leistung wird der Hausverwalter, der als Dienstleister tätig ist, bezahlt.
Zudem ist der Verwalter verpflichtet, den Eigentümern in der Versammlung Rede und Antwort zu stehen, bzw. auf ihre Fragen zu antworten.

Sollte sich der Verwalter oder der Beirat unwillig, arrogant zeigen oder den Fragenden vor den anderen Miteigentümer abgrenzen, so ist dies nicht in Ordnung. Sie sollten sich anderen Aufgaben widmen – sprich, diese Personen sollten dringend abgesetzt werden.
Aber viele Eigentümergemeinschaften lassen sich zu leicht manipulieren und vom  Dienstleister sagen, wie zu verfahren ist.

Deshalb: fragen Sie bei der Hausverwaltung nach oder lassen Sie sich die Abrechnung von einem freundlichen Beirat / Miteigentümern erklären.

Bei Anträgen zur Tagesordnung (TOPs) – immer Antragsteller benennen!

In der Einladung zur WEG- Versammung sollten die Antragsteller / Initiatoren des Antrags klar erkennbar sein.

Aus Gründen der Bequemlichkeit oder einer für sie vorteilhaften Intransparenz neigen manche Hausverwalter dazu, den Namen des Antragstellers eines eingereichten Tagesordnungspunkts nicht immer zu erwähnen.

Die Nicht-Erwähnung des Antragstellers betrifft vornehmlich Anträge der Hausverwaltung, manchmal auch des Beirats oder verwalternaher Miteigentümer.
Wer den Antragsteller nicht kennt, kennt seine Beweggründe nicht. Und hier stellt sich die Frage, wem diese TOPs wirklich nutzen und ob sie für die Gemeinschaft wirklich sinnvoll sind. Weiterlesen

Akteneinsicht und angeblicher “Datenschutz”

Praxisfall:
Ankunft eines Miteigentümers beim WEG-Hausverwalter zur Prüfung der Jahresabrechnung:
“Guten Tag, ich komme zur Belegeinsicht.”
– “Ach, hatten Sie denn einen Termin?…”
” Ich hatte mehrere Emails geschrieben und meinen Besuch angekündigt. Leider hat niemand meine Emails beantwortet.”
– “An welche Email-Adresse hatten Sie denn geschrieben?”
“An die von Ihrem Büro.”
– ” Da haben Sie aber Glück, dass ich gerade da bin. Die Unterlagen bringe ich Ihnen gleich.”

Verwalter erscheint mit Akten im Besprechungsraum
– “Hier die Unterlagen. Sie wissen ja, dass Sie keine Photos machen dürfen und nichts einscannen dürfen”
“Warum?”
– “Datenschutz!”
“Das hatten wir doch schon mal anwaltlich besprochen, Herr….”
– “Na, dann ist ja gut.”
“Nein, es war zu meinen Gunsten. Ich darf das.”

Der Verwalter verschwindet daraufhin kommentarlos.

Empfehlung:
Dieser Verwalter reagiert zum wiederholten Male n i c h t auf Anfragen zur Belegeinsicht. Deshalb: anmelden, nochmals bestätigen und hingehen.

Auch versucht er wiederholt das Einscannen und Photographieren – also das Dokumentieren der Belege für eine spätere genauerer Prüfung – zu vermeiden. Neu ist seit kurzem das angebliche aber haltlose Argument “Datenschutz”. Warum? Was hat er zu verbergen?
Deshalb: Handscanner mit nehmen und nutzen.

Prüfung Jahresabrechnung: Verwalter verneint Vorliegen von Heizkosten-Einzelabrechnungen

Lügen bei der Akten- und Belegeinsicht beim WEG-Hausverwalter

Lügen können gehört scheinbar zu den Einstellungskriterien für Mitarbeiter einer Hausverwaltung, wie das untenstehende Beispiel zeigt.

Praxisfall:
Am 21.05. nimmt ein Wohnungseigentümers Einsicht in die Abrechnungsunterlagen des letzten Jahres. Dabei fällt ihm auf, dass die Heizkosten-Abrechnungen für alle Wohnungseigentümer einer größeren WEG nicht vorliegen. Diese Einsicht/Prüfung ist wichtig. Oft genug gibt es Fehler der Ablesefirmen oder “Kosten-Ausreißer”, also stärkere Kostenabweichungen, die unbedingt untersucht werden sollten.

Der Mitarbeiter der WEG-Hausverwaltung wird darum gebeten, er kommt kurz darauf mit einem einzelnen Blatt zurück: “Bitte schön.”
“Danke, aber das ist ja nur die Gesamtabrechnung mit dem der Gesamtbetrag.” Weiterlesen

Rauchmelder: Wer steckt hinter der erfolgreichen Firma Objektus ?

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Dieses Unternehmen wird von verschiedenen Hausverwalterverbänden empfohlen.
Jeder Verband unzählige Mitglieder, alles Hausverwaltungen.
Die Hausverwaltungen empfehlen quasi konkurrenzlos die Produkte der Fa. O für die  Installation von Rauchmeldern und Abschluss von Rauchmelder-Wartungsverträgen.

Nicht ohne Grund entwickelte sich die Bilanzsumme dieser GmbH von ca. 42.000 €
Ende 2010  zu erstaunlichen 2,08 Mio. € knappe 2 Jahre später, um Ende 2014 2,5 Mio. € zu erreichen.

Lässt sich dies allein mit der Verteilung von buntem Prospektmaterial oder bunten 4-5 seitigen Power-Point-Darstellungen erklären? Sicher nicht.

Überraschend ist, das bei zwei unterschiedliche Hausverwaltungen, die zwei unterschiedlichen Dachverbänden (Hausverwalterverbände) angehören – in der WEG-Versammlung, in der die Anbringung von Rauchmeldern Thema der Tagesordnung war, quasi die gleichen Formulierungen in der Einladung zur WEGVersammlung und Beauftragung nutzen. Wie lässt sich dies erklären? Weiterlesen

Eigentümergemeinschaften in Sachen Wirtschaftlichkeit auf Steinzeit-Niveau!

Durch unnötige oder überteuerte, intransparente Kosten, Begünstigung von verwalternahen Miteigentümern und Beiräten

Jede Dönerbude ist betriebswirtschaftlich besser aufgestellt – Grund sind Nachlässigkeit, Korruption und Gruppendruck

Wohnungseigentümer mögen im Privatbereich sorgfältig und abwägende mit Ausgaben umgehen – sobald es die Eigentümergemeinschaft betrifft scheinen normale Verhaltens. und Denkweisen außer Kraft gesetzt, Prioritäten verändert, wirtschaftliche Aspekte völlig ignoriert und Grundzüge betriebswirtschaftliche Abläufe bleiben unbeachtet.
Oder: in der Gemeinschaft hört das Denken auf.
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Einsicht und Auskunftsrechte der Wohnungseigentümer

Ich möchte Unterlagen beim Verwalter einsehen. Darf ich das?

Zusatzinfo:
Ja, Sie haben auch ausdrücklich das Recht von den Unterlagen Photokopien/Scans oder Photos zu erstellen! Denn zwischen Miteigentümern gibt es keinen Datenschutz.

Dies zu verweigern – gerne auch mit Verweis auf einen angeblichen “Datenschutz” ist ein “Klassiker” unseriöser Hausverwaltungen und ist für diesen Verwalter sehr bezeichnend.
Da die wenigsten über ein photographisches Gedächnis verfügen, können zur gründlichen Prüfung der Verwaltertätigkeit nur gedruckte Dokumente dienen. Und die erhalten Sie am besten durch Einscannen der Unterlagn mittels Handscanner oder ggf. durch Photos per Smartphone.

Untenstehend eine gute, verständliche Zusammenfassung der Webseite: https://www.rechtsanwalt.immobilien/weg-recht/eigentuemer/einsicht-auskunft/: Weiterlesen

Keine Ungleichbehandlung von Wohnungseigentümern!

Ein "Klasssiker" unseriöser Hausverwalter - und deppiger WEGs: Sonderrechnte für einzelne, verwalternahe Miteigentümer

Hintergrund

Eine Wohnungseigentümerin hatte von der Gemeinschaft einen Tiefgaragenstellplatz angemietet, der im Gemeinschaftseigentum steht. Seit März 2006 hat sie diesen Stellplatz den Mietern einer in der Anlage befindlichen Wohnung untervermietet.

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Recht auf Einsicht in Abrechnungsunterlagen VOR der WEG-Versammlung

Ein weiterer "Klassiker" unseriöser WEG-Verwalter: Verweigerung der Belegeinsicht

Wohnungseigentümer hat vor Eigentümer­versammlung Anspruch auf Einsicht in Unterlagen der Verwaltung

Steht eine Eigentümer­versammlung bevor, steht den Wohnungseigentümern ein Anspruch auf Einsicht in die Unterlagen der Verwaltung zu. Dieses Einsichtsrecht ist nur bei einem Rechtsmissbrauch oder bei Schikane ausgeschlossen. Ist das Einsichtsrecht nicht gewährt worden, ist der spätere Wohnungs­eigentümer­beschluss angreifbar. Dies geht aus einer Entscheidung des Landgerichts Frankfurt a.M. hervor.
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