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Frist für Zusendung des Protokolls im Verwaltervertrag festhalten

Vorbildlich fiel ein Hausverwaltervertrag auf, der die Frist und die Zusendung des WEG-Versammlungsprotokolls bereits im Verwaltervertrag festhielt.
Was als Banalität erscheint wird in 95% der Verwalterverträge n i c h t  festgehalten – eben weil sich weniger seriöse Verwalter ungestraft das Recht herausnehmen möchten das Protokoll erst sehr spät – vorzugsweise n a c h  Ablauf der Einmonatsfrist für die Beschlussanfechtung – zu versenden.

Auch die Zusicherung der Zusendung des Protokolls findet man in genauso wenig Verwalterverträgen.

Ein erfrischend positives Beispiel ist der untenstehende, auszugsweise wiedergegebene Verwaltervertrag einer als seriös bekannten und auch von Eigentümer-Schutzvereinigungen empfohlenen Hausverwaltung:

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“Vom Verwalter als Versammlungsleiter verantwortlich erstelle Ergebnis- bzw. Beschlussprotokolle sind allen Eigentümern innerhalb von 3 Wochen nach einer Eigentümerversammlung zuzusenden. Ergebnisse schriftlicher Beschlussfassungen im Umlaufverfahren sind den Eigentümern unverzüglich schriftlich bekannt zu geben. Daneben hat der Verwalter die Beschluss- und Urteilssammlung gem. § 24 Abs. 7 und 8 WEG ordnungsgemäß und unverzüglich zu führen.”
Im Gegensatz dazu der Auszug aus einem Verwaltervertrag einer anderen Hausverwaltung, bei dem sich der Eindruck aufdrängt, der Verwalter drücke sich bewußt ungenau aus: “zur Kenntnis zugänglich machen“. Was heißt das? Müssen die Eigentümer im Büro des Verwalters vorstellig werden und um Einsicht bitten?

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Der Verwalter übernimmt es, die Versammlungen der Wohnungseigentümer jeweils vorzubereite, die Einladungen an die zuletzt bekannt gegebene Adresse zu versenden oder zu überbringen und die in der Versammlung gefassten Beschlüsse zu sammeln und eine Niederschrift anzufertigen und den Wohnungseigentümern zur Kenntnis zugänglich zu machen.

Zum Schmunzeln – dieser Verwalter bemüht sich, Selbstverständlichkeiten als eine besondere Leistung darzustellen: die Versammlung vorzubereiten, die Einladungen (an die richtige) Adresse zu versenden, Beschlüsse zu sammeln, das Protokoll anzufertigen….-  so dass man ungehalten ausrufen möchte: “Ja, Herrgott, was denn sonst?!!”

Nachdem er lange und ausführlich seine wichtige Aufgabe beschreibt verhält er sich überraschend nebulös in Bezug auf eine klare Aussage, ob die Protokolle a) zugesendet werden und b) ob dies innerhalb von 3 Wochen geschehen wird. Der Verwalter des ersten Vertrags hatte sich hierzu verpflichtet – hier lesen wir nichts.

 

Empfohlene Maßnahme:
Genaues Lesen der Verwalterverträge. Vor allem v o r  einer Neuwahl des Verwalters.

Wenn die Hausverwaltung gar keine Hausverwaltung ist…

Wer ist es eigentlich, der als Hausverwalter auftritt?
Eine Prüfung bringt Gewissheit.

Im vorliegenden Fall handelt es sich um eine GmbH.
Kostenlose Auskunft erteilt das Unternehmensregister (www.unternehmensregister.de).
Geben Sie unter “Firmenname” die Angaben Ihrer Hausverwaltung ein.
Dann: neue Suche starten.

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Daraufhin erscheint eine Liste der letzten Einträge ins Handelsregister bzw. Veränderungen:

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Wir schauen uns die “Veränderungen” im Handelsregister vom 08.09. genauer an:

infos veränderungen beispiel2_kasch_kl

Dort findet sich folgende Information:

Bekannt gemacht am: 08.09.2015 02:05 Uhr

Amtsgericht Musterstadt Aktenzeichen: HRB 1234

In ( ) gesetzte Angaben der Anschrift und des Geschäftszweiges erfolgen ohne Gewähr: Veränderungen vom 07.09.2015

HRB 1234: “S….” Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Musterstadt, Musterstrasse 10. Die Gesellschafterversammlung vom 28.7.2015 mit Nachtrag vom 13.8.2015 hat die Satzung neu gefasst. Dabei wurde geändert: Firma, Gegenstand.

Neue Firma: S….GmbH.
Neuer Unternehmensgegenstand: Verwaltung eigenen in- und ausländischen Vermögens sowie Vertretung und Geschäftsführung von Unternehmen, die in- und ausländische Vermögenswerte verwalten, erwerben oder verwerten.

 

Zusammenfassung:

Der Unternehmensgegenstand ist die Verwaltung von eigenen (!) in-und ausländischen Immobilien.
Den Begriff “Hausverwaltung” suchen Sie vergeblich.

Da die eigene Immobilienverwaltung, mit Erwerb und die Verwertung im Mittelpunkt steht, darf davon ausgegangen werden, dass die Verwaltung nicht uneigennützig handeln wird.
Im vorliegenden Fall hält ein Immobilien-Großeigentümer an einer WEG ca. 10% der MEA (Miteigentumsanteile), in Form von Wohnungen und Gewerbeeinhalten – und dazu 100% der Hausverwaltung. Es besteht ein Interessenkonflikt.

   
 
 
 
 
 
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“Wer nicht prüft – der zahlt!”

WEG-Versammlung: schlecht vorbereitete Beiräte und Wohnungseigentümer sind des korrupten Verwalters Freude

Als Wohnungseigentümer und Verwaltungsbeiräte sollten Sie nie unvorbereitete in eine WEG-Versammlung/Jahresversammlung gehen.
Sie  k ö n n e n  natürlich. Das kostet halt nur …. viel Geld.
Nach dem Motto “Wer nicht prüft – der zahlt

Manche halten es für wichtig, nach dem Bezahlen im Supermarkt nochmals zu prüfen, ob die der Preis der Tomaten auch korrekt abgerechnet worden ist – oder versehentlich zuviel gezahlt wurde.
Mit der gleichen oder noch erhöhten Selbstverständlichkeit sollte man sich mit der Jahresabrechnung und zu fassenden Beschlüssen bezüglich Instandhaltungsmaßnahmen auseinandersetzen. Mangels Prüfung werden andernfalls Beträge im 5-6stelligen Eurobetrag einfach “durchgewunken”.
Später dann das große Erwachen und die langen Gesichter. Aber das Geld ist weg.

Deshalb prüfen Sie alles. Und wo Sie Verständnisschwierigkeiten haben machen Sie sich schlau: entweder beim Beirat oder fachkundigen Miteigentümern, bei benachbarten Miteigentümern oder bei Eigentümerschutz-Vereinigungen bzw im Internet.


Was sollte v o r  einer WEG-Jahresversammlung geprüft werden?

1. die Abrechnung (Gesamt- und Einzelabrechnung) auf Inhalt und Verständlichkeit

2. die Einladung mit den Tagesordnungspunkten:
a) wenn Instandhaltungsausgeben geplant sind, sollten auch Kostenvoranschläge/Angebote vorliegen. Wenn nicht – warum?? Und sofort beim Verwalter anfordern.
Stellen sich die vom Gesetzt geforderten, vergleichbaren Angebote als unvergleichbare Pauschalangebote heraus oder fallen andere Unregelmässigkeiten auf (Ausschreibung hatte doch nicht stattgefunden, Leistungsverzeichnis wurde doch nicht erstellt, die ganze Maßnahme ist unsinnig oder bevorteilt nur einen einzigen Miteigentümer…)?
Dann informieren Sie am besten noch v o r  der Versammlung die übrigen Miteigentümer und empfehlen, diese Beschlüsse zurückzustellen, bis alle nötigen/wichtigen Infos vorliegen.
Ist der (Unsinns-)Beschluss erst einmal gefasst, freut sich der korrupte Verwalter. Für die Eigentümer sind nachträgliche Maßnahmen immer mühsam…

b) werden auf der Einladung zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten (TOPs) Beschlussvorschläge (Beschlussvorlagen) übermittelt? Wenn nicht – warum?? Diese vom Verwalter anfordern und ihn bitten, diese Infos ab sofort für die nächsten Versammlungen mit der Einladung bereitzustellen.
Beschlussvorschläge zeigen, wohin “die Reise geht”, welche Absicht hinter dem TOP steckt. Ganz wichtig für Vollmachtgeber, die in der Versammlung abwesend sind und nur so ihre Entscheidung abgeben können.

Verständliche Einnahmen-Ausgaben-Darstellung der WEG-Jahresabrechnung

Untenstehend eine klare, lobenswerte, auch für Laien leicht nachvollziehbare Darstellung der Einnahmen-Ausgaben-Darstellung.

Diese Information sollten jeder Jahresabrechnung beiliegen.
Die Anfangs- und Endbestände der Konten sind zu prüfen und die Kontoauszüge müssen als Original in den Abrechnungsunterlagen vorzufinden sein.

Gesamtübersicht mit Gliederung:
Anfangsbestand zum 01.01.20…
I. Ausgaben (umlagefähig)
II. Ausgaben (nicht umlagefähig)
III. Einnahmen
IV. Interner Kostentransfer (Umbuchung Zuführung Rücklage vom Giro-auf das Rücklagenkonto)
Kontoendbestand zum 31.12.20….

einnahmen_ausgaben_darstellung_kasch_kl

Darstellung der Konto-Anfangsbestände zum 01.01.
In diesem Fall werden 3 verschiedene Konten genutzt:
a) ein “Wohngeldkonto”, ein Girokonto, für die Einzahlungen des Hausgeldes und die Bezahlung der laufenden Versorger-Rechnungen, wie Wasser, Müllabfuhr, Allgemeinstrom…
b) ein “Rücklagenkonto” für größere Investitionen oder Sanierungsmaßnahmen, die von der Eigentümergemeinschaft im Rahmen der jährlichen Eigentümerversammlung beschlossen werden.
c) ein “Festgeldkonto”, wahrscheinlich mit höheren Zinsen
Das Gesamtguthaben der WEG auf den Bankkonten setzt sich aus der Summe der drei Einzelkosten zusammen und beträgt zum Jahresbeginn 115.436,50 €
anfangsbestand_kasch_kl

 

Der untere Teil der Tabelle stellt sich wie folgt dar:
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Das Gesamtvermögen auf den Konten hat sich vergrößert, es beträgt am Jahresende 125.658,93 €.
Klar dargestellt: die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage in Höhe von 17.500 € und 175 €, die zunächst auf das Wohngeldkonto überwiesen und dann umgebucht wurde.

 

Empfohlene Maßnahmen:
Prüfen Sie, ob Ihrer WEG-Jahresabrechnung eine Einnahmen-Ausgaben-Darstellung unter Benennung aller Bankkonten und deren Anfangs- und Endstand beiliegt.
Prüfen Sie, ob diese für Sie verständlich ist.
Sprechen Sie mit anderen Miteigentümern. Bitten Sie den Hausverwalter um Erläuterungen. Entweder vorab, ober wenn nicht anders möglich im Rahmen der Eigentümerversammlung, so dass noch weitere Personen von Ihren Fragen profitieren können.
Ein seriöser Verwalter wird Ihnen spätestens in der WEG-Versammlung Rede und Antwort stehen.

Anträge zur Tagesordnung – Nehmen Sie JETZT das Ruder in die Hand, bevor es zu spät ist!

Unseriöse Verwalter versuchen immer wieder die Wohnungseigentümer zu überrumpeln und ihnen keine Gelegenheit zu geben, auf die Tagesordnung Einfluss zu nehmen.
Denn sobald bekannt wird, dass der – oft unfähige, unwissende und nur eigene Interessen verfolgende – Beirat die Abrechnung geprüft hat – ist die Einladung inklusive aller Tagesordnungspunkte schwupp! schon im Briefkasten und der Versammlungstermin auf ein Datum in 14 Tagen festgelegt.

Das, was wichtig ist und unbedingt besprochen bzw. beschlossen werden muss – kommt zu spät. Denn ist die Einladung da, ist es meist zu spät: alle Tagesordnungspunkte müssen mindestens 14 Tage vor Versammlungstermin vorliegen.
Indem die Einladung gerade 14 Tage vor Termin eingeht, schließt der unseriöse Verwalter das Einreichen von Anträgen zur Tagesordnung aus.

Deshalb die Empfehlung: Verfassen Sie Ihre Anträge zur Tagesordnung so früh wie möglich! Gerne gleich zum Jahresanfang oder sobald Sie den Bedarf sehen. Sollte sich ein Thema erledigt haben, können Sie es jederzeit zurückziehen.

Wichtig:

VOR der WEG-Versammlung
1. der Hinweis zur “nächsten” Eigentümerversammlung, der Ihnen erlaubt ohne Kenntnis eines konkreten Datum diesen Antrag jederzeit einzureichen. Denn wenn Ihnen der Termin bekannt wird – ist es ja meist zu spät für einen Antrag.

2. Achten Sie bei der Formulierung des Textes, dass das Wort “beschließt” aufgenommen wird (“Die Eigentümergemeinschaft beschließt, die Umstellung der Konten…“). Formulierungen wie “die Eigentümer bitten den Verwalter”.. sind vage und unverbindlich und bringen hier nichts.

3. Achten Sie auf die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte! Diese wird von unseriösen WEG-Hausverwaltern gerne zu ihrem Zwecke missbraucht: so werden wichtige Themen gerne ganz zum Ende der Versammlung behandelt, wenn die Anwesenden bereits ermüdet oder uninteressiert sind. So braucht ein Antrag zum Ausschluss eines Beirats nicht n a c h  der erneuten Beiratswahl besprochen werden – sondern vorher. Beispiel: “Bitte setzen Sie diesen Tagesordnungspunkt v o r den TOP …[Beiratswahl, Jahresabrechnung, usw….]

4. Bei wichtigen Themen: Stellen Sie einen Antrag auf “namentliche Abstimmung” und “namentliche Protokollierung”. (“Ich bitte um namentliche Abstimmung und namentliche Protokollierung.”)

5. Fordern Sie die Wiedergabe Ihres Beschlussantrags genau so wie S i e  es formuliert habe! Unseriöse Verwalter kürzen gerne ab oder verändern gerne komplett den Inhalt
(“Ich bitte Sie, meiner berechtigten Forderung fristgerecht nachzukommen und den Tagesordnungspunkt genau so wie von mir formuliert aufzunehmen.”)

6. Integrieren Sie eine “Fristsetzung” für die Umsetzung des Beschlusses
(Frist: Umstellung innerhalb von 3 Monaten nach Versammlung.”).
Unseriöse Hausverwaltungen sind sehr erfinderisch, wenn es darum geht, Dinge auf die lange Bank zu schieben. Durch eine Fristsetzung wird dies vermieden.

7. Fordern Sie vom WEG-Verwalter eine Rückantwort und Bestätigung, dass Ihre eingereichten Tagesordnungspunkte auch aufgenommen werden und in der Einladung erscheinen. Stellen Sie hierfür eine Frist (“Ich bitte um Bestätigung bis zum .. [ca. 14 Tage Frist].”

8. Eine “Begründung” zu Ihrem Antrag können Sie abgeben, brauchen es aber nicht.
Die Bezeichnung des Themas und wichtig! der detaillierte Beschluss-Formulierung (Beschlussvorlage) reicht.

9. Ein doppeltes Zusenden, per Fax/email und zusätzlich per Post (ggf. per Einschreiben) ist empfohlen, da Anträge beim unseriösen Hausverwalter gerne “verloren” gehen.

10. Prüfen Sie bei Erhalt der Einladung, ob Ihr Antrag und Ihre Beschlussvorlage richtig wiedergeben wieder.

WÄHREND der Eigentümerversammlung
11. Notieren Sie in der Versammlung ganz genau (!) den gefaßten Beschlusstext und das genaue Abstimmungsergebnis! Auch die Fristen zur Umsetzung sollten nicht vergessen werden.

NACH der Versammlung
12. Prüfen Sie bei Erhalt des Protokolls, ob alles korrekt wiedergegeben ist.

13. Falls die Befürchtung besteht, das Protokoll würde erst nach der Beschlussanfechtungsfrist von 1 Monat nach Versammlung zugesendet werden, warten Sie nicht, sondern nehmen Sie schon 3-4 Tage nach der Versammlung Einblick in die Beschluss-Sammlung im Büro des Verwalters. Prüfen Sie dort, ob der Beschlusstext und das Abstimmungsergebnis korrekt wiedergegeben werden.

14. Prüfen Sie nach der vereinbarten Frist, ob der Beschluss wirklich umgesetzt wurde.

Musterantrag mit dem Beispiel “Umstellung von Treuhandkonten auf Fremdgeldkonten”
musterantrag

Aufnahme des zusätzlichen Antrags
Umstellung der Konten der Wohnungseigentümergemeinschaft von Treuhandkonten auf offene Fremdgeldkonten mit der Eigentümergemeinschaft als Kontoinhaberin“
in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung
Antrag von Herrn/Frau…… –

WEG ……………
c/o Hausverwaltung …………..
Musterstraße
Musterort
Vorab per Email an………….zw. Fax-Nr. …………………

Ort, den 01.01.20….


Betreff:
Ergänzung der Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung um den Tagesordnungspunkt (TOP):
„Umstellung der WEG-Konten von Treuhandkonten auf offene Fremdgeldkonten mit der WEG als Kontoinhaberin

Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit bitte ich Sie, den nachfolgenden Tagesordnungspunkt in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung und mit der Einberufung zur Versammlung bekannt zu geben.

Beschlussantrag / Beschlussvorlage:
Umstellung der WEG-Konten von Treuhandkonten (Kontoinhaber ist der Verwalter) auf offene Fremdgeldkonten mit der WEG als Kontoinhaberin
Die Eigentümergemeinschaft beschließt, die Umstellung der Konten der Eigentümergemeinschaft, die bisher alsTreuhandkonten“ mit dem Verwalter als Kontoinhaber geführt wurden, alsoffene Fremdgeldkonten“ mit der Eigentümergemeinschaft als Kontoinhaberin einzurichten.
Frist: Umstellung innerhalb von 3 Monaten nach Versammlung.”

[zur Info: der Beschlussantrag bzw. die Beschlussvorlage ist genau der Text, der auf der Einladung und später im Protokoll sowie in der Beschluss-Sammlung wiederzufinden sein sollte]

Begründung:
Die Konten unserer Eigentümergemeinschaft werden immer noch als Treuhandkonten mit dem Verwalter als Kontoinhaber geführt, obwohl es heutzutage ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht, diese Konten als offene Fremdgeldkonten einzurichten und die Eigentümergemeinschaft als Kontoinhaber einzusetzen.
Da Treuhandkonten nicht ausreichend gesichert sind, z.B. vor Pfändung oder Insolvenz des Verwalters und es bei seinem unerwarteten Tod oder Verwalterwechsel zu größeren Problemen kommen kann, ist eine Umstellung der WEG-Konten auf offene Fremdgeldkonten dringend geboten.

Da dieser Beschlussantrag den Grundsätzen ordentlicher Verwaltung entspricht,
bitte ich um die Aufnahme dieses Tagesordnungspunktes in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung. Ich bitte Sie, meiner berechtigten Forderung fristgerecht nachzukommen und den Tagesordnungspunkt genau so wie von mir formuliert aufzunehmen. Ich bitte um Bestätigung bis zum ..……….. [ca. 14 Tage Frist].
Besten Dank! MfG….

Antrag zur Tagesordnung (TOP): Einholen von Forderungen gegenüber dem Vor-Verwalter

Am Nicht-Nachhalten von Aussenständen erkennen Sie einen unseriösen Hausverwalter.
In der Jahresabrechnung werden Aussenstände im “Vermögensstatus” ausgewiesen – wenn dieser denn erstellt wird. Denn verpflichtend ist dies für den Verwalter nicht, so dass er oft nicht oder falsch erstellt wird.

Bis irgendwann ein kritischer Miteigentümer oder engagiert Beirat nachforscht. Dies ist die Ausnahme und so bleiben viele Aussenstände, z.B. aus Hausgeldnachzahlungen – gerne auch von Verwalter-nahen oder Beirats-nahen Miteigentümern (!) – über Jahre unentdeckt.
Irgendwann sind sie verjährt. Zum finanziellen Schaden der Wohnungseigentümergemeinschaft.

Praxisfall:
nicht der neue WEG-Verwalter, sondern ein engagierte Miteigentümer deckt auf, dass ein einzelner Miteigentümer seit 5 Jahren Außenstände angehäuft hatte, die vorm Vor-Verwalter weder angemahnt noch der Eigentümergemeinschaft je bekanntgegeben wurden.

Vorgehensweise:
zu untersuchen ist, welcher Betrag gegenüber dem Miteigentümer bereits verjährt ist und welcher nicht. Der nicht verjährte Betrag sollte vom aktuellen Hausverwalter umgehend angemahnt werden. Für den verjährten Betrag sollte umgehend der Vor-Verwalter in Haftung genommen werden.
Wenn es aufgrund der auch hier geltenden Verjährungsfristen noch möglich ist, empfiehlt sich folgeder Antrag zur Tagesordnung, den jeder Miteigentümer stellen kann:


Betreff:
Ergänzung der Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung um den Tagesordnungspunkt (TOP):
„Forderungen gegenüber dem Vorverwalter Z……..in Höhe von ..… €“

Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit bitte ich Sie, den nachfolgenden Tagesordnungspunkt in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung und mit der Einberufung zur Versammlung bekannt zu geben.

TOP: „Forderungen gegenüber dem Vor-Verwalter Z….. in Höhe von …… €”

Begründung: Die Forderungen gegenüber dem Miteigentümer XY belaufen sich zum Ende des letzten Jahres auf insgesamt……. €. Dieser Betrag wurde vom Vor-Verwalter Z weder angemahnt noch eingeholt. Davon sind bereits ………………€ gegenüber dem Miteigentümer XY verjährt und müssen nun kurzfristig gegenüber dem Vor-Verwalter Z geltend gemacht werden.

Beschlussfassung:
Die Eigentümergemeinschaft beschließt die Beauftragung und Ermächtigung des [akutellen] Hausverwalters, den Betrag von ……. € [ = gegenüber Miteigentümer bereits verjährter Betrag] gegenüber dem Vor-Verwalter Z. Z. , Z-Straße, 00000 Z-Ort, einzufordern. Dieser Betrag resultiert aus den verjährten Hausgeldzahlungen des Miteigentümers XY. Sollte Herr Z diese Forderung nicht ausgeglichen, wird die Verwaltung beauftragt und bevollmächtigt, die Forderung unter Zuhilfenahme eines Rechtsanwaltes, notfalls auch gerichtlich, geltend zu machen.“

Da dieser Beschlussantrag den Grundsätzen ordentlicher Verwaltung entspricht,
bitte ich um die Aufnahme dieses Tagesordnungspunktes in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung. Ich bitte Sie, meiner berechtigten Forderung fristgerecht nachzukommen und den Tagesordnungspunkt genau so wie von mir formuliert aufzunehmen. Ich bitte um Bestätigung bis zum ..……….. [ca. 14 Tage Frist].
Besten Dank!

 Mit freundlichen Grüßen,

 

Senden Sie diesen Antrag rechtzeitig, d.h. gerne einige Wochen und Monate  v o r  der nächsten WEG-Versammlung dem Verwalter zu. Per email und zusätzlich per Einschreiben. Damit der Antrag nicht verloren geht…
Warum sollten Sie diesen Antrag stellen? Ist das Einholen von Aussenständen nicht Aufgabe des aktuellen Hausverwalters? Ja, aber viele (wenig seriöse) Verwalter arbeiten nicht wunschgemäß und zieren sich gegen einen Vor-Verwalter tätig zu werden – “eine Krähe hackt der anderen kein Auge aus”…

Fragen an den WEG-Hausverwalter: bleiben Sie hartnäckig!

Der WEG-Verwalter ist von Gesetz her nicht gezwungen jedem Wohnungseigentümer Fragen zu beantworten. Wohl aber der Eigentümergemeinschaft als Ganzes und zwar während der jährliche WEG-Eigentümergemeinschaft.

Doch es gehört es zum guten Ton eines Hausverwalters, sehr wichtige und noch nicht geklärte Fragen, die die gesamte Gemeinschaft betreffen, zu beantworten – auch wenn sie außerhalb der WEG-Versammlung und von einzelnen Miteigentümern gestellt werden.

Ein “Klassiker” und oft angewendeter Trick ist, nicht auf die gestellte Fragen zu antworten  sondern den Fragenden mit allgemeinen Ausführungen “abzuspeisen”.
Diese Flucht vor der präzisen Antwort ist ein Grund mehr, die Fragen zu wiederholen.


Praxisbeispiel:

Als Miteigentümer  n a c h  einer Versammmlung der Wohnungseigentümer Einblick in die Versammlungsunterlagen nahmen, fanden Sie erstaunt Vollmachten vor, deren Gültigkeit sie als zweifelhaft ansahen.
Obwohl der WEG -Verwalter bei dieser Versammung mit 5 Mitarbeitern anwesend war und genug Personal zur Prüfung vorhanden war, waren alle diese Vollmachten als gültig angesehen worden.

Dies sahen einigen Miteigentümer anders und baten um eine Stellungnahme der Verwaltung zur Gültigkeit folgender Vollmachten (“bitten kurzfristig um Prüfung auf Gültigkeit der folgenden Vollmachten”):

1. Die Vollmacht des Miteigentümers X. – zu Gunsten der Hausverwaltung – ging als Original erst  n a c h  der Versammmlung bei der Hausverwaltung ein.

2. Die Vollmacht der Miteigentümerin Z. – zu Gunsten eines Verwalter-nahen Eigentümer – ging bei diesem nur als Text-Email ein.

3. Der Miteigetümer X.Y.Z existiert überhaupt nicht (!). Dies wurde nach der Versammlung von kritischen Miteigentümern festgestellt. Dem Hausverwalter war dies jahrzehntelang nicht aufgefallen, d.h. die Eigentümerliste wahr jahrzehntelang falsch.
Trotzdem stellt dieser nicht existierende Miteigentümer jahre- oder jahrzehntelang angeblich eine Vollmacht – zu Gunsten der Hausverwaltung- aus.
Wie ist “seine” Vollmachtsstimme der letzten Versammlung zu werten?

4. Die Vollmacht des Miteigentümers Y. führt 3 verschiedene Bevollmächtigte auf, von der eine Person die Stimmvollmacht auf der Versammlung ausübte. Wie ist dies Vollmacht zu werten?


Auf diese wichtigen Fragen reagiert die Hausverwaltung monatelag nicht.

Schliesslich eine erste Reaktion:

“Sehr geehrte Damen und Herren, selbst wenn es Fehler bei der Beschlussfassung gegeben haben sollte, so sind diese Beschlüsse nicht ungültig.
Da keiner der Beschlüsse angefochten wurde, sind diese gültig und für die Wohnungseigentümer bindend.
Bei zukünftigen Versammlungen werden wir verstärkt auf die Vollmachten achten. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen….”

 

Ist das eine Antwort auf die o.g. Fragen? NEIN.
Lesen Sie die Antwort genau, Wort für Wort:
Ist eine Frage nach der Gültigkeit von Beschlüssen gestellt worden? – Nein. Nur eine Frage nach der Gültigkeit der Vollmachten.
Ist die Frage gestellt worden, ob Beschlüsse angefochten wurden? Nein.
Dass der Verwalter künftig “verstärkt” auf die Vollmachten achten möchte – das darf doch wohl erwartet werden, oder?

Ein “Klassiker” und typischer Fall von “Vertuschen-Wollen”, “Abwinken”, “Augenwischerei”. Deshalb: bleiben Sie freundlich – und hartnäckig.

So das Antwortschreiben:

“Sehr geehrte Damen und Herren, danke für Ihre mail. Wenn wir Sie bitten dürften, auf unsere untenstehenden, konkreten Fragen zu antworten? Wir hätten gerne Klarheit. Besten Dank. Mit freundlichen Grüßen….”


Empfohlene Maßnahmen:

Bei wichtigen, konkret gestellten Fragen, bleiben Sie freundlich und hartnäckig, bis der Verwalter antwortet.
Weigert er sich aus irgendeinem Grund, weisen Sie ihn freundlich darauf hin, dass Sie einen entsprechenden Tagesordnungspunkt zur nächsten  WEG-Eigentümerversammlung einreichen werden. Denn dort ist der Verwalter gezwungen, Rede und Anwort zu stehen.
Ein Antrag zur Tagesordnung wird in die Einladung und dem Protokoll zur Versammlung aufgenommen und somit allen Miteigentümern bekanntgegeben.
Diese Unterlagen sind wichtige Dokumente der Eigentümergemeinschaft und müssen über Jahre aufbewahrt werden. Auch für Außenstehende, wie potientielle Wohnungskäufer, sind Protokolle wichtig.

Das angesprochenen Thema in einer Einladung und einem Protokoll “verewigt” zu sehen, ist keine ansprechende Aussicht für einen unseriösen Hausverwalter….

WEG-Jahresabrechnung: genaue Prüfung geleisteter Hausgeldzahlungen – oft falsch ausgewiesen

Ist der auf der Abrechnung ausgewiesene Betrag wirklich die Summe der Hausgeldzahlungen? Wirklich?

In der Jahresabrechnung werden die Kosten der Bewirtschaftung der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) den im Laufe des Jahres gezahlten Hausgeldzahlungen gegenübergestellt.Zu Prüfen sind aber nicht nur die Kosten, sondern auch die vom Miteigentümer gezahlten, monatlichen Hausgeldzahlungen.
Und zwar die Einzelzahlungen und der Gesamtbetrag.

Viele Verwaltungen begnügen sich der Einfachheit halber auf einen Ausweis der Gesamtsumme und weisen die Einzelzahlungen nicht aus.
In diesem Fall sollte jeder Miteigentümer anhand seiner Kontoauszüge den Betrag der ausgewiesenen Gesamtsumme prüfen.
Nehmen Sie Ihre Kontoauszüge in die Hand zu addieren Sie die gezahlte Summe!
Anderenfalls ist es unseriösen Hausverwaltungen ein Leichtes auf der Hausgeldabrechnung falsche Beträge auszuweisen und unberechtigte Nachzahlungsforderungen zu stellen.

Praxisfall:
Im unten genannten Beispiel werden die vermeintlichen monatlichen Hausgeldzahlungen aufgeführt. Es handelt sich jedch nicht um eine Auflistung der getätigten Überweisungen sondern eine Zuordnung der Zahlungen, ausgeführt vom Hausverwalter.

Tatsächlich wurde ein wesentlich höherer Betrag überwiesen, der auf der Hausgeldabrechnung nicht auftaucht. Erst durch beharrliches Nachfragen teile der Hausverwalter mit, er habe den nicht ausgewiesenen Betag irgendwelchen bisher nicht bekannten und auch nicht angemahnten Außenständen der Vorjahre zugeordnet!HG gezahlt 100301_2013_B1500


Ein transparentes, nachvollziehbares Beispiel
für den Ausweis von gezahltem Hausgeld liefert die Softwarefirma ALCO in ihrer Musterabrechnung (Link hier):alco_zahlungseingang

ln der ersten Tabelle, “Einzelbewegungsliste” genannt, sind  a l l e  Zahlungsbewegungen des Jahres aufgeführt: der monatlich gezahlte Gesamtbetrag unter der Rubrik “Zahlungseingang”, das Datum, die Aufsplittung des eingegangenen Betrags in “Beitrag zur Bewirtschaftung” und “Beitrag zur Rückstellung”.
Schliesslich die Rubrik “übrige” in der die Nachzahung bezüglich der Hausgeldabrechnung des Vorjahrs ausgewiesen wird.
Unfassbar, aber es gibt WEG-Hausverwalter die die Nachzahlung des Vorjahres als Hausgeldzahlung des laufenden Jahres einbuchen.
Also Achtung, bei der Behandlung und Verbuchung von Nachzahlungen usw…

Desweiteren zeigt dieses Beispiel, dass der Wohneigentümer im letzten Monat nur 139 € zahlte, statt der erforderlichen 251 €. Auch dies wird in der Übersicht “Einzelbewegungsliste” ausgewiesen.

Die zweite Tabelle “Wohngeldsaldo” weist unter der Rubrik “Ihre Zahlungen” die Summen der ersten Tabelle aus: hier findet sich die Summe von “Betrag Bewirtschaftung” und die Summe von “Betrag für Rückstellungen”.

Die Spalte “Hausgeldsoll” bezieht sich auf den im Vorjahr beschlosssenen Wirtschaftsplan, in dem a) die Summe des zu zahlenden Betrags für die Bewirtschaftung und b) die Summe des zu zahlenden Betragss für die Rücklage festgelegt wurden.
Beides zusammen, a) und b) ergibt die Summe des zu zahlenden, monatlichen Hausgelds.


Hilfen zu leichteren Überprüfung des gezahlten Hausgelds:

1. Keine Einzugsermächtigung zu Gunsten der Verwaltung.

2. Überweisung per Dauerauftrag einen “runden” Betrags.
Also gerne ein paar Euro mehr als im Wirtschaftsplan ausgewiesen.
Beispiel: Lt. Plan ist eine Hausgeldzahlung in Höhe von 224 € monatlich festgelegt worden.
Überweisen Sie einfach 12 x 230 €.
Keine Sorge, zu viel gezahltes Hausgeld wird mit der nächsten Abrechnung erstattet.
Wichtig ist, einen genauen Überblick über die Zahlungen zu behalten.

WEG-Eigentümerversammlung: Wichtiges in aller Kürze…. NEWS

. Anträge zur Tagesordnung der Eigentümerversammlung darf jeder Eigentümer stellen. Voraussetzung: Sie müssen sich a) inhaltlich auf die WEG-Verwaltung beziehen und ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen und b) rechtzeitig (!!) beim Verwalter eingereicht worden sein. D.h. wenn der WEG-Verwalter 14 Tage vor der Versammlung die Einladungen mit der Tagesordnung verschickt, dann ist es in der Regel zu spät.
Stellen Sie Ihre Anträge deshalb rechtzeitig, dh. auch gerne Monate im Voraus. Zurückziehen können Sie Ihre Anträge immer.

. Die Akten- und Belegeinsicht in die Unterlagen der Hausgeld-Jahresabrechnung steht jedem Wohnungseigentümer zu. Verlassen Sie sich nicht auf den Verwaltungsbeirat, denn nur ein verschwindend geringer Prozentsatz macht einen guten und uneigennützigen Job. Deshalb achten Sie bei der Prüfung der WEG-Abrechnung auch darauf, ob für Beiratsmitglieder spezielle Kosten entstanden sind, wie z.B. Erstattung von Kosten für neue Fenster, Türen, Gutachten usw…. Insgesondere wenn sich der Beirat  mit dem Hausverwalter sehr gut versteht und mittverantwortlich für seine Wahl war.

. Die Einladungsfrist zur Versammlung beträgt lt. Gesetz mindestens (!) 2 Wochen.
Versuchen Sie diese Frist für Ihre WEG auf 4-5 Wochen festzulegen. Nur so haben viele beruflich eingebundene Miteigentümer eine Chance an den Versammlungen teilzunehmen.
Auch ist eine Prüfung der Abrechnung besser möglich und Anträge zur Tagesordnung können noch eingereicht werden. Der unseriöse Verwalter scheut diese Fristveränderung wie der Teufel das Weihwasser. Ein Grund mehr hier anzusetzen.

. Vollmachten zur WEG-Versammlung müssen im Original vorliegen
Gehen Sie kein Risiko ein, senden Sie Ihre Vollmacht sofort zu. Am besten nicht dem Verwalter, sondern einem kritischen, verstandesbegabten Miteigentümer.

. Abstimmungen: Brechen Sie die Kruste der “Einstimmigkeit” auf
Nichts erfreut den unseriösen Verwalter so sehr, als eine Truppe, die zu allem ja-und-amen sagt. Machen Sie dabei nicht mit. Erlauben Sie es sich, nein zu sagen oder sich zu enthalten. Sie werden sehen, wie schwer es und wie groß der Gruppendruck ist.
Deshalb: ein Grund mehr, hier auszuscheren. Nichts ist schlimmer, als wenn alle ohne Nachdenken “ja” sagen….

. Fordern Sie bei heiklen Themen, wichtigen Themen, Themen der Sanierung/Instandhaltung oder Themen die Ihnen wichtig sind: eine a) namentliche Abstimmung und b) eine namentlichen Protokollierung.
Bei dieser Art Antrag handelt es sich um eine “Antrag zur Geschäftsordnung“, d.h. einen Antrag, der sich nicht auf den Inhalt der Tagesordnungspunkte bezieht, sondern auf die formale Behandlung und den Ablauf der Versammlung.
Da es sich um einen Antrag zur Abstimmungsmodalität handelt muss dieser Antrag – entgegen den übrigen Anträgen zur Geschäftsordnung – auch protokolliert werden.
Auch dies ein Antrag, den der unseriöser Verwalter scheut, denn es macht etwas mehr Mühe – aber vor allem: das Abstimmergebnis wird festgelegt – und eine nachträgliche Manipulation fällt leichter auf. Für die Eigentümer hat dies Art der Abstimmungsprotokollierung nur Vorteile und sollte deshalb gerne und oft genutzt werden.

. Beschlussanfechtungsfrist: Um gegen verabschiedete Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft Einspruch zu nehmen ist die Frist 1 Monat nach Versammlung –  und nicht nach Zusenden des Versammlungsprotokolls

. Einsicht in die gefaßten Beschlüsse erhalten Sie durch die Beschluss-Sammlung, die der Verwalter spätestens 1 Woche nach der Versammung zur Verfügung stellen muss.
Verlassen Sie sich nicht bequemerweise auf die Zusendung des Protokolls, zu dem der Verwalter in vielen Fällen nicht verpflichtet ist (zu Prüfen im Verwaltervertrag).

Dieser Beitrag wurde am von unter Allgemein veröffentlicht.

Akten- und Belegeinsicht beim WEG-Verwalter: Auf geht’s!

Der Ausdruck “Einsicht” ist mißverständlich. Eine “Einsicht” alleine bringt so gut wie nichts. Es sei denn, man hätte ein photografisches Gedächnis.
Wer wirklich prüfen möchte, muss sich mit der Materie befassen und heißt vor allem “Kopieren oder Einscannen” – und zwar soviel wie möglich.

Als kritischer Miteigentümer bleibt Ihnen nichts anderes übrig. Denn auf den Verwaltungsbeirat – von den Eigentümern gewählt, um ihre Interessen zu vertreten und die Jahresabrechnung zu prüfen – sollte man sich nicht verlassen.
Erfahrungsgemäß machen nur 10-15% einen guten Job. Der Rest, also 85-90%, ist irgendwo zwischen dümmlich-naiv und korrupt-gerissen einzuordnen und/oder verfolgt eigene Interessen. Sorry, das ist die Realität.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, die Akten zu Hause einzusehen, wunderbar.
Falls nicht, bleibt nur der Besuch im Büro des Verwalters.
Ein seriöser Verwalter wird Ihnen entgegenkommen und Verständnis für Ihr berechtigtes Interesse habe. Ein unseriöser Verwalter wird Ihnen alle Steine in den Weg legen, die sich finden lassen. Das allein zeichnet ihn schon aus – und macht eine Akteneinsicht umso interessanter und fruchtbarer.

Im Büro des Verwalters verhalten Sie sich als Gast freundlich und zurückhaltend. Meist wird Ihnen ein Tisch zugewiesen, auf dem sich bereits die angeforderten Akten befinden.

Prüfen Sie zunächst, ob alle gewünschten Akten vorhanden sind. Meist reichen ein oder zwei Ordner, um Sie für Stunden zu beschäftigen.

Richten Sie sich ein. Zu Empfehlen ist das Einscannen von Unterlagen, da die Dokumente so auf dem PC gespeichert und ggf. an andere interessierte Miteigentümer weitergegeben werden können. Zum Einscannen nutzen Sie entweder einen Laptop und einen Flachbrett-Scanner, wie z.B. den Scanner aus der Serie “Lide” von Canon.
Achten Sie darauf, dass der Scanner Ihrem PC-Betriebssystem angepasst ist.
So funktioniert z.B. “Lide120” prima mit Windows 7.
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Falls Sie nicht mit Ihrer halben Büro-Infrastruktur erscheinen möchten bietet sich auch ein Dokumentenscanner in Stabform an.
Ein kleines Wunder der Technik, nur so groß wie ein Lineal und passt in jede Tasche.
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Dieses Modell von der Elektronikfirma Conrad hat sich sehr bewährt.
Da die Stromversorgung über Batterien erfolgt, empfiehlt es sich, einen entsprechenden Vorrat, für den Fall der Fälle, mitzubringen. Auch kann ein großes weisses Blatt als Unterlage hilfreich sein (DIN-A3).

In jedem Fall, sollte die Handhabung im Vorfeld ausgiebig getestet und geübt werden!

Desweiteren sollten mitgebracht werden: Notizblock, Lineal, Bleistifte, Kulli, Leuchtstift,
gelbe Post-It, Radiergummi, Taschenrechner, Verlängerungskabel, Tacker, Heftklammern, Entklammerer, Reservebatterien, Getränkte, Gummibärchen oder ähnliches.

Da manche Verwalter die zur Verfügung stehende Zeit vorgeben, z.B. 1-2 Std., sollten Sie diese kurze Zeit nutzen, um nach einem kurzen Überblick über die vorliegenden Dokumente, alles einzuscannen, was auch nur ansatzweise interessant sein könnte.
Bewerten, prüfen und interpretieren Sie nicht – scannen Sie nur ein, vor allem, wenn wenig Zeit zur Verfügung steht. Die Unterlagen genau studieren – das können Sie auch später zu Hause…

Zu Hause empfiehlt sich der Ausdruck sämtlicher Dokumente. Auch wenn es viel Papier ist oder unsinnig scheint. Viele Details erkennt man erst in gedruckter Version.
Dann legen Sie einen Ordner für diese Belege an, öffnen eine gute Flasche Wein und beginnen zu blättern…..