Jeder Kiosk- oder Dönerbudenbetreiber hat eine nachvollziehbarere Buchhaltung als manche Wohnungseigentümergemeinschaft.
Ein Eldorado für Betrug, Missbrauch und Abzocke.

1. Rückstand Hausgeld-Zahlungen
Wenn Hausgeldforderungen von einem Teil der Hausverwalter korrekt ausgewiesen wird – gibt es von anderen keine diesbezügliche Info. Dann reicht es, wenn sich ein im Hausgeld-Zahlungsverzug stehender Beirat oder Miteigentümer mit dem Verwalter gut versteht. Da der Beirat die Hausgeldabrechnung prüft kann es passierten, dass die eigenen Zahlungsaussenstände übersehen werden.
Da die meisten Wohnungseigentümer dem Beirat vertrauen und ihm glauben, geht die Rechnung wunderbar auf (an anderer Stelle mehr zu den naiv-dummen Entscheidungen der Wohnungseigentümer bei der Beiratswahl).
Nicht selten werden bei Übernahme der Verwaltung durch einen seriösen Hausverwalter zig-Tausende Euro an nicht gezahltem Hausgeld aufgedeckt. In der Regel ist es dann zu spät um die Beträge noch einzuholen: nach wenigen Jahren verjährt alles.

2.) Sonstige Erstattungen von Miteigentümern
in diesem Fall wurden Kosten von der Wohnungseigentümergemeinschaft getragen, die darauf dem Sondereigentümer in Rechnung gestellt wurden.
Beispiel: die WEG beauftragt einen Handwerker mit der Anbringung eines Balkondachs für einen Sondereigentümer.
D.h. Kosten trägt zunächst die WEG, sie werden dann aber in der Jahresabrechnung in der Einzelabrechnung dem Sondereigentümer belastet.
Diese Konstellation sollte im Rahmen des Möglichen immer vermieden werden – jeder Miteigentümer sollte private Handwerkerrechnungen selber tragen und nicht über die WEG abwickeln lassen. Genauso wenig sollte sich der Verwalter anbieten, diese Arbeiten über die WEG zu beauftragen und über das WEG-Konto zu begleichen.

Es gibt mehrere Gründe:
der Verwalter beauftragt die Arbeiten, die Gemeinschaft streckt die Kosten vor und muss sie sich zurückholen. Hier gibt es immer Anfechtungspotential, da es generell so ist, dass der zahlt, der beauftragt. Es muss in diesem Fall also
a) das Einverständnis des Sondereigentümers vorliegen (am besten schriftlich!),
b) die Zahlungsfähigkeit des Sondereigentümers gewährleistet sein, sowie
c) das “Nachhalten” dieser Forderung von Seiten der Hausverwaltung.
Wenn der Sondereigentümer entgegnet “Das habe ich nie bestellt oder gewollt, das muss ein Missverständnis sein!” – oder nicht zahlen kann, da insolvent oder die Hausverwaltung sich sehr gut mit dem Sondereigentümer/Beirat versteht, so dass die Notiz mit der Verpflichtung zur Rückzahlung im Papierkorb landet… dann zahlt die Wohnungseigentümergemeinschaft – oder kann bestenfalls den Verwalter verklagen, was so gut wie nie vorkommt.

Wie wenig gerade dieser letzte Punkt von einem seriösen Beirat kontrollierbar ist, zeigt die Tatsache, dass im Rahmen der vom Verwalter vorgeschlagenen  “Belegprüfung” oft nur die Belege und die Gesamtabrechnung vorliegen. D.h. es liegt z.B. die Handwerkerrechnung für das neue Balkondach von Sondereigentümer X vor – die Verteilung zu Lasten von Herrn X geht aber nur in der Einzelabrechnung hervor, die zum Zeitpunkt der Belegprüfung gerne nicht vorliegt.
Die Info des Verwalters, “das Balkondach wird Miteigentümer X zu 100% in Rechnung gestellt” ist ggf. nur eine hohle Versprechnung, um den seriösen Prüfer zu beschwichtigen, ist aber nicht nachprüfbar, solange die Einzelabrechnung von Miteigentümer X nicht vorliegt.

Dies heißt: in der Belegprüfung werden oft nur die Positionen geprüft. Nicht aber die Verteilung bzw. Belastung an Sondereigentümer.
In der WEG-Versammlung mit Beschluss der Jahresabrechnung wird a) der Gesamtsaldo der Jahresabrechnung beschossen und b) die Einzelabrechnungen!
Letztere wurden aber vom Beirat nicht geprüft. Ob nun Herr X eine Belastung in Höhe von 100% der Kosten seines neuen Balkondachs erhalten hat oder nicht – das weiss eigentlich nur der Verwalter und Herr X. Hinzukommt, dass diese Sachverhalten nicht klar und offen benannt werden, oft verschwinden diese Zahlen in größeren Kontenpositionen, die für Außenstehende bzw. die übrigen Miteigentümer nicht aussagekräftig sind.

Empfohlene Maßnahmen
Prüfen Sie vor allem die Positionen verbunden mit den “Hausgeldzahlungen”, die Positionen “Sonstiges” , “Reparaturen” und “Instandhaltungsrücklage”, auch der vergangen Jahre.
Schauen Sie sich die Beschlüsse der WEG an, wenn dort beschlossen wird, dass Miteigentümer Kosten erstatten müssen.
Belegeinsicht: wenn die Hausverwaltung  o h n e  vorherigen Beschluss Handwerkeraufträge für Sondereigentümer beauftragt und vom Gemeinschaftskonto bezahlt hat – “nageln” Sie den Verwalter auf seine Aussage fest.
Lassen Sie es sich ggf. schriftlich von ihm geben, dass er den Miteigentümer X mit den Kosten…. €  (Betrag nennen!) in der Einzelabrechnung belasten wird.
Prüfen Sie am besten die Einzelabrechnung des Miteigentümers X nach Erstellung. Lassen Sie sie sich vom Hausverwalter in Kopie zusenden.
Prüfen Sie 2 Monate nach der Versammlung, ob wirklich (!) Zahlungseingänge erfolgt sind.
Oder ob dies Forderung von beiden Seiten – Hausverwalter und Sondereigentümer – “vergessen” wurde…