Archiv der Kategorie: Verwalter inkompetent / faul

WEG-Versammlung: Beschlussfähigkeit korrekt? Vollmachten wirklich a l l e gültig?

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Öfters als gedacht werden von Verwaltern fehlerhafte oder ungültige Vollmachten als korrekt anerkannt. Vor allem wenn diese Stimmvollmachten zugunsten des Verwalters, oder Verwalter-naher Miteigentümer ausgestellt wurden.

1. Was sieht die Teilungserklärung vor?
Hat jeder Eigentümer für jede Wohnung 1 Stimme oder allgemein jeder Eigentümer 1 Stimme, egal ob er evtl. mehrere Wohnungen hat oder wird nach Miteigentum abgestimmt oder…..?
Im diesem Praxisfall sieht die Teilungserklärung 1 Stimme pro Miteigentümer vor. D.h. besitzt ein Miteigentümer mehrere Wohnungen, so wird dies trotzdem nur mit 1 Stimme gewertet.

2. Berechnung: wie viele unterschiedliche Wohneinheiten hat das Haus/die Häuseranlage?
Wie viele Eigentümer sind “Mehrfach-Eigentümer”? Ihre Wohnungen dürfen nur 1 x gewertet werden. Die Zweit- und Drittwohnungen sind von der Summe der Gesamtanzahl der Wohnungen abzuziehen.

3. Gibt es evtl. eine ausgewiesene Hausmeisterwohnung, die der Eigentümergemeinschaft als Ganzes gehört? Diese ist ebenfalls von der Summe der Wohneinheiten abzuziehen.

4. Die nun vorliegende Summe entspricht der maximalen Stimmanzahl. Sie ist die Grundlage der Berechnung ob eine Versammlung beschlussfähig ist.
Um dies zu erreichen müssen + 50% der (möglichen) Stimmen vertreten sein.

5. Abzüglich: Welche Miteigentümer sind weder anwesend noch vertreten?

6. Die nun vorliegende Summe stellt die anwesenden und die vertretenen Stimmen dar.
Die Summe ist mit Punkt 4 zu vergleichen und ins Verhältnis zu setzen.

Zuvor sind die eingereichten Vollmachten daraufhin zu prüfen, dass
a) keine Vollmachtstimmen zu Zweit- und Drittwohnungen vorhanden sind, sondern jeder abwesende Mehrfach-Eigentümer nur mit einer einzigen Stimme vertreten ist.
b) dass die vorliegenden Stimmen wirklich gültig sind. Also keine Email-Text-Vollmachten ohne Unterschrift, keine Vollmachten die keine Original-Unterschrift ausweisen.
Original-Unterschriften, die n a c h  der Versammlung eingehen, sind in der Regel ungültig. Es sei denn, die Teilungserklärung sieht hier etwas anderes vor.

Praxisbeispiel eine WEG:
Wohneinheiten insgesamt: 76
Hausmeisterwohnung: -1
Zweit- und Drittwohnungen: – 9

Somit maximale mögliche Stimmen: 66

Abwesende Eigentümer ohne Vollmachtvertretung: -16
Anwesende Eigentümer: – 24
Somit verbleiben: 26 Eigentümer/Stimmvollmachten
Davon ungültig, weil ohne Unterschrift: -3
Gültige Vollmachten also 23.

Anwesende oder gültig vertretene Stimmen: 24 + 23 = 47 Stimmen
Beschlußfähigkeit: Es sind somit 71,21 % der Eigentümer vertreten.

Die 23 gültigen Vollmachten teilen sich auf folgende Vertreter auf:
– für die Hausverwaltung: 6
– für Eigentümer X: 10
– für Eigentümer Y: 3
– für Eigentümer Z: 4
——————————-
Kontrollsumme: 23 Vollmachten.

Diese einfache Berechnung für eine Versammlung vorbereiten und in Tabellenform übersichtlich und nachvollziehbar nutzen.

Empfohlene Maßnahmen

Kaum ein Eigentümer prüft wirklich v o r  der Versammlung die eingereichten Vollmachten.
Tun Sie es dennoch. Nehmen Sie sich die Zeit, die Sie dazu brauchen. Lassen Sie sich vom Verwalter nicht hetzen. Und wenn der Beginn der Versammlung dadurch einige Minuten nach hinten geschoben wird, dann ist das so.
Denn es ist im Interesse aller und die Grundlage der anstehenden Versammlung, dass  Vollmachtstimmen korrekt gewertet werden!

Ungültige Stimmvollmachten – da als email eingereicht

2 Antworten

Stimmvollmachten für Versammlungen der Eigentümergemeinschaften sind leider nicht immer gültig.

So ist eine als Email eingegangene Vollmacht und ohne Originalunterschrift nicht gültig. Das sollte vor allem der Verwalter wissen, doch dieser ignorierte dies und akzeptierte diese Vollmacht zugunsten eines Verwalter-nahen Miteigentümers.

Email des verhinderten Miteigentümers A. O. vom 12.08.2015:
“Sehr geehrter Herr Sch. [Name des bevollmächtigte Miteigentümers],
hiermit erteile ich Ihnen Vollmacht, mich auf der Eigentümerversammlung am 13.08.2015 zu vertreten. Keine Stimmzuweisung.
Mit freundlichen Grüßen…O. A.email_a_o_kaschiert

Den Beweis, dass diese email-Vollmacht in der Tat vom Verwalter akzeptiert wurde belegt der Auszug aus der Anwesenheitsliste, versehen mit der Unterschrift des Verwalter-nahen Miteigentümers:anwesenheitsliste_kasch_o_a

Versagen der Hausverwaltung:
Die Prüfung der Vollmachten war unzureichend.
Diese Vollmacht hätte als fehlerhaft verworfen werden müssen.
Bei dem bevollmächtigten Eigentümer Sch… handelt es sich um eine verwalternahe Person, die gerne im Sinne und zu Gunsten der Verwaltung abstimmt.

Empfohlene Gegenmaßnahmen
Genaues Prüfen a l l e r  Vollmachten, noch vor Beginn der WEG-Versammlung.

Unkorrekte Eigentümerliste: Hausmeister als “Eigentümer” ausgewiesen

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Die Eigentümerliste ist ein wichtiges Dokument eines jeden Wohnungseigentümer, gibt sie doch Auskunft über die einzelnen Miteigentümer, die Lage und Größe ihrer Wohnung….

Aber nicht nur das: bei Prozessen oder Beschlussanfechtungen muss eine korrekte und aktualisierte Eigentümerliste dem Gericht zur Verfügung gestellt werden

Praxisfall:
In größeren Wohnanlagen gibt es manchmal eine spezielle Hausmeisterwohnung, die allen Wohnungseigentümern gemeinsam gehört. Sie kann entweder an einem Hausmeister oder an eine andere Person vermietet werden.
Diese gemeinsame Wohnung muss auf der Eigentümerliste als gemeinschaftliches Wohneigentum ausgewiesen werden Falsch wäre es, als Eigentümer dieser Wohnung einen Mieter oder den Hausmeister zuzuweisen

Aber genau dies machte der Hausverwalter einer größeren Anlage seit vielen Jahren:
als “Eigentümer” der gemeinsamen Wohnung Nr. 46 befand sich der Name des Hausmeisters, der diese Wohnung gemietet hatte: Gert K.
gemeinsame wohnung_kasch

Daraufhin angesprochen, entgegnete der Verwalter den erstaunten Miteigentümern, es wäre alles in bester Ordnung und diese Liste sei korrekt.
Erst nach mehrfachem Mahnen korrigierte der Verwalter diesen Fehler und setzte als Eigentümer die “WEG” ein. Die Liste war zuvor über Jahre und vielleicht Jahrzehnte unkorrekt gewesen.korrekte Liste_kasch

“Rechenfehler” bei der Darstellung der Rücklagen

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Achten Sie bei der Berechnung und Darstellung von Zahlen, ob sich “versehentlich” Excel-Fehler eingeschlichen haben….

Praxisbeispiel:
Unten stehende Berechnung der Rücklagen einer WEG  zum Stichtag 31.12.2012.
Frage: Ist der Betrag von 82.323,73 € korrekt? Müssten es nicht 88.814,82 € sein?
ruecklagen_weg2kl_kasch2
Klarheit bringt eine Prüfung per Excel-Tabelle: :

berechnung_ruecklage_kl

88.814.82 – 82.323,73 =  6.491,09 €.
Das heißt: die Summierung der ersten Tabelle ist fehlerhaft.
Und: selbst wenn die Darstellung in Tabellenform erfolgt, ist dies keine Gewähr für eine korrekt ausgeführte Addition.

Kurioserweise entspricht die Differenz dem Betrag der aufgeführten “Sonderumlage”.
Wie kann dieser Unterschied erklärt werden?
Jahresabrechnungen werden normalerweise vom Verwalter erstellt, nochmals geprüft und dann den Beiräten zur Prüfung vorgelegt…..

Auf diese offensichtliche Unstimmigkeit angesprochen korrigiert der Verwalter den Endbestand der Rücklage auf nun 88.814,82 €….. Der Mitarbeiterin wäre ein Fehler unterlaufen….

251013_korrigierte_Rücklage2012_b

Alles klar?

Buchhalterisch falsch zugeordnete Rechnung: Jahresabrechnung unkorrekt

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Die Buchhaltung mancher Hausverwalter lässt sehr zu wünschen übrig.
Entsprechend unkorrekt sieht dann die Jahresabrechnung aus.

Praxisfälle:

1. Zu Prüfen ist zunächst, ob die verbuchte und in die Jahresabrechnung eingeflossene Rechnung überhaupt die Wohnungseigentümergemeinschaft betrifft!
Nicht selten werden Rechnungen fremder WEG versehentlich aufgenommen oder private Rechnungen des Beirats bzw. des Hausverwalters vom Gemeinschaftskonto beglichen (der Verwalter hat ja die Vollmacht über dieses Konto).

2. Das Verwalterhonorar für die “Zustimmung des Verwalters zum Verkauf” wird in der Regel vom erwerbenden, neuen Miteigentümer bezahlt.Gegebenenfalls wird diese Rechnung auch zunächst von der WEG bezahlt und erst in einem zweiten Schritt dem neuen Miteigentümer belastet. Dies ist je Wohnungseigentümergemeinschaft zu klären.

Unkorrekt ist es auf jeden Fall eine solche Rechnung in der Jahresabrechnung unter der buchalterischen Kontierung “Rechtsanwaltskosten Beschlußanfechung” zu verbuchen.
Mit einem Prozess oder einer Beschlussanfechtung hat diese Rechnung nichts zu tun!
Hier war der Verwalter zu faul oder zu unfähig, um die Rechnung buchhalterisch korrekt zu verbuchen.

Empfohlene Gegenmaßnahme:
Prüfen Sie die Abrechnung genau. Nehmen Sie sich Zeit, machen Sie Kopien von Rechnungen und Belegen, die sie nicht verstehen.
Verlassen Sie sich nicht auf die Beiräte.

WEG-Verwalter erstellt fehlerhaften Vertrag: Putzfrau erhält doppeltes Honorar

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Zuständig für die Verträge der Wohnungseigentümergemeinschaft, hat dieser Verwalter sich vor Erstellung des Treppenhaus-Reinigungsvertrag unzureichend erkundigt.

Praxisfall:
In einer Wohnungseigentümergemeinschaft hatte die Treppenhausreinigung gekündigt.
Der Hausverwalter wurde gebeten, mit einer Miteigentümerin, die sich bereit erklärte, diese Arbeiten auszuführen, einen Vertrag zu erstellen.
Die Vorgabe: das Honorar sollte gleich bleiben.
Gesagt – getan.
Erstaunt stellten die Miteigentümer fest, dass fortan nur noch 1 x wöchentlich, statt wie zuvor 2 x geputzt wurde.
Da der Verwalter den Vertrag diesbezüglich falsch verfasst hatte, erhielt die Reinigungskraft über Monate ein doppelt so hohes Honorar.

Versagen des Verwalters:
Er erstellte einen Vertrag ohne zuvor die nötigen, diesbezüglichen Informationen einzuholen.

Empfohlene Gegenmaßnahmen:
Regelmäßiges, genaues Prüfen aller Verträge der Eigentümergemeinschaft.
Genaues Prüfen der vom Verwalter erstellten Hausgeldabrechnung, sowie der dazugehörigen Belege.