Das beschriebene Drama erinnerte Hartmann, der nicht mit seinem richtigen Namen genannt werden will, an das, was er selbst mit seiner Hausverwaltung in den zurückliegenden zwei Jahren erlebt hatte. Als Beiratsvorsitzender und Rechnungsprüfer habe er sich immer um alles gekümmert in der Eigentümergemeinschaft des Hauses, in dem er selbst wohnt, berichtete der Mannheimer in einer E-Mail an die Redaktion. Und genau wie in dem beschriebenen Fall sei die Situation Ende vergangenen Jahres eskaliert. „Da fand ich heraus, dass die Hausverwaltungsgesellschaft de facto nicht mehr existiert und die Geschäftsführer in mutmaßlich kriminelle Machenschaften verwickelt sind.“
Hartmann ist nicht der Einzige, der sich in dem geschilderten Fall wiederzuerkennen glaubte. In Leserbriefen und Kommentaren auf Faz.net machten sich Betroffene wie er Luft. „Kommt mir alles sehr bekannt vor“, schrieb Nutzer Thorsten Weiner, „das haben wir in unserer Eigentümergemeinschaft ganz ähnlich erlebt, plus zwei Jahre dauernde Gerichtsverfahren, um den unwilligen Verwalter dazu zu bringen, die Unterlagen zu übergeben.“
„Nur schlechte Erfahrungen gemacht“, bestätigte ein Kommentator unter dem Nutzernamen Hansi Geschwindner. Ein anderer namens Thomas Seubert schilderte den Fall einer Verwaltungsgesellschaft, die angeblich 115.000 Wohnungen betreut haben wollte, aber nicht in der Lage gewesen sei, eine der Rechtsprechung genügende Abrechnung zu erstellen, obwohl die Mängelrüge des Beirats von den eigenen Anwälten der Verwaltung in allen Punkten bestätigt worden sei. Die WEG habe daraufhin zwölf andere Verwalter angeschrieben, von denen aber nur drei eine rechtmäßige Muster-Abrechnung hätten vorlegen können. „Gute Verwaltungen sind so selten wie Diamanten“, resümiert Seubert.
Schäden in Höhe von 25 Millionen Euro jährlich
Man könnte all diese Rückmeldungen für Einzelfälle halten. Nur, das sind sie nicht. Der in Berlin ansässige Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV) höchstselbst zeichnet ein ausgesprochen düsteres Bild davon, womit die Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft zu rechnen haben. So entstehen den Eigentümern nach Angaben der Verwalterverbands jährlich Schäden in Höhe von 25 Millionen Euro durch eine unprofessionelle und fehlerhafte Verwaltung, wie man es in Berlin nüchtern formuliert.
Konkret heißt das: Verschleppte oder falsche Sanierungsmaßnahmen führen zum Sanierungsstau und teuren Schäden. Falsche oder verspätete Jahresabrechnungen haben zur Folge, dass Eigentümer die Nebenkosten für diesen Abrechnungszeitraum gegenüber ihren Mietern nicht geltend machen können. Ausstehende Hausgelder einzelner säumiger WEG-Mitglieder werden nicht eingetrieben, wodurch der Gemeinschaft als Ganzes Schaden entsteht, Versicherungsschäden nicht rechtzeitig oder wirksam angezeigt – und auch Gelder von WEG-Konten unterschlagen. So weit die häufigsten und gravierendsten Ärgernisse und Schäden, mit denen sich die Mitglieder von Eigentümergemeinschaften herumschlagen müssen.
DDIV-Geschäftsführer Kaßler legt noch nach: Erstens bezifferten die 25 Millionen Euro nicht einmal ein Drittel des tatsächlichen jährlichen Schadens, da die Aufarbeitung mangelnder und fehlender WEG-Unterlagen jedes Jahr zusätzlich 55 Millionen koste. Zweitens sei selbst die Summe von 80 Millionen Euro noch „tiefgestapelt“. Denn die durch Missmanagement in der Mietverwaltung entstandenen Schäden, bei denen es um Mietobjekte geht und die von der WEG-Verwaltung unterschieden werden, habe man gar nicht erfasst.
Ermittelt hat die Zahlen der Verband selbst im Rahmen einer anonymen Umfrage unter 400 Hausverwaltungsunternehmen, um bei einer Anhörung im Deutschen Bundestag am vergangenen Mittwoch zum Gesetzgebungsverfahren belastbare Zahlen vorlegen zu können. In der politischen Diskussion darum, ob der Beruf des Immobilienverwalters stärker reguliert werden muss, war bisher das Ausmaß der Schäden für die Verbraucher unklar. Das aber könne man nun beziffern, sagt Kaßler.
Juristische, finanzielle und technische Kenntnisse vonnöten
Die Forderung des Verbands ist klar: Der Gesetzgeber soll endlich dafür sorgen, dass es künftig klare Zulassungsvoraussetzungen für den Beruf des Immobilienverwalters gibt, die den Anforderungen an diesen Beruf entsprechen. Bisher ist keinerlei Qualifikation vorgeschrieben. „Ein Unding“, heißt es beim DDIV. Die treuhänderische Immobilienverwaltung soll schließlich Vermögen sichern, bei denen es sich nicht zuletzt um die Altersvorsorge von Millionen von Wohnungseigentümern handelt.
Eine einfache Aufgabe ist das nicht. Ein guter Verwalter muss nicht nur juristische und finanzielle Kenntnisse mitbringen, auch ein technisches Verständnis ist vonnöten. In der Praxis gilt es, weit mehr als 60 Gesetze und Verordnungen zu beachten – und die laufenden Neuerungen durch den Gesetzgeber nicht nur im Blick zu haben, sondern auch umsetzen zu können.
Auch dazu hat der Verband die Verwalter befragt – mit niederschmetterndem Ergebnis, wie Geschäftsführer Kaßler berichtet: Viele der Teilnehmer hätten offen eingeräumt, dass sie zum Beispiel keine Ahnung von der Energieeinsparverordnung hätten, nicht in der Lage seien, eine KfW-Förderung zu beantragen, oder in den von ihnen betreuten Liegenschaften noch nie den gesetzlich vorgeschriebenen Legionellen-Test veranlasst hätten.
Kompetente Verwalter Mangelware
Das Problem ist, dass es für die Eigentümergemeinschaft zunehmend schwerer wird, einen kompetenten Verwalter zu finden. Weit mehr als 80 Prozent der befragten Anbieter gaben an, sich gar nicht selbst um neue Aufträge zu bemühen. Mehr als 50 Prozent verweigern sich einem Auswahlverfahren. Die Gründe sind vielschichtig: die Mehrheit der Verwalter sieht das beträchtliche Konfliktpotential, 66 Prozent gaben an, dass die WEGs zu klein seien, und 63 Prozent klagen über die üblichen Honorare, mit denen sie nicht auskömmlich wirtschaften könnten. In der Branche üblich sind monatliche Honorare von 18 bis 20 Euro je Wohneinheit. An diesem Punkt kann sich der DDIV-Geschäftsführer einen Seitenhieb an die Adresse der WEGs nicht verkneifen. Da würden im Schnitt sechsstellige Beträge für Wohneigentum hingelegt, für den Werterhalt seien viele aber nur bereit, einen Dumpingpreis zu zahlen. Ein angemessenes Honorar liege zwischen 25 bis 30 Euro, nennt Kaßler eine Richtgröße.
Beim Verband beobachtet man eine Art Teufelskreis, in den immer mehr WEGs und Verwalter geraten. Schon mehr als 30 Prozent der befragten Verwalter hätten angegeben, eine WEG wegen ihrer unqualifizierten Vorverwaltung abzulehnen. Wer das nicht macht, handelt sich häufig einen Problemberg ein, der ihm selbst zur Last werden kann: Denn laut Verband beansprucht die Aufarbeitung fehlerhafter Unterlagen im Schnitt 51 Arbeitsstunden. Doch nur 30 Prozent der Verwaltungen hätten den Mehraufwand vergütet bekommen. Das wiederum hemmt bei manchem das Engagement – die Gefahr steigt, dass Fehler nicht entdeckt oder Veruntreuungen durch die Vorverwaltung nicht auffliegen, was dann irgendwann der neuen Verwaltung angelastet werden kann. Und die „Kreativität“, auf anderem Weg auf seine Kosten zu kommen, indem zum Beispiel bei der Auftragsvergabe an Handwerker mitkassiert wird, fördert das auch.
Das deckt sich mit den Erfahrungen der Leser von Zeitung und Faz.net. „Der neue Verwalter hat viel versprochen, aber es tut sich wieder nur wenig“, klagte etwa Hansi Geschwindner. Michael Hartmann sieht die „heruntergewirtschaftete WEG als Riesenproblem“ an. Der Mannheimer wie seine Miteigentümer sind trotz allen Ärgers von ihrem Verwalter nicht um Geld betrogen worden. Jedenfalls sei das Konto der Eigentümergemeinschaft nach Lage der Dinge in Ordnung, erzählt der Bankkaufmann im Laufe eines Telefonats. Was ihn in Rage bringt, sind die ungeordneten Verhältnisse, die lückenhaften Protokolle, die nicht umgesetzten Beschlüsse, der Sanierungsstau. „Das wirkt total abschreckend“, fürchtet der Immobilienbesitzer – sowohl auf eine seriöse Verwaltung wie auch auf potentielle Käufer. „Wenn man bei Trost ist, lässt man doch die Finger von einer solchen WEG.“
Text von Birgit Ochs, Frankfurter Allgemeine Zeitung, 04.04.2017
Auszufüllen sind: Kostenstelle, sachliche und rechnerische Prüfung. Eingangsdatum. Zahlung: Dokumentation von Freigabe, Skonto, Zahlbetrag, Überweisungsbetrag.
Auszufüllen sind: Kostenstellen, Projekt-Nr., sachliche / rechnerische Prüfung. Gebucht, angewiesen, Buchung, Beleg-Nr., Anmerkungen
Auszufüllen sind: Beleg-Nr., Soll-Konto, Haben-Konto, eingegangen am, Prüfung ob sachlich richtig, gebucht am, gezahlt am, Buchungsmonat, Steuerschlüssel
Keine Dokumentation wer die Rechnung sachlich und rechnerisch geprüft hat und wann sie von wem zur Zahlung freigegeben wurde, über welches Bankkonto die Zahlung erfolgte, kein Zahlungsausgangsdatum. 
