Archiv der Kategorie: Verwalter überschreitet seine Kompetenzen

WEG-Bankkonto mit Selbstbedienungsfunktion?

Manche Leistungen erbringt ein WEG-Hausverwalter für einzelne Miteigentümer /  Sondereigentümer. So z.B. Kopien der Teilungserklärung, usw…
Dieses sind privatrechtliche Leistungen des Verwalters, die nichts mit der Eigentümergemeinschaft als ganzes zu tun haben. Die vom Verwalter berechneten Leistungen sind den einzelnen Miteigentümer privat in Rechnung zu stellen.

Dies sieht ein WEG-Hausverwalter anders. Er bucht die entsprechenden Beträge einfach vom WEG-Konto ab. In der Bankabstimmung lassen sich Abbuchungen finden, die in der Gesamtabrechnung  nicht zu finden sind und deshalb auch den einzelnen Miteigentümern (im Rahmen der Einzelabrechnung) nicht berechnet wurden.

Im einzelnen sind dies:
Mahnkosten der Hausverwaltung für Miteigentümer S – 35,70 €
(Mahnkosten gehen zu Lasten des Gemahnten)
Rg der Hausverwaltung für Miteigentümer C  für Photokopien — 44,03 €
Rg der Hausverwaltung für Miteigentümer N für Kopien der Teilungserklärung – 75,57 €

Man hätte vermuten können, dass diese Beträge den Sondereigentümern im Rahmen der Jahresabrechnung speziell in Rechnung gestellt werden, z. B. unter der Position “Sonderkosten einzelner Eigentümer”. Der Betrag würde dann vom Guthaben in Abzug gebracht oder auf die Nachzahlung aufgeschlagen werden.
Aber auch in der Jahresabrechnung tauchten diese Beträge nicht auf.

Der Verwalter findet es prima so. Ebenso seine verwalternahen Beirat, die ihn in allem unterstützen und auch hier keinen Grund zur Beanstandung sehen.

Geschenke des Verwalters an Hausmeister – ohne Wissen aber auf Kosten der WEG

Ein Verwalter hat gerne alles im Blick. Nur kann er nicht immer überall vor Ort sein. Hilfreich sind da “Hausmeister”, auch wenn die einzige Tätigkeit darin besteht, zweimal wöchentlich die Mülltonnen an den Straßenrand zu stellen.
Wenn sie fest angestellt sind, kann es sein, dass dieser Personen überbezahlt sind. Sinnvoll ist deshalb ein externer Hausmeisterdienst, der flexibler kündbar ist.

Besonders wenig seriöse Hausverwalter legen Wert auf ein besonders gutes Verhältnis zum “Hausmeister”.  Auch wenn seine Leistung bereits überbezahlt ist…. zu Weihnachten möchte sich der Verwalter festlich-dankbar für die gute Zusammenarbeit zeigen und lässt Geschenk-Korbe und Präsente (Weine, Schokoladen usw.) durch eine externe zusammenstellen und ausliefern.

Die Geschenke lässt der Hausverwalter dem Hausmeister zukommen….. die Kosten hierfür tragen die Miteigentümer.

Es fällt auf:
– Die Eigentümer werden in der Regel über ihre großzügigen Gesten/Geschenke n i c h t  informiert.
– die Beiräte, die diese Rechnungen im Rahmen der Belegprüfung sehen sollte, ignorieren sie oder schweigen gegenüber den übrigen Miteigentümern.
– bestellt werden die Geschenke im November, ausgeliefert an den Hausmeister im Dezember
– die Weiterbelastung dieser Kosten – die zudem die die Eigentümergemeinschaft trägt und nicht der Verwalter – erfolgt gerne im nächsten Jahr.
Warum? Wären nicht Zeit genug vorhanden, die Berechnung im Auslieferungsjahr erfolgen zu lasen?
Natürlich. Aber wie so oft, wo es nicht auffallen soll, werden Dienstleistung und Rechnung/Bezahlung jährlich getrennt.
Der Grund: ein Prüfung soll erschwert werden und der Zusammenhang vertuscht.

Praxisfall:
Ein Hausverwalter lässt sich von einer Spirituosen-Firma 60 Präsentpakete erstellen und liefern.. Ware und Verpackung netto 1.570,52 €, inkl. MwSt: 1.822,60 €

Zusatzinfo auf der Rechnung an den Verwalter vom 28.11.: “Wir haben 60 Präsentkörbe im wertmäßig fast gleichem Inhalt zusammengestellt. Wert je Korb: 30,38 €.”

Die Kontrolle ergibt: 1.822,60 / 60 = 30,38 € brutto. Stimmt also.
Der Nettowert je Paket beträgt 1.570,52 / 60 = 26,17 €.
Der Verwalter hat also 60 Körbe für 60 Hausmeister o.ä. bestellt.

Obwohl  zwischen Erhalt der Rechnung (28.11.) und dem Jahresende (31.12) noch genug Zeit wäre, die Rechnung für die finanzielle Weiterbelastung an die Eigentümer zu erstellen…. befindet sich keine diesbezügliche Rechnung in den Abrechnungsunterlagen.
Ein Grund mehr, sich schon die Belege des nächsten Jahres anzusehen – und – bingo! – es gibt eine Rechnung und zwar vom 02. Januar des Folgejahres.

Der Verwalter schreibt einer Rechnung an die WEG, die von ihrem Glück nichts weiß  (einen diesbezüglichen Beschluss oder eine Info des Hausverwalters/Beirats gab es nie). Auch diese  Rechnung haben die Eigentümer nie gesehen, weil der Verwalter sie praktischerweise an sich selber schreibt. Auffallend die unsinnige Argumentation und die schwulstige Ausdrucksweise, typisch für unseriöse Hausverwalter:

An die WEG Mustergemeinschaft,
c/o Hausverwalter XY
Hausverwalterstr. 10
0000 Hausverwalterstadt

Rechnung-Nr. ….            Datum: 02. Januar…….
“Mit Rücksicht darauf, dass aus sozialversicherungs- und steuertechnischen Gründen in den meisten Fällen das sonst übliche Weihnachtsgeld ab 1999 nicht mehr gezahlt werden kann, habe wir im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft als Motivationsanreiz folgenden Mitarbeiter/Mitarbeiterin ein attraktives Weihnachtsgeschenk überbringen lassen: für Herrn …(Name des Hausmeisters)


Freundliche Grüße,
Unterschrift Verwalter
Steuernummer vorhanden,, Kontoverbindung fehlt auf dieser Rechnung. Warum?

Was fällt auf?
Gekauft hat der Hausverwalter die Präsente inkl. Verpackung für 30,38 € brutto.
Weiterberechnet an die Eigentümer wurden diese Präsente für 52,70 €  (49,70 € + 3 €).
Differenz: 22,32 €.
x 60 Präsente = 1.339,20 €

Der Verwalter hat nicht nur die Bindung zum bereits überbezahlten “Hausmeister” gestärkt, er hat ganz nebenbei und ohne Leistung – nur durch das Schreiben von Rechnungen – 1.340 € dazuverdient.
Die Eigentümer sind hierüber nicht informiert. Weder vom Verwalter noch vom Verwalter-nahen Beirat.

Hausverwalter manipuliert Beschlußsammlung

Seit der WEG-Reform muss in jeder Gemeinschaft eine solche Sammlung geführt werden.
Das ergibt sich aus § 24 Abs. 7 WEG. 
Mit Hilfe der Beschluss-Sammlung können sich Wohnungseigentümer und deren Rechtsnachfolger bei Bedarf schnell einen Überblick über die Beschlusslage der WEG verschaffen. Besonders wichtig ist dies für Rechtsnachfolger, denn die Beschlüsse der Wohnungseigentümer wirken gegenüber diesen ohne Eintragung im Grundbuch.

Die in der Beschlußsammlung aufgeführten Beschlüsse müssen nach spätestens 1 Woche nach Versammlungstermin dort aufgeführt werden.

Nicht so bei diesem WEG-Verwalter. Drei Wochen nach der Versammlung fehlt nicht nur das Protokoll, die Beschlüsse dieser Versammlung sind in der Beschlusssammlung unvollständig aufgeführt.
Der Verwalter hatte für ihn unangenehme Beschlüsse des Vorjahres unterschlagen wollen und sie ein Jahr später – vor einem drohenden Rechtsstreit – schnell noch eingefügt.

Praxisfall:
Da das Protokoll der Eigentümerversammlung vom 16.11. auch am 11.12. noch nicht da wurde im Büro des Verwalters um einen Auszug aus der Beschlußsammlung gebeten.
Der letzte, notierte Beschluss war Beschluss Nr. 48 auf Seite 21. 
Der Inhalt:  “TOP 15 – Verwalterbestellung” der Eigentümerversammlung vom 16.11.
Danach folgten nur noch leere Zeilen bis zum Seitenende (siehe unten).

Nach Durchsicht der Einladung gab es aber insgesamt 18 Tagesordnungspunkte. TOP 15 konnte deshalb nicht der letzte, eingetragene Beschluss sein. Wo waren die fehlenden Beschlüsse der TOPs 16-18?

Rückruf beim Verwalter mit dem Hinweis, die am 11.12. ausgehändigte Beschlußsammlung wäre wohl unvollständig.
Antwort-Email des Verwalters: “Wir werden Ihnen ein PDF per Mail morgen/übermorgen zukommen lassen. Meine Kollegin muss noch etwas korrigieren, da die letzte Änderung nicht von der EDV gespeichert wurde.”
Armer Verwalter: die EDV hat versagt und die Beschlüsse wurden nicht gespeichert. 

Am 13.12. wurde eine “neue” Beschlußsammlung zur Verfügung gestellt.
Nach dem bisherigen letzten Beschluss (TOP 15 – Verwalterbestellung) wurde noch der TOP 18 aufgeführt. Die TOPs 16 und 17 waren ohne Beschluss geblieben.

Warum war der TOP 18 zuvor ausgelassen worden?
Der Grund: der ausgelassene TOP 18 hatte 7 Unterpunkte, die alle die Verwaltertätigkeit und das Verhalten des Beirats kritisierten. Im Einzelnen:

1) Offenlegung der Gesamtkosten einer Fassadensanierung, bei der sich die Kosten verdoppelt hatten (von 150.000 auf 300.000 €). Der Verwalter weigerte sich seit Jahren die Gründe hierfür noch die genauen Kosten zu benennen.

2) Die Beiräte wurden aufgefordert Stellung zu beziehen zu den 30 Sonderhonorar-Rechnungen der Verwaltung mit einem Gesamtbetrag ähnlich des vereinbarten Verwalterhonorar (über 6.000 €).
Weiter: Stellungnahme des Beirat zu nicht nachvollziehbaren und überhöhten Pauschalpositionen (4.000 €) in Handwerkerrechnungen
Weiter: Stellungnahme des Beirats zu der Dokumentation von gravierenden Mängeln der 300.000-Euro-Fassadensanierung, wobei der Verwalter ca 2.000 € Sonderhonorar berechnete,  nur für die “Dokumentation der Mängel” …. die übrigens immer noch nicht behoben sind.

3) Rechtsstreit mit Vorverwalter
Frage an die Verwaltung, warum die er unsinnigerweise aber zu seinem finanziellen Vorteil tausende Seiten Schriftsätze des Rechtsanwalts und des Gerichts an die Miteigentümer erstellte, verteilte und vor allem berechnete. So übertreffen allein die unnötigen Kopiekosten des Verwalters den Streitwert des Prozesses!

4) Antrag auf  Rückabwicklung einer großzügigen Geldverteilungsaktion des Verwalters zu Gunsten eines verwalternahen Miteigentümers. Verteilt wurde spontan, ohne Hinweis in er Einladung ein Betrag “Differenz Vorverwalter” in Höhe von 28.000 €. Verteilt wurde die Summe im Verhältnis des Miteigentumsanteils, wobei ein einzelner Miteigentümer stark begünstigt war, da er nie im Verhältnis des MEA in die Rücklage eingezahlt hatte und abgesehen davon seine Ansprüche in keiner Weise belegen konnte. Schaden für die WEG: 3.000 €.

5) Durch Fehlentscheidungen der Verwaltung entstanden Kosten, die die Eigentümer in bekannt dämlicher weise auch gerne selber trugen: Schaden für die WEG: 2.000 €

6) Überhöhtes Sonderhonorar für die Änderung von Verteilungsschlüsseln

7) Überhöhtes Sonderhonorar für Schriftsatz-Kopien im Prozess gegen den Vorverwalter

Weiter überrascht hat die Tatsache, dass durch das nachträgliche Ergänzen von TOP 18 …. sich die Beschlußnummern und die Seiten zahl änderten.
Die neue “letzte” Seitenzahl war die Nr. 25. Der letzte eingetragene Beschluss (TOP 18) war Beschluss Nr. 58. Warum? Was war passiert?

Eine Prüfung ergab, dass noch 2 weiter Beschlüsse der Versammlung vom 16.11. “vergessen worden waren”! Zudem 7 weitere Beschlüsse der Versammlung des Vorjahres!!

Nach Bemängelung der unvollständigen Beschlußsammlung sind zwischen dem 11.12. und dem 13.12. ganze 10 Beschlüsse nachträglich die Sammlung aufgenommen worden!

Im Detail handelt es sich um 3 Beschlüsse der letzten WEG-Versammlung vom 16.11. die  “nachgetragen” wurden – und ganze 7 Beschlüsse des Vorjahres (30.11.).

Hier die Übersicht der ursprünglichen Beschlußsammlung, wie sie am 11.12. vom Verwalter ausgehändigt wurde:

Hier die Übersicht der Beschlußsammlung, wie sie am 13.12. vom Verwalter ausgehändigt wurde. Die braun markierten Beschlüsse wurden nachträglich aufgenommen.
Neben dem bereits erwähnten verwalterkritischen TOP 18 mit den 7 Unterpunkten … wurden diese weiteren verwalterkritischen Tagesordnungspunkte zunächst nicht aufgenommen:

Tagesordnungspunkte und Beschlüsse der Versammlung vom 30.11 des Vorjahres, die “vergessen” wurden:

Beschluß 34 – TOP 2 vom 30.11. Vorjahr – “Willkürlicher Abriss von Terrassen-Trennmauern durch den Verwalter. Schaden 2.200 €

Beschluß 35 – TOP 3 vom 30.11. Vorjahr – “Willkürlicher Abriss von 5 Balkon-Trennmauern durch den Verwalter, dadurch Statikprobleme. Schaden 30.000 €”

Beschluß 36 – TOP 5 vom 30.11. Vorjahr – “Unnötiger Abriss von Fensterbänken: Schaden 7.000 €”

Beschluß 37 – TOP 6 vom 30.11. Vorjahr – “Nicht-Einreichen von Graphitti-Entfernungs-Rechnungen bei der Gebäudeversicherung: Schaden 590 €

Beschluß 38 – TOP 7 vom 30.11. Vorjahr – “Berechnung von nicht gerechtfertigtem Sonderhonorar Auskunft Creditreform. Schaden 386 €”

Beschluß 39 – TOP 8 vom 30.11. Vorjahr – “Willkürliche Entnahme von Geldern des Gemeinschaftskontos durch den Verwalter (außerhalb der Jahresabrechnung!!)”

Beschluß 40 – TOP 10 vom 30.11. Vorjahr – “Beauftragung Brandschutz-Sachverständiger”


Tagesordnungspunkte und Beschlüsse der Versammlung vom 16.11. des aktuellen Jahres, die “vergessen” wurden:

Beschluß 51 – TOP 4 vom 16.11 – “Entlastung Beirat”

Beschluß 55 – TOP 11 vom 16.11 – “Aufhebung des Beschlußes vom Vorjahr bezüglich unkorrekter Verteilung 28.000 €”

Beschluß 58 – TOP 18 vom 16.11 – “Kritike Fragen an Verwalter und Beirat”

Dieser WEG-Verwalter ist Mitglied im Dachverband BVI und im BFW, dem Bundesfachverband für Wohnungs- und Immobilienverwalter.
Glückwunsch zu diesem Mitglied.

Unnötige Kosten durch Heizkosten-Zwischenabrechnungen

Praxisfall:
in einer Wohnung werden Wasser, Müll und Allgemeinstrom mit dem Verteilungsschlüssel “Personentage” abgerechnet. Bei einer Belegung von 1 Person sind dies 365 Personentage, bei 2 Personen 2 x 365 = 730 Personentage. Die Kosten werden im Verhältnis der “Personentage” verteilt. Dadurch sollen die Kosten so “verbrauchsabhängig” wie möglich verteilt  werden.
Um die richtigen Zahlen zu ermitteln, bittet die Hausverwaltung jährlich um Mitteilung der Personentage jeder Wohneinheit.
In diesem Fall wurde der Hausverwaltung vom Eigentümer der Wohnung mitgeteilt:
01.01. – 31.07. = Belegung mit 2 Personen
01.08. – 15.09. = keine Bewohner
16.09. – 31.12. = Belegung mit 1 Person

Umso erstaunter entdeckt der Wohnungseigentümer in der Hausgeldabrechnung nicht nur 3 verschiedene Abrechnungen für drei Perioden (185,26 €, 43,41 € und 123,37 €) sondern pro Heizkostenabrechnung eine zusätzliche Kostenposition für “Direktkosten – Kostenaufteilung”. Und zwar:
01.01. – 31.07. = 17,85 €
01.08. – 15.09. = 35,70 €
16.09. – 31.12. = 17,85 €

Wie kommt es dazu?
Die Hausverwaltung antwortet: “Die Heizkostenverordnung verpflichtet uns dazu bei Bekanntwerden eines Nutzerwechsel die entsprechende Aufteilung zu veranlassen
Die Heizkostenabrechnung ist daher korrekt erfolgt.”

Falsch.
1. Wie kommt eine Verwaltung dazu, scheinbar auf Grundlage der zuvor übermittelten Informationen zu den “Personentagen” selbständige Mutmaßungen zu einem Mieterwechsel anzustellen?
– Die Verwaltung wurde hierzu nie informiert. Lediglich die die gewünschten Angaben zu den Personentagen wurden vom Eigentümer korrekt mitgeteilt

2. K e i n e  Heizkostenverordnung “verpflichtet” eine Hausverwaltung – ohne Wissen und Einverständnis des Wohnungseigentümers bzw. Mieters – eine Heizkosten-Zwischenabrechnung (auf Kosten des Eigentümers oder Mieters)  zu veranlassen.
Diese Behauptung der Verwaltung ist Unsinn.

3. W e n n  eine Zwischenabrechnung gewünscht wird und erfolgt, dann sollte sie so erfolgen wie es die Heizkostenverordnung vorsieht: unter Berücksichtigung der Verbrauchskosten des Bewohners: “Zweck der Zwischenablesung ist es, die Verbrauchskosten der Nutzer auch dann
möglichst gerecht und nach dem Grundsatz des Verursachers aufzuteilen, wenn während der laufenden Heizperiode ein Mieterwechsel stattfindet.”

Auch diese Berücksichtigung fand bei diesen Zwischenablesungen nicht statt: die Zwischenablesungen wurden n i c h t  nach Verbrauch erstellt (- wie auch, die Wohnung wurde vom Ablesedienst nur zum Jahresende betreten), sondern nach der “Gradtagszahlen-Methode” die von der Heizkostenverordnung nur in Ausnahmefällen, als Notlösung vorgesehen ist: “Gemäß § 9 b Absatz 3 der Heizkostenverordnung kann eine Kostenaufteilung auch nach der Gradtagszahlen-Methode erfolgen, wenn dies zu einem genaueren
Ergebnis führt, bzw. die Werte der (Zwischen)ablesung abrechnungstechnisch
nicht korrekt verwendet werden können.”

4.  Weiter ignoriert die Hausverwaltung, dass die Heizkostenverordnung sehr wohl Ausnahmen zuläßt. Hierzu gehört, dass im Mietvertrag auch eine andere Berechnung der Heizkosten (wie hier z.B. pauschal) vorgesehen sein kann. Ziel ist es ja durch eine möglichst genaue Kostenverteilung den Mieter zu vor Kosten zu schützen. Haben jedoch Mieter und Vermieter eine Pauschale für Heizkosten vereinbart, dann ist diese Vereinbarung gültig.
Und über den Inhalt der Mietverträge kann diese Hausverwaltung keine Kenntnis haben.

Zusammenfassung:
diese Hausverwaltung überschritt ihre Kompetenzen indem ohne Wissen/Einverständnis von Eigentümer und Mieter – und ohne den Mietvertrag zu kennen – auf Mutmaßungen zu einem Nutzerwechsel in Eigeninitiative Heizkosten-Zwischenabrechnungen initiierte.
Ihre Erklärungen bezüglich der der Heizkostenverordnung (“die Heizkostenverordnung verpflichtet uns…) sind unsinnig.
Die Kosten dieser Zwischenablesungen sind von der Verwaltung zu erstatten.


Auszug aus der Heizkostenverordnung: § 9b Kostenaufteilung bei Nutzerwechsel:
Link: https://www.gesetze-im-internet.de/heizkostenv/__9b.html

WARTEN_Hausverwalter veranlasst Fahrrad-Entsorgungsaktion – ohne Wissen oder Zustimmung der Eigentümer

Die Absprache mit dem Hausmeister scheint dieser Hausverwaltung zu genügen um in Eigeninitiative und ohne Beschluss oder Wissen der Eigentümergemeinschaft Fahrräder ENTSORGEN zu wollen.

Nett gemeint, aber voll daneben! Es ist immer wieder erstaunlich mit welchem Selbstverständnis und Selbstverständlichkeit sich Hausverwalter Freiheiten herausnehmen, die ihnen vertraglich nicht zustehen.
Der Verwalter ist Dienstleister, nicht Eigentümer. Er führt die Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft aus – er bevormundet sie nicht.
Das “Entsorgen” oder “Entwenden” von Eigentum anderer – ob es funktonstauglich ist oder nicht – fällt nicht in den Entscheidungsbereich einer Hausverwaltung und könnte durchaus strafrechtliche Konsequenzen haben.

Praxisfall:
Aushang in einer Eigentümergemeinschaft
Sehr geehrte Damen und Herren,
da die Abstellmöglichkeiten für Fahrräder in der Wohnanlage stark begrenzt sind ist es unerlässlich, von Zeit zu Zeit eine Fahrradräumaktion durchzuführen.
In Absprache mit dem Hausmeister, Herrn X, haben wir eine solche Fahrradaktion für den 01. Juni .. .eingeplant. Fahrräder die bis zum 01. Juni nicht marktiert sind, werden ausgesondert und 2 Wochen später entsorgt, wenn sich bis zu diesem Zeitpunkt kein Eigentümer gemeldet hat. Für Ihre Bemühungen bedanken wir uns im voraus….


Empfehlung:
Weisen Sie die Hausverwaltung freundlich darauf hin, dass sie ihre Kompetenzen überschritten aht und diese Aktion dieser Form und ohne Beschluss der Eigentümergemeinschaft nicht mehr stattfinden wird.

Verwalter erteilt Redeverbot

Geht gar nicht: auf der jährlichen Versammlung erteilt der Hausverwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft den Mitgliedern Redeverbot

In der jährlich stattfindenden Eigentümergemeinschaft muss der Verwalter den Eigentümern Rede und Antwort stehen. Dafür findet diese Versammlung statt.

Nicht hinnehmbar ist das Verhalten nach “Gutsherrenart” einiger, unseriöser Verwalter, die  ein “Redeverbot” vorzugsweise gegenüber kritischen Miteigentümern verhängen.

“Halten Sie den Mund!”, “Wenn Sie jetzt nicht aufhören, mit ihren Fragen, werde ich Sie aus der Versammlung ausschließen”, “Nein, jetzt rede nur ich!”, “Sie haben es wieder ich verstanden. Das erkläre ich jetzt nicht noch einmal.”

Als “ein einziges Geschreie” bezeichnete ein Eigentümer die erste – und glücklicherweise letzte – Versammlung eines unseriösen Verwalters. Hatte er noch im Vorjahr selbst und stellvertretend für die übrigen Miteigentümer, den Verwaltervertrag unterschrieben, so war er nun ernüchtert: “Diese Versammlung war entwürdigend.”