Archiv der Kategorie: Abrechnung

Nebenkostenabrechnung: was darf umgelegt werden? Wie reagieren bei Fehlern?

Nach Eigentümerwechsel überhöhte Hausmeisterkosten - SWR Marktcheck - (Video 12min)

20 Millionen Nebenkostenabrechnungen werden jährlich erstellt.
Beispiel: Großraum Stuttgart, ein Mietshaus mit 5 Parteien. Doch seit das Haus vor kurzem an eine Immobiliengesellschaft verkauft wurde – ist das Wohnen teurer geworden und plötzlich wird aus dem jahrelangen Guthaben auf der Abrechnung eine Nachzahlung.
Denn mit dem Besitzer wechselt auch der Hausmeisterservice. Die Kosten stiegen um fast das dreifache!
Wichtig: der Vermieter hat die Wirtschaftlichkeit zu berücksichtigen.

Größere Reparaturen dürfen auch nicht in der Nebenkostenabrechnung erscheinen.
Achtung: es ist zu prüfen, ob der Vermieter keinen Wartungsvertrag abgeschlossen hat, der Reparaturen mit einschließt.
Bei plötzlich und unerwartet hohem Stromverbrauch: bitten Sie den Stromanbieter um eine “Befundsprüfung”, d.h. der Stromanbieter soll mithelfen, den gestiegenen Verbrauch (hier: 7 x so hoch) aufzuklären und einen technischen Defekt des Stromzählers auszuschließen.

TECHEM, ISTA & CO: die Macht der Heizkosten-Ablesedienste

ZDF Frontal 21, ZDF, Sendung vom 21.08.2018 (8 Min.)

Die Macht der Ablesedienste –  Wenig Wettbewerb, viel Ärger

Fast jeder Mieter kennt sie, die Zettel im Briefkasten oder an der Haustür, die den Ablesedienst für den Heizungs- oder Warmwasserverbrauch ankündigen. Was längst nicht jeder Mieter kennt, ist der Preis fürs Ablesen, obgleich ihn jeder zahlt über die Nebenkostenabrechnung des Vermieters. Sicher ist, die Branchenführer machen dabei ein gutes Geschäft. So gut, dass internationale Finanzinvestoren Milliardenbeträge bezahlen, um mitzuverdienen auf dem deutschen Ablesemarkt. Jörg Göbel und Markus Reichert über die Marktmacht großer Messdienstunternehmen und den Ärger mit Heizkosten- und Warmwasserabrechnungen. Im Heizungskeller von Hans Bonnacker.

Dem Hausbesitzer ist es nicht egal, wenn seine Mieter mehr zahlen müssen als nötig. Er hatte Ärger mit dem Ablesedienst TECHEM und wechselte zu einem kleineren Wettbewerber.
Hans Bonnacker, Vermieter:
Durch den Anbieterwechsel haben wir jetzt für diese sechs Einheiten pro Mieter, pro Jahr, circa 70 Euro gespart. Sage ich mal: Das ist ein leckeres Essen für drei Personen, kann man sich gerne mitnehmen.
Der Ärger mit TECHEM begann, als Bonnacker die Heizkosten- und Warmwasserabrechnung verspätet bekam – zu spät, um siefristgerecht an seine Mieter weiterzugeben. Trotzdem will TECHEM nun Geld für die verspätete Abrechnung. Seit einem halben Jahr versucht Bonnacker die Rechnung zu stornieren – ohne Erfolg.

Hans Bonnacker, Vermieter:
Man ruft einen an und verbringt sein Leben praktisch in Warteschleifen, bis man da mal dran ist. Also, stellenweise 30 Minuten, 35 Minuten, gar kein Problem. Irgendwann hab ich dann ein neues System versucht, ich hab mir drei Telefone genommen, mit allen Telefonen die gleiche Nummer gewählt und geguckt, welcher Mitarbeiter als erster an welches Telefon rangeht. Gut, und so hat man die Wartezeit dann auf eine Viertelstunde vielleicht verkürzen können.  Aber Spaß macht es trotzdem keinen.

Wir fragen nach. TECHEM entschuldigt sich und schreibt,
„Es ist richtig, dass die von Herrn Bonnacker beauftragte Abrechnung (…) leider wirklich ungewöhnlich lange gedauert hat.“ Schlechter Service und Kosten, um die sich nicht alle Vermieter kümmern. Der Ablesemarkt ist speziell: Der Vermieter gibt den Auftrag an ein Messunternehmen, der Mieter muss zahlen. Umlagefähig heißt das. Pro Wohnung durchschnittlich nur etwa sechs Euro pro Monat, aber die Masse macht´s.

Stefan Bentrop, Deutscher Mieterbund:
Man kann davon ausgehen, dass es auf diesem Ablesemarkt um einen jährlichen Umsatz geht, von etwa 1,5 Milliarden Euro deutschlandweit gerechnet. Wir haben aktuell die Diskussion darüber, wie sind bezahlbare Mieten zu gewährleisten. Und zur Bezahlbarkeit gehört natürlich auch, dass die Nebenkosten sich in Grenzen halten und deswegen müssen die Möglichkeiten ausgeschöpft werden, diese Nebenkosten auch zu reduzieren.

Zwei große Ableseunternehmen dominieren den deutschen Markt: TECHEM mit Sitz in Eschborn und ISTA in Essen.
Wie attraktiv ihr Geschäft ist, zeigt sich am Wert für internationale Finanzinvestoren. TECHEM wird aktuell für 4,6 Milliarden Euro an ein schweizer-kanadisches Konsortium verkauft. ISTA haben für geschätzte 4,5 Milliarden Euro Firmen aus Hongkong und von den Cayman-Inseln übernommen.
Eine Investorenbroschüre lobte “…hohe und stabile Gewinne durch große Marktmacht…”.
Der Grund dafür: wenig Wettbewerb. Deswegen interessiert sich das Bundeskartellamt für den Ablesemarkt. Die Wettbewerbshüter kommen zu dem Schluss: Margen und Erlöse seien „…insgesamt verhältnismäßig hoch“. Die Behörde drohte „…kartellrechtliche Maßnahmen…“ an.

Stefan Bentrop, Deutscher Mieterbund:  Die Untersuchung des Bundeskartellamts ist im Mai 2017 veröffentlicht worden, bisher ist eine Reaktion der Politik nicht festzustellen. Wir hoffen, dass das noch geschieht, ansonsten hoffen wir, dass das Bundeskartellamt die Maßnahmen umsetzt, die es angekündigt hat, für den Fall dass die Politik keine Reaktion zeigen wird.

Eine mögliche Reaktion: Umlagefähigkeit streichen. Nicht Mieter, sondern Vermieter sollen Ablesedienste bezahlen. Doch das ist bislang nicht passiert. In der Zwischenzeit leidet der Wettbewerb. Das spürt auch der kleine Ablesedienst, der inzwischen Vermieter Bonnacker für die Hälfte des TECHEM-Preises versorgt. Das Unternehmen hat immer mal wieder Auseinandersetzungen mit dem Branchenriesen TECHEM, hat sich einen Anwalt genommen.

Horst Farr, Rechtsanwalt:
Aus meiner Sicht wird eine Strategie gefahren, die darauf abzielt, die Vertragskonstruktionen möglichst verworren zu machen. Und infolgedessen, wenn ein Kunde kündigen will, das auszunutzen, um ihn zu verunsichern.

Mal geht es um strittige Kündigungsfristen, mal um den Zugang zur Funk-Technik. Das macht Wechsel zu neuen Anbietern schwer, bezahlen müssen das die Mieter. Fehlender Wettbewerb? Wir fragen bei den beiden Großen der Branche nach. Ista spricht von einem spürbaren und intensiven Wettbewerb. Techem antwortet ähnlich,

Zitat: „Wir befürworten Wettbewerb, erleben im Geschäftsalltag regelmäßig hohen Verhandlungsdruck und einen intensiven Vergleich von Angebot und Service durch unsere Kunden…“

Und trotzdem: Viele Heizkostenabrechnungen, die Vermieter an ihre Mieter schicken, sind mangelhaft. Der Marktwächter Energie der Verbraucherzentralen hat gerade eine Studie dazu abgeschlossen, die Frontal 21 exklusiv vorliegt. Grundlage dafür waren mehr als 1.000 Heizkostenabrechnungen.

Svenja Gesemann, Verbraucherzentrale Bundesverband:
Das Ergebnis der Studie war, 37 Prozent der vorliegenden Heizkostenabrechnungen waren eindeutig fehlerhaft und 32 Prozent mindestens klärungsbedürftig. Das ist natürlich aus Verbrauchersicht ein alarmierendes Ergebnis. Denn die Fehlerquote ist nach wie vor sehr hoch – und das, obwohl die Heizkostenverordnung klare Vorgaben macht und die Heizkostenabrechnungen von professionellen Messdienstunternehmen erstellt werden.

Nicht die Messdienstunternehmen, sondern die Vermieter sind per Gesetz für fehlerhafte Abrechnungen verantwortlich. Doch die Verbraucherzentrale sieht auch die Ablesedienste in der Pflicht:
Svenja Gesemann, Verbraucherzentrale Bundesverband:
Ein Lösungsansatz wäre, dass die Messdienstunternehmen zukünftig gesetzlich dazu verpflichtet werden, Hauseigentümer, Hausverwaltungen auf offensichtliche Fehler hinzuweisen, denn sie selber erstellen diese Heizkostenabrechnungen und sitzen sozusagen an der Quelle und sind eben auch in der Lage, diese Fehler zu erkennen und wiederum den Ball zurück an die Hausverwaltungen und Eigentümer zu spielen.

Wer seine eigene Immobilie bewohnt, kann ganz ohne Messdienst auskommen. Regina Weißkopf wohnt in einer Eigentümergemeinschaft. Die hat die Ablesekosten durchgerechnet.
Ihr Fazit: Es ist billiger, alles selbst zu machen.

Regina Weißkopf, Geschäftsführerin Baugruppe Newtonprojekt:
Wir haben uns dazu entschlossen, eine Investition zu machen. Wir haben 20.000 Euro in die Hand genommen, und pro Wohnung macht das etwa 500 Euro aus, die wir für einen Wärmemengenzähler und Wasserzähler jetzt investieren müssen, das ist eine einmalige Sache.
Die Investition soll sich schon nach fünf Jahren bezahlt machen. Aus den Wohnungen schicken die Zähler die Verbrauchsdaten verschlüsselt an einen Server, ein Ablesen ist hier überhaupt nicht mehr nötig. Erinnerungen an Ablese-Ärger früherer Tage:

Rosemarie Barry, Baugruppe Newtonprojekt:
Man findet im Briefkasten den Zettel oder klebt an der Tür und dann musste man zu Hause sein. Und die Zeiten, das stimmte in den seltensten Fällen. Meistens steht dann da von zehn und zwölf und dann war‘s dann trotzdem eins und drei und so. Und das war schon sehr nervig.

Inzwischen sind mehr und mehr Mengenzähler auf Funktechnik umgerüstet, so auch im Mietshaus von Hans Bonnacker. Dann müssen Ableser nicht mehr in die Wohnung. Aber die Kosten für die Dienstleistung bleiben. Und die hat Bonnacker für seine Mieter im Blick:

Hans Bonnacker, Vermieter: 
Das Verhältnis zwischen Mieter und Vermieter sollte ja auch nicht überstrapaziert werden. Und ich bin ja natürlich auch für jeden Euro froh, den meine Mieter nicht zahlen müssen, man möchte ja nun ein vernünftiges Verhältnis zu denen haben. Kurz nach der Anfrage von Frontal 21 hat sich TECHEM bei Hans Bonnacker gemeldet. Die verspätete Abrechnung muss er nicht mehr bezahlen.

Beitrag von Jörg Göbel und Markus Reichert

Steuerersparnis bei Haushaltsnahen Dienstleistungen

Wie Sie mit der Nebenkostenabrechnung vom Staat Geld zurück bekommen

Der Mieter einer Mietswohnung oder der Eigentümer einer selbstgenutzten Wohnung hat die Möglichkeit, einen Teil der Nebenkostenabrechnung steuerlich geltend zu machen und damit seinen zu zahlenden Steuerbetrag zu verringern.

Grundsätzlich kann jedoch nur derjenige diese Steuerersparnis nutzen, der auch die Kosten getragen hat. Das heißt: wenn z.B. Mietern die Kosten für ausgeführte Arbeiten nicht auferlegt wurden, können sie auch nicht die Steuerersparnis nutzen.

Grundlage hierfür sind:
a) der Ausweis der “Haushaltsnahen Dienstleistungen” und “Handwerkerleistungen” die der Vermieter der Nebenkostenabrechnung des Mieters/des Miteigentümers beifügten sollte.
b) weitere Rechnungen für Arbeiten, die der Mieter/der Miteigentümer in Auftrag gegeben hat und die er (zwingend!) per Überweisung bezahlt hat.
c) betroffen sind nur die Lohnanteile der Rechnungen, d.h. die Rechnungen sollten zuvor vom Handwerker mit einem Betrag für den Lohnanteil und den Materialanteil ausgewiesen werden (“Der Lohnanteil dieser Rechnung beträg … €”).
d) es gibt Maximalbeträge für die steuerliche Absetzung

Unter a) wird in 2 Gruppen unterteilt:
1. “Haushaltsnahe Dienstleistungen” gemäß § 35a Abs. 2 Satz 1 EStG
Ablesedienste und Abrechnung bei Verbrauchszählern (Strom, Gas, Wasser, Heizung, usw.)
Gärtner, Fenster reinigen, putzen, bügeln, Hausmeister, Hauswarte
Hausreinigung, Reinigung von Kleidung, soweit diese im Haushalt des Steuerpflichtigen erbracht wurden, Umzugsdienstleistungen, Wachdienst, Winterdienst, Betreuung
eines Haustieres
Steuerermäßigung: 20% (mit Maximalbetrag 4.000 €/Jahr)

2.  “Handwerkerleistungen” gemäß § 35a Abs. 3 EStG
Beispiele: Gartenpflege, Gartengestaltung, Graffitibeseitigung, Hausschwammbeseitigung, 
Reparatur von Waschmaschine/Trockner/Spülmaschine,
Wartung Feuerlöscher, Heizung, Öltankanlagen, Pumpen, Abwasser-Rückstau-Sicherung,
Aufzug, Fahrstuhl,
Kaminkehrer oder Schonsteinfeger, Mauerwerkssanierer,
Montageleistung beim Möbelkauf, Schadstoffsanierung, Trockenlegung von Mauerwerk,
Wasserschadensanierung usw.
Steuerermäßigung: 20% (mit Maximalbetrag 1.200 €/Jahr)

Von der Hausverwaltung sollte ein Ausweis der zu nutzenden Beträge erstellt werden, wie z.B.:

In der Steuererklärung wird der der Betrag im Formular “Mantelbogen” auf der 3. Seite in Zeile 72 und 73 eingetragen.

Und nochmals per Video erklärt:

Eine leicht verständliche Zusammenfassung wurde von der Lohnsteuerhilfe in München erstellt. Hier der Link: https://www.ihre-lohnsteuerhilfe-in-muenchen.de/35a-estg-haushaltsnahe-dienstleistungen-und-handwerkerleistungen.html

Offizielle Erklärung des Bundesministeriums der Finanzen:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Einkommensteuer/2016-11-09-Paragraf-35a-EStG.html

Bundesministerium der Finanzen:
Beispielhafte Aufzählung begünstigter und nicht begünstigter haushaltsnaher Dienstleistungen und Handwerkerleistungen;

Link: http://www.wohnen-im-wandel.de/fileadmin/p/10/Beispielhafte_Aufzaehlung_beguenstigter_und_nicht_beguenstigter_haushaltsnaher_Dienstleistungen_und_Handwerkerleistungen.pdf

Vom Verwalter akzeptiert: überteuerte Handwerker-Rechnungen mit Pauschalpositionen

Nicht vergleichbare, nicht überprüfbare, oft überteuerte Rechnungen - zum finanziellen Schaden der Eigentümergemeinschaft

Von Handwerkern erstellte Pauschalrechnungen sind weder vergleichbar noch nachvollziehbar und oft maßlos überteuert.

Ein Handwerker, der diese Art von Rechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft gegenüber ausstellt, will “Kasse machen”. Dies geht nur in Abstimmung mit einem unseriösen Hausverwalter, denn ein seriöser würde sich gegen diese Art Rechnung wehren.
Und wenn der Handwerker sehr gut verdient – ist das Wohl des unseriösen Hausverwalters auch nicht weit entfernt. All dies geht zu finanziellen Lasten der Eigentümergemeinschaft.

Denn die Gemeinschaft wird bei einem verwaltertreuen Beirat über diese Art der Unregelmäßigkeit nicht informiert. Warum auch? Wo ein “Happen” für den Verwalter abfällt ist auch ein “Happen” für den Beirat möglich.

Beispiel für ein Rechnung mit Pauschalpositionen:
In diesem Fall muss angenommen werden, dass der “Schimmel” in der Wohnung durch einen Haar-Riß im oberliegenden Balkon verursacht wurde, verbunden mit wochenlang stehendem Wasser, da der Ablauf über längere Zeit unzufriedenstellend war.

Kurioserweise werden die Malerarbeiten von der gleichen Firma ausgeführt, die zuvor den oberliegenden Balkon bearbeitet hatten. Es ist selbstredend, dass die Ursache für die Feuchtigkeit in der unterliegenden Wohnung “natürlich nicht” in einem Fehler in der Bearbeitung des oberliegenden Balkons zu finden ist.

Der Architekt, mit dem die Balkonsanierung zuvor stattgefunden hatte, hatte diese Handwerkerfirma finanziell “kurz gehalten”, so dass auf ihren Rechnungen manche Positionen nicht bezahlt und gestrichen wurden.
Nun werden sie von der Hausverwaltung beauftragt ihren eigenen Schaden zu reparieren und haben dazu die Möglichkeit, dies ohne begleitenden Architekt zu tun, dem die Unverhältnismäßigkeit dieser Rechnung sicher aufgefallen wäre.
Also eine Möglichkeit, ausgefallenen Gewinn einzuholen.
Denn Verwalter und Beirat prüfen nicht auf Sinn und Sinnhaftigkeit der Rechnung.

Die Handwerkskammer teilte auf Nachfrage mit, dass ein Handwerker diese Art Pauschal-Rechnung nur erstellen darf, wenn er die Zustimmung des Auftraggebers (Verwalters) hat bzw. zuvor ein entsprechendes “Pauschal-Angebot” eingereicht hatte, das akzeptiert wurde.

Ein Verwalter ist verpflichtet wirtschaftlich zu handeln.
Dies ist hier eindeutig  n i c h t  der Fall, sondern das Gegenteil.
Der Verwalter hat in mehrfacher Weise unwirtschaftlich und entgegen den Interessen der Eigentümer gehandelt.

Wir fassen zusammen:
die Handwerksfirma behebt ihren eigenen Schaden und berechnet diese Arbeiten

die Handwerksfirma reicht ein Pauschal-Angebot ein bzw. der Hausverwalter akzeptiert eine nicht nachprüfbare, nicht vergleichbare Rechnung aus Pauschalpositionen

ein Vergleichs-Angebot von einem anderen Handwerker holte der Verwalter nicht ein

die vorherigen Rechnungen für die Balkonsanierung dieser Handwerkerfirma waren zuvor vom Architekten gekürzt worden

die Summe der Pauschalrechnung von über 4000 € scheinen deutlich zu hoch

Die Positionen der Rechnung, die nur aus Pauschalpositionen besteht:
1,00 pschl. Abdecken und Abkleben …150,00 €
1,00 pschl. Staubwand erstgellen und Entfernen … 350,00 €
1,00 pschl. Reinigen der befallenen Schadstellen … 50,00 €
1,00 pschl. Tapete entfernen … 100,00 €

1,00 pschl. Decke- und Wandflächen mit Kalkglätte …1.750,00 €
aufbringen und Glätten (Kalziumsilikatplatten kleben)
vorgenannten Fläche mit Silikatgrundierung streichen und rollen,
wie vor mit einer Innensilikatfarbe, weiss leicht getönt streichen und rollen.

2,00 Trocknungsgerät aufstellen à 75 € … 150,00 €
2,00 Miete für 11 Tage à 30,00 € … 660,00 €

1,00 Stk Baustelle einrichten … 100,00 €
1,00 Stk fachgerechte Entsorgung … 75,00 €

Summe 3.385,00 € + MwSt. 643,15 € = 4.028,15 €

Informationspflicht und Stellungnahme des Beirats gegenüber den Miteigentümern

Abrechnung, Wirtschaftsplan und Kostenvoranschläge

Der WEG-Verwaltungseirat ist die ständige Vertretung der Eigentümergemeinschaft gegenüber dem Hausverwalter.  Er vertritt die Interessen der Gemeinschaft und darf sich nicht zum “Spielball” oder “Handlanger” des Verwalters machen.
Im Gegenteil: er sollte kritisch gegenüber der Verwaltung eingestellt sein, die als Dienstleister für die Wohnungseigentümergemeinschaft tätig ist.

Seine Aufgabe ist es den Verwalter zu unterstützen – aber nicht für ihn zu entscheiden.
Der Beirat hat  k e i n e  Entscheidungsbefugnis, auch wenn es manche Hausverwaltungen mit einem Verwalter-nahen Beirat gerne so sehen und WEG-relevante Entscheidungen von der Eigentümergemeinschaft auf den 3-köpfigen Verwaltungsbeirat transferieren möchten.
Deshalb sind Beschlüsse, bei denen z.B. der Beirat nach der Jahresversammlung über die Beauftragung von Dienstleistern entscheiden soll als ggf. anfechtbar anzusehen.

Weiter soll er prüfend tätig sein betreffend: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Kostenvoranschläge soll er mit seiner Stellungnahme versehen.
Aufgrund seiner besonderen Position, die ihm Zugang zu Informationen ermöglicht, die für andere Miteigentümer nicht zugänglich sind, hat der Beirat dazu die Pflicht, die Eigentümergemeinschaft  über wichtige Dinge zu informieren, von denen er Kenntnis gewonnen hat. Der Beirat hat somit eine Informationspflicht und er sollte eine Stellungnahme abgeben.

So hat das Kammergericht Berlin hat mit Beschluss vom 31. März 2009 – 24 W 183/07 entschieden, dass eine Kenntnis des Verwaltungsbeirats unter Umständen den übrigen Eigentümern zugerechnet werden kann.
D.h.:  hat der Verwaltungsbeirat von wichtigen Dingen Kenntnis erlangt, so kann unter Umständen vorausgesetzt werden, dass die übrigen Miteigentümer den gleichen Kenntnisstand haben, da sie zuvor vom Beirat in Kenntnis gesetzt (informiert) worden sind.

Dies ist insbesondere für die Geltendmachung von Schadenersatzansprüche oder der Kündigung des Verwaltervertrages aus wichtigem Grund relevant. Sollte wegen einer mangelnden Aufklärung der übrigen Eigentümer durch den Verwaltungsbeirat ein Schaden der WEG entstehen, besteht hier eine Ersatzpflicht.

Die Begründung des Kammergerichts:
“Nach § 29 Abs. 3 WEG ist es u.a. Aufgabe des Verwaltungsbeirats, die Rechnungs- und Belegprüfung des Wohnungseigentumsverwalters durchzuführen und mit einer Stellungnahme zu versehen.

Wohnungseigentumsgesetz – § 29 Verwaltungsbeirat:
(3) Der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge sollen, bevor über sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.

Diese Tätigkeit schließt ein, die Wohnungseigentümergemeinschaft in angemessener Zeit zu informieren, wenn ihm bei Prüfung der vom Verwalter vorgelegten Unterlagen Tatsachen bekannt werden, die eine Abberufung des Verwalters und eine Kündigung des Verwaltervertrages rechtfertigen könnten. Er kann dazu die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung veranlassen oder selber gemäß § 24 Abs. 3 WEG die Versammlung der Wohnungseigentümer einberufen, wenn der Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert, die Versammlung einzuberufen.

Aufgrund dieser organschaftlichen Befugnisse des Verwaltungsbeirats erscheint es angemessen, die Antragsgegner so zu behandeln, als ob die Wohnungseigentümergemeinschaft informiert gewesen wäre, sofern der Verwaltungsbeirat diese nicht in angemessener Zeit einberufen hat, nachdem er selbst Kenntnis erlangt hat (so für die Kenntnis der Generalversammlung einer Genossenschaft bei entsprechender Kenntnis des Aufsichtsrats BGH NJW 1984, 2689-2690 und BGH NJW-RR 2007, 690-692 und für die Wissenszurechnung eines Mitglieds des für die Kündigung zuständigen Organs BGH, Urt.v. 05.04.1990, Az.: IX ZR 16/89, dokumentiert bei juris).
Dem Verwaltungsbeirat steht aber eine Überlegungsfrist zu. Diese ist vorliegend nach Auffassung des Senats nicht überschritten, so dass es im Ergebnis bei der vom Landgericht getroffenen Einschätzung bleibt.”

Sonderhonorar des WEG-Hausverwalters

Welche Kosten, welcher Aufwand kann vom Verwalter geltend gemacht werden und in die Hausgeldabrechnung einfließen?

Grundlage ist der Verwaltervertrag. Wird dort ein Sonderhonorar für besondere, zusätzliche Arbeiten des Verwalters vereinbart, dann kann der Verwalter diese Arbeiten in Rechnung stellen. Hiermit deckt der Verwalter die Kosten des zusätzlichen Zeitaufwandes, den diese Aufgaben verursachen. Denn auch ein Hausverwalter muss wirtschaftlich rechnen und es ist völlig in Ordnung, wenn außergewöhnlicher Aufwand durch zusätzliches Honorar abgedeckt wird. Hierfür sollte jede Eigentümergemeinschaft Verständnis haben.

Die Vereinbarung eines Sonderhonorars setzt jedoch voraus, dass dies dem Grundsatz  ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht.
Das gilt auch für die Höhe des jeweiligen Honorars, dass angemessen zu sein hat.
Überzogene Forderungen des Verwalters sind abzuweisen.

Die Höhe des Sonderhonorars muss sich jedoch in einem angemessenen Rahmen halten und den voraussichtlichen zusätzlichen besonderen Zeit- und Arbeitsaufwand im Einzelfall berücksichtigen (BGH NJW 1993, 1924, 1925). Für einen WEG-Verwalter kann ein Stundensatz von 50-70 € + MwSt/pro Std.  als angemessen angesehen werden.

Beispiele für Zusatzaufgaben des Verwalters

a) Übernahme der WEG-Verwaltung / Amtsübernahme
Abdeckung eines erhöhten Verwaltungsaufwands oft in Zusammenhang mit unvollständigen/fehlerhaften Unterlagen des Vorverwalters.
Zu vertreten ist ein angemessener Zeitaufwand. Bei sehr hohem Zeitaufwand können diese Kosten ggf. vom Vorverwalter eingeklagt werden (Schadensersatz)

b) Außerordentliche Eigentümerversammlung
Hierfür kann ein Sonderhonorar vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass der Grund für die Versammlung nicht dem Verwalter zuzuschreiben ist.  Ungefähre Kosten: 150 – 500 € plus MwSt je Versammlung.

c) Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG
Sonderhonorar: ca. 25 € plus MwSt pro Miteigentümer/Bescheinigung

d) Gerichts- und Mahnverfahren
Für die Bearbeitung von Gerichtsverfahren: Pauschalbetrag von ca. 120 € + MwSt.

e) Kopien und Portokosten
Die Erstattung der Kosten für Fotokopien und Porto sind keine Vereinbarung über eine Sondervergütung, sondern über Aufwendungsersatz und ein Betrag von 0,50 € + MwSt. pro Kopie wird als angemessen betrachtet.
Dieser Betrag muss aber eine zahlenmäßige Obergrenze haben, ähnlich wie im Gerichtskostengesetz (GKG) und Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG), in denen ab der 51. Kopie nur noch 0,15 Euro pro Kopie verlangt werden dürfen (Oberlandesgericht (OLG) Hamm, Beschluss vom 19.10.2000, Az.: 15 W 133/00).

e) Lastschriftverweigerungen
5 € + MwSt pro Eigentümer und pro Monat

f) Lohnabrechnung für Mitarbeiter der Eigentümergemeinschaft, z.B. für Hausmeister
Lohnabrechnungen für haupt- oder nebenberufliche Mitarbeiter werden regelmäßig durch ein Steuerbüro erledigt. Nimmt der Verwalter diese Aufgabe für Mitarbeiter der Eigentümergemeinschaft (etwa Hausmeister, Gärtner, Reinigungskräfte) war, hat das für ihn einen Mehraufwand zur Folge. Die Vereinbarung einer angemessenen Pauschale bzw. eines angemessenen Stundensatzes für den Mehraufwand ist daher nicht zu beanstanden.

g) Mahnungen
10-15 € + MwSt pro Mahnschreiben

h) Mehraufwand für vermietete Eigentumswohnungen, z.B. Hausmeisterwohnung
Werden Eigentumswohnungen vermietet, kann sich daraus für den WEG-Verwalter ein Mehraufwand ergeben, etwa weil er nach § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG für die Durchführung
der Hausordnung sorgen und daher den störenden Mieter bzw. den vermietenden Wohnungseigentümer kontaktieren muss. Daher kann sich für vermietete
Eigentumswohnungen das pauschale Grundhonorar pro Einheit um 2,50 Euro erhöhen

i) Sanierungsmaßnahmen
Wird kein externer Architekt/Ingenieur/Bauleiter beauftragt und übernimmt der Verwalter – bei entsprechender Qualifikation – die Organisation größerer, technisch schwieriger und aufwendiger Sanierungsmaßnahmen an Gemeinschaftseigentum (etwa Ausschreibungen, Aufstellung von Leistungsverzeichnissen, Einholung und Vergleich von Angeboten, Bauleitung und Bauüberwachung, Abnahme der Arbeiten, Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen), kann ein Sonderhonorar vereinbart werden.
Dieses kann als prozentuale Pauschale der Auftragssumme, nach den Sätzen der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) oder über einen angemessenen Stundensatz gewährt werden.

Ein Anspruch des Verwalters auf eine Sondervergütung für geringere Instandsetzungsarbeiten bis zu 5.000 Euro besteht jedoch nicht (OLG Düsseldorf, Beschluss vom
14.10.1998, Az.: 3 Wx 169/98).

Geltendmachung von Baumangeln durch den Verwalter (OLG Celle WE 1984, 127):
Sonderhonorar ist gerechtfertigt, soweit der Verwalter besondere Leistungen erbringt und nicht nur das leistet, was auch ein Wohnungseigentümer als „Bauherr“ tate.

j) Veräußerungszustimmung
175 – 300 € + MwSt.

Anmerkung: die zitierten Beträge beziehen sich auf veröffentlichte Gerichtsurteile.
Ggf. haben sich die Beträge in der Zwischenzeit durch neuere Urteile etwas erhöht.

Im Umkehrschluss kann für folgende Tätigkeiten  k e i n  Sonderhonorar berechnet werden, da dieser Verwaltungsaufwand mit dem normalen Verwalterhonorar abgedeckt ist:

Aufstellung des Wirtschaftsplans
Erstellung der Jahresabrechnung einschließlich der Einzelabrechnungen
Erhebung einer Sonderumlage
Erledigung der anfallenden Buchführung
Einberufung und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung
Führung der Beschluss-Sammlung
Einholung von Angeboten
Durchführung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer, insbesondere zu Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
Durchführung der Hausordnung
Vergabe von Aufträgen