Archiv der Kategorie: Akten- und Belegeinsicht

Sonderhonorar des WEG-Hausverwalters

Welche Kosten, welcher Aufwand kann vom Verwalter geltend gemacht werden und in die Hausgeldabrechnung einfließen?

Grundlage ist der Verwaltervertrag. Wird dort ein Sonderhonorar für besondere, zusätzliche Arbeiten des Verwalters vereinbart, dann kann der Verwalter diese Arbeiten in Rechnung stellen. Hiermit deckt der Verwalter die Kosten des zusätzlichen Zeitaufwandes, den diese Aufgaben verursachen. Denn auch ein Hausverwalter muss wirtschaftlich rechnen und es ist völlig in Ordnung, wenn außergewöhnlicher Aufwand durch zusätzliches Honorar abgedeckt wird. Hierfür sollte jede Eigentümergemeinschaft Verständnis haben.

Die Vereinbarung eines Sonderhonorars setzt jedoch voraus, dass dies dem Grundsatz  ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht.
Das gilt auch für die Höhe des jeweiligen Honorars, dass angemessen zu sein hat.
Überzogene Forderungen des Verwalters sind abzuweisen.

Die Höhe des Sonderhonorars muss sich jedoch in einem angemessenen Rahmen halten und den voraussichtlichen zusätzlichen besonderen Zeit- und Arbeitsaufwand im Einzelfall berücksichtigen (BGH NJW 1993, 1924, 1925). Für einen WEG-Verwalter kann ein Stundensatz von 50-70 € + MwSt/pro Std.  als angemessen angesehen werden.

Beispiele für Zusatzaufgaben des Verwalters

a) Übernahme der WEG-Verwaltung / Amtsübernahme
Abdeckung eines erhöhten Verwaltungsaufwands oft in Zusammenhang mit unvollständigen/fehlerhaften Unterlagen des Vorverwalters.
Zu vertreten ist ein angemessener Zeitaufwand. Bei sehr hohem Zeitaufwand können diese Kosten ggf. vom Vorverwalter eingeklagt werden (Schadensersatz)

b) Außerordentliche Eigentümerversammlung
Hierfür kann ein Sonderhonorar vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass der Grund für die Versammlung nicht dem Verwalter zuzuschreiben ist.  Ungefähre Kosten: 150 – 500 € plus MwSt je Versammlung.

c) Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG
Sonderhonorar: ca. 25 € plus MwSt pro Miteigentümer/Bescheinigung

d) Gerichts- und Mahnverfahren
Für die Bearbeitung von Gerichtsverfahren: Pauschalbetrag von ca. 120 € + MwSt.

e) Kopien und Portokosten
Die Erstattung der Kosten für Fotokopien und Porto sind keine Vereinbarung über eine Sondervergütung, sondern über Aufwendungsersatz und ein Betrag von 0,50 € + MwSt. pro Kopie wird als angemessen betrachtet.
Dieser Betrag muss aber eine zahlenmäßige Obergrenze haben, ähnlich wie im Gerichtskostengesetz (GKG) und Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG), in denen ab der 51. Kopie nur noch 0,15 Euro pro Kopie verlangt werden dürfen (Oberlandesgericht (OLG) Hamm, Beschluss vom 19.10.2000, Az.: 15 W 133/00).

e) Lastschriftverweigerungen
5 € + MwSt pro Eigentümer und pro Monat

f) Lohnabrechnung für Mitarbeiter der Eigentümergemeinschaft, z.B. für Hausmeister
Lohnabrechnungen für haupt- oder nebenberufliche Mitarbeiter werden regelmäßig durch ein Steuerbüro erledigt. Nimmt der Verwalter diese Aufgabe für Mitarbeiter der Eigentümergemeinschaft (etwa Hausmeister, Gärtner, Reinigungskräfte) war, hat das für ihn einen Mehraufwand zur Folge. Die Vereinbarung einer angemessenen Pauschale bzw. eines angemessenen Stundensatzes für den Mehraufwand ist daher nicht zu beanstanden.

g) Mahnungen
10-15 € + MwSt pro Mahnschreiben

h) Mehraufwand für vermietete Eigentumswohnungen, z.B. Hausmeisterwohnung
Werden Eigentumswohnungen vermietet, kann sich daraus für den WEG-Verwalter ein Mehraufwand ergeben, etwa weil er nach § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG für die Durchführung
der Hausordnung sorgen und daher den störenden Mieter bzw. den vermietenden Wohnungseigentümer kontaktieren muss. Daher kann sich für vermietete
Eigentumswohnungen das pauschale Grundhonorar pro Einheit um 2,50 Euro erhöhen

i) Sanierungsmaßnahmen
Wird kein externer Architekt/Ingenieur/Bauleiter beauftragt und übernimmt der Verwalter – bei entsprechender Qualifikation – die Organisation größerer, technisch schwieriger und aufwendiger Sanierungsmaßnahmen an Gemeinschaftseigentum (etwa Ausschreibungen, Aufstellung von Leistungsverzeichnissen, Einholung und Vergleich von Angeboten, Bauleitung und Bauüberwachung, Abnahme der Arbeiten, Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen), kann ein Sonderhonorar vereinbart werden.
Dieses kann als prozentuale Pauschale der Auftragssumme, nach den Sätzen der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) oder über einen angemessenen Stundensatz gewährt werden.

Ein Anspruch des Verwalters auf eine Sondervergütung für geringere Instandsetzungsarbeiten bis zu 5.000 Euro besteht jedoch nicht (OLG Düsseldorf, Beschluss vom
14.10.1998, Az.: 3 Wx 169/98).

Geltendmachung von Baumangeln durch den Verwalter (OLG Celle WE 1984, 127):
Sonderhonorar ist gerechtfertigt, soweit der Verwalter besondere Leistungen erbringt und nicht nur das leistet, was auch ein Wohnungseigentümer als „Bauherr“ tate.

j) Veräußerungszustimmung
175 – 300 € + MwSt.

Anmerkung: die zitierten Beträge beziehen sich auf veröffentlichte Gerichtsurteile.
Ggf. haben sich die Beträge in der Zwischenzeit durch neuere Urteile etwas erhöht.

Im Umkehrschluss kann für folgende Tätigkeiten  k e i n  Sonderhonorar berechnet werden, da dieser Verwaltungsaufwand mit dem normalen Verwalterhonorar abgedeckt ist:

Aufstellung des Wirtschaftsplans
Erstellung der Jahresabrechnung einschließlich der Einzelabrechnungen
Erhebung einer Sonderumlage
Erledigung der anfallenden Buchführung
Einberufung und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung
Führung der Beschluss-Sammlung
Einholung von Angeboten
Durchführung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer, insbesondere zu Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
Durchführung der Hausordnung
Vergabe von Aufträgen

Erschwernisse und Schikanen bei der Belegeinsicht im Büro des Verwalters

Um kritische Eigentümer an ihrem Recht auf Akten- und Belegeinsicht zu behindern greifen unseriöse WEG-Hausverwaltungen zu verschiedenen Mitteln:

Die Aktenordner werden speziell vorbereitet: es werden nicht die üblichen Ordner genommen, mit denen tagtäglich gearbeitet wird, sondern schmalere.
In diese wird der gesamte Inhalt der normalen Akten gepresst, so dass er kaum noch zu schließen ist und bei jeder Berührung auseinanderzubersten droht.
Trifft ein Belegprüfer auf einen solchen Ordner sieht er sofort, was beim Öffnen passieren wird. So soll die Einsichtnahme verhindert bzw. erschwert werden.
Empfohlene Maßnahme:
Nehmen Sie ungestört Einsicht, umso genauer und sorgfältiger da Sie wissen, dass man Sie demotivieren möchte. Öffnen Sie die Ordner, auch wenn die Blätter hervorquellen und sich der Ordner nicht mehr schließen lässt.
Nach Prüfung legen Sie die herausgequellten Blätter einfach wieder oben auf den Ordner – ist ja nicht Ihr Problem, wenn dieser zu schmal ist…

Es fehlend Kontenpläne, Kontenblätter, Übersichten über die verschiedenen Buchungen der Konten, fehlenden Anfangs- und Endbestände.
Diese Unterlagen müssen in den Akten sein – alles andere macht keinen Sinn. Weder für den Belegprüfen noch für den Sachbearbeiter.
Empfohlene Maßnahmen:
Gehen Sie zurück zu Ihrem Ansprechpartner und fordern Sie diese Unterlagen ein.
Teilen Sie ihm mit, dass Ihr Besuch angekündigt war und dass Sie vollständige, prüfbare Unterlagen erwarten. Drohen Sie mit erneuten Besuchen.
Bringen Sie immer Zeit, Geduld, einen Dokumentenscanner und etwas zu Essen mit. Richten Sie sich ein.
Je unwilliger man Sie empfängt – je wichtiger und berechtigter ist die Prüfung.

Es fehlen komplette Aktenordner, wie die Jahresabrechnungen der übrigen Miteigentümer, die jeder Miteigentümer ebenfalls einsehen darf.
Empfohlene Maßnahmen:
Notieren Sie genau welche Unterlagen fehlen und weshalb sie nicht vorliegen.
Eine Hausverwaltung, die z.B. behauptet sie könne die aktuelle Jahresabrechnung nicht noch ein zweites Mal ausdrucken usw. ist unseriös.

Der Umgangston des Verwalters wird laut und aggressiv
Empfohlene Maßnahmen:
Bleiben Sie ruhig. Hören Sie genau zu. Wer so reagiert möchte etwas erreichen.
Machen Sie sich Notizen zu seinen Worten und seiner Art.
Nehmen Sie vor allem nichts persönlich: der Verwalter versucht Sie einzuschüchtern. Aber je offensichtlicher dies ist – je wichtiger und berechtigter ist eine genau Prüfung.

Verweigerte Belegeinsicht, Manipulation und Furcht vor kritischen Miteigentümern

Wird ein unseriöser WEG-Verwalter um Einsicht in die Jahresabrechnung gebeten, versucht er dies zu vermeiden.

Beispiel:
Am 16.03. bittet ein kritischen Miteigentümer um die nächstmögliche Gelegenheit die erstellte Hausgeldabrechnung einsehen zu können.
“Sehr geehrte Damen und Herren, bitte lassen Sie es mich wissen, sobald die Abrechnung fertig ist. Ich würde sie gerne einsehen. MfG…..

Keine Reaktion des Verwalters, deshalb eine Erinnerungsschreiben am 24.03.

Wieder keine Reaktion des Verwalters, deshalb ein Erinnerungsschreiben am 02.04.

Noch immer keine Reaktion des Verwalters, deshalb am 15.04. ein Einscheiben mit gleicher Bitte.

Am 24.04. antwortet der Verwalter per email. In Kopie setzt er absichtlich den Verwalter-treuen und vereinnahmen Beirat.
“.. bezüglich Ihres Schreibens vom 15.04. möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Sie weder in der Mail vom 16.03., 24.03. noch in der Mail vom 02.04.eine Frage formuliert haben. Sie wiesen uns lediglich daraufhin, dass Sie sobald die Abrechnung vollständig sei, gerne informiert würden.
Selbstverständlich können Sie einen Termin zur Belegeinsicht in unserem Büro vereinbaren sobald die Abrechnung abgeschlossen ist.”

Absichtlich unerwähnt wurde vom Verwalter der eigentliche Grund der Schreiben, nämlich  die Bitte, schnellstmöglichst nach Erstellung Einsicht in die Abrechnungsunterlagen nehmen zu wollen.

Da er dieses Schreiben in Kopie an den Verwalter-hörigen Beirat sendete, kam von dort – genauso wie vom Verwalter vorhergesehen und beabsichtigt, Kritik an der angeblichen “Drängelei” des kritischen Miteigentümers.

Durch bewusstes Weglassen des wesentlichen Punktes (“Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen”), also durch Weitergabe von Halbinformationen, wurden die vorherigen Anfragen des Miteigentümers vom dümmlichen Beirat fälschlicherweise als “Drängelei, wann denn die endlich die Abrechnung fertig sei” gewertet.

Schließlich war die Jahresabrechnung Anfang Mai fertig und die Versammlung auf den 27.05. angesetzt.

Wie zu erwarten, war es auch in diesem Jahr wieder nicht möglich,  v o r   der Versammlung vom 27.05. einen Termin für die Einsicht der Abrechnungsunterlagen zu erhalten.

Lediglich eine Woche n a c h (!) der Versammlung, am 03.06. – also nachdem die Jahresabrechnung beschlossen worden war – ließ sich der Verwalter dazu herab, die Aktenordner zur Einsichtnahme zur Verfügung zu stellen.
Wie zu erwarten, wurden zahlreiche Ungereimtheiten festgestellt. Der Beirat hatte diese wie immer übersehen…

Dies ist das typische Verhalten hochgradig unseriöser Verwalter.
Je mehr Ihnen die Akteneinsicht verweigert wird, je öfters der Verwalter Fehl- und Halbinformationen an andere Miteigentümer weitergibt, um Missverständnisse bewußt zu provozieren und kritische Miteigentümer in ein falsches Licht zu stellen – desto genauer sollte diese Verwaltertätigkeit untersucht werden.

Je mehr der Verwalter versucht durch Lügen und Falschinformation andere gegen einen kritischen Miteigentümer aufzuwiegeln – desto mehr Angst hat er, selbst “aufzufliegen” .. So benutzt er andere – die dumm genug sind – um sich selbst zu schützen.

Empfohlene Maßnahmen:
Nehmen Sie dies Angriffe, denen Sie als Kritischer Miteigentümer ausgesetzt sind, nicht persönlich. Denken Sie daran, dass andere oft nur Teilwissen haben.
Seien Sei gewiss, auf der richtigen Spur zu sein.

Und: machen Sie solches Verwalter-Verhalten publik.
Nichts ist dem unseriösen WEG-Verwalter so vergrault, wie Transparenz und Öffentlichkeit. Nur so könne
n andere davon profitieren und sich schützen.