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Lügen haben kurze Beine: gesondert honorierte Leistungen des WEG-Verwalters müssen belegbar sein!

Wenig transparent war die Leistung, ein renommierter WEG-Verwalter berechnete – aber nicht belegen konnte. Mehrere Stunden hätte ein Mitarbeiter damit verbracht, Informationen an das Statistische Bundesamt zu übermitteln, doch einen Beleg darüber, was nun übermittelt wurde lag nicht vor. Genauso wenig war die Notwendigkeit geklärt. W a s  genau wollte dieser WEG-Verwalter denn übermitteln?

Bei Nachfragen im Büro des Verwalters beteuerte eine Mitarbeiterin, dass sie “stundenlang” an dieser Datenübermittlung gearbeitet habe. Man sah dieser Mitarbeiterin an, dass sie sich sichtlich unwohl fühlte, diese Aussage zu machen.
Auch seien alle Daten “elektronisch” übermittelt worden – weshalb es keinerlei Dateien oder Ausdrucken gab.

Der Verweis auf die “beleglose” “elektronische” Übermittlung schien das Standardargument gegenüber den meist älteren Wohnungseigentümern.
Doch auch diese Art der Übermittlung kann belegt und dokumentiert werden – wenn sie denn stattgefunden hat!

Nachdem den Beteuerungen der Verwaltungsmitarbeiterin, die angeblich stundenlang “Daten eingegeben” nicht geglaubt wurde, wurde “ein Auszubildender in die Archive geschickt”.
Was er dort suchen sollte ist unklar, handelte es sich doch um die Belege zur aktuellen und noch nicht verabschiedeten Hausgeld-Jahresabrechnung.
So blieb auch die Belegsuchen in den Archiven,  wie zu erwarten, erfolglos.

Da ein berechtigter Verdacht vorlag, der WEG-Verwalter hätte keine Leistung erbracht sondern lediglich eine Rechnung für angeblich erstellte Leistungen erstellt, besann sich der Verwalter auf einen weiteren Trick:

In der anstehenden Eigentümerversammlung bei der er immer noch nicht den Beleg für die erbrachte Datenübermittlung vorlegen konnte, zitierte er stattdessen eine Email eines Mitarbeiters des Statistischen Bundesamts, dass den Erhalt dieser Daten bestätigte.
Diese Email sollte, in Ermangelung von Beweisen, belegen, dass die berechnete Leistung des Hausverwalters, also die stundenlange Dateneingabe und -übermittlung, gerechtfertigt sei.

Mit ruhigen und klaren Worten verlas der Verwalter im Beisein seiner Mitarbeiterin diese Email. Die Eigentümergemeinschaft akzeptierte diese Darstellung und glaubte dem Verwalter.
Doch stellte sich heraus, dass der Verwalter dreist gelogen hatte: diese Email existierte nicht. Er hatte sie erfunden und einen fiktiven, von ihm selbst verfassten Text vorgelesen.
Denn als Eigentümer zum Ende der WEG-Versammlung Einblick in diese Email nehmen wollten – war sie nicht zu finden! Der Verwalter als auch seine Mitarbeiter zeigten sich deutlich unwohl und blätterten in den mitgebrachten Aktenordnern.

“Ist die Email bei dir? Ich kann sie gerade nicht finden.” – “Nein, bei mir auch nicht. Komisch. Muss doch irgendwo sein…”

Mit den Worten “Wir schicken Ihnen eine Kopie zu!” versuchte der Verwalter die Sache zu vertuschen und verließ sichtlich beklemmt den Versammlungsraum.

Epilog:
Die Email wurde nie zugesendet. Der Verwalter hatte frech gelogen. Es waren nie Daten versendet worden, obwohl sie berechnet worden waren.
Betroffen war nicht nur die o.g.  Eigentümergemeinschaft, sondern wohl auch die weiteren 300-400 WEGs, die von diesem Hausverwalter betreut wurden.
Der Trick mit der Berechnung der Datenübertragung im Rahmen der Zensus-Umfrage wird sich in Kreisen unseriöser Hausverwalter herumgesprochen haben und so tausende, vielleicht zehntausende Verwalter-Rechnungen generiert haben. Rechnungen wohl gemerkt, ohne erbrachte Leistung.

Dieser Verwalter ist heute noch hauptberuflich tätig und betreut hunderte von Eigentümergemeinschaften. Die chronisch überlastete Staatsanwaltschaft blieb untätig, da diesem Verwalter bisher nicht nachzuweisen war.

Empfohlene Maßnahmen:
Prüfen Sie alle Verwalter-Rechnungen für Sonderhonorar. Nicht nur ihre Existenz, vor allem ihre Berechtigung in Bezug auf die erbrachte Leistung.

 

Eigentümerversammlung: Anzahl der anwesenden Verwaltungsmitarbeiter sagt nichts über Kompetenz aus – oft nur psychologischer Trick

Hier ist Vorsicht geboten!

Wenn der Verwalter mit mehreren Mitarbeitern zu einer abendlichen Eigentümerversammlung erscheint und diese Mitarbeiter keine offensichtliche Funktion haben, möchte er hiermit physische “Präsenz” und damit “psychologisches Gewicht” zeigen.
weg-verwaltungsmitarbeiter versammlung
Denn, welcher Eigentümer auch immer sich in dieser Versammlung an den Verwalter wendet – seine Wortmeldung wird von Verwalterseite von mehreren Personen registriert werden, als Einzelperson wird er sich immer an eine Gruppe wenden.

Der Verwalter sucht in dieser Gruppe Schutz und Rückendeckung. Er scheint es zu brauchen. Absichtlich brachte zur Eigentümerversammlung “Verstärkung” in Form von weiteren Verwaltungsmitgliedern mit. Diese tragen zur Diskussion jedoch meist nichts bei und/oder es fehlt Fachwissen (Auszubildende).

Beispiel: Der Verwalter und Eigentümer eines Mietshauses lud die Mieter ein, um ihnen eine völlige unsinnige und überteuerte Fassaden-Dämmung nahezubringen.
Er kam deshalb mit 6 Verwaltungsmitgliedern, einschließlich dem Hausmeister.
Auch seine Präsenz war erforderlich, da die Argumentation der geplanten Sanierungsmaßnahme schwach und der Verwalter zumindest mit “physischer Präsenz” punkten wollte.

Beispiel:
Dass diese Strategie “nach hinten losgehen” kann, zeigt das Beispiel einer Eigentümerversammlung, zu der der Verwalter mit insgesamt 5 Verwaltungsmitgliedern erschien.
Wie im Vorfeld dieser Eigentümerversammlung zu erwarten war, wurden dem Verwalter zahlreiche Unregelmässigkeiten vorgehalten.
Dieser reagierte zunächst ruhig, versuchte dann aber – mangels Argumente – durch lautes Rufen und Drohungen, einzelne, fragenden Miteigentümer aus der Versammlung auszuschliessen und die Regie der Versammlung zurückzugewinnen.

Ein Tipp: wenn der Verwalter “brüllt” – “brüllen” Sie zurück!
Bleiben Sie bei einer korrekten Wortwahl – aber erheben Sie Ihre Stimme und zwar genauso laut wie der Verwalter.
Das “Brüllen eines Verwalters” – man möge die Wortwahl entschuldigen, aber anders kann es nicht beschrieben werden – ist ein psychologisches Werkzeug. Aus der Tierwelt kennen wir das Brüllen eines Löwen, der hierdurch seine Macht demonstrieren möchte.
Ähnlich verhalten sich manche, unseriöse Hausverwalter.
Deshalb: erheben Sie ohne Bedenken Ihre Stimme und verweisen Sie diesen Verwalter zurück.

Bei einer Eigentümerversammlung, bei der sich der Verwalter so unprofessionell verhält, ist die Anwesenheit der übrigen Verwaltungsmitarbeiter, davon 2 Auszubildende, eher peinlich. Wahrscheinlich wäre der Verwalter besser alleine gekommen. So hatte er nun ungewollt zahlreiche Zeugen für sein Fehlverhalten.

Weiter hat auch die Anwesenheit so viele Verwaltungsmitarbeiter nicht sichergestellt, dass z.B. die Stimmvollmachten korrekt  bewertet wurden! In der Tat wurden mussten Wohnungseigentümer nach der Versammlung feststellen, dass mehrere Vollmachten, davon einige zu Gunsten des WEG-Verwalters (!) ungültig waren!
Die Anwesenheit von Verwaltungsmitarbeitern ist somit keine Gewähr für eine besser vorbereitete und durchgeführte Versammlung!

Empfohlene Maßnahme
Prüfen Sie mit wievielen Verwaltungsmitarbeitern der Hausverwalter zur Versammlung erscheint. Prüfen Sie, ob diese Mitarbeiter eine Funktion haben oder lediglich “dekoratives Beiwerk”.

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“Mit dieser Hausverwaltung arbeiten wir nicht mehr”

Diese Aussage eines örtlichen Handwerkers, der für die Qualität seiner erbrachten Leistung geschätzt wird, spricht für sich.

Auf Nachfrage teilt er mit, dass er mit “gewissen” WEG-Hausverwaltern nicht mehr zusammenarbeitet. Über die Gründe wollte er sich in dem Gespräch nicht äußern.

Bekannt ist jedoch, dass sich unseriöse Hausverwalter den “Dank” für die Auftragsvergabe vom Handwerker honorieren lassen. Meistens geht es um Zahlung von Bargeld oder um Gefälligkeiten, wie preiswertere bzw. Handwerkerarbeiten in der Privatwohnung des Hausverwalters.
Es ist auch übermittelt worden, dass Mitarbeiter einer großen Hausverwaltung die Handwerksbetriebe unverhohlen um die Finanzierung einer privaten Urlaubsreise baten.

Empfohlene Maßnahmen:
Empfehlen Sie ihrer Hausverwaltung ggf. die Ihnen seit Jahren bekannten Handwerker, von denen Sie wissen, dass sie gut arbeiten und auch für evtl. Nacharbeiten zur Verfügung stehen. Sollten diese nicht für Ihre Verwaltung arbeiten wollen, haken Sie unbedingt nach und fragen warum. Dies kann Aufschlüsse über Ihre Hausverwaltung geben.

Erschwernisse und Schikanen bei der Belegeinsicht im Büro des Verwalters

Um kritische Eigentümer an ihrem Recht auf Akten- und Belegeinsicht zu behindern greifen unseriöse WEG-Hausverwaltungen zu verschiedenen Mitteln:

Die Aktenordner werden speziell vorbereitet: es werden nicht die üblichen Ordner genommen, mit denen tagtäglich gearbeitet wird, sondern schmalere.
In diese wird der gesamte Inhalt der normalen Akten gepresst, so dass er kaum noch zu schließen ist und bei jeder Berührung auseinanderzubersten droht.
Trifft ein Belegprüfer auf einen solchen Ordner sieht er sofort, was beim Öffnen passieren wird. So soll die Einsichtnahme verhindert bzw. erschwert werden.
Empfohlene Maßnahme:
Nehmen Sie ungestört Einsicht, umso genauer und sorgfältiger da Sie wissen, dass man Sie demotivieren möchte. Öffnen Sie die Ordner, auch wenn die Blätter hervorquellen und sich der Ordner nicht mehr schließen lässt.
Nach Prüfung legen Sie die herausgequellten Blätter einfach wieder oben auf den Ordner – ist ja nicht Ihr Problem, wenn dieser zu schmal ist…

Es fehlend Kontenpläne, Kontenblätter, Übersichten über die verschiedenen Buchungen der Konten, fehlenden Anfangs- und Endbestände.
Diese Unterlagen müssen in den Akten sein – alles andere macht keinen Sinn. Weder für den Belegprüfen noch für den Sachbearbeiter.
Empfohlene Maßnahmen:
Gehen Sie zurück zu Ihrem Ansprechpartner und fordern Sie diese Unterlagen ein.
Teilen Sie ihm mit, dass Ihr Besuch angekündigt war und dass Sie vollständige, prüfbare Unterlagen erwarten. Drohen Sie mit erneuten Besuchen.
Bringen Sie immer Zeit, Geduld, einen Dokumentenscanner und etwas zu Essen mit. Richten Sie sich ein.
Je unwilliger man Sie empfängt – je wichtiger und berechtigter ist die Prüfung.

Es fehlen komplette Aktenordner, wie die Jahresabrechnungen der übrigen Miteigentümer, die jeder Miteigentümer ebenfalls einsehen darf.
Empfohlene Maßnahmen:
Notieren Sie genau welche Unterlagen fehlen und weshalb sie nicht vorliegen.
Eine Hausverwaltung, die z.B. behauptet sie könne die aktuelle Jahresabrechnung nicht noch ein zweites Mal ausdrucken usw. ist unseriös.

Der Umgangston des Verwalters wird laut und aggressiv
Empfohlene Maßnahmen:
Bleiben Sie ruhig. Hören Sie genau zu. Wer so reagiert möchte etwas erreichen.
Machen Sie sich Notizen zu seinen Worten und seiner Art.
Nehmen Sie vor allem nichts persönlich: der Verwalter versucht Sie einzuschüchtern. Aber je offensichtlicher dies ist – je wichtiger und berechtigter ist eine genau Prüfung.

“Wir arbeiten vor allem mit Hausverwaltungen zusammen”

Vorsicht bei diesem Satz – dies ist nicht unbedingt eine Empfehlung!

Das Verhältnis zwischen unseriöser Hausverwaltung und Handwerkern/Dienstleistern ist ein spezielles, da Rechnungen kaum, unzureichend oder gar nicht geprüft werden.
Meist wird von den Eigentümern noch nicht einmal auf die Wahl des zu beauftragenden Dienstleister Einfluss genommen, so dass der WEG-Hausverwalter nach Gutdünken und frei wählen kann.

Es soll niemandem die Illusion einer “guten” Welt genommen werden. Aber die Wirklichkeit sieht anders aus: durch die fehlende Kontrolle wird wohl in keinem Bereich der deutschen Wirtschaft so viel zum Nachteil der Auftraggeber “geleistet”: unnötige Arbeiten, überteuerte Rechnungen, Schwarzgeld/Bakschisch/Provisionen wohin man schaut! Und alles von den Eigentümern/Auftraggebern abgenickt.

Deshalb: Vorsicht vor Unternehmen,  die sich auf den Bereich der Hausverwaltungen “spezialisiert” haben und dort die Mehrzahl ihrer Kunden finden.

Beispiel: Hausmeisterdienst XY
Betreuung von Haus-, Wohnungs- und Grundeigentum
Logo_hm

Unter dem Menüpunkt “Referenzen” befindet sich eine Liste von 14 Haus- und Immobilienverwaltungen.liste hv
Bei genauerem Hinblick stellt sich heraus, dass 2 Hausverwaltungen als unseriös zu bezeichnen sind, da diesbezügliche Gerichtsurteile bekannt sind.
Bei einer weiteren Hausverwaltung handelt es sich um die WEG-Verwaltung einer Verwandten des Hausmeisters, mit gleichem Familiennamen.

Empfohlene Maßnahmen
Schauen Sie sich die von der Hausverwaltung empfohlenen Dienstleister genau an.
Es kann sich um eine gute Empfehlung handeln. Muss es aber nicht.
Prüfen Sie, ob wirklich alle Rechnungen eine Daseinsberechtigung haben.
Prüfen Sie, ob die Kosten angemessen und nicht überhöht sind.
Machen Sie bei Bedarf Alternativ-Vorschäge von Ihnen persönlich bekannten Dienstleistern und beobachten Sie die Reaktion des Verwalters.

Klare, verständliche Angaben zur Gewerbeaufsichtsbehörde

Auch Hausverwaltungen unterliegen der Gewerbeaufsicht.
Wenn Hausverwaltungen diesen Hinweis in untenstehender Weise formulieren ist dies klar und nicht mißverständlich:

Aufsichtsbehörde: Aufsichtsbehörde nach §34c GewO: Ordnungsamt Berlin-Mitte, Karl-Marx-Allee 31, 10178 Berlin
aufsichtsbehörde nach GewO

Ebenfalls klar und nicht mißverständlich ist die Angabe auf der Internetseite einer anderen Hausverwaltung mit folgendem Text:

Wir dürfen darauf verweisen, dass unsere Gesellschhaft ein erlaubnispflichtiges Gewerbe im Sinne von § 34c der Gewerbeordnung betreibt. Genehmigung nach § 34c GewO erteilt durch: Ordnungsamt der Stadt Leipzig. Zuständige Aufsichtsbehörde: Ordnungsamt der Stadt Leipzig.

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Ein drittes, positives Beispiel: auch hier klare, nicht missverständliche Angeben
positives beispiel

Ein Blick in § 34c der Gewerbeordnung (GewO) gibt Auskunft über den Inhalt dieses Paragraphen:

gewerbeordnung

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