Archiv der Kategorie: Unregelmässigkeit vom Beirat NICHT gerügt/aufgedeckt

Eigentümergemeinschaften in Sachen Wirtschaftlichkeit auf Steinzeit-Niveau!

Durch unnötige oder überteuerte, intransparente Kosten, Begünstigung von verwalternahen Miteigentümern und Beiräten

Jede Dönerbude ist betriebswirtschaftlich besser aufgestellt – Grund sind Nachlässigkeit, Korruption und Gruppendruck

Wohnungseigentümer mögen im Privatbereich sorgfältig und abwägende mit Ausgaben umgehen – sobald es die Eigentümergemeinschaft betrifft scheinen normale Verhaltens. und Denkweisen außer Kraft gesetzt, Prioritäten verändert, wirtschaftliche Aspekte völlig ignoriert und Grundzüge betriebswirtschaftliche Abläufe bleiben unbeachtet.
Oder: in der Gemeinschaft hört das Denken auf.
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Hausverwalter vertuscht fehlende Hausgeldzahlungen

Statt monatlich zahlte ein Eigentümer sein Hausgeld nur 11 x jährlich

Wissen Sie, wie hoch die Forderungen Ihrer Eigentümergemeinschaft sind?
Wissen Sie, wieviel Hausgeld wie lange schon nicht mehr gezahlt wurde?
Wissen Sie, welche Nachzahlungen aus der Jahresabrechnung  n i c h t  geleistet wurden?
Praxisbeispiel:
Besser weniger Hausgeld als gar keines, das dachte sich wohl der Verwalter einer mittelgroßen Eigentümergemeinschaft. Ein ausländischer Miteigentümer hatte dem Verwalter zuvor zu verstehen gegeben, dass er nur 11 x im Jahr Hausgeld zahlen werde. Dies müsse reichen.

Das Prekäre: die Miteigentümer wurden vom Verwalter hierüber nie informiert:
– weder über die offene Weigerung des Miteigentümers das fällige Hausgeld zu zahlen
– noch über die so auflaufenden Außenstände.
Vertuscht werden konnte dies jahrelang weil weder Beirat noch übrige Miteigentümer die Abrechnung und die Zahlungseingänge richtig prüften.

Außenstände werden auch im “Vermögensstatus” bekanntgegeben.
Selbst wenn die Abrechnungsunterlagen nur “überflogen” werden – sollten Außenstände im Vermögensstatus ausgewiesen und erkennbar sein.

Im Gegensatz zu jedem Kleinstunternehmer, der genau weiss, welche Forderungen er hat, haben Eigentümergemeinschaft oft nicht die geringste Ahnung.

Der Grund: die Erstellung so wichtigen Vermögensstatuses ist keine Pflicht!
Dieser Ausweis kann vom Verwalter gesetzlich nicht verlangt werden.
Und so lange die Eigentümer dem WEG-Hausverwalter und dem Verwaltungsbeirat “blind” glauben und sich nicht selbst engagieren – durch Nachfragen, Prüfungen, Belegeinsicht –  solange werden ihnen ggf. wichtige Informationen vorenthalten.

Empfehlung:
Der aktuelle Vermögensstatus ist eines der wichtigsten Dokumente einer Eigentümergemeinschaft. Er sollte jeder Jahresabrechnung beigefügt und verständlich dargestellt sein.

WEG-Bankkonto mit Selbstbedienungsfunktion?

Hausverwalter bucht ohne Erklärung Beträge zur Begleichung von Privatrechnungen mit Miteigentümern vom Gemeinschaftskonto ab

Manche Leistungen erbringt ein WEG-Hausverwalter für einzelne Miteigentümer /  Sondereigentümer. So z.B. Kopien der Teilungserklärung, usw…
Dieses sind privatrechtliche Leistungen des Verwalters, die nichts mit der Eigentümergemeinschaft als ganzes zu tun haben. Die vom Verwalter berechneten Leistungen sind den einzelnen Miteigentümer privat in Rechnung zu stellen.

Dies sieht ein WEG-Hausverwalter anders. Er bucht die entsprechenden Beträge einfach vom WEG-Konto ab. In der Bankabstimmung lassen sich Abbuchungen finden, die in der Gesamtabrechnung  nicht zu finden sind und deshalb auch den einzelnen Miteigentümern (im Rahmen der Einzelabrechnung) nicht berechnet wurden.

Im einzelnen sind dies:
Mahnkosten der Hausverwaltung für Miteigentümer S – 35,70 €
(Mahnkosten gehen zu Lasten des Gemahnten)
Rg der Hausverwaltung für Miteigentümer C  für Photokopien — 44,03 €
Rg der Hausverwaltung für Miteigentümer N für Kopien der Teilungserklärung – 75,57 €

Man hätte vermuten können, dass diese Beträge den Sondereigentümern im Rahmen der Jahresabrechnung speziell in Rechnung gestellt werden, z. B. unter der Position “Sonderkosten einzelner Eigentümer”. Der Betrag würde dann vom Guthaben in Abzug gebracht oder auf die Nachzahlung aufgeschlagen werden.
Aber auch in der Jahresabrechnung tauchten diese Beträge nicht auf.

Der Verwalter findet es prima so. Ebenso seine verwalternahen Beirat, die ihn in allem unterstützen und auch hier keinen Grund zur Beanstandung sehen.

Verwalter-Sonderhonorar für angebliche Leistung (“Koordination” Rauchmelder)

Sonderhonorar: Nicht berechtigt, falsch berechnet, falsch kontiert und in der Jahresabrechnung nicht als "Sonderhonorar" ausgewiesen

Wann darf ein WEG-Verwalter Sonderhonorar berechnen?
Die meisten Aufgabe einer Hausverwaltung sind mit dem Verwaltervertrag abgegolten.
Nur für einige wenige Aufgaben, darf der Verwalter Sonderhonorar-Rechnungen erstellen.
Und auch nur, wenn es sich um eine besondere Leistung handelt oder eine Erstattung (z.B. Portokosten), die im Verwaltervertrag festgehalten ist – und die Rechnung vom Betrag her angemessen und nicht überhöht ist.

Praxisfall:
Der WEG-Verwalter ist bekannt dafür, jährlich zahlreiche Rechnungen über Sonderhonorar zu stellen. Die Rechnungen schreibt er an die WEG mit Anschrift c/o Hausverwaltung X.
Die Eigentümer erfahren von dieser Rechnung nur wenn sie den Ordner mit den Rechnungsbelegen sorgfältig durchsehen. Diese Aufgabe obliegt dem Beirat, der der  Eigentümergemeinschaft über die Richtigkeit der Abrechnung Auskunft gibt.

Im Fall dieser Hausverwaltung besteht ein sehr gutes Verhältnis zum Beirat – alle Rechnungen der Verwaltung werden anstandslos akzeptiert und die übrigen Eigentümer über Ungereimtheiten nicht informiert.

So auch diese völlig überzogene Rechnung der Hausverwaltung, die die allgemeine Pflicht zur Anbringung von Rauchmeldern als Anlaß für eine Sonderrechnung nahm.
Eine Leistung wurde nicht erbracht. Lediglich die Beauftragung der Fa. Objektus mit der Installation der Rauchmelder. Diese Beauftragung einer Dienstleistungsfirma gehört aber zum Aufgabenbereich eines Hausverwalters, der mit dem Grundhonorar abgedeckt ist.
Dies weiß die Hausverwaltung sehr wohl und ließ sich zur leichteren Durchsetzung ihrer Forderung von den unwissenden Miteigentümern in der vorangegangenen Eigentümerversammlung einen Beschuss über diese “Zusatzleistung” absegnen.

Daraufhin wurde untenstehende Sonderhonorar-Rechnung mit blumigem Text erstellt und der Betrag vom WEG-Konto abgebucht:

RECHNUNG NR ….
Für den außerhalb der üblichen Verwaltungstätigkeit liegenden Mehraufwand in Bezugnahme auf die Abwicklung und Koordination der Rauchwarnmelder Im Kalenderjahr 20… erlauben wir uns, Ihnen gemäß Beschluß der Eigentümerversammlung folgende Kosten in Rechnung zu stellen:
25 Wohneinheiten à 10 € – 250 €
zzgl. MwSt. 19 % – 47,50 €
Gesamtbetrag: 297,50 €

Es handelt sich um eine Rechnung ohne erbrachte Zusatzleistung.
Die Leistung des Verwalters besteht lediglich darin, die Rechnung geschrieben zu haben.

Buchhalterische Behandlung der Rg. über Sonderhonorar “Koordination Rauchmelder”:

a) Fehlerhafte Verbuchung
Buchhalterisch gefordert wird der separate Ausweis von Sonderhonorar des Verwalters.
Dies wurde hier nicht beachtet. Nicht ohne Grund, denn dann würde diese nicht berechtigte Rechnung schneller auffallen.
Also wurde diese Rechnung unter der Kontenposition “Laufende Reparaturen der Wohnungen” verbucht entnommen.

b) Fehlerhafte Anzahl Wohneinheiten
Die Anzahl der Wohneinheiten ist 25. Die Anzahl der Wohnungen nur 24. Als eine separate Einheit wird der Garagenhof behandelt.
Es ist somit unkorrekt Sonderhonorar für  “25 Wohneinheiten” (s.o.) zu berechnen, denn in den Garagen wurde bisher kein Raumelder angebracht.
Die Zusatzkosten der Wohneinheit “Garagenhof” wurden zudem unkorrekterweise den “Wohnungen” in Rechnung gestellt.

c) Fehlender Ausweis als “Sonderhonorar” der Verwaltung
In der Jahresabrechnung muss Sonderhonorar als Sonderhonorar erkenntlich sein und ist unter dieser separaten Position auszuweisen. Obwohl die Position “Zusatzkosten Hausverwaltung” für das Sonderhonorar kürzlich eingerichtet wurde, zog der Verwalter vor, diese Rechnung unter dem “Kto 3100 Laufende Reparaturen Wohnungen” zu verbuchen.

Fazit:
Die Sonderhonorar-Rechnung zur “Koordination der Rauchwarnmelder” ist nicht nur inhaltlich nicht berechtigt, da die Beauftragung von Dienstleistern zum normalen Arbeitsgebiet des Verwalters gehört – die Rechnung ist auch zu hoch und falsch berechnet, falsch kontiert worden.
Dies alles ist kein Zufall, es hat Methode.

Nachtrag:
An Selbstbewußtsein fehlt es diesem Verwalter nicht und so stellt er sich auf seiner Internetseite wie folgt dar:
“Die Hausverwaltung X ist Mitglied im BFW, dem Bundesfachverband für Wohnungs- und Immobilienverwalter. Dieses Gütesiegel garantiert Ihnen professionelle Dienstleistungen und ständige Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter unseres Unternehmens.”
Den anderen großen Verwalterverband, in dem er seit Jahren Mitglied war, erwähnt er nicht mehr auf seiner Webseite. Nach wiederholten Beschwerden über diesen Verwalter hat man ihm ggf. den Austritt nahegelegt.

Geschenke des Verwalters an Hausmeister – ohne Wissen aber auf Kosten der WEG

Wie WEG-Hausverwalter sich durch Geschenke die Zuneigung des Hausmeister erhalten - und zusätzlich daran verdienen

Ein Verwalter hat gerne alles im Blick. Nur kann er nicht immer überall vor Ort sein. Hilfreich sind da “Hausmeister”, auch wenn die einzige Tätigkeit darin besteht, zweimal wöchentlich die Mülltonnen an den Straßenrand zu stellen.
Wenn sie fest angestellt sind, kann es sein, dass dieser Personen überbezahlt sind. Sinnvoll ist deshalb ein externer Hausmeisterdienst, der flexibler kündbar ist.

Besonders wenig seriöse Hausverwalter legen Wert auf ein besonders gutes Verhältnis zum “Hausmeister”.  Auch wenn seine Leistung bereits überbezahlt ist…. zu Weihnachten möchte sich der Verwalter festlich-dankbar für die gute Zusammenarbeit zeigen und lässt Geschenk-Korbe und Präsente (Weine, Schokoladen usw.) durch eine externe zusammenstellen und ausliefern.

Die Geschenke lässt der Hausverwalter dem Hausmeister zukommen….. die Kosten hierfür tragen die Miteigentümer.

Es fällt auf:
– Die Eigentümer werden in der Regel über ihre großzügigen Gesten/Geschenke n i c h t  informiert.
– die Beiräte, die diese Rechnungen im Rahmen der Belegprüfung sehen sollte, ignorieren sie oder schweigen gegenüber den übrigen Miteigentümern.
– bestellt werden die Geschenke im November, ausgeliefert an den Hausmeister im Dezember
– die Weiterbelastung dieser Kosten – die zudem die die Eigentümergemeinschaft trägt und nicht der Verwalter – erfolgt gerne im nächsten Jahr.
Warum? Wären nicht Zeit genug vorhanden, die Berechnung im Auslieferungsjahr erfolgen zu lasen?
Natürlich. Aber wie so oft, wo es nicht auffallen soll, werden Dienstleistung und Rechnung/Bezahlung jährlich getrennt.
Der Grund: ein Prüfung soll erschwert werden und der Zusammenhang vertuscht.

Praxisfall:
Ein Hausverwalter lässt sich von einer Spirituosen-Firma 60 Präsentpakete erstellen und liefern.. Ware und Verpackung netto 1.570,52 €, inkl. MwSt: 1.822,60 €

Zusatzinfo auf der Rechnung an den Verwalter vom 28.11.: “Wir haben 60 Präsentkörbe im wertmäßig fast gleichem Inhalt zusammengestellt. Wert je Korb: 30,38 €.”

Die Kontrolle ergibt: 1.822,60 / 60 = 30,38 € brutto. Stimmt also.
Der Nettowert je Paket beträgt 1.570,52 / 60 = 26,17 €.
Der Verwalter hat also 60 Körbe für 60 Hausmeister o.ä. bestellt.

Obwohl  zwischen Erhalt der Rechnung (28.11.) und dem Jahresende (31.12) noch genug Zeit wäre, die Rechnung für die finanzielle Weiterbelastung an die Eigentümer zu erstellen…. befindet sich keine diesbezügliche Rechnung in den Abrechnungsunterlagen.
Ein Grund mehr, sich schon die Belege des nächsten Jahres anzusehen – und – bingo! – es gibt eine Rechnung und zwar vom 02. Januar des Folgejahres.

Der Verwalter schreibt einer Rechnung an die WEG, die von ihrem Glück nichts weiß  (einen diesbezüglichen Beschluss oder eine Info des Hausverwalters/Beirats gab es nie). Auch diese  Rechnung haben die Eigentümer nie gesehen, weil der Verwalter sie praktischerweise an sich selber schreibt. Auffallend die unsinnige Argumentation und die schwulstige Ausdrucksweise, typisch für unseriöse Hausverwalter:

An die WEG Mustergemeinschaft,
c/o Hausverwalter XY
Hausverwalterstr. 10
0000 Hausverwalterstadt

Rechnung-Nr. ….            Datum: 02. Januar…….
“Mit Rücksicht darauf, dass aus sozialversicherungs- und steuertechnischen Gründen in den meisten Fällen das sonst übliche Weihnachtsgeld ab 1999 nicht mehr gezahlt werden kann, habe wir im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft als Motivationsanreiz folgenden Mitarbeiter/Mitarbeiterin ein attraktives Weihnachtsgeschenk überbringen lassen: für Herrn …(Name des Hausmeisters)


Freundliche Grüße,
Unterschrift Verwalter
Steuernummer vorhanden,, Kontoverbindung fehlt auf dieser Rechnung. Warum?

Was fällt auf?
Gekauft hat der Hausverwalter die Präsente inkl. Verpackung für 30,38 € brutto.
Weiterberechnet an die Eigentümer wurden diese Präsente für 52,70 €  (49,70 € + 3 €).
Differenz: 22,32 €.
x 60 Präsente = 1.339,20 €

Der Verwalter hat nicht nur die Bindung zum bereits überbezahlten “Hausmeister” gestärkt, er hat ganz nebenbei und ohne Leistung – nur durch das Schreiben von Rechnungen – 1.340 € dazuverdient.
Die Eigentümer sind hierüber nicht informiert. Weder vom Verwalter noch vom Verwalter-nahen Beirat.

Vom Verwalter akzeptiert: überteuerte Handwerker-Rechnungen mit Pauschalpositionen

Nicht vergleichbare, nicht überprüfbare, oft überteuerte Rechnungen - zum finanziellen Schaden der Eigentümergemeinschaft

Von Handwerkern erstellte Pauschalrechnungen sind weder vergleichbar noch nachvollziehbar und oft maßlos überteuert.

Ein Handwerker, der diese Art von Rechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft gegenüber ausstellt, will “Kasse machen”. Dies geht nur in Abstimmung mit einem unseriösen Hausverwalter, denn ein seriöser würde sich gegen diese Art Rechnung wehren.
Und wenn der Handwerker sehr gut verdient – ist das Wohl des unseriösen Hausverwalters auch nicht weit entfernt. All dies geht zu finanziellen Lasten der Eigentümergemeinschaft.

Denn die Gemeinschaft wird bei einem verwaltertreuen Beirat über diese Art der Unregelmäßigkeit nicht informiert. Warum auch? Wo ein “Happen” für den Verwalter abfällt ist auch ein “Happen” für den Beirat möglich.

Beispiel für ein Rechnung mit Pauschalpositionen:
In diesem Fall muss angenommen werden, dass der “Schimmel” in der Wohnung durch einen Haar-Riß im oberliegenden Balkon verursacht wurde, verbunden mit wochenlang stehendem Wasser, da der Ablauf über längere Zeit unzufriedenstellend war.

Kurioserweise werden die Malerarbeiten von der gleichen Firma ausgeführt, die zuvor den oberliegenden Balkon bearbeitet hatten. Es ist selbstredend, dass die Ursache für die Feuchtigkeit in der unterliegenden Wohnung “natürlich nicht” in einem Fehler in der Bearbeitung des oberliegenden Balkons zu finden ist.

Der Architekt, mit dem die Balkonsanierung zuvor stattgefunden hatte, hatte diese Handwerkerfirma finanziell “kurz gehalten”, so dass auf ihren Rechnungen manche Positionen nicht bezahlt und gestrichen wurden.
Nun werden sie von der Hausverwaltung beauftragt ihren eigenen Schaden zu reparieren und haben dazu die Möglichkeit, dies ohne begleitenden Architekt zu tun, dem die Unverhältnismäßigkeit dieser Rechnung sicher aufgefallen wäre.
Also eine Möglichkeit, ausgefallenen Gewinn einzuholen.
Denn Verwalter und Beirat prüfen nicht auf Sinn und Sinnhaftigkeit der Rechnung.

Die Handwerkskammer teilte auf Nachfrage mit, dass ein Handwerker diese Art Pauschal-Rechnung nur erstellen darf, wenn er die Zustimmung des Auftraggebers (Verwalters) hat bzw. zuvor ein entsprechendes “Pauschal-Angebot” eingereicht hatte, das akzeptiert wurde.

Ein Verwalter ist verpflichtet wirtschaftlich zu handeln.
Dies ist hier eindeutig  n i c h t  der Fall, sondern das Gegenteil.
Der Verwalter hat in mehrfacher Weise unwirtschaftlich und entgegen den Interessen der Eigentümer gehandelt.

Wir fassen zusammen:
die Handwerksfirma behebt ihren eigenen Schaden und berechnet diese Arbeiten

die Handwerksfirma reicht ein Pauschal-Angebot ein bzw. der Hausverwalter akzeptiert eine nicht nachprüfbare, nicht vergleichbare Rechnung aus Pauschalpositionen

ein Vergleichs-Angebot von einem anderen Handwerker holte der Verwalter nicht ein

die vorherigen Rechnungen für die Balkonsanierung dieser Handwerkerfirma waren zuvor vom Architekten gekürzt worden

die Summe der Pauschalrechnung von über 4000 € scheinen deutlich zu hoch

Die Positionen der Rechnung, die nur aus Pauschalpositionen besteht:
1,00 pschl. Abdecken und Abkleben …150,00 €
1,00 pschl. Staubwand erstgellen und Entfernen … 350,00 €
1,00 pschl. Reinigen der befallenen Schadstellen … 50,00 €
1,00 pschl. Tapete entfernen … 100,00 €

1,00 pschl. Decke- und Wandflächen mit Kalkglätte …1.750,00 €
aufbringen und Glätten (Kalziumsilikatplatten kleben)
vorgenannten Fläche mit Silikatgrundierung streichen und rollen,
wie vor mit einer Innensilikatfarbe, weiss leicht getönt streichen und rollen.

2,00 Trocknungsgerät aufstellen à 75 € … 150,00 €
2,00 Miete für 11 Tage à 30,00 € … 660,00 €

1,00 Stk Baustelle einrichten … 100,00 €
1,00 Stk fachgerechte Entsorgung … 75,00 €

Summe 3.385,00 € + MwSt. 643,15 € = 4.028,15 €

Sonderhonorar für Prüfungen zum Mindestlohngesetz

Nach dem Motto "Kleinvieh macht auch Mist" berechnet dieser WEG-Hausverwalter Leistungen die mit seinem Vertrag schon abgegolten sind.

“Für die außerhalb der üblichen Verwaltungstätigkeit liegende Überprüfung des nebenberuflichen Beschäftigungsverhältnisses zur Sicherstellung der Erfüllung der Vorgaben durch das Mindestlohngesetz erlauben wir uns, zumindest einen Teil unseres Zusatzaufwandes wie folgt abzurechnen:

Pauschale 30 € + 20 % Sachkostenpauschale (Porto, Telefon.. ) 6 € 
= 36 €+ MwSt. 6,84 € = Rechnungsbetrag 42,84 € “

Verbucht werden diese Kosten auf das Konto 3050 “Sonstige Kosten”.

Fazit:
Die Prüfung ist wahrscheinlich unnötig und wäre -wenn den nötig – mit dem normalen Verwalterhonorar abgegolten.
Die Kontierung auf die “Sonstigen Kosten” entspricht NICHT den gesetzlichen Erfordernissen, die einen separaten Ausweis auf einem Konto “Sonderhonorar Hausverwaltung” erfordert. Damit die Eigentümer diese Kosten deutlich zur Kenntnis nehmen. Dies war hier nicht gegeben.

Sonderhonorar für Auskunft Creditreform eines langjährigen Miteigentümers

Wieder unnötige und unsinnige Kosten - verursacht vom WEG-Hausverwalter

Der WEG-Hausverwalter kann nur sehr wenigen, klar definierten Fällen die Zustimmung des Verwalters zum Verkauf einer Wohnung verweigern.
Dies z. B., wenn eine große Zahlung (z.B. Sonderumlage) für den künftigen Eigentümer ansteht und es offensichtlich ist, dass er nicht über ausreichende finanziellen Mittel verfügt.
Nur in diesem speziellen Fall, wenn bereits wenn bereits Zweifel zu der finanziellen Situation des Käufer vorhanden sind, ist eine Überprüfung der Bonität sinnvoll. Diese Konstellation ist äußerst selten.

Warum also berechnet der Verwalter Kosten für eine angeblich eingeholte Auskunft zur Bonität eines neuen Eigentümers? “Angeblich” -weil seiner Sonderhonorar-Rechnung keinerlei Anlage beigefügt ist, aus der die Eigentümergemeinschaft die Bonität des Neueigentümers entnehmen kann.

Kritik:
– die Einholung einer Bonitätsauskunft bei der Creditreform ist unnötig, da der Verwalter seine Zustimmung bis auf seltene Einzelfälle nicht verweigern kann
– die Kosten von 65 € netto ist nicht nachvollziehbar, die wirklichen Kosten werden auf ca. 10 € geschätzt
– ob eine Bonitätsauskunft wirklich eingeholt wurde ist unklar, da sie der Rechnung nicht beigefügt und auch sonst dem Nutznießer – der Eigentümergemeinschaft – nicht zur Verfügung gestellt wurde
– in diesem Fall war der Käufer der Wohnung ein langjähriger Miteigentümer der WEG.
Umso unsinniger die Initiative des Verwalters, eine Bonitätsauskunft für diesen einzuholen
– buchhalterisch verbucht wurden diesen Kosten einmal wieder und unkorrekterweise auf das Konto “3050 Sonstige Kosten“, anstatt auf das Konto “Sonderhonorar der Verwaltung”.

“Für die Einholung einer Auskunft beim Verein Creditreform über Herrn A… berechnen wir Ihnen folgende Kosten:
Pauschale für die Anfrage beim Verein Creditreform: 65,00 € + MwSt. 12,65 €
= Rechnungsbetrag 77,35 €

 

Sonderhonorar für die Änderung von Verteilungsschlüsseln

Schnelles Geld dank "Mischkalkulation": 1.630 € für wenige Minuten Arbeit

Alle Hausverwaltungen arbeiten mit einer Software für das Erstellen der Jahresabrechnung.
Die Änderung von Einstellungsparametern dieser Software ist eine Sache, die in wenigen Sekunden ausgeführt werden kann. Bei mehreren Verteilungsschlüsseln, wie in diesem Fall, wird die Änderung in wenigen Minuten ausgeführt sein.

Die Gesetzgebung hat deshalb die Möglichkeit, Sonderhonorar berechnen zu können, sehr begrenzt. So ist ein zusätzlichen Abrechnen von Tätigkeiten, die zum Alltagsgeschäft einer Hausverwaltung gehören und schon mit dem normalen Verwalterhonorar abgedeckt, kaum möglich.
Zusätzlich als Sonderhonorar abgerechnet werden können: Auslangen wie Porto und Kopien, wenn zuvor so im Verwaltervertrag festgehalten  und Arbeiten, die über die normale Tätigkeit eines Hausverwalters hinausgehen, wenn diese z.B. gleichzeitig Architekt ist und anstelle eines Architekten für die Eigentümergemeinschaft tätig wird. Auch in diesem Fall muss dies im Verwaltervertrag vorgesehen sein und muss der Leistung/dem Arbeitsaufwand entsprechen.

Eine besondere Kompetenz für das Ändern von Verteilungsschlüsseln benötigt dieser Verwalter nicht. Es ist so aufwendig, als würde man in einem Rechnungsprogramm den Mehrwertsteuersatz ändern.

Für diesen Verwalter gibt es wenig andere Möglichkeiten mit so geringem Zeitaufwand und Spezialkompetenz einen höheren Umsatz zu machen. Denn er berechnet lt. seiner Gebührenliste für jede Änderung des Verteilungsschlüssel pro Wohnung (!) 10 €.

Die Änderung wird er nur einmal pro Kontenposition eingeben, der Bezug auf die Anzahl von Wohneinheiten ist bedeutungslos. Der Verwalter weigerte sich bisher immer einen genauen Zeitaufwand für Änderungstätigkeit bekanntzugeben. 

Die Eigentümergemeinschaft besteht zu einem großen Teil aus hochbetagten und altersschwachen Rentnern. Um sein Vorhaben abzusichern, ließ der Verwalter sich diese Honorierung in einem Beschluss zusammen mit der geplanten Änderung verschiedener Verteilungsschlüssel bestätigen.

Es ist bezeichnend, dass diese Rechnung bei der Prüfung der Jahresabrechnung nicht auffiel.
Denn der Verwalter erwähnte diese Rechnung nicht.
Sie wäre aufgefallen, wenn sie korrekterweise in einer Kostenposition “Sonderhonorar Hausverwaltung” aufgetaucht wäre – statt dessen wurden diese Kosten in das undurchsichtige Konto “3050 Sonstige Kosten” gebucht.“Für die außerhalb der üblichen Verwaltungstätigkeit liegende Änderung der Kostenverteilungsschlüssel gemäß Beschluß unter Tagesordnungspunkt 8 in der Wohnungseigentümergemeinschaft vom 25.09.20.., erlauben wir uns, gemäß Verwaltervertrag-Gebührenliste Punkt 16 folgende Kosten in Rechnung zu stellen:

11 Verteilungsschlüssel x 25  (24 Whg. + 1 Garage)
275 à 5 € (anstatt der üblichen angesetzten Kosten in Höhe von 10,00 €)
Zwischensumme: 1.375 € + Mwst. = 1.636,25 €

Die Abbuchung vom WEG-Konto nimmt der Verwalter selber vor. Er hat ja die Kontovollmacht.
Auf welches Konto er diesen Betrag überweist bleibt unbekannt: auf allen von ihm ausgestellten Sonderhonorar-Rechnungen fehlt die Bankverbindung. Warum?

Sonderhonorar des Verwalters für die Montage von Rauchmeldern

Ausgeführt nicht etwa vom WEG-Hausverwalter, sondern einem externen Dienstleister

Warum nicht auch für das Tätigwerden eines externen Dienstleisters Rechnungen schreiben? – Nach dem Motto: lass andere arbeiten und halte die Hand auf…

Zur Klarstellung: der Hausverwalter selber hat  k e i n e  Rauchmelder montiert, er hat allenfalls den Auftrag dem Dienstleister erteilt. Und diese Tätigkeit gehört zu den Kerntätigkeiten eines jeden Hausverwalters, auch wenn sich der Rechnungstext anders anhört. Dies ist Augenwischerei, gedacht die meist älteren Miteigentümer falsch zu informieren.

“Für die außerhalb der üblichen Verwaltungstätigkeit liegende Beauftragung der Firma Objektus GmbH und dem in diesem Zusammenhang stehenden Mehraufwand für die Montage der Rauchwarnmelder in den Sondereigentumseinheiten der Wohnungseigentümergemeinschaft erlauben wir uns, Ihnen gemäß Beschluss der Eigentümergemeinschaft aus dem Jahre 20…, folgende Kosten in Rechnung zu stellen:
23 Wohneinheiten à 10 € = 230 € + MwSt. 43,70 € = 273,70 €

Auch diese Rechnung wurde, wie viele andere, nicht auf das buchhalterische Konto “Sonderhonorar Verwaltung” gebucht, sondern auf das unverfängliche Konto
“3100 Laufende Reparaturen”

Sonderhonorar für das Ablesen von Zählerständen – warum?

Die übliche Verwaltertätigkeit ist mit dem normalen Verwalterhonorar abgegolten.
Nicht jedoch für diesen WEG-Hausverwalter.

Für die außerhalb der üblichen Verwaltungstätigkeit liegende Organisation zur Ablesung der Zählerstände, Kontrolle auf Plausibilität und Übermittlung an die Versorgungsträger sowie Kontrolle der dann erhaltenen Jahresabrechnungen, erlauben wir uns, Ihnen folgende Kosten in Rechnung zu stellen:
4 Zähler à 25,00 € = 100,00 € zzgl. MwSt. 19,00 € -> Gesamtrechnungsbetrag: 119,00 €

Gehen wir davon aus, dass dieser Verwalter ca. 60 WEGs betreut, dann ergibt dies einen Umsatz von 119 x 60 = 7.140 €.
Und wieder wurde auch diese Rechnung in das buchhalterische Konto “3050 Sonstige Kosten” gebucht – anstatt auf ein spezielle Konto mit der Bezeichnung “Sonderhonorar Hausverwaltung”.
Ziel dieses Verwalters ist es Rechnungen für Leistungen zu erstellen, die bereits mit seinem Honorar abgedeckt sind – und die Eigentümer diesbezüglich unwissend zu lassen (“Sonstige Kosten”)

…und immer wieder Angebote mit “Pauschalpositionen”

Statt detaillierter Kostenvoranschläge präsentiert der WEG-Verwalter nur Angebote mit Pauschalpositionen. Warum?

Kostenvoranschläge und Angebote mit höheren Beträgen sollten detailliert und somit vergleichbar sein.
Manchen Hausverwaltungen passt soviel Transparenz nicht, sie versuchen, Beschlüsse auf Basis undurchsichtigen Pauschalangeboten durchzusetzen. Oft zu Gunsten “verwalternaher” Unternehmen oder Unternehmen. Die Folge: während oder nach den Arbeiten müssen die Kosten “überraschenderweise” nach oben korrigiert werden. Dann ist es aber zu spät einen anderen Anbieter zu wählen oder die Intransparenz der vorliegenden Kostenvoranschläge zu kritisieren. Viele Eigentümer interessieren sich auch nicht dafür, ob die Gründe für die Kostenerhöhung berechtigt sind, sie glauben der WEG-Hausverwaltung blind.

Es ist Aufgabe des Verwaltungsbeirats, die vorliegenden Angebote vor einer Eigentümerversammlung geprüft zu haben. Dies ist leider oft nicht der Fall. Gerade Beiräte, die ein besonders gutes Verhältnis zur Hausverwaltung haben – und denen für diese “gute Einvernehmen” auf der jährlichen Eigentümerversammlung vom Verwalter besonders gedankt wird – glauben dem Verwalter “blind”. Angebote werden nicht geprüft, sie werden oft noch nicht einmal angefordert oder durchgelesen. So fallen auch intransparente Pauschalangebote nicht auf.

Wie fallen Angebote mit Pauschal-Positionen auf?
1. Zunächst müssen die Angebote den Wohnungseigentümern vorliegen.
Und genau dies ist in den meisten Fällen nicht der Fall.
Empfehlung: kümmern S i e  sich selber! Verlassen Sie sich nicht auf den Beirat.
In der Tagesordnung zur Eigentümerversammlung erscheint der Tagesordnungspunkt, Die betreffenden Angeboten sind der Einladung in der Regel  n i c h t  beigefügt.
Bitten Sie die Hausverwaltung sofort nach Erhalt der Einladung um Zusendung der betroffenen und bei der Verwaltung vorliegenden Kostenvoranschläge

2. Kostenvoranschläge mit Pauschalpositionen fallen durch eine einzige Position auf,
wie z.B. “1 Stück”. “1,000 psch”, “1,00 pauschal” , ” 1 Stk.” und einen einzigen (Gesamt-)Betrag auf.

Was tun, wenn in der Tat Angebote mit Pauschalpositionen vorliegen?
Bitten Sie die Hausverwaltung und den Beirat – dessen Pflicht es war, die Angebote vorab zu prüfen – um eine Stellungnahme und eine Erklärung.
Laut Handwerkskammer ist es  n i c h t  normal, auf Pauschalbasis Arbeiten auszuführen.
Jeder Handwerker, jeder Dienstleister ist angehalten, eine detaillierte Rechnung zu erstellen.

Nur wenn von Seiten des Auftraggebers ausdrücklich auf eine detaillierte Rechnung verzichtet wird oder vorab ein Pauschal-Angebot angenommen wurde – darf der Handwerker auch eine Pauschalrechnung erstellen.
Rechnungen mit Pauschal-Positionen sind also nicht die Norm – sondern die Ausnahme!

Und wann immer es sich um “Ausnahmen” handelt – fragt man sich warum? zu wessen Nutzen?? Zur Erstellung eines Angebots mit Pauschalpositionen muss der Dienstleister zuvor sowieso alle Einzelkosten und Einzelpositionen berechnen. Die Einzelpositionen sind also bekannt. Also, warum nicht mitteilen, was man weiß? Weil sich die Hausverwaltung kritisch Fragen zu den Kostenvoranschlägen ersparen möchte? Weil die Hausverwaltung die Eigentümer gerne unwissend halten möchte und auf Intransparenz setzt?
Dies kann nicht im Sinne und zum Vorteil der Wohnungseigentümer sein.

Beispiele für Kostenvoranschläge mit Pauschal-Positionen. In diesem Fall gab es kein einziges detailliertes und vergleichbares Angebot – nur Angebote mit Pauschal-Positionen.
Beispiel 1:
Beispiel 2:

Beispiel 3:

Empfehlung:
Eine WEG-Hausverwaltung, die Kostenvoranschläge der Einladung zur Eigentümerversammlung nicht einreicht oder nur unwillig zusendet und deren Angebote aus Pauschal-Positionen bestehen sollten Sie näher betrachten. Denn dieses Verhalten ist nicht normal, diese Verwaltung bedient sich der Intransparenz.