Archiv der Kategorie: Verwalter inkompetent / faul

Wie entstehen Nachzahlungen?

Praxisfall:
Telefongespräch mit dem Mitarbeiter der der Hausverwaltung, der dort zuvor ausgebildet worden war:
“Auch in diesem Jahr habe ich wieder eine Nachzahlung. Wie erklären Sie sich das?”

– “Mmh…Buchhaltung ist nicht so meine Stärke, ich frage gerade mal kurz nach….”
“Also… von den Gesamtkosten der WEG wird das eingezahlte Hausgeld aller Miteigentümer abgezogen. Das ergibt eine Unterdeckung, wenn die Kosten höher sind als die Einzahlungen.
Und dieser Betrag wird dann aufgeteilt, nach den Miteigentumsanteilen (MEA), auf die jeweiligen Miteigentümer.”

Alles klar?? 🙂
Wo ist der Fehler?

Anmerkung:
dies Hausverwaltung ist Mitglied in verschiedenen Dachverbänden.
Der Mitarbeiter war zuvor 3 Jahre lang bei dieser Verwaltung “ausgebildet” worden.

Nichtssagende Handwerker-Rechnungen erschweren die Belegprüfung

Hat eine Hausverwaltung darauf zu achten, dass Rechnungen nachvollziehbar ausgestellt werden?

Praxisfall: im Abrechnungsordner fanden sich folgende Handwerker-Rechnungen.
Es handelte sich um nicht regelmässig wiederkehrende Einsätze.
Umso erstaunlicher die absolut nichtssagende Beschreibung der ausgeführten Tätigkeit “Leistungen im Monat….” statt einer Kurzbeschreibung wie z.B. “Austausch eines defekten Ventils in der Wohnung…”. Einzig auf den kaum lesbaren Arbeitszetteln konnten Anhaltspunkte zu der Handwerkertätigkeit vermutet werden.

Der Vorwurf richtet sich an eine Hausverwaltung, die diese Art Rechungen akzeptiert und ggf. unzureichend geprüft bezahlt.

So kann es nicht verwundern, dass sich auf diese Weise Installateur-Rechnungen beglichen wurden, die nicht von der WEG sondern vom Sondereigentümer hätten gezahlt werden müssen!

Beispiel 1:  “Leistungen erbracht im Monat Juni”

01 Laut Auftragszettel Nr. 590859
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
1 An- und Abfahrt, Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €

02 Laut Aufmassblatt vom 24.05.
0,5 Std. Monteur – 20,25 €

03 Laut Auftragszettel Nr. 591033
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
1 An- und Abfahrt, Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €


Beispiel 2:  “Leistungen erbrach im Monat Januar”

01 Laut Auftragszettel Nr. 589814
3 Std. Monteur – 115,50 €
1 An- und Abfahrt, Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €


Beispiel 3:  “Leistungen erbracht im Monat September”

01 Laut Auftragszettel Nr. 590750 und Aufmassblatt vom 01.06.
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
0,50 pau Bereitstellung Kundendienstfahrzeug und Werkzeug – 11,75 €
1 An- und Abfahrt Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €
1 pau Klein- und Dichtmaterial – 2,25 €
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
1 An- und Abfahrt Fahrkosten bis 15 km – 23,08 €

Fröhlicher Stempel ersetzt umständliche Kontierung und Dokumentation

Wo Millionen verwaltet werden erinnert die kaufmännische Behandlung von Zahlungsausgängen an Spielerei

Wer im kaufmännischen Bereich tätig ist, weiß, dass Kontierungsstempel bei der Behandlung von Eingangsrechnung eine Hilfe sind.
Bei Eingang der Rechnung wird das Eingangsdatum vermerkt. Danach sollte sie geprüft werden und auch der Name des prüfenden Sachbearbeiters sollte per Kürzel festgehalten werden.
Danach wird die Rechnung kontiert und zum Schluss zur Zahlung freigegeben.
Die Kontierung, Angabe von Datum und das Kürzel des prüfenden Sachbearbeiters begleiten die Eingangsrechnung von Eintreffen im Unternehmen bis zu ihrer Begleichung.

Um die Übersichtlichkeit und die Vollständigkeit des Ablaufs zu gewährleisten greifen viel Unternehmen auf standardisierte Vorgänge zurück, z.B. die Nutzung eines “Kontierungsstempels”.
Einige Beispiele:Auszufüllen sind: Kostenstelle, sachliche und rechnerische Prüfung. Eingangsdatum. Zahlung: Dokumentation von Freigabe, Skonto, Zahlbetrag, Überweisungsbetrag.

Auszufüllen sind: Kostenstellen, Projekt-Nr., sachliche / rechnerische Prüfung. Gebucht, angewiesen, Buchung, Beleg-Nr., AnmerkungenAuszufüllen sind: Beleg-Nr., Soll-Konto, Haben-Konto, eingegangen am, Prüfung ob sachlich richtig, gebucht am, gezahlt am, Buchungsmonat, Steuerschlüssel

Für eine Hausverwaltung, die Millionen € für die Eigentümergemeinschaften verwaltet ist Genauigkeit und die Dokumentation der Kontierung und des Zahlungsausgangs mit Datum, Kontierung Bankkonto und ausführendem Sachbearbeiter zu empfehlen.

Umso erstaunlicher die Vereinfachung, mit der sich eine Hausverwaltung das Leben erleichtert: die dort eingehenden Rechnungen zieren lediglich den Stempel “Bezahlt”. Das war’s.Keine Dokumentation wer die Rechnung sachlich und rechnerisch geprüft hat und wann sie von wem zur Zahlung freigegeben wurde, über welches Bankkonto die Zahlung erfolgte, kein Zahlungsausgangsdatum.  
“Bezahlt” – in € oder $ – reicht.
Kein Scherz oder der Eintritts-Stempel zu Disneyland.
Beispiel 1:

Beispiel 2:
Beispiel 3:

Mietverwaltung: je später die Mietzahlung – desto geringer die Nebenkosten?

Verwalter verbucht ausstehende Kaltmiete – statt auf das Konto der Kaltmiete – auf das Konto der Nebenkostenvorauszahlung und schädigt durch diese fehlerhafte Zuordnung den Vermieter.

Praxisbeispiel:

betriebskosten_mietnachzahlung_kasch_kl

oder anders dargestellt:

sollte-sein
D.h. statt einer Soll-Vorauszahlung von 1.657 € wurden nur 1.487,05 € gezahlt.
Dieser Betrag wird später der zu erstellenden Nebenkosten-Abrechnung zugrundegelegt.
Es ist zwar zu bemängeln, dass nicht der vereinbarte Betrag von insges. 1.657 € gezahlt wurde – doch noch ist dem Vermieter kein Schaden entstanden.

Ein Schaden entsteht nur, wenn Beträge aufgeführt werden, die nicht in dieses Konto “Nebenkostenvorauszahlung” gehören, dort aber gutgeschrieben werden.
Wie z.Z. die Nachzahlung einer säumigen Kaltmiete aus dem Vorjahr.

mietschulden-vorjahr

Dieser Zahlungseingang in Höhe von 205,35 € hat im Konto Nebenkosten-Vorauszahlung nichts zu tun und wird dem Mieter zu Unrecht gutgeschrieben.
Als Nebenkostenvorauszahlung wurden später 1.692,40 € angesetzt – statt 1.487,05 €
Den Schaden trägt der Vermieter.

Empfohlene Maßnahmen:
Auch bei einer beauftragten Mietverwaltung, die den Vermieter eigentlich entlasten soll, soviel wie möglich prüfen.

Wohnungseigentumsgesetz: “terra incognita” für manche WEG-Verwalter

Manche WEG-Hausverwalter scheinen ihren Kenntnisstand aus dem vorletzten Jahrhundert zu beziehen.

So war einem Verwalter völlig fremd, dass …
a) jeder Eigentümer ein Recht auf Einsicht in die Abrechnungsunterlagen hat (“Nein, der Beirat hat die Abrechnung geprüft. Eine weitere Prüfung ist unnötig.”)
b) jeder Eigentümer ein Recht auf eine aktuelle Eigentümerliste hat (“Warum brauchen die denn? Die brauchen Sie doch nur bei Prozessen…”)
c) Vollmachten im Original vorliegen müssen (90% der Vollmachten der letzten Versammlung waren Kopien, Faxe…)
d) bei größeren Sanierungsmaßnahmen drei vollständige und vergleichbare Kostenvoranschläge vorliegen müssen (“Nein, dies ist nur bei öffentlichen Ausschreibungen nötig.” – ?!)

 

Empfohlene Maßnahmen:
Den Verwalter nach und nach aufklären.
Mit Ausnahme der ungültigen Vollmachten. Diesen Joker kann man sich für eine eventuelle spätere Beschlussanfechtung zur Seite legen…

Außenstände der Gemeinschaft nicht angemahnt

Als WEG-Verwalter sind diese Dienstleister verpflichtet, alle Aussenstände der Gemeinschaft nachzuhalten, anzumahnen und ggf. gerichtlich einzuklagen.

Nicht so dieser “TüV-zertifizierte” WEG-Verwalter. Beim Einfordern von Aussenstände nimmt man es, wie viele anderen Verwalter, nicht so genau.
Grund ist die Tatsache, dass ein Verwalter in der Regel schalten und walten kann wie er möchte: die Eigentümer haben oft nicht ansatzweise Kenntnisse, das WEG-Recht, die Buchhaltung oder Technik (Sanierungen) betreffend. Dito der Beirat, der oft “Schein” mit “Sein” verwechselt, seine eigenen Interessen im Vordergrund sieht – oder, seltener,  sich ehrlich bemüht, mit den Anforderungen aber völlig überfordert ist.

So ist es nicht überraschend, dass es vorkommen kann, dass Aussenstände von Verwalter-nahen oder Beirats-nahen Miteigentümern n i c h t  angemahnt werden.
Warum auch? Merkt ja doch niemand.

So gerieten auch in diesem Fall, 2 Aussenstände in Höhe von 1.221,53 € und 1.451.80 € absichtlich in Vergessenheit.
Von einer Absicht bzw. einem Vorsatz kann deshalb ausgegangen werden, das diese Forderungen n i c h t   im Vermögensstatus der WEG als offenen Forderungen aufgeführt wurden.
Und dies schon seit Jahren. Genau genommen, seit Mitte 2013, dem Zeitpunkt an dem diese Summen fällig wurden.

Ihren Ursprung haben diese Forderungen nicht in ausstehendem Hausgeld – sondern in einer vorschnellen Überweisung von “Erstattungsgeldern” der Hausverwaltung.
Die Eigentümergemeinschaft war – laut Protokoll (!) – dem Tagesordnungspunkt des Verwalters gefolgt und hatte angeblich eine “Erstattung für Neufenster” an zwei neu hinzugekommen  Miteigentümer zugestimmt. Was die WEG in der Versammlung wirklich beschloss kann heute nicht mehr in Erfahrung gebracht werden, denn handelt sich um diejenige Verwaltung, die regelmässig mit ausgesprochen phantasievollen und wirklichkeitsfremden Protokolltexten überrascht.  Fakt ist aber, dass die Erstattung als Beschluss im Protokoll festgehalten wurde.
Das dieser Unsinnsbeschluss daraufhin bei Gericht erfolgreich angefochten wurde – war der Beschluss hinfällig und wurde aufgehoben.
Im Grunde war nun alles so, als hätte es diesen Beschluss zur Erstattung für Neufenster nicht gegeben.
Wenn nicht…. die Hausverwaltung 2 Tage nach der Versammlung vorschnell diese Beträge an die beiden Neu-Miteigentümer ausgezahlt hätte…..

Was ausgezahlt wurde, musste nun wieder zurück in die Kasser der Gemeinschaft.
Denkt man sich.

Der Verwalter dagegen blieb untätig. In solchen Fällen ist man versucht, ein “persönliches Verhältnis” zu den beiden neuen Miteigentümern zu unterstellen – oder wirtschaftliche Verflechtungen (“Hausverwaltung erhält Vermittlungsprovision vom Käufer, dafür sorgt sie dafür, dass die Kosten der vom Käufer gewünschten Neufenster von der WEG bezahlt werden…”) zu vermuten.

Von den beiden sich bemühenden, aber nicht fachkundigen und überforderten Beiräten ist einer bereits schwer erkrankt und verstirbt 2015.
So verblieben lediglich 2 Kenntnisträger in der WEG: der übrig gebliebene Beirat – und der Beschlussanfechter von 2013.

Nach Erhalt der Abrechnung 2015 und des Vermögensstatus zum 31.12.2015 ist es offensichtlich, dass diese beiden Aussenstände  n i c h t  aus Forderung ausgewiesen werden.
Der Vermögensstatus ist somit falsch. Die Position “Forderungen” um den Betrag der beiden Fensterstattungen erhöht werden.
Gleichzeitig wird festgestellt, dass diese Forderung zum 31.12.2016 verjährt.

Der Verwalter wird nun vom verbleibenden Beirat und vom Beschlussanfechter aus 2013 ausdrücklich aufgefordert, endlich tätig zu werden.

In der Tat, im Juli 2016 schreibt er die beiden Miteigentümerparteien erstmalig (!!!) an:

“Sehr geehrter Frau…,
sehr geehrter Herrr…,
am 02.10.2013 wurde Ihnen gem. Beschluss zu TOP 2 der Eigentümerversammlung vom 30.09.2013 für den Fensteraustausch € 1.221,53 erstattet.
Dieser Beschluss ist erfolgreich angefochten worden. Wie bereits telefonisch besprochen, wird der Betrag daher zurückgefordert.
Wir möchten Sie daher bitten, im rechtlichen Sinne auffordern, den Betrag von € 1.221,53 auf das nachfolgend aufgeführte Konto auszugleichen:………”

mahnung aus 2013_kasch2_kl

Empfohlene Maßnahmen:
Lesen Sie die Protkolle aufmerksam. Machen Sie sich Notizen und haken Sie bei der Verwaltung nach.
Machen Sie sich mit der Darstellung des Vermögensstatus vertraut.

Verwalter, die keinen Vermögensstatus aushändigen und Ihnen antworten, den bräuchten Sie doch nicht, … sofort a l l e  Belege prüfen.
Und einen neuen Verwalter suchen.

 

Verwalter setzt Einstimmigkeit voraus – und spart sich die Mühe einer Abstimmung

Ermüdend für die anwesenden Miteigentümer war eine Eigentümerversammlung, zu der der Verwalter wie gewohnt lustlos, gelangweilt und scheinbar ermüdet erschien.
Auch akustisch konnte man ihn kaum verstehen – es war ihm zu anstrengend, sich beim Sprechen Mühe zu machen, kurz, er bekam die “Zähne nicht auseinander”.

Gelangweilt las er nacheinander die Tagesordnungspunkte vor, bis einer der anwesenden Miteigentümer fragt, ob denn nicht mal abgestimmt werden sollte.
Ach ja…., kam träge die Antwort, stimmt…., das könnte man machen.
Er, der Verwalter, hätte Einstimmigkeit vorausgesetzt ……und sich die Arbeit sparen wollen.

Empfohlene Maßnahmen:
diesem Verwalter sollte die Möglichkeit gegeben werden, über seine bisherigen berufliche Tätigkeit hinauszuwachsen  und ggf. eine andere Tätigkeit zu finden, die mehr seinem Naturell  entspricht.
Kurz: bei nächster Gelegenheit abwählen!
Der Mann ist eine Zumutung für jede Eigentümergemeinschaft.

Einmal gekündigt – regte der WEG-Verwalter keinen Finger mehr!

Ein typisches Verhalten unseriöser Hausverwalter. Die gute Nachricht: er ist bald weg!
Die schlechte Nachricht: dieser Verwalter versucht sein Nichtstun von den Eigentümern bezahlt zu bekommen.

Beispiel:
In einer Eigentümergemeinschaft wurden in der WEG-Versammlung, die Anfang Juli stattfand, die Rahmenbedingungen für eine Balkonsanierung festgelegt. Es lagen die Kostenvoranschläge/Angebote der Handwerker vor und ein zusätzlich engagierter Architekt sollte sich um die Koordination kümmern.
So wäre von Seiten des WEG-Verwalters nicht übermässig viel zu tun gewesen.

In der gleichen WEG-Versammlung von Anfang Juli hatte der Verwalter seine Kündigung bekanntgegeben.
Nicht ohne Grund: obwohl als großes Immobilien-Verwaltungsunternehmen konnten die Miteigentümer ihm zahlreiche Unregelmäßigkeiten vorwerfen, die wenige Monate später zu Gerichtsverhandlungen führten, nach denen der Verwalter seine Jahresabrechnung neu erstellen musste.
Wahrscheinlich beschloss der Verwalter aus diesem Grund den “Rückzug” und kündigte.

Durch das Aufdecken der eigenen Machenschaften zum Abdanken gezwungen, zeigte sich der WEG-Verwalter in den folgenden Monaten “verschnupft” und tatenlos. Den Miteigentümer, die weiterhin und noch für ein halbes Jahr das Verwalterhonorar zahlten entgegneten die Mitarbeiter dieser Hausverwaltung unverhohlen, sie hätten “keinen Bock mehr” und würden “nun nichts mehr tun”.

Da der Beginn der Balkonsanierung abhängig war von einer formellen Auftragserteilung von der WEG-Verwaltung an die Handwerker – und die WEG-Verwaltung jegliche Tätigkeit verweigerte – kam es in diesem Jahr nicht mehr zum Sanierungsbeginn.
.

Empfohlene Maßnahmen:
Deshalb: sobald der WEG-Verwalter gekündigt hat – oder gekündigt wurde – achten Sie verstärkt darauf, dass noch nicht umgesetzte Beschlüsse zeitnah umgesetzt werden!
Prüfen Sie genau. Meist sind die Wohnungseigentümer mehr mit der Suche eines neuen Verwalters beschäftigt. Aber es kann nicht angehen, dass eine Hausverwaltung monatelang Honorar bezieht, ohne Leistung zu erbringen.

WEG-Verwalter weist auf Nebenkostenabrechnung falsche Steuersätze aus

In der Hausgeldabrechnung Gewerbetreibender kann der Steuersatz der verschiedenen Positionen ausgewiesen werden. Dies ist für den Gewerbetreibenden von Vorteil.

Meist erhält der Gewerbetreibende nur eine “normale” Hausgeldabrechnung und muss seine Vorsteuer manuell selbst errechnen. Die Hausverwaltung teilt ihm nur den anzusetzenden Steuersatz mit. Dieser sollte stimmen. Oder auch nicht:

So kann die Steuer auf Versicherungsbeiträge, nicht abgezogen werden. Es handelt nämlich nicht um eine MwSt sondern um eine sogenannte “Versicherungssteuer“.

versicherungssteuer

Auch dürften die Kontogebühren des WEG-Kontos in der Regel von der Umsatzsteuer befreit sein: für Privatpersonen berechnen die Banken keine Mehrwertsteuer.

Untenstehend die Angaben einer Hausverwaltung bei die 3 markierten Positionen fehlerhaft sind: Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung und Kontogebühren.
Bei allen drei Positionen kann k e i n e  Vorsteuer abgezogen werden.
Dies ist dieser Hausverwaltung wahrscheinlich bis heute noch nicht aufgefallen.
Und so die gewerbetreibenden Miteigentümer seit Jahrzehnten falsch informiert….

Dieses Beispiel verdeutlicht, dass wirklich alle Informationen einer Hausverwaltung ein zweites Mal geprüft werden müssen.

steuerausweis-gewerbe2_kasch_kl2

Schlecht vorbereitet: Verwalter muss sich auf Versammlung von anwesenden Miteigentümer zur aktuelle Gesetzgebung belehren lassen

Denkbar schlecht vorbereitet war der Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft.
Obwohl der Tagesordnungspunkt klar ausgewiesen war, fehlten ihm – und den übrigen 4 Hausverwaltungsmitarbeitern, die ebenfalls bei der Jahresversammlung anwesend waren  – jegliches Fachwissen.

Als Tagesordnungspunkt Nr. 8 war – auf Antrag eines Miteigentümers – aufgeführt:

TOP 8 – Mieterhöhung der Hauswartdienstwohnung

top_hm_wohnung

Für die Verwaltung die die WEG-Versammlung bereits Wochen zuvor vorbereitete, kam dieser TOP nicht überraschend.
Überrascht waren jedoch die Miteigentümer, dieser 75-Einheiten umfassenden Wohnanlage, als sich in der Diskussion herausstellte, dass der Verwalter und seine Mitarbeiter, keine Ahnung von der aktuellen Gesetzgebung hatten.
Er war nicht nur uninformiert und hatte sich auch denkbar schlecht auf die Eigentümerversammlung vorbereitet..

Die Miteigentümer hatten die neue Gesetzgebung über die Medien verfolgt und waren als Laien somit kundiger als der Verwalter.
mieterhöhung_kl

Schließlich gab der Verwalter dankend nach, korrigierte seinen Beschlussentwurf in dem er die maximal mögliche Mieterhöhung der Hausmeisterwohnung von 20%, wie von ihm vorgeschlagen, auf 15%, wie gesetzlich vorgegeben, reduzierte.

vers15Kl

Empfohlene Gegenmaßnahmen
Verlassen Sie sich nicht auf den Verwalter und informieren Sie sich im Vorfeld zu allen Punkten der Tagesordnung.

WEG-Versammlung: Beschlussfähigkeit korrekt? Vollmachten wirklich a l l e gültig?

Öfters als gedacht werden von Verwaltern fehlerhafte oder ungültige Vollmachten als korrekt anerkannt. Vor allem wenn diese Stimmvollmachten zugunsten des Verwalters, oder Verwalter-naher Miteigentümer ausgestellt wurden.

1. Was sieht die Teilungserklärung vor?
Hat jeder Eigentümer für jede Wohnung 1 Stimme oder allgemein jeder Eigentümer 1 Stimme, egal ob er evtl. mehrere Wohnungen hat oder wird nach Miteigentum abgestimmt oder…..?
Im diesem Praxisfall sieht die Teilungserklärung 1 Stimme pro Miteigentümer vor. D.h. besitzt ein Miteigentümer mehrere Wohnungen, so wird dies trotzdem nur mit 1 Stimme gewertet.

2. Berechnung: wie viele unterschiedliche Wohneinheiten hat das Haus/die Häuseranlage?
Wie viele Eigentümer sind “Mehrfach-Eigentümer”? Ihre Wohnungen dürfen nur 1 x gewertet werden. Die Zweit- und Drittwohnungen sind von der Summe der Gesamtanzahl der Wohnungen abzuziehen.

3. Gibt es evtl. eine ausgewiesene Hausmeisterwohnung, die der Eigentümergemeinschaft als Ganzes gehört? Diese ist ebenfalls von der Summe der Wohneinheiten abzuziehen.

4. Die nun vorliegende Summe entspricht der maximalen Stimmanzahl. Sie ist die Grundlage der Berechnung ob eine Versammlung beschlussfähig ist.
Um dies zu erreichen müssen + 50% der (möglichen) Stimmen vertreten sein.

5. Abzüglich: Welche Miteigentümer sind weder anwesend noch vertreten?

6. Die nun vorliegende Summe stellt die anwesenden und die vertretenen Stimmen dar.
Die Summe ist mit Punkt 4 zu vergleichen und ins Verhältnis zu setzen.

Zuvor sind die eingereichten Vollmachten daraufhin zu prüfen, dass
a) keine Vollmachtstimmen zu Zweit- und Drittwohnungen vorhanden sind, sondern jeder abwesende Mehrfach-Eigentümer nur mit einer einzigen Stimme vertreten ist.
b) dass die vorliegenden Stimmen wirklich gültig sind. Also keine Email-Text-Vollmachten ohne Unterschrift, keine Vollmachten die keine Original-Unterschrift ausweisen.
Original-Unterschriften, die n a c h  der Versammlung eingehen, sind in der Regel ungültig. Es sei denn, die Teilungserklärung sieht hier etwas anderes vor.

Praxisbeispiel eine WEG:
Wohneinheiten insgesamt: 76
Hausmeisterwohnung: -1
Zweit- und Drittwohnungen: – 9

Somit maximale mögliche Stimmen: 66

Abwesende Eigentümer ohne Vollmachtvertretung: -16
Anwesende Eigentümer: – 24
Somit verbleiben: 26 Eigentümer/Stimmvollmachten
Davon ungültig, weil ohne Unterschrift: -3
Gültige Vollmachten also 23.

Anwesende oder gültig vertretene Stimmen: 24 + 23 = 47 Stimmen
Beschlußfähigkeit: Es sind somit 71,21 % der Eigentümer vertreten.

Die 23 gültigen Vollmachten teilen sich auf folgende Vertreter auf:
– für die Hausverwaltung: 6
– für Eigentümer X: 10
– für Eigentümer Y: 3
– für Eigentümer Z: 4
——————————-
Kontrollsumme: 23 Vollmachten.

Diese einfache Berechnung für eine Versammlung vorbereiten und in Tabellenform übersichtlich und nachvollziehbar nutzen.

Empfohlene Maßnahmen

Kaum ein Eigentümer prüft wirklich v o r  der Versammlung die eingereichten Vollmachten.
Tun Sie es dennoch. Nehmen Sie sich die Zeit, die Sie dazu brauchen. Lassen Sie sich vom Verwalter nicht hetzen. Und wenn der Beginn der Versammlung dadurch einige Minuten nach hinten geschoben wird, dann ist das so.
Denn es ist im Interesse aller und die Grundlage der anstehenden Versammlung, dass  Vollmachtstimmen korrekt gewertet werden!

Ungültige Stimmvollmachten – da als email eingereicht

Stimmvollmachten für Versammlungen der Eigentümergemeinschaften sind leider nicht immer gültig.

So ist eine als Email eingegangene Vollmacht und ohne Originalunterschrift nicht gültig. Das sollte vor allem der Verwalter wissen, doch dieser ignorierte dies und akzeptierte diese Vollmacht zugunsten eines Verwalter-nahen Miteigentümers.

Email des verhinderten Miteigentümers A. O. vom 12.08.2015:
“Sehr geehrter Herr Sch. [Name des bevollmächtigte Miteigentümers],
hiermit erteile ich Ihnen Vollmacht, mich auf der Eigentümerversammlung am 13.08.2015 zu vertreten. Keine Stimmzuweisung.
Mit freundlichen Grüßen…O. A.email_a_o_kaschiert

Den Beweis, dass diese email-Vollmacht in der Tat vom Verwalter akzeptiert wurde belegt der Auszug aus der Anwesenheitsliste, versehen mit der Unterschrift des Verwalter-nahen Miteigentümers:anwesenheitsliste_kasch_o_a

Versagen der Hausverwaltung:
Die Prüfung der Vollmachten war unzureichend.
Diese Vollmacht hätte als fehlerhaft verworfen werden müssen.
Bei dem bevollmächtigten Eigentümer Sch… handelt es sich um eine verwalternahe Person, die gerne im Sinne und zu Gunsten der Verwaltung abstimmt.

Empfohlene Gegenmaßnahmen
Genaues Prüfen a l l e r  Vollmachten, noch vor Beginn der WEG-Versammlung.