Archiv der Kategorie: Abrechnung: Außenstände vergessen/vernachlässigt

Hausverwalter vertuscht fehlende Hausgeldzahlungen

Statt monatlich zahlte ein Eigentümer sein Hausgeld nur 11 x jährlich

Wissen Sie, wie hoch die Forderungen Ihrer Eigentümergemeinschaft sind?
Wissen Sie, wieviel Hausgeld wie lange schon nicht mehr gezahlt wurde?
Wissen Sie, welche Nachzahlungen aus der Jahresabrechnung  n i c h t  geleistet wurden?
Praxisbeispiel:
Besser weniger Hausgeld als gar keines, das dachte sich wohl der Verwalter einer mittelgroßen Eigentümergemeinschaft. Ein ausländischer Miteigentümer hatte dem Verwalter zuvor zu verstehen gegeben, dass er nur 11 x im Jahr Hausgeld zahlen werde. Dies müsse reichen.

Das Prekäre: die Miteigentümer wurden vom Verwalter hierüber nie informiert:
– weder über die offene Weigerung des Miteigentümers das fällige Hausgeld zu zahlen
– noch über die so auflaufenden Außenstände.
Vertuscht werden konnte dies jahrelang weil weder Beirat noch übrige Miteigentümer die Abrechnung und die Zahlungseingänge richtig prüften.

Außenstände werden auch im “Vermögensstatus” bekanntgegeben.
Selbst wenn die Abrechnungsunterlagen nur “überflogen” werden – sollten Außenstände im Vermögensstatus ausgewiesen und erkennbar sein.

Im Gegensatz zu jedem Kleinstunternehmer, der genau weiss, welche Forderungen er hat, haben Eigentümergemeinschaft oft nicht die geringste Ahnung.

Der Grund: die Erstellung so wichtigen Vermögensstatuses ist keine Pflicht!
Dieser Ausweis kann vom Verwalter gesetzlich nicht verlangt werden.
Und so lange die Eigentümer dem WEG-Hausverwalter und dem Verwaltungsbeirat “blind” glauben und sich nicht selbst engagieren – durch Nachfragen, Prüfungen, Belegeinsicht –  solange werden ihnen ggf. wichtige Informationen vorenthalten.

Empfehlung:
Der aktuelle Vermögensstatus ist eines der wichtigsten Dokumente einer Eigentümergemeinschaft. Er sollte jeder Jahresabrechnung beigefügt und verständlich dargestellt sein.

Oft absichtlich vergessen: Übersicht aller Nachzahlungen und Guthaben – für alle Wohnungseigentümer

Sie finden diese Aufstellung in den Unterlagen der Jahresabrechnung nicht?
– Kein Wunder: viele WEG-Hausverwalter “vergessen” diese wichtige  Darstellung.
Oft zusammen mit dem Vermögensstatus.

Kaum zu glauben, aber es gibt noch Hausverwaltungen und Abrechnungsdarstellungen, die Freude bereiten.
So die untenstehende, vorbildliche Musterdarstellung eines westdeutschen Hausverwalters:

uebersicht-abrechungsergebnisse_kuerzer_kasch_kl

Pro Wohnungseigentümer wird in einer Zeile ausgewiesen:
Spalte 1: Bewirtschaftungskosten insgesamt
Spalte 2: Beitragsverpflichtung zur Instandhaltung
Spalte 3: Abrechnungssumme (1 zuzüglich 2)
Spalte 4: Hausgeld SOLL (= Wirtschaftsplan)
Spalte 5: Abrechnungsspitze (4 abzüglich 3)
Spalte 6: Hausgeldzahlung (IST)
Spalte 7: Rückstand/Überzahlung Hausgeld (6 zuzüglich 4)
Spalte 8: Guthaben/ Nachzahlung (Abrechnungssaldo) (5 zuzüglich 7)

Ein weiteres Highlight ist die Aufteilung des Abrechnungssaldos:

nz_details
Spalte 9: Rückstand Hausgeld
(Differenz zwischen Hausgeld-Instandhaltungsrücklage und Bewirtschaftungskosten und tatsächlicher Zahlung)
Spalte 10: Rückstand auf Instandhaltungsrücklage
Spalte 11: Rückstand auf Bewirtschaftungskosten

Zusatzinfo: bei ausstehendem oder zuviel gezahltem Hausgeld, wie in dem o.g. Fall 320 €, wird dieser Betrag – bei der Wahl zwischen Rücklage und Bewirtschaftungskosten – immer den Bewirtschaftungskosten zugerechnet.

Aussenstände/Guthaben betreffen somit immer Bewirtschaftungskosten und/oder Rücklagenkonto.
Nie   n u r  das Rücklagenkonto.

Beispiel Mustereigentümer:

mustereigentuemer_gh

 

Außenstände der Gemeinschaft nicht angemahnt

Als WEG-Verwalter sind diese Dienstleister verpflichtet, alle Aussenstände der Gemeinschaft nachzuhalten, anzumahnen und ggf. gerichtlich einzuklagen.

Nicht so dieser “TüV-zertifizierte” WEG-Verwalter. Beim Einfordern von Aussenstände nimmt man es, wie viele anderen Verwalter, nicht so genau.
Grund ist die Tatsache, dass ein Verwalter in der Regel schalten und walten kann wie er möchte: die Eigentümer haben oft nicht ansatzweise Kenntnisse, das WEG-Recht, die Buchhaltung oder Technik (Sanierungen) betreffend. Dito der Beirat, der oft “Schein” mit “Sein” verwechselt, seine eigenen Interessen im Vordergrund sieht – oder, seltener,  sich ehrlich bemüht, mit den Anforderungen aber völlig überfordert ist.

So ist es nicht überraschend, dass es vorkommen kann, dass Aussenstände von Verwalter-nahen oder Beirats-nahen Miteigentümern n i c h t  angemahnt werden.
Warum auch? Merkt ja doch niemand.

So gerieten auch in diesem Fall, 2 Aussenstände in Höhe von 1.221,53 € und 1.451.80 € absichtlich in Vergessenheit.
Von einer Absicht bzw. einem Vorsatz kann deshalb ausgegangen werden, das diese Forderungen n i c h t   im Vermögensstatus der WEG als offenen Forderungen aufgeführt wurden.
Und dies schon seit Jahren. Genau genommen, seit Mitte 2013, dem Zeitpunkt an dem diese Summen fällig wurden.

Ihren Ursprung haben diese Forderungen nicht in ausstehendem Hausgeld – sondern in einer vorschnellen Überweisung von “Erstattungsgeldern” der Hausverwaltung.
Die Eigentümergemeinschaft war – laut Protokoll (!) – dem Tagesordnungspunkt des Verwalters gefolgt und hatte angeblich eine “Erstattung für Neufenster” an zwei neu hinzugekommen  Miteigentümer zugestimmt. Was die WEG in der Versammlung wirklich beschloss kann heute nicht mehr in Erfahrung gebracht werden, denn handelt sich um diejenige Verwaltung, die regelmässig mit ausgesprochen phantasievollen und wirklichkeitsfremden Protokolltexten überrascht.  Fakt ist aber, dass die Erstattung als Beschluss im Protokoll festgehalten wurde.
Das dieser Unsinnsbeschluss daraufhin bei Gericht erfolgreich angefochten wurde – war der Beschluss hinfällig und wurde aufgehoben.
Im Grunde war nun alles so, als hätte es diesen Beschluss zur Erstattung für Neufenster nicht gegeben.
Wenn nicht…. die Hausverwaltung 2 Tage nach der Versammlung vorschnell diese Beträge an die beiden Neu-Miteigentümer ausgezahlt hätte…..

Was ausgezahlt wurde, musste nun wieder zurück in die Kasser der Gemeinschaft.
Denkt man sich.

Der Verwalter dagegen blieb untätig. In solchen Fällen ist man versucht, ein “persönliches Verhältnis” zu den beiden neuen Miteigentümern zu unterstellen – oder wirtschaftliche Verflechtungen (“Hausverwaltung erhält Vermittlungsprovision vom Käufer, dafür sorgt sie dafür, dass die Kosten der vom Käufer gewünschten Neufenster von der WEG bezahlt werden…”) zu vermuten.

Von den beiden sich bemühenden, aber nicht fachkundigen und überforderten Beiräten ist einer bereits schwer erkrankt und verstirbt 2015.
So verblieben lediglich 2 Kenntnisträger in der WEG: der übrig gebliebene Beirat – und der Beschlussanfechter von 2013.

Nach Erhalt der Abrechnung 2015 und des Vermögensstatus zum 31.12.2015 ist es offensichtlich, dass diese beiden Aussenstände  n i c h t  aus Forderung ausgewiesen werden.
Der Vermögensstatus ist somit falsch. Die Position “Forderungen” um den Betrag der beiden Fensterstattungen erhöht werden.
Gleichzeitig wird festgestellt, dass diese Forderung zum 31.12.2016 verjährt.

Der Verwalter wird nun vom verbleibenden Beirat und vom Beschlussanfechter aus 2013 ausdrücklich aufgefordert, endlich tätig zu werden.

In der Tat, im Juli 2016 schreibt er die beiden Miteigentümerparteien erstmalig (!!!) an:

“Sehr geehrter Frau…,
sehr geehrter Herrr…,
am 02.10.2013 wurde Ihnen gem. Beschluss zu TOP 2 der Eigentümerversammlung vom 30.09.2013 für den Fensteraustausch € 1.221,53 erstattet.
Dieser Beschluss ist erfolgreich angefochten worden. Wie bereits telefonisch besprochen, wird der Betrag daher zurückgefordert.
Wir möchten Sie daher bitten, im rechtlichen Sinne auffordern, den Betrag von € 1.221,53 auf das nachfolgend aufgeführte Konto auszugleichen:………”

mahnung aus 2013_kasch2_kl

Empfohlene Maßnahmen:
Lesen Sie die Protkolle aufmerksam. Machen Sie sich Notizen und haken Sie bei der Verwaltung nach.
Machen Sie sich mit der Darstellung des Vermögensstatus vertraut.

Verwalter, die keinen Vermögensstatus aushändigen und Ihnen antworten, den bräuchten Sie doch nicht, … sofort a l l e  Belege prüfen.
Und einen neuen Verwalter suchen.

 

WEG-Abrechnung: Hausverwalter “vergißt” Forderungen gegenüber Miteigentümern

Praxisbeispiel:
Eine Eigentümergemeinschaft beschloss 2013 mehrheitlich die Kostenerstattung von Rechnungen zweier Miteigentümer, die die Fenster in ihren Wohnungen ausgetauscht hatten.
Nur zwei Tage nach der Versammlung zahlte die Hausverwaltung die Beträge bereits aus:
€ 1.221,53  an Miteigentümer C und 2.101,98  an Miteigentümer W.
Belastet wurde hierbei das buchhalterisch Konto “Instandhaltung”.
2013_instand_b2

Der Beschluss wurde fristgerecht und mit Erfolg angefochten und per Amtsgerichtsurteil vom 25.11.2013 aufgehoben.
D.h. es ist so, als wäre der Beschluss nicht gefasst worden. Was wiederum heisst, dass die bereits voreilig von der Hausverwaltung ausgezahlten “Erstattungen” an die beiden Miteigentümer C. und W. zurückgezahlt werden müssen.

Da die Zahlungsausgänge über das buchhalterische Konto “Instandhaltung” verbucht wurden – hätten im Herbst 2013 auch die Zahlungseingänge von Seiten dieser beiden Miteigentümer auch auf diesem Konto sichtbar sein müssen. Doch wir sehen .. nichts.

Nun sollte diese Forderung zumindest in der Darstellung des Vermögensstatus der Jahresabrechnung 2013 auftauchen. Aber abgesehen von einer Hausgeld-Forderung gegenüber dem ehemaligen Miteigentümer B. in Höhe von € 399,51 – ist nichts zu finden!vermögensstatus_2013b3

Zusammenfassung: die Erstattungsbeträge an die beiden Miteigentümer sind ausgezahlt worden. Aber weder ist zum Jahresende eine Rückzahlung auf dem Konto “Instandhaltung” ausgewiesen – noch eine entsprechend hoher Betrag als “offene Forderung” im Vermögensstatus. Es ist davon auszugehen, dass auch in den Einzelabrechnungen 2013 dieser beiden Miteigentümer die beiden Beträge n i c h t   auftauchen.

Es handelt sich hier um einen Fall des “Vergessens”, “Vertuschens”, “unter den Tisch fallen lassens”. Typisch, wenn Hausverwalter und Miteigentümer sich besonders gut verstehen oder verbandelt sind.
Da es sich im o.g. Fall im neue Miteigentümer handelt, darf davon ausgegangen werden, dass die Hausverwaltung diese beiden Verkäufe angebahnt hat, ggf. eine Provision erhalten hat, verbunden mit der Zusage, der Austausch der alten Fenster würde von der Eigentümergemeinschaft bezahlt werden.

Gleiche Situation im Folgejahr 2014: keine Einzahlung auf das Konto “Instandhaltung” und kein Ausweis dieser Forderung im “Vermögensstatus”. Lediglich die Altforderung gegen den ehemaligen Miteigentümer B. in Höhe von € 399,51 wird erwähnt.
Von den per Gerichtsurteil zurückzuzahlenden Beträgen € 1.221,53 und2.101,98 – keine Spur! 2014_instand_b2

vermögensstatus_2014b

Den beiden ehrlichen, aber unbedarften und nicht fachkundigen Beiräten erklärte die Hausverwaltung, dass diese beiden Beträge auf jeden Fall im nächsten Jahr zurückkommen würden. Es war zu diesem Zeitpunkt bereits bekannt, dass der  fachkundigere der beiden Beiräte das nächst Jahr kaum erleben würde, da schwer erkrankt.
Der Hausverwalter hatte dennoch die Stirn, ihn anzulügen, wohl wissend, das
k e i n  Betrag “zurückkommen” würde – und gleichzeitig persönlich auf seiner Beerdigung zu erscheinen.

Da praktisch nur diese beiden Beiräte über die noch offene Forderung in Höhe von insgesamt € 3.323,51 informiert waren, hatte der Verwalter wohl die berechtigte Hoffnung, mit dem Beirat auch sein “Problem” zu beerdigen.
Zynisch, aber wahr.

Dumm nur, wenn es anders läuft und ein “fachkundiger” Miteigentümer nachrückt.
In diesem Fall doppelt dumm, da es sich um den Beschlussanfechter von 2013 handelte, der mit dem Thema bestens vertraut war.

Da auch in der Abrg. 2015 erneut keine Einzahlung im Konto “Instandhaltungsrücklage” zu erkenenn war und auch der Vermögensstatus als offene Forderung lediglich wieder den Alt-Eigentümer B. auswies – wurde die Hausverwaltung nun unmißverständlich aufgefordert, Klarheit zu schaffen und endlich die ausstehenden Beträge einzuholen….

PS: Dieser Hausverwalter wirbt als “zertifizierter” Verwalter und ist Mitglied in einem Verwalterverband.

“Außenstände/Forderungen” der Eigentümergemeinschaft – oft falsche Angaben

Jeder Kiosk- oder Dönerbudenbetreiber hat eine nachvollziehbarere Buchhaltung als manche Wohnungseigentümergemeinschaft.
Ein Eldorado für Betrug, Missbrauch und Abzocke.

1. Rückstand Hausgeld-Zahlungen
Wenn Hausgeldforderungen von einem Teil der Hausverwalter korrekt ausgewiesen wird – gibt es von anderen keine diesbezügliche Info. Dann reicht es, wenn sich ein im Hausgeld-Zahlungsverzug stehender Beirat oder Miteigentümer mit dem Verwalter gut versteht. Da der Beirat die Hausgeldabrechnung prüft kann es passierten, dass die eigenen Zahlungsaussenstände übersehen werden.
Da die meisten Wohnungseigentümer dem Beirat vertrauen und ihm glauben, geht die Rechnung wunderbar auf (an anderer Stelle mehr zu den naiv-dummen Entscheidungen der Wohnungseigentümer bei der Beiratswahl).
Nicht selten werden bei Übernahme der Verwaltung durch einen seriösen Hausverwalter zig-Tausende Euro an nicht gezahltem Hausgeld aufgedeckt. In der Regel ist es dann zu spät um die Beträge noch einzuholen: nach wenigen Jahren verjährt alles.

2.) Sonstige Erstattungen von Miteigentümern
in diesem Fall wurden Kosten von der Wohnungseigentümergemeinschaft getragen, die darauf dem Sondereigentümer in Rechnung gestellt wurden.
Beispiel: die WEG beauftragt einen Handwerker mit der Anbringung eines Balkondachs für einen Sondereigentümer.
D.h. Kosten trägt zunächst die WEG, sie werden dann aber in der Jahresabrechnung in der Einzelabrechnung dem Sondereigentümer belastet.
Diese Konstellation sollte im Rahmen des Möglichen immer vermieden werden – jeder Miteigentümer sollte private Handwerkerrechnungen selber tragen und nicht über die WEG abwickeln lassen. Genauso wenig sollte sich der Verwalter anbieten, diese Arbeiten über die WEG zu beauftragen und über das WEG-Konto zu begleichen.

Es gibt mehrere Gründe:
der Verwalter beauftragt die Arbeiten, die Gemeinschaft streckt die Kosten vor und muss sie sich zurückholen. Hier gibt es immer Anfechtungspotential, da es generell so ist, dass der zahlt, der beauftragt. Es muss in diesem Fall also
a) das Einverständnis des Sondereigentümers vorliegen (am besten schriftlich!),
b) die Zahlungsfähigkeit des Sondereigentümers gewährleistet sein, sowie
c) das “Nachhalten” dieser Forderung von Seiten der Hausverwaltung.
Wenn der Sondereigentümer entgegnet “Das habe ich nie bestellt oder gewollt, das muss ein Missverständnis sein!” – oder nicht zahlen kann, da insolvent oder die Hausverwaltung sich sehr gut mit dem Sondereigentümer/Beirat versteht, so dass die Notiz mit der Verpflichtung zur Rückzahlung im Papierkorb landet… dann zahlt die Wohnungseigentümergemeinschaft – oder kann bestenfalls den Verwalter verklagen, was so gut wie nie vorkommt.

Wie wenig gerade dieser letzte Punkt von einem seriösen Beirat kontrollierbar ist, zeigt die Tatsache, dass im Rahmen der vom Verwalter vorgeschlagenen  “Belegprüfung” oft nur die Belege und die Gesamtabrechnung vorliegen. D.h. es liegt z.B. die Handwerkerrechnung für das neue Balkondach von Sondereigentümer X vor – die Verteilung zu Lasten von Herrn X geht aber nur in der Einzelabrechnung hervor, die zum Zeitpunkt der Belegprüfung gerne nicht vorliegt.
Die Info des Verwalters, “das Balkondach wird Miteigentümer X zu 100% in Rechnung gestellt” ist ggf. nur eine hohle Versprechnung, um den seriösen Prüfer zu beschwichtigen, ist aber nicht nachprüfbar, solange die Einzelabrechnung von Miteigentümer X nicht vorliegt.

Dies heißt: in der Belegprüfung werden oft nur die Positionen geprüft. Nicht aber die Verteilung bzw. Belastung an Sondereigentümer.
In der WEG-Versammlung mit Beschluss der Jahresabrechnung wird a) der Gesamtsaldo der Jahresabrechnung beschossen und b) die Einzelabrechnungen!
Letztere wurden aber vom Beirat nicht geprüft. Ob nun Herr X eine Belastung in Höhe von 100% der Kosten seines neuen Balkondachs erhalten hat oder nicht – das weiss eigentlich nur der Verwalter und Herr X. Hinzukommt, dass diese Sachverhalten nicht klar und offen benannt werden, oft verschwinden diese Zahlen in größeren Kontenpositionen, die für Außenstehende bzw. die übrigen Miteigentümer nicht aussagekräftig sind.

Empfohlene Maßnahmen
Prüfen Sie vor allem die Positionen verbunden mit den “Hausgeldzahlungen”, die Positionen “Sonstiges” , “Reparaturen” und “Instandhaltungsrücklage”, auch der vergangen Jahre.
Schauen Sie sich die Beschlüsse der WEG an, wenn dort beschlossen wird, dass Miteigentümer Kosten erstatten müssen.
Belegeinsicht: wenn die Hausverwaltung  o h n e  vorherigen Beschluss Handwerkeraufträge für Sondereigentümer beauftragt und vom Gemeinschaftskonto bezahlt hat – “nageln” Sie den Verwalter auf seine Aussage fest.
Lassen Sie es sich ggf. schriftlich von ihm geben, dass er den Miteigentümer X mit den Kosten…. €  (Betrag nennen!) in der Einzelabrechnung belasten wird.
Prüfen Sie am besten die Einzelabrechnung des Miteigentümers X nach Erstellung. Lassen Sie sie sich vom Hausverwalter in Kopie zusenden.
Prüfen Sie 2 Monate nach der Versammlung, ob wirklich (!) Zahlungseingänge erfolgt sind.
Oder ob dies Forderung von beiden Seiten – Hausverwalter und Sondereigentümer – “vergessen” wurde…

Beschluss “Auszahlung von Guthaben”

Guthaben werden versehentlich nicht immer ausgezahlt - eine Überprüfung lohnt sich

Eine Hausgeldabrechnung endet entweder mit einem Guthaben oder einer Nachzahlung. Achten Sie darauf, dass ein Beschluss gefaßt wird, der ein genaues Datum für die Einzahlung der Nachzahlungen und die Auszahlung der Guthaben aus der Hausgeldabrechnung festlegt.

Beispiel für einen Beschlußtext:
“Guthaben aus der Jahresabrechnung sind bis zum 30.06. zu überweisen, Nachzahlungen sind ebenfalls bis zum 30.06.auf das WEG-Konto einzuzahlen.”

Stellen Sie sicher, dass ein solcher Beschluss verabschiedet wird.
Falls der Verwalter daraufhin nicht zahlt – ist er anzumahnen.