Archiv der Kategorie: 3 HAUSGELDABRECHNUNG + PLAN

Sonderhonorar für das Ablesen von Zählerständen – warum?

Die übliche Verwaltertätigkeit ist mit dem normalen Verwalterhonorar abgegolten.
Nicht jedoch für diesen WEG-Hausverwalter.

Für die außerhalb der üblichen Verwaltungstätigkeit liegende Organisation zur Ablesung der Zählerstände, Kontrolle auf Plausibilität und Übermittlung an die Versorgungsträger sowie Kontrolle der dann erhaltenen Jahresabrechnungen, erlauben wir uns, Ihnen folgende Kosten in Rechnung zu stellen:
4 Zähler à 25,00 € = 100,00 € zzgl. MwSt. 19,00 € -> Gesamtrechnungsbetrag: 119,00 €

Gehen wir davon aus, dass dieser Verwalter ca. 60 WEGs betreut, dann ergibt dies einen Umsatz von 119 x 60 = 7.140 €.
Und wieder wurde auch diese Rechnung in das buchhalterische Konto “3050 Sonstige Kosten” gebucht – anstatt auf ein spezielle Konto mit der Bezeichnung “Sonderhonorar Hausverwaltung”.
Ziel dieses Verwalters ist es Rechnungen für Leistungen zu erstellen, die bereits mit seinem Honorar abgedeckt sind – und die Eigentümer diesbezüglich unwissend zu lassen (“Sonstige Kosten”)

Wie Entscheidungen von der Hausverwaltung manipuliert werden

Manipulation oder Unfähigkeit? Wem nützt es?

Stehen wichtige Entscheidungen an legt die Hausverwaltung Übersichten und Tabellen zur Entscheidungshilfe vor.
Bei unqualifizierten oder manipulierenden Hausverwaltungen sind diese Unterlage zu hinterfragen. Oft gibt es ganz erhebliche Abweichungen oder die präsentierte Zahlen halten einer rechnerischen Prüfung nicht stand.
Deshalb sind die Fragen berechtigt “Wie sind Sie zu diesen Zahlen gekommen?” und “Wie erklären Sie diese Beträge”.
Bei Antworten wie  “Das ist so. Wir haben das geprüft. Das müssen Sie jetzt g l a u b e n.”…. empfiehlt sich das Gegenteil: die detaillierte Überprüfung aller von der Verwaltung vorgelegten Zahlen.

Sobald Verständnisfragen auftauchen, die Logik nicht einsichtig ist oder Auskünfte verweigert werden stellt sich, wie in Kriminalfällen, die Frage: cui bono – wem nützt es?

Praxisbeispiel:
Eine WEG stellt Überlegungen zur Neuorganisation der Aufgaben Hausmeisterarbeiten, Treppenhausreinigung, Schneebeseitigung, Gartenpflege an.
Möglichkeiten:
a) Beauftragung eines Hausmeisters in Vollzeit
b) Beauftragung von externen Firmen

Zum Zeitpunkt dieser Überlegung ist ein Hausmeister für die WEG tätig und mit all diesen Arbeiten beauftragt. Recherchen haben ergeben, dass der Hausmeister seine Arbeit nicht immer zufriedendstellend erledigt und weiter seine Arbeitsauslastung bei ca. 40 % liegt. Gezahlt wird aber ein Gehalt auf Basis einer 100%igen Arbeitsleistung.
Der Hausmeister versteht sich mit der Hausverwaltung bestens. Eine Änderung wünscht er nicht.

In Vorbereitung der kommenden WEG-Versammlung in der eine Entscheidung getroffen werden soll weigert sich der Hausverwalter zunächst überhaupt irgendwelche Angebote von externen Dienstleistern einzuholen. Er wollte die Miteigentümer auf der Versammlung zunächst fragen, wie sie vom Gefühl aus entscheiden würden….

Nachdem diese Haltung auf Kritik von Seiten einzelner Miteigentümer stößt, präsentiert der Verwalter eine Kostenvergleichs-Tabelle:

Wie gut erkennbar ist, sind die Kosten des angestellten Hausmeisters deutlich niedriger als die Tätigkeit externer Dienstleister.
Womit der Verwalter nicht gerechnet hatte, war die Hinterfragung seiner Zahlen:
a) die Kosten bezüglich des Hausmeisters waren nicht vollständig und
b) ist es n i c h t  zwingend notwendig alle Tätigkeiten an einen einzigen externen Dienstleister zu vergeben. Es ist ohne weiteres möglich, die Gartenpflege oder Hausreinigung unterschiedlichen Unternehmen zu übertragen.

Eine vollständige Kostenaufstellung ergab Gesamtkosten von 36.390 € für den Hausmeister.
Bezüglich der Beauftragung an externe Firmen präsentierte die Hausverwaltung diese Übersicht, die Gesamtkosten 27.167,41 € ergaben.


Noch günstiger und ohne weiteres realisierbar ist die Vergabe an verschiedene Unternehmen mit Gesamtkosten von 24.984 €.

Zusammenfassung:
Nach anfänglicher Aussage der Hausverwaltung lagen die Kosten für den Hausmeister bei 32.000€ und für die externen Dienstleister bei 38.000 € jährlich.
Nach kritischer Hinterfragung lagen die Kosten für den Hausmeister bei 36.400€ und für die externen Dienstleister bei 25.000 € jährlich.

Zur Erinnerung: der Hauswart verstand sich sehr gut mit der Hausverwaltung.
Ohne kritische Prüfung von Seiten einzelner Wohnungseigentümer wären der Wohnungseigentümergemeinschaft jährliche Mehrkosten von über 10.000 € jährlich entstanden.
Honi soit qui mal y pense…. 

Wasser-Absperrventil in Etagenwohnung: Kosten trägt der Eigentümer – nicht die WEG

Kosten der Erneuerung eines Absperrventils in der Wohnung eines Eigentümers nicht zu Lasten der WEG

Bei der Akten- und Belegeinsicht im Büro des Hausverwalters wurde festgestellt, dass eine Rechnung für die Reparatur eines Wasser-Absperrventils in der Wohnung eines Miteigentümers vom Gemeinschaftskonto bezahlt wurde und als “Instandhaltung” verbucht worden war.
Der Verwalter, der seit vielen Jahren zahlreiche Wohnungseigentümergemeinschafte betreut, entgegnet darauf, dass dies so korrekt sei:  Absperrventile wären immer und zwingend Gemeinschafseigentum. Und deshalb wäre die Instandhaltung auch von der Gemeinschaft zu zahlen.

Aus der vom Handwerker eingereichten Rechnung war zu entnehmen:
1 Std. Monteur – 40,50 €
1 pauschal Kundendienstfahrzeug – 23,50 €
1 An- und Abfahrt bis 30 km – 38,58 €
1 Grohe Innenoberteil 3/4′ für Unterputzventil mit kurzer Spindel – 39 €
1 Farbset Costa neu für UP-Ventil 20-80 mm mit Metallgriff Grohe – 30,30 €
Summe: 171,86 €
+ MwSt., Gesamtbetrag 204,51 €

Aus dem Arbeitsbericht war zu entnehmen: defektes OPV-Oberteil ausgewechselt, neues Oberteil geliefert.

Da der Arbeitsbericht auf den Namen der Hausverwaltung ausgestellt wird und die Rechnung auf den Name der WEG c/o Hausverwaltung lässt die Vermutung zu, dass die Eigentümerin davon ausging, die Kosten würden von der Gemeinschaft übernommen. Ebenfalls scheint die Hausverwaltung davon ausgegangen zu sein, denn die Verbuchung erfolgte im Konto ” Instandhaltungen” und die Rg. wurde vom Gemeinschaftskonto bezahlt.

Lt. Internetseite “HAUFE” wird unterschieden zwischen einer Strangabsperrung und der Absperrung in einer Wohnung:

Absperrventil (Strangabsperrung)
Ein Absperrventil, das der Strangabsperrung eines gesamten Strangs oder Teilbereichs eines Gebäudes dient, ist Bestandteil des Gemeinschaftseigentums. Dies selbst dann, wenn es sich im Bereich des Sondereigentums befindet, da es dem gemeinschaftlichen Gebrauch aller oder einiger Wohnungseigentümer dient.

Absperrventil (Wohnung)
Ein Absperrventil, welches der Absperrung lediglich einer Wohneinheit dient, ist Bestandteil des Sondereigentums.

Link: https://www.haufe.de/recht/deutsches-anwalt-office-premium/abc-sonder-und-gemeinschaftseigentum-3-abc-gemeinschaftseigentumsondereigentum_idesk_PI17574_HI1435053.html

Auf diesen Hinweis hin wurden die Kosten der Gemeinschaft gutgeschrieben und dem Sondereigentümer belastet.

Darf man erwarten, dass eine Hausverwaltung über die Fachkenntnisse verfügt, damit mit solchen Rechnungen korrekt umgegangen wird ?
Streng genommen hätte die Verwaltung diese Rechnung gar nicht annehmen dürfen, sie hätte direkt auf den Namen des Sondereigentümern erstellt werden müssen.

Unnötige Kosten durch Heizkosten-Zwischenabrechnungen

Ohne Beauftragung, ohne Notwendigkeit und ohne des Miteigentümers beauftragt der Verwalter eine nicht verwertbare Zwischenabrechnung

Praxisfall:
in einer Wohnung werden Wasser, Müll und Allgemeinstrom mit dem Verteilungsschlüssel “Personentage” abgerechnet. Bei einer Belegung von 1 Person sind dies 365 Personentage, bei 2 Personen 2 x 365 = 730 Personentage. Die Kosten werden im Verhältnis der “Personentage” verteilt. Dadurch sollen die Kosten so “verbrauchsabhängig” wie möglich verteilt  werden.
Um die richtigen Zahlen zu ermitteln, bittet die Hausverwaltung jährlich um Mitteilung der Personentage jeder Wohneinheit.
In diesem Fall wurde der Hausverwaltung vom Eigentümer der Wohnung mitgeteilt:
01.01. – 31.07. = Belegung mit 2 Personen
01.08. – 15.09. = keine Bewohner
16.09. – 31.12. = Belegung mit 1 Person

Umso erstaunter entdeckt der Wohnungseigentümer in der Hausgeldabrechnung nicht nur 3 verschiedene Abrechnungen für drei Perioden (185,26 €, 43,41 € und 123,37 €) sondern pro Heizkostenabrechnung eine zusätzliche Kostenposition für “Direktkosten – Kostenaufteilung”. Und zwar:
01.01. – 31.07. = 17,85 €
01.08. – 15.09. = 35,70 €
16.09. – 31.12. = 17,85 €

Wie kommt es dazu?
Die Hausverwaltung antwortet: “Die Heizkostenverordnung verpflichtet uns dazu bei Bekanntwerden eines Nutzerwechsel die entsprechende Aufteilung zu veranlassen
Die Heizkostenabrechnung ist daher korrekt erfolgt.”

Falsch.
1. Wie kommt eine Verwaltung dazu, scheinbar auf Grundlage der zuvor übermittelten Informationen zu den “Personentagen” selbständige Mutmaßungen zu einem Mieterwechsel anzustellen?
– Die Verwaltung wurde hierzu nie informiert. Lediglich die die gewünschten Angaben zu den Personentagen wurden vom Eigentümer korrekt mitgeteilt

2. K e i n e  Heizkostenverordnung “verpflichtet” eine Hausverwaltung – ohne Wissen und Einverständnis des Wohnungseigentümers bzw. Mieters – eine Heizkosten-Zwischenabrechnung (auf Kosten des Eigentümers oder Mieters)  zu veranlassen.
Diese Behauptung der Verwaltung ist Unsinn.

3. W e n n  eine Zwischenabrechnung gewünscht wird und erfolgt, dann sollte sie so erfolgen wie es die Heizkostenverordnung vorsieht: unter Berücksichtigung der Verbrauchskosten des Bewohners: “Zweck der Zwischenablesung ist es, die Verbrauchskosten der Nutzer auch dann
möglichst gerecht und nach dem Grundsatz des Verursachers aufzuteilen, wenn während der laufenden Heizperiode ein Mieterwechsel stattfindet.”

Auch diese Berücksichtigung fand bei diesen Zwischenablesungen nicht statt: die Zwischenablesungen wurden n i c h t  nach Verbrauch erstellt (- wie auch, die Wohnung wurde vom Ablesedienst nur zum Jahresende betreten), sondern nach der “Gradtagszahlen-Methode” die von der Heizkostenverordnung nur in Ausnahmefällen, als Notlösung vorgesehen ist: “Gemäß § 9 b Absatz 3 der Heizkostenverordnung kann eine Kostenaufteilung auch nach der Gradtagszahlen-Methode erfolgen, wenn dies zu einem genaueren
Ergebnis führt, bzw. die Werte der (Zwischen)ablesung abrechnungstechnisch
nicht korrekt verwendet werden können.”

4.  Weiter ignoriert die Hausverwaltung, dass die Heizkostenverordnung sehr wohl Ausnahmen zuläßt. Hierzu gehört, dass im Mietvertrag auch eine andere Berechnung der Heizkosten (wie hier z.B. pauschal) vorgesehen sein kann. Ziel ist es ja durch eine möglichst genaue Kostenverteilung den Mieter zu vor Kosten zu schützen. Haben jedoch Mieter und Vermieter eine Pauschale für Heizkosten vereinbart, dann ist diese Vereinbarung gültig.
Und über den Inhalt der Mietverträge kann diese Hausverwaltung keine Kenntnis haben.

Zusammenfassung:
diese Hausverwaltung überschritt ihre Kompetenzen indem ohne Wissen/Einverständnis von Eigentümer und Mieter – und ohne den Mietvertrag zu kennen – auf Mutmaßungen zu einem Nutzerwechsel in Eigeninitiative Heizkosten-Zwischenabrechnungen initiierte.
Ihre Erklärungen bezüglich der der Heizkostenverordnung (“die Heizkostenverordnung verpflichtet uns…) sind unsinnig.
Die Kosten dieser Zwischenablesungen sind von der Verwaltung zu erstatten.


Auszug aus der Heizkostenverordnung: § 9b Kostenaufteilung bei Nutzerwechsel:
Link: https://www.gesetze-im-internet.de/heizkostenv/__9b.html

Hohe Sonderhonorar-Kosten des Verwalters für das Herausstellen der Mülltonnen

Die Kosten bleiben beim Eigentümer/Vermieter und können nicht an den Mieter weitergeleitet werden

In der Jahresabrechnung wurden sie nicht ausgewiesen, bei der Belegprüfung mit dem Beirat in keiner Weise besprochen und an den Mieter können diese Müllentsorgungs-Zusatzkosten auch nicht weiter weitergegeben werden: Rechnungen Sonderhonorar für den Mülltonnenservice.

Die Lage des Mülltonnenraums erfordert es, dass die Tonnen zur Leerung an die Straße gestellt werden müssen. Bisher hatte diese Aufgabe ein im Haus wohnender Miteigentümer übernommen, die Kosten lagen über Jahre konstant bei jährlich 1300 €. Seit dem Auszug diese Miteigentümers bat sich ein im Haus wohnender Mieter an.
Im selben Jahr wechselte die Hausverwaltung.
Es verdoppelten sich die Kosten für das Herausstellen der Mülltonnen auf unerklärliche Weise, für die die Verwaltung angeblich auch keine Erklärung hatte.
Eine spätere Sichtung der Abrechnungsbelege durch kritische Miteigentümer ergab, dass es zusätzliche Kosten in Form von Sonderhonorar gab, über die die Eigentümer weder in den Beiratssitzungen (Belegprüfung) noch in den Eigentümerversammlungen informiert wurden.

Diese Einreichen zusätzlichen Sonderhonorar-Kosten (540 €) in Verbindung mit dem Herausstellen von Mülltonnen (früher 1300 €, nun 2600 €) ist ungewöhnlich und steht in keinem Verhältnis zu den Kosten, die sich sowieso schon unerklärlicherweise verdoppelten.

Bei der Belegprüfung mit dem Beirat wurden diese Zusatzrechnungen nicht angesprochen, verbuchte sie unter “Sonstige Kosten” statt wie vorgeschrieben unter dem Konto “Sonderhonorar des Hausverwalters.
Auch nahm der der Beirat keine genaue Belegdurchsicht vor, sonst wäre es aufgefallen, sondern liess ich vom Verwalter “erzählen” dass die Abrechnung in bester Ordnung sei.
Im Detail:

Rg. 150292 in Höhe von 42,84 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
“Für die außerhalb der üblichen Verwaltertätigkeit liegende Überprüfung des nebenberuflichen Beschäftigungsverhältnisses zur Sicherstellung der Erfüllung der Vorgaben durch das Mindestlohngesetz erlauben wir uns, zumindest einen Teil unseres Zusatzaufwandes wie folgt abzurechnen: Pauschale 30 € + 20% Sachkontenpauschale (Porto, Telefon etc.) 6 € + MwSt. = Rechnungsbetrag 42,84 €


Rg. 151021 in Höhe von 154,70 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
Für den zusätzlichen Aufwand im Zusammenhang mit den geringfügigen Beschäftigten aufgrund des 450-Euro-Gesetzes berechnen wir für die unten aufgeführten Punkte folgendes:
a) Neuberechnung der Steuerabgaben und der Sozialversicherungsbeträge
b) Modellrechnung für die Ermittlungen der günstigsten Fallgestaltung
c) Abführung der Sozialversicherungsbeträge monatlich
d) Anfertigung einer Jahresentgeltbescheinigung unter Bekanntgabe an den Sozialversicherungsträger
e) Führung von getrennten Lohnkonten je Arbeitnehmer
f) Schriftliche, telefonische, persönliche Informationsgespräche mit en betroffenen Arbeitnehmern soweit erforderlich.
Bearbeitungspauschale pro Arbeitnehmer (1 Arbeitnehmer) 130 € + MwSt. = 154,70 €


Rg. 151719 in Höhe von 181,48 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
Für die außerhalb der üblichen Verwaltertätigkeit liegende Wahrnehmung des von der Deutchen Rentenversicherung Bund angeordneten Prüfungstermins für die Arbeitnehmer der WEG a) A. b) F. und c) A.
berechnen wir folgende Kosten:
2,5 Stundensätze à 50 € – 125,00 €
55 Fotokopien à 0,50 € – 27,50 €
+ MwSt. = Rechnungsbetrag: 181,48 €


Rg. 151647 in Höhe von 181,48 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
Für den Zeitaufwand in Verbindung mi den zu erfüllenden Formalien im Rahmen des Mindestlohngesetzes
a) Einholung einer Verpflichtungserklärung vom Arbeitnehmer
b) Erstellung und Zurverfügungstellung des monatlich von dem jeweiligen Arbeitnehmer auszufüllenden Formblatts
c) Monatliche Überwachung des Formblatteingangs einschl. evtl. Erinnerungen an den Arbeitnehmer
d) 3 x jährlich durchzuführende Überprüfung, ob die Vorschriften des Mindestlohngesetzes auch betragsmäßig eingehalten werden.
d) Fortlaufende Archivierung der Monatsmeldungen
e) Jährlich einmalig zu erstellende Excel-Tabelle mit den Werten der monatlich abzugebenden Vordrucke einschl. Erstellung einer Gesamtauswertung berechnen wir je Arbeitnehmer folgende Kosten:
pauschalierter Zeitaufwand 2 Std. à 50 € = 100 €,
zzg. 30% Sachkostenpauschale für Porto, Büromaterial ect. = 30 €,
12 an den Arbeitnehmer zu versendende Freiumschläge à 0,75 € = 9 €.
Zwischensumme 139 € + MwSt
Gesamtbetrag 165,41 €


Die Gebührenliste für Sonderleistungen die dem Verwaltervertrag beilag enthielt folgende Positionen:
Zusammenfassung:
Ob die o.g. Sonderhonorar-Rechnungen zu Recht erstellt wurden und ob die Rechnungsbeträge gerechtfertigt sind bleibt zu prüfen.
Unkorrekt ist zweifelsfrei die Kontierung unter die Position “Sonstige Kosten”, die einem Vertuschungsversuch gegenüber der Eigentümergemeinschaft gleichkommt. Allein hiermit qualifizierte sich der Hausverwalter als “unseriös”.

Eine Erklärung für die Verdoppelung der “Hausmeisterkosten”, die sich nach Übernahme der WEG durch diesen Verwalter ergaben, wurde immer noch nicht abgegeben.
Die Verdoppelung der Kosten berücksichtigt n i c h t  die Sonderhonorar-Kosten die weiter zusätzlich anfallen und auch von den Eigentümern gezahlt werden.

Nichtssagende Handwerker-Rechnungen erschweren die Belegprüfung

Hat eine Hausverwaltung darauf zu achten, dass Rechnungen nachvollziehbar ausgestellt werden?

Praxisfall: im Abrechnungsordner fanden sich folgende Handwerker-Rechnungen.
Es handelte sich um nicht regelmässig wiederkehrende Einsätze.
Umso erstaunlicher die absolut nichtssagende Beschreibung der ausgeführten Tätigkeit “Leistungen im Monat….” statt einer Kurzbeschreibung wie z.B. “Austausch eines defekten Ventils in der Wohnung…”. Einzig auf den kaum lesbaren Arbeitszetteln konnten Anhaltspunkte zu der Handwerkertätigkeit vermutet werden.

Der Vorwurf richtet sich an eine Hausverwaltung, die diese Art Rechungen akzeptiert und ggf. unzureichend geprüft bezahlt.

So kann es nicht verwundern, dass sich auf diese Weise Installateur-Rechnungen beglichen wurden, die nicht von der WEG sondern vom Sondereigentümer hätten gezahlt werden müssen!

Beispiel 1:  “Leistungen erbracht im Monat Juni”

01 Laut Auftragszettel Nr. 590859
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
1 An- und Abfahrt, Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €

02 Laut Aufmassblatt vom 24.05.
0,5 Std. Monteur – 20,25 €

03 Laut Auftragszettel Nr. 591033
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
1 An- und Abfahrt, Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €


Beispiel 2:  “Leistungen erbrach im Monat Januar”

01 Laut Auftragszettel Nr. 589814
3 Std. Monteur – 115,50 €
1 An- und Abfahrt, Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €


Beispiel 3:  “Leistungen erbracht im Monat September”

01 Laut Auftragszettel Nr. 590750 und Aufmassblatt vom 01.06.
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
0,50 pau Bereitstellung Kundendienstfahrzeug und Werkzeug – 11,75 €
1 An- und Abfahrt Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €
1 pau Klein- und Dichtmaterial – 2,25 €
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
1 An- und Abfahrt Fahrkosten bis 15 km – 23,08 €

VONOVIA: Modernisieren statt Instandhalten

Ein Betrag des WDR Lokalzeit vom 15.03.2017 - 4 Min,

Modernisieren statt instandhalten

Jahrelang hatte die Vonovia nichts an der Wohnung von Stefan F. (Name geändert) aus Witten gemacht. Schimmel machte sich breit und so drohte Stefan F. mit Mietkürzungen. Eigentlich hätte Vonovia die Wohnung instand setzen müssen: Neue Fenster, neuer Putz usw. Stattdessen wird jetzt modernisiert: Fassaden dämmen & neue Fenster. Die Folge: Mieterhöhung wegen energetischer Sanierung um 50%.

 

15 Strafanzeigen gegen einen Hausverwalter

von Ulla Thiede, General-Anzeiger Bonn

Der Generalanzeiger schreibt:


Bonn. Ein Hausverwalter in Bonn ist laut Staatsanwaltschaft unter den Vorwürfen der Unterschlagung, Diebstahls und der Veruntreuung angeklagt worden. 15 Strafanzeigen gingen gegen den Hausverwalter ein, die geschädigten Eigentümer wollen nun hunderttausende Euro zurück.

Die Untreuevorwürfe gegen einen Bonner Hausverwalter, der bereits im vergangenen Jahr vor Gericht stand, weiten sich aus. Wie die Bonner Staatsanwaltschaft am Freitag mitteilte, gingen bei ihr inzwischen rund 15 Strafanzeigen ein.
Die Anzeigen erstattet haben Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) aus der Region, die sich durch den Mann geschädigt sehen. Ein Eigentümer, der nicht genannt werden will, schätzt die Zahl der Betrogenen auf mehrere Hundert und die Schadenssumme auf rund 500 000 Euro.

Der unter Verdacht stehende Hausverwalter hatte im September vergangenen Jahres vor dem Amtsgericht Königswinter eingeräumt, 75 000 Euro zu Unrecht von Konten der von ihm verwalteten WEG abgebucht zu haben. Derzeit sind bei dem Gericht noch vier Verfahren anhängig, durch die geschädigte Eigentümer versuchen, ihr Geld von dem Mann zurückzuholen. Bei diesen Verfahren geht es nach Auskunft des Amtsgerichts um mindestens 40.000 Euro. Weitere zwölf Verfahren laufen vor dem Bonner Amtsgericht.

Aufträge über eigene Gartenbaufirma
Wie aus einer Strafanzeige hervorgeht, die eine Eigentümergemeinschaft aus Aegidienberg vergangene Woche einreichte, soll der Hausverwalter rund 35.000 Euro ohne Genehmigung vom Eigentümerkonto auf sein eigenes überwiesen beziehungsweise damit Rechnungen für Aufträge beglichen haben, die weder ausgeschrieben noch genehmigt waren.

Der Beschuldigte soll auch Aufträge an eine ihm gehörende Gartenbaufirma vergeben haben, die dann unfachmännisch und zu überhöhten Preisen abrechnete.
Die Vorwürfe lauten auf Unterschlagung, Diebstahl und Veruntreuung. Anonyme Hinweise, dass es bei den Abrechnungen für die WEG nicht sauber zugehe, gab es einem Eigentümer zufolge bereits Ende 2014.

Fehlende Sachkunde bei Hausverwaltungen
Der Verein „Wohnen im Eigentum“ hat immer wieder auf die fehlende Sachkunde bei Hausverwaltungen hingewiesen. „Das Wohnungseigentumsgesetz ist sehr kompliziert“, sagt die Sprecherin des Vereins. „Und die Hausverwaltungen haben oft keine Ausbildung. Da passieren viele Fehler.“ Nicht immer gehe es um Untreue, aber solche Fälle gebe es eben auch. Die Bundesregierung hatte im August einen Gesetzentwurf verabschiedet, der von Hausverwaltern einen Sachkundenachweis sowie den Abschluss einer Schadenshaftpflichtversicherung verlangt. „Wohnen im Eigentum“ bietet außerdem Vordrucke an, um korrekte Verträge mit Hausverwaltungen zu schließen.

Von Ulla Thiede, Generalanzeiger Bonn, 14.01.2017

Verwaltung vergißt, Rohrbruch bei der Versicherung anzumelden

Ein "Klassiker" unfähiger Hausverwaltungen

Praxisfall:
am 20.11. repariert ein Installateur einen Rohrbruch im Keller. Rohrbrüche sind in den meisten Fällen Versicherungsfälle. Die Gebäudeversicherungen verlangen heute eine Photo-Dokumentation des Schadens mit Vorher-Nachher-Photos.
Diese Photos erstellt auch die Installationsfirma.
Die Rechnung wird kurz darauf am 01.12. erstellt und die Photo-Dokumentation beigefügt, damit die Hausverwaltung alles hat, um den Schaden bei der Versicherung einzureichen.

Und dann passiert…. nichts!
Werder im Jahr des Schadens, in den folgenden Monaten. Die Rechnung wurde zu Lasten der WEG bezahlt – eine Anmeldung des Schadens bei der Gebäudeversicherung erfolgte nicht.

Ein halbes Jahr später, bei der Belegprüfung, fiel es den Beiräten auf. Der Geschäftsführer der Hausverwaltung zeigte sich irritiert und wollte kurzfristig klären, ob der Schaden der Gebäudeversicherung gemeldet worden sei.

Aber so verhalten wie die Hausverwaltung sich bei der ursprünglichen Anmeldung des Schadens zeigte, so untätig zeigte sich nun der Geschäftsführer.
Trotz Zusage, die Sache zu untersuchen – keine Rückmeldung!

So blieb den Beiräten wieder einmal nur zu Mahnen. Nach drei Wochen und drei Mahnungen – endlich eine Reaktion des Geschäftsführers: ja, der Schaden sei angemeldet worden. Die Frage, wann denn genau der Schaden angemeldet worden sei wurde zunächst wieder nicht beantwortet, nach einer weiteren Nachfrage schließlich die Antwort: am Tag der dritten Beiratsmahnung, drei Wochen nach Bekanntmachung durch den Beirat und ein mehr als ein halbes Jahr nach Schadenseintritt……

So war es nur den aufmerksamen Beiräten zu verdanken, dass diese nicht unerhebliche Rechnung zur Erstattung eingereicht wurde und Schaden durch die Hausverwaltung vermieden werden konnte.

Korrekt erstellte Rechnung und detaillierte Photo-Dokumentation des Installateurs:

BVI: “Sonderhonorar des Verwalters darf NICHT in die Sachkonten gebucht werden!”

…um dort unauffindbar für immer zu verschwinden!

Zur Erinnerung: es handelt sich um vertraglich vereinbartes Sonderhonorar, das der WEG-Verwalter für besondere Arbeiten berechnen darf. Soweit so gut. Wer arbeitet, der soll auch verdienen. Es bleibt jedoch zu prüfen in welchem Rahmen “Arbeiten” nötig waren und erbracht wurden.

Unabhängig davon, muss dieses Verwalter-Sonderhonorar in der jährlichen Hausgeldabrechnung gesondert (!) und gut erkennbar ausgewiesen werden.
Klarer ausgedrückt: diese Kosten, die der Eigentümergemeinschaft in Rechnung gestellt werden und die der Hausverwalter sich mittels Bankvollmacht sofort abbucht und seinem eigenen Bankkonto gutschreibt, es muss sofort erkenntlich sein. Verstecken ist nicht angesagt.
Diese Sicht hat auch der Bundesverband der Immobilienverwalter, BVI.
“Dies wissen auch alle BVI-Mitglieder”, hieß es auf Nachfrage.

Scheinbar jedoch nicht.
Denn nur zufällig, beim Durchblättern Seite-für-Seite (!) der Jahresabrechnung entdeckte ein Miteigentümer zahlreiche Sonderrechnungen des Verwalters. Verbucht waren diese Honorarrechnungen wohin es auch gerade passte: in die Konten der Rücklage, der Reparaturen, der Anschaffung der Rauchmelder usw..
Sonderausweis: Fehlanzeige!

Deshalb: Sie hatten bisher mit Sonderhonoraren des Verwalters nicht zu tun?
Sie wurden zwar im Verwaltervertrag erwähnt – aber Sie als Eigentümer haben keine Kenntnis davon, dass es je zu einer Berechnung gekommen ist.
Glückwunsch, denken Sie? – Nein, das Gegenteil ist wahrscheinlicher.

Denn: haben Sie – ob Beirat oder nicht – jemals den Abrechnungsordner Seite für Seite durchgeblättert oder die Buchungszeilen der wichtigsten Konten studiert? Nein? Dann hatten Sie in den meisten Fällen auch nicht die Möglichkeit diese Sonderhonorare aufzufinden.

Schmanklerl:
angesprochen auf den offensichtlich seit Jahren fehlenden Ausweis des Verwalter-Sonderhonorars, antworte dieser BVI-Verwalter: “Wenn Sie so darauf Wert legen, können wir Ihnen (d.h. der angesprochenen WEG) ab der nächsten Jahresabrechnung das Sonderhonorar gesondert ausweisen. Wir machen das eigentlich nicht, aber für Sie…. ”
Haben wir etwas falsch verstanden? – Der WEG-Verwalter bietet sich an, ab dem nächsten Jahr, extra eine große Ausnahme zu machen und von seiner Standard-Regel, dem Nicht-Ausweis des Verwalterhonorars, abzuweichen?
D.h.bei allen weiteren, von ihm betreuten Eigentümergemeinschaften wird er weiterhin fälschlicherweise sein Verwalterhonorar   n i c h t   ausweisen? –  Na, super! 🙂

Empfohlene Maßnahmen:
Es geht weniger um eine Bewertung, ob ein Sonderhonorar zu zahlen ist oder nicht. In den meisten Fällen gibt der Verwaltervertrag Auskunft. Es geht erneut wieder um das alte Thema “Transparenz”.
Warum spielt ein Verwalter nicht mit offenen Karten? Warum bleiben selbst Beiräte, die die Abrechnung als geprüft und korrekt unterschrieben, uninformiert? Warum hat ein scheinbar seriöser Verwalter es nötig, dieses Versteckspiel zu spielen – wohl wissend, dass er gegen das Gesetz und den Verhaltenskodex der Verwalter-Dachverbände verstößt?

Oft absichtlich vergessen: Übersicht aller Nachzahlungen und Guthaben – für alle Wohnungseigentümer

Sie finden diese Aufstellung in den Unterlagen der Jahresabrechnung nicht?
– Kein Wunder: viele WEG-Hausverwalter “vergessen” diese wichtige  Darstellung.
Oft zusammen mit dem Vermögensstatus.

Kaum zu glauben, aber es gibt noch Hausverwaltungen und Abrechnungsdarstellungen, die Freude bereiten.
So die untenstehende, vorbildliche Musterdarstellung eines westdeutschen Hausverwalters:

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Pro Wohnungseigentümer wird in einer Zeile ausgewiesen:
Spalte 1: Bewirtschaftungskosten insgesamt
Spalte 2: Beitragsverpflichtung zur Instandhaltung
Spalte 3: Abrechnungssumme (1 zuzüglich 2)
Spalte 4: Hausgeld SOLL (= Wirtschaftsplan)
Spalte 5: Abrechnungsspitze (4 abzüglich 3)
Spalte 6: Hausgeldzahlung (IST)
Spalte 7: Rückstand/Überzahlung Hausgeld (6 zuzüglich 4)
Spalte 8: Guthaben/ Nachzahlung (Abrechnungssaldo) (5 zuzüglich 7)

Ein weiteres Highlight ist die Aufteilung des Abrechnungssaldos:

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Spalte 9: Rückstand Hausgeld
(Differenz zwischen Hausgeld-Instandhaltungsrücklage und Bewirtschaftungskosten und tatsächlicher Zahlung)
Spalte 10: Rückstand auf Instandhaltungsrücklage
Spalte 11: Rückstand auf Bewirtschaftungskosten

Zusatzinfo: bei ausstehendem oder zuviel gezahltem Hausgeld, wie in dem o.g. Fall 320 €, wird dieser Betrag – bei der Wahl zwischen Rücklage und Bewirtschaftungskosten – immer den Bewirtschaftungskosten zugerechnet.

Aussenstände/Guthaben betreffen somit immer Bewirtschaftungskosten und/oder Rücklagenkonto.
Nie   n u r  das Rücklagenkonto.

Beispiel Mustereigentümer:

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“Entscheidungshilfe” – Manipulation durch den Verwalter zur Wahl eines bestimmten Dienstleisters

Nach Erreichen des Rentenalters muss ein Ersatz für die bisher tätige Hausmeisterin gefunden werden. Sie hatte sich bisher um die Treppenhausreinigung und die allgemeinen Hausmeisterarbeiten gekümmert.

Die Einladung zur WEG-Versammlung verfasste der Verwalter wie folgt:

“Tagesordnungspunkt (TOP) 1: Diskussion und Beschlussfassung über die Vergabe von Hausreinigungs- / und Hauswart- / Gartenpflegearbeiten

1. Frau L. wird gegen 50 € Honorar monatlich weiterhin mit kleinen Aufgaben betreut. Hierzu könnte die Schlüsselverwaltung und Mängelübermittlung an den Verwalter gehören. Für die Aufgaben der Hausreinigung sowie die Gartenpflege würden externe Unternehmen beauftragt.

2. Frau L. scheidet vollständig aus und alle Aufgaben werden an externe Unternehmen vergeben. Zur Übersicht und Entscheidungsgrundlage, haben wir bereits drei Kostenangebote für die Tätigkeit Hauswartservice, Hausreinigung und Gartenpflege beigefügt. Eine Zusammenfassung haben wir Ihnen als Deckblatt erstellt.

entscheidungshilfe_details

entscheidungshilfe_zusammenfassung

Eigentlich eine zu würdigende, mühevolle Arbeit – wäre da nicht die vollkommen unsinnige Zeile “Zusammenfassung / Kosten pro [!] Firma”.

Wer gibt vor, dass diese von einander unabhängigen Arbeiten nur gemeinsam und  nur an e i n e n Dienstleister vergeben werden können?
Wäre es nicht sinnvoller, bunt zu mischen?

Hier vermischt der Verwalter “Äpfel und Birnen” bzw. hier setzt seine Manipulation an: nicht die monatlichen “Kosten pro Firma” sind relevant  – sondern ein Vergleich der drei Firmen pro Aufgabe (Hausmeister, Hausreinigung, Gartenpflege). Diese Aufgaben können sehr wohl von einander getrennt werden und müssen nicht und unbedingt von ein und der selben Firma ausgeführt werden müssen.

Pro Aufgabenbereich wären die preiswertesten Anbieter gewesen:
für die Hausreinigung: Firma J. mit 267,51 €
für die Gartenpflege: Firma H. mit 196,35 €
für den Hausmeister-Service: Firma D. mit 41,65 €

Summe pro Monat bei dieser Beauftragung: 505,51 €

Aber hier zunächst die Berechnung der Gesamtkosten, wie vom Verwalter unsinnigerweise und nur zu Manipulationszwecken erstellt (siehe Tabelle unten):
Fa. D. – 755,55 €
Fa. J. – 776,24 €
Fa. H. – 782,13 €

Die Darstellung “Kosten pro Firma” stellen die Fa. M. als preiswertesten Anbieter dar.
Erstaunlich: in den Disziplinen “Hausreinigung” und “Gartenpflege” ist die Fa. D. deutlich teurer als die anderen Anbieter, nur den Hausmeisterdienst bietet D. unschlagbar preiswert mit 41,65 €/monatlich an.

Aufgrund der Darstellung des Verwalters, die Kosten pro Firma – statt pro Aufgabenbereich – zu summieren und seine Einflussnahme während der Versammlung stimmten die Eigentümer für Fa. D. mit den Arbeitsgebieten:
Hausreinigung: 470,05 €
Gartenpflege: 243,95 €
Hauswartservice: 41,65 €

 

Dieser unseriöse Verwalter hatte sein Ziel erreicht:
1. Durch das Summieren unsinniger Faktoren vermittelte der Verwalter, der Eigentümergemeinschaft bewußt, ein “Schnäppchen” gemacht zu haben, als sie sich für den Anbieter D. entscheiden, der in der Summe aller Arbeitsbereiche mit 755,65 € am preiswertesten war.
Hätte der Verwalter die Eigentümer korrekt beraten und die Dienstleistungen gemischt – was in diesem Fall leicht möglich gewesen wäre – dann hätte sich die Gesamtsumme auf nur 505, 51 € belaufen (siehe oben).

2. Ziel war es, Firma D., dessen Geschäftsführer ein enger Vertrauter des Verwalters ist, mit den Bereichen Hausreinigung und Gartenpflege zu beauftragen.
Nicht aber mit dem defizitären Bereich “Hauswartservice” mit den sehr günstigen 41,65 €.
Dieser Aufgabenbereich diente nur als Köder und als fiktiver Betrag, um die Gesamtsumme der Firma M. mit unsinnigen, angeblich günstigen “755,65 €” auszuweisen.

3. “Fiktiv” will heißen: dieser Aufgabenbereich sollte n i c h t  beauftragt werden. Auch wenn dies so beschlossen und den Eigentümern vermittelt wurde.
Nein, der “Hausmeisterservice” musste von der Bildfläche verschwinden.
Für den Verwalter kein Problem: das Protokoll wurde “angepasst”. Der Begriff “Hausmeisterservice” verschwand aus dem Beschlusstext. Der Beirat, naiv und deppert wie immer, unterschrieb das Protokoll, ohne es auch nur vorher zu lesen. Aber auch dann wäre ihm nichts aufgefallen.

Auf Nachfragen hin, warum die sehr wohl beschlossene Dienstleistung “Hausmeisterservice” im Protokoll nicht auftaucht, antwortet der Verwalter gewohnt dreist: “Sie sehen doch, dass dort nichts steht. Also ist auch nichts beschlossen worden!”
Allein hieran zeigt sich die Routine dieses unseriösen Verwalters….

Fazit: Die “Entscheidungshilfe” des Verwalters stellte sich so als teure “Fehl-Entscheidungshilfe” heraus.
Der Beirat sowie die übrigen Eigentümer haben bis heute nicht verstanden, wie sie manipuliert wurden….