Archiv der Kategorie: Sonderhonorar zu hoch / nicht berechtigt

Sonderhonorar, Zusatzhonorar des WEG-Hausverwalters zu hoch in Rechnung gestellt oder nicht berechtigt

Sonderhonorar für Prüfungen zum Mindestlohngesetz

Nach dem Motto "Kleinvieh macht auch Mist" berechnet dieser WEG-Hausverwalter Leistungen die mit seinem Vertrag schon abgegolten sind.

“Für die außerhalb der üblichen Verwaltungstätigkeit liegende Überprüfung des nebenberuflichen Beschäftigungsverhältnisses zur Sicherstellung der Erfüllung der Vorgaben durch das Mindestlohngesetz erlauben wir uns, zumindest einen Teil unseres Zusatzaufwandes wie folgt abzurechnen:

Pauschale 30 € + 20 % Sachkostenpauschale (Porto, Telefon.. ) 6 € 
= 36 €+ MwSt. 6,84 € = Rechnungsbetrag 42,84 € “

Verbucht werden diese Kosten auf das Konto 3050 “Sonstige Kosten”.

Fazit:
Die Prüfung ist wahrscheinlich unnötig und wäre -wenn den nötig – mit dem normalen Verwalterhonorar abgegolten.
Die Kontierung auf die “Sonstigen Kosten” entspricht NICHT den gesetzlichen Erfordernissen, die einen separaten Ausweis auf einem Konto “Sonderhonorar Hausverwaltung” erfordert. Damit die Eigentümer diese Kosten deutlich zur Kenntnis nehmen. Dies war hier nicht gegeben.

Sonderhonorar für Auskunft Creditreform eines langjährigen Miteigentümers

Wieder unnötige und unsinnige Kosten - verursacht vom WEG-Hausverwalter

Der WEG-Hausverwalter kann nur sehr wenigen, klar definierten Fällen die Zustimmung des Verwalters zum Verkauf einer Wohnung verweigern.
Dies z. B., wenn eine große Zahlung (z.B. Sonderumlage) für den künftigen Eigentümer ansteht und es offensichtlich ist, dass er nicht über ausreichende finanziellen Mittel verfügt.
Nur in diesem speziellen Fall, wenn bereits wenn bereits Zweifel zu der finanziellen Situation des Käufer vorhanden sind, ist eine Überprüfung der Bonität sinnvoll. Diese Konstellation ist äußerst selten.

Warum also berechnet der Verwalter Kosten für eine angeblich eingeholte Auskunft zur Bonität eines neuen Eigentümers? “Angeblich” -weil seiner Sonderhonorar-Rechnung keinerlei Anlage beigefügt ist, aus der die Eigentümergemeinschaft die Bonität des Neueigentümers entnehmen kann.

Kritik:
– die Einholung einer Bonitätsauskunft bei der Creditreform ist unnötig, da der Verwalter seine Zustimmung bis auf seltene Einzelfälle nicht verweigern kann
– die Kosten von 65 € netto ist nicht nachvollziehbar, die wirklichen Kosten werden auf ca. 10 € geschätzt
– ob eine Bonitätsauskunft wirklich eingeholt wurde ist unklar, da sie der Rechnung nicht beigefügt und auch sonst dem Nutznießer – der Eigentümergemeinschaft – nicht zur Verfügung gestellt wurde
– in diesem Fall war der Käufer der Wohnung ein langjähriger Miteigentümer der WEG.
Umso unsinniger die Initiative des Verwalters, eine Bonitätsauskunft für diesen einzuholen
– buchhalterisch verbucht wurden diesen Kosten einmal wieder und unkorrekterweise auf das Konto “3050 Sonstige Kosten“, anstatt auf das Konto “Sonderhonorar der Verwaltung”.

“Für die Einholung einer Auskunft beim Verein Creditreform über Herrn A… berechnen wir Ihnen folgende Kosten:
Pauschale für die Anfrage beim Verein Creditreform: 65,00 € + MwSt. 12,65 €
= Rechnungsbetrag 77,35 €

 

Sonderhonorar für die Änderung von Verteilungsschlüsseln

Schnelles Geld dank "Mischkalkulation": 1.630 € für wenige Minuten Arbeit

Alle Hausverwaltungen arbeiten mit einer Software für das Erstellen der Jahresabrechnung.
Die Änderung von Einstellungsparametern dieser Software ist eine Sache, die in wenigen Sekunden ausgeführt werden kann. Bei mehreren Verteilungsschlüsseln, wie in diesem Fall, wird die Änderung in wenigen Minuten ausgeführt sein.

Die Gesetzgebung hat deshalb die Möglichkeit, Sonderhonorar berechnen zu können, sehr begrenzt. So ist ein zusätzlichen Abrechnen von Tätigkeiten, die zum Alltagsgeschäft einer Hausverwaltung gehören und schon mit dem normalen Verwalterhonorar abgedeckt, kaum möglich.
Zusätzlich als Sonderhonorar abgerechnet werden können: Auslangen wie Porto und Kopien, wenn zuvor so im Verwaltervertrag festgehalten  und Arbeiten, die über die normale Tätigkeit eines Hausverwalters hinausgehen, wenn diese z.B. gleichzeitig Architekt ist und anstelle eines Architekten für die Eigentümergemeinschaft tätig wird. Auch in diesem Fall muss dies im Verwaltervertrag vorgesehen sein und muss der Leistung/dem Arbeitsaufwand entsprechen.

Eine besondere Kompetenz für das Ändern von Verteilungsschlüsseln benötigt dieser Verwalter nicht. Es ist so aufwendig, als würde man in einem Rechnungsprogramm den Mehrwertsteuersatz ändern.

Für diesen Verwalter gibt es wenig andere Möglichkeiten mit so geringem Zeitaufwand und Spezialkompetenz einen höheren Umsatz zu machen. Denn er berechnet lt. seiner Gebührenliste für jede Änderung des Verteilungsschlüssel pro Wohnung (!) 10 €.

Die Änderung wird er nur einmal pro Kontenposition eingeben, der Bezug auf die Anzahl von Wohneinheiten ist bedeutungslos. Der Verwalter weigerte sich bisher immer einen genauen Zeitaufwand für Änderungstätigkeit bekanntzugeben. 

Die Eigentümergemeinschaft besteht zu einem großen Teil aus hochbetagten und altersschwachen Rentnern. Um sein Vorhaben abzusichern, ließ der Verwalter sich diese Honorierung in einem Beschluss zusammen mit der geplanten Änderung verschiedener Verteilungsschlüssel bestätigen.

Es ist bezeichnend, dass diese Rechnung bei der Prüfung der Jahresabrechnung nicht auffiel.
Denn der Verwalter erwähnte diese Rechnung nicht.
Sie wäre aufgefallen, wenn sie korrekterweise in einer Kostenposition “Sonderhonorar Hausverwaltung” aufgetaucht wäre – statt dessen wurden diese Kosten in das undurchsichtige Konto “3050 Sonstige Kosten” gebucht.“Für die außerhalb der üblichen Verwaltungstätigkeit liegende Änderung der Kostenverteilungsschlüssel gemäß Beschluß unter Tagesordnungspunkt 8 in der Wohnungseigentümergemeinschaft vom 25.09.20.., erlauben wir uns, gemäß Verwaltervertrag-Gebührenliste Punkt 16 folgende Kosten in Rechnung zu stellen:

11 Verteilungsschlüssel x 25  (24 Whg. + 1 Garage)
275 à 5 € (anstatt der üblichen angesetzten Kosten in Höhe von 10,00 €)
Zwischensumme: 1.375 € + Mwst. = 1.636,25 €

Die Abbuchung vom WEG-Konto nimmt der Verwalter selber vor. Er hat ja die Kontovollmacht.
Auf welches Konto er diesen Betrag überweist bleibt unbekannt: auf allen von ihm ausgestellten Sonderhonorar-Rechnungen fehlt die Bankverbindung. Warum?

Sonderhonorar des WEG-Hausverwalters

Welche Kosten, welcher Aufwand kann vom Verwalter geltend gemacht werden und in die Hausgeldabrechnung einfließen?

Grundlage ist der Verwaltervertrag. Wird dort ein Sonderhonorar für besondere, zusätzliche Arbeiten des Verwalters vereinbart, dann kann der Verwalter diese Arbeiten in Rechnung stellen. Hiermit deckt der Verwalter die Kosten des zusätzlichen Zeitaufwandes, den diese Aufgaben verursachen. Denn auch ein Hausverwalter muss wirtschaftlich rechnen und es ist völlig in Ordnung, wenn außergewöhnlicher Aufwand durch zusätzliches Honorar abgedeckt wird. Hierfür sollte jede Eigentümergemeinschaft Verständnis haben.

Die Vereinbarung eines Sonderhonorars setzt jedoch voraus, dass dies dem Grundsatz  ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht.
Das gilt auch für die Höhe des jeweiligen Honorars, dass angemessen zu sein hat.
Überzogene Forderungen des Verwalters sind abzuweisen.

Die Höhe des Sonderhonorars muss sich jedoch in einem angemessenen Rahmen halten und den voraussichtlichen zusätzlichen besonderen Zeit- und Arbeitsaufwand im Einzelfall berücksichtigen (BGH NJW 1993, 1924, 1925). Für einen WEG-Verwalter kann ein Stundensatz von 50-70 € + MwSt/pro Std.  als angemessen angesehen werden.

Beispiele für Zusatzaufgaben des Verwalters

a) Übernahme der WEG-Verwaltung / Amtsübernahme
Abdeckung eines erhöhten Verwaltungsaufwands oft in Zusammenhang mit unvollständigen/fehlerhaften Unterlagen des Vorverwalters.
Zu vertreten ist ein angemessener Zeitaufwand. Bei sehr hohem Zeitaufwand können diese Kosten ggf. vom Vorverwalter eingeklagt werden (Schadensersatz)

b) Außerordentliche Eigentümerversammlung
Hierfür kann ein Sonderhonorar vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass der Grund für die Versammlung nicht dem Verwalter zuzuschreiben ist.  Ungefähre Kosten: 150 – 500 € plus MwSt je Versammlung.

c) Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG
Sonderhonorar: ca. 25 € plus MwSt pro Miteigentümer/Bescheinigung

d) Gerichts- und Mahnverfahren
Für die Bearbeitung von Gerichtsverfahren: Pauschalbetrag von ca. 120 € + MwSt.

e) Kopien und Portokosten
Die Erstattung der Kosten für Fotokopien und Porto sind keine Vereinbarung über eine Sondervergütung, sondern über Aufwendungsersatz und ein Betrag von 0,50 € + MwSt. pro Kopie wird als angemessen betrachtet.
Dieser Betrag muss aber eine zahlenmäßige Obergrenze haben, ähnlich wie im Gerichtskostengesetz (GKG) und Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG), in denen ab der 51. Kopie nur noch 0,15 Euro pro Kopie verlangt werden dürfen (Oberlandesgericht (OLG) Hamm, Beschluss vom 19.10.2000, Az.: 15 W 133/00).

e) Lastschriftverweigerungen
5 € + MwSt pro Eigentümer und pro Monat

f) Lohnabrechnung für Mitarbeiter der Eigentümergemeinschaft, z.B. für Hausmeister
Lohnabrechnungen für haupt- oder nebenberufliche Mitarbeiter werden regelmäßig durch ein Steuerbüro erledigt. Nimmt der Verwalter diese Aufgabe für Mitarbeiter der Eigentümergemeinschaft (etwa Hausmeister, Gärtner, Reinigungskräfte) war, hat das für ihn einen Mehraufwand zur Folge. Die Vereinbarung einer angemessenen Pauschale bzw. eines angemessenen Stundensatzes für den Mehraufwand ist daher nicht zu beanstanden.

g) Mahnungen
10-15 € + MwSt pro Mahnschreiben

h) Mehraufwand für vermietete Eigentumswohnungen, z.B. Hausmeisterwohnung
Werden Eigentumswohnungen vermietet, kann sich daraus für den WEG-Verwalter ein Mehraufwand ergeben, etwa weil er nach § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG für die Durchführung
der Hausordnung sorgen und daher den störenden Mieter bzw. den vermietenden Wohnungseigentümer kontaktieren muss. Daher kann sich für vermietete
Eigentumswohnungen das pauschale Grundhonorar pro Einheit um 2,50 Euro erhöhen

i) Sanierungsmaßnahmen
Wird kein externer Architekt/Ingenieur/Bauleiter beauftragt und übernimmt der Verwalter – bei entsprechender Qualifikation – die Organisation größerer, technisch schwieriger und aufwendiger Sanierungsmaßnahmen an Gemeinschaftseigentum (etwa Ausschreibungen, Aufstellung von Leistungsverzeichnissen, Einholung und Vergleich von Angeboten, Bauleitung und Bauüberwachung, Abnahme der Arbeiten, Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen), kann ein Sonderhonorar vereinbart werden.
Dieses kann als prozentuale Pauschale der Auftragssumme, nach den Sätzen der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) oder über einen angemessenen Stundensatz gewährt werden.

Ein Anspruch des Verwalters auf eine Sondervergütung für geringere Instandsetzungsarbeiten bis zu 5.000 Euro besteht jedoch nicht (OLG Düsseldorf, Beschluss vom
14.10.1998, Az.: 3 Wx 169/98).

Geltendmachung von Baumangeln durch den Verwalter (OLG Celle WE 1984, 127):
Sonderhonorar ist gerechtfertigt, soweit der Verwalter besondere Leistungen erbringt und nicht nur das leistet, was auch ein Wohnungseigentümer als „Bauherr“ tate.

j) Veräußerungszustimmung
175 – 300 € + MwSt.

Anmerkung: die zitierten Beträge beziehen sich auf veröffentlichte Gerichtsurteile.
Ggf. haben sich die Beträge in der Zwischenzeit durch neuere Urteile etwas erhöht.

Im Umkehrschluss kann für folgende Tätigkeiten  k e i n  Sonderhonorar berechnet werden, da dieser Verwaltungsaufwand mit dem normalen Verwalterhonorar abgedeckt ist:

Aufstellung des Wirtschaftsplans
Erstellung der Jahresabrechnung einschließlich der Einzelabrechnungen
Erhebung einer Sonderumlage
Erledigung der anfallenden Buchführung
Einberufung und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung
Führung der Beschluss-Sammlung
Einholung von Angeboten
Durchführung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer, insbesondere zu Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
Durchführung der Hausordnung
Vergabe von Aufträgen

Sonderhonorar des Verwalters für die Montage von Rauchmeldern

Ausgeführt nicht etwa vom WEG-Hausverwalter, sondern einem externen Dienstleister

Warum nicht auch für das Tätigwerden eines externen Dienstleisters Rechnungen schreiben? – Nach dem Motto: lass andere arbeiten und halte die Hand auf…

Zur Klarstellung: der Hausverwalter selber hat  k e i n e  Rauchmelder montiert, er hat allenfalls den Auftrag dem Dienstleister erteilt. Und diese Tätigkeit gehört zu den Kerntätigkeiten eines jeden Hausverwalters, auch wenn sich der Rechnungstext anders anhört. Dies ist Augenwischerei, gedacht die meist älteren Miteigentümer falsch zu informieren.

“Für die außerhalb der üblichen Verwaltungstätigkeit liegende Beauftragung der Firma Objektus GmbH und dem in diesem Zusammenhang stehenden Mehraufwand für die Montage der Rauchwarnmelder in den Sondereigentumseinheiten der Wohnungseigentümergemeinschaft erlauben wir uns, Ihnen gemäß Beschluss der Eigentümergemeinschaft aus dem Jahre 20…, folgende Kosten in Rechnung zu stellen:
23 Wohneinheiten à 10 € = 230 € + MwSt. 43,70 € = 273,70 €

Auch diese Rechnung wurde, wie viele andere, nicht auf das buchhalterische Konto “Sonderhonorar Verwaltung” gebucht, sondern auf das unverfängliche Konto
“3100 Laufende Reparaturen”

Sonderhonorar für das Ablesen von Zählerständen – warum?

Die übliche Verwaltertätigkeit ist mit dem normalen Verwalterhonorar abgegolten.
Nicht jedoch für diesen WEG-Hausverwalter.

Für die außerhalb der üblichen Verwaltungstätigkeit liegende Organisation zur Ablesung der Zählerstände, Kontrolle auf Plausibilität und Übermittlung an die Versorgungsträger sowie Kontrolle der dann erhaltenen Jahresabrechnungen, erlauben wir uns, Ihnen folgende Kosten in Rechnung zu stellen:
4 Zähler à 25,00 € = 100,00 € zzgl. MwSt. 19,00 € -> Gesamtrechnungsbetrag: 119,00 €

Gehen wir davon aus, dass dieser Verwalter ca. 60 WEGs betreut, dann ergibt dies einen Umsatz von 119 x 60 = 7.140 €.
Und wieder wurde auch diese Rechnung in das buchhalterische Konto “3050 Sonstige Kosten” gebucht – anstatt auf ein spezielle Konto mit der Bezeichnung “Sonderhonorar Hausverwaltung”.
Ziel dieses Verwalters ist es Rechnungen für Leistungen zu erstellen, die bereits mit seinem Honorar abgedeckt sind – und die Eigentümer diesbezüglich unwissend zu lassen (“Sonstige Kosten”)