Archiv der Kategorie: Trick: Protokollierung von nicht Beschlossenem

Protokollberichtigung erst nach Beschlussanfechtung möglich

Ohne Anfechtung werden auch fehlerhafte oder nicht beschlossene Beschlüsse gültig, wenn sie im Protokoll stehen!

Dass Hausverwalter “vergessen”, nach der Besprechung eines Tagesordnungspunkts abzustimmen, weil sie davon ausgehen, dass alle zustimmen, ist keine Seltenheit.
Dass danach im Protokoll doch ein Abstimmungsergebnis festgehalten wird verwundert nicht.
Wer dies nicht akzeptieren möchte, denkt zunächst an eine Protokollberichtigung.

Wichtig: verlassen Sie sich nicht auf die Zusage des Verwalters, das Protokoll würde noch korrigiert. Denn die Voraussetzung den WEG-Hausverwalter zur Korrektur des Protokolls zu zwingen ist eine Beschlussanfechtung. Und die Frist verstreicht 1 Monat nach Versammlungsdatum.

Extrem ausgedrückt: auch ein erfundenes Abstimmungsergebnis wird zusammen mit dem Beschluss wirksam, wenn der Beschluss nicht rechtzeitig angefochten wird!
Deshalb erneut die Aufforderung, in der Eigentümerversammlung die Beschlüsse und die Abstimmungsergebnisse handschriftlich mitzuprotokollieren. Es ist kaum vorstellbar, wie sehr dort getrickst wird und welche Freiheiten sich Verwalter in Bezug auf die Formulierung von Beschlüssen und Abstimmungsergebnissen nehmen!

Beschlüsse können sogar inhaltlich ins Gegenteil verdreht Gültigkeit erlangen, wenn niemand das Protokoll genau prüft und die Beiräte sich mit dem Verwalter verbündet haben.

Geht doch: Nachträgliche Korrektur einer Beschluss-Protokollierung

Einer allzu phantasievoll ausgeschmückte Beschlussprotokollierung konnten die Eigentümer dieser WEG entgegentreten.
Das Protokoll wurde neu verfasst und der Tagesordnungspunkt “TOP 3 – Wirtschaftsplan” so festgehalten, wie er besprochen und beschlossen worden war – ohne nachträglich angebrachte Veränderungen des Verwalters.

Beispiel einer positiven Vorher-Nachher-Veränderung:

Nachträglich korrigierter Beschlusstext

“TOP 3 – Beschlussfassung
Verabschiedung eines neuen Wirtschaftsplans für das Jahr 2016/17
Genehmigung des Gesamt- und jew. Einzelwirtschaftsplans
Fälligkeit und Dauer der festgelegten Vorauszahlungen (Hausgeld)”

“Die Eigentümer mögen beschließen:
Der von der Verwalterin vorgelegte Gesamtwirtschaftsplan und die daraus resultierenden Einzelwirtschaftspläne für das Wirtschaftsjahr 2016 mit einem Gesamtvolumen von 41.300 € wird genehmigt. Das mit der Beschlussfassung des Wirtschaftsplans auf die einzelnen Einheiten entfallende Hausgeld ist in monatlichen Teilbeträgen von jeweils 1/12 der Jahressummen spätestens bis zum 3. Werktag eines jeden Monats fällig. Der Wirtschaftsplan wird rückwirkend ab 01.01.2016 in Kraft gesetzt. Die Differenz von 01.01.2016 bis zum Ablauf des Monats Juli 2016 ist von den Eigentümern zum 01.07.2016 auf das Gemeinschaftskonto zu entrichten.

Abstimmungsergebnis: Ja: alle …… Nein…… Enthaltung:….
Der VL verkündet: die Beschlussvorlage ist einstimmig angenommen.”

korrektur top 3_kl

 

Vom Verwalter zuvor formulierter Beschlusstext

“TOP 3 – Beschlussfassung
Verabschiedung eines neuen Wirtschaftsplans für das Jahr 2016/17
Genehmigung des Gesamt- und jew. Einzelwirtschaftsplans
Fälligkeit und Dauer der festgelegten Vorauszahlungen (Hausgeld)”

“Die Eigentümer mögen beschließen:
Der von der Verwalterin vorgelegte Gesamtwirtschaftsplan und die daraus resultierenden Einzelwirtschaftspläne für das Wirtschaftsjahr 2016 mit einem Gesamtvolumen von 41.300 € wird resp. werden genehmigt. Das mit der Beschlussfassung des Wirtschaftsplan auf die einzelnen Einheiten entfallende Hausgeld ist in monatlichen Teilbeträgen von jeweils 1/12 der Jahressumme spätestens bis zum 3. Werktag eines jeden Monats fällig, erstmals am 01.07.2016. Die Differenz vom 01.1.2016 bis zum Ablauf des Monats Juni 2016 ist von den Eigentümern zum 01.07.2016 auf das Gemeinschaftskonto nach zu entrichten. Soweit die Eigentümer am Lastschriftverfahren teilnehmen, erfolgt der Einzug der Differenzen auf Veranlassung der Verwalterin. Kommt der Wohnungseigentümer für zwei aufeinanderfolgende Termin mit Entrichtungen der Hausgeldrate oder eines nicht unerheblichen Teils derselben in Verzug oder in einem Zeitraum, der sich über mehr als zwei Fälligkeitstermin erstreckt, mit der Entrichtung des Hausgeldes in Höhe eines Betrags in Verzug, der das Hausgeld für zwei Monate erreicht, wird der gesamte noch geschuldete Jahresrestbetrag sofort zur Zahlung fällig gestellt. Scheidet der säumige Wohnungseigentümer während des Kalenderjahres aus der Gemeinschaft aus, lebt die monatsweise Zahlungsverpflichtung für den Rechtsnachfolger wieder auf. Der ausgeschiedene Eigentümer ist in diesem Fall verpflichtet, die Hausgelder bis zum Monat seines Ausscheidens zu zahlen. (entscheidend ist die Eintragung im Grundbuch). Die monatsweise Zahlungsverpflichtung lebt ebenfalls wieder auf, wenn während des Kalenderjahrs des Zwangsverwaltungs- oder Insolvenzverfahrens über die betreffende Wohneinheit eröffnet wird.
Der beschlossene Gesamtplan sowie die Einzelpläne gelten als Anspruchsgrundlage auch über das angegebene Wirtschaftsjahr hinaus bis zur Beschlussfassung über den folgenden Wirtschaftsplan, längstens bis zum 31.12. des Folgejahres auf den Wirtschaftsplan. Der Verwalter wird ermächtigt, Mittel der Instandhaltungsrücklage zur Zwischenfinanzierung von Liquiditätsengpässen zu verwenden. Der hierfür verwandte Betrag darf insgesamt 1/4 der Plansumme des Jahreswirtschaftsplans nicht überschreiten.

Abstimmungsergebnis: Ja: alle …… Nein…… Enthaltung:….
Der VL verkündet: die Beschlussvorlage ist einstimmig angenommen.”

beschlussfassung top 3 wp_kl

 

Empfohlene Maßnahmen:
Achten Sie penibel darauf, was wirklich protokolliert wird.
In diesem Beispiel handelte es sich “nur” um die Formulierung des Wirtschaftsplans.
Die Praxis des nachträglichen, phantasievollen Ausschmückens der Beschlüsse war in dieser WEG üblich. Es war auch nie aufgefallen.
Leider kam es deshalb in der Vergangenheit zu kostspieligen Beschlussanfechtungen, deren Grundlage auch das nachträgliche Ausschmücken der Beschlüsse durch den Verwalter war.
Sämtliche Prozesskosten hatte die WEG zu tragen.

Grenzenlose Phantasie des Verwalters bei der Beschlussprotokollierung

Praxisfall:
Auszug aus der Einladung zur WEG-Versammlung, die von einer sogenannten “zertifizierten” (?!) Hausverwaltung durchgeführt wurde:

“TOP 3 – Beschlussfassung
Verabschiedung eines neuen Wirtschaftsplans für das Jahr 2016/17
Genehmigung des Gesamt- und jew. Einzelwirtschaftsplans
Fälligkeit und Dauer der festgelegten Vorauszahlungen (Hausgeld)”

Es handelt sich um die gleiche Eigentümergemeinschaft und die gleiche Versammlung, die zuvor erwähnt wurde und in der der lust- und antriebslose Verwalter von den Eigentümern quasi durch die Versammlung “getragen” werden musst.

Beschlossen wurde in der Versammlung, dass der neue Wirtschaftsplan ab dem 01.07. gültig werden sollte.
Die Durchführung der Abstimmung vergaß der Verwalter zunächst, sie wurde dann aber auf Zuruf eines Miteigentümers doch noch durchgeführt, der Beschluss “einstimmig” beschlossen.
Kurz: ausser “einstimmig” und dem neuen Geltungsdatum “01.07.” wurde zu diesem TOP nichts erwähnt.

Ohne Rücksprache der Beiräte wurde das Protokoll einige Zeit später versendet.
Erstaunt nahmen die Miteigentümer folgenden Beschlussprotokollierung zu Kenntnis.
Was folgte war ein 21-Zeilen-Pampflet wie es rein der Phantasie der Hausverwaltung entsprang. Alles erlogen. Nichts ist wahr.

Wichtig hervorzuheben ist, dass 1. zuvor der Einladung k e i n e Beschlussvorlage/keine Beschlussvorschlag beigefügt war und 2. kein Beschlusstext in welcher Form auch immer in der Versammlung selbst verlesen und beschlossen worden war!

 

“TOP 3 – Beschlussfassung
Verabschiedung eines neuen Wirtschaftsplans für das Jahr 2016/17
Genehmigung des Gesamt- und jew. Einzelwirtschaftsplans
Fälligkeit und Dauer der festgelegten Vorauszahlungen (Hausgeld)”

“Die Eigentümer mögen beschließen:
Der von der Verwalterin vorgelegte Gesamtwirtschaftsplan und die daraus resultierenden Einzelwirtschaftspläne für das Wirtschaftsjahr 2016 mit einem Gesamtvolumen von 41.300 € wird resp. werden genehmigt. Das mit der Beschlussfassung des Wirtschaftsplan auf die einzelnen Einheiten entfallende Hausgeld ist in monatlichen Teilbeträgen von jeweils 1/12 der Jahressumme spätestens bis zum 3. Werktag eines jeden Monats fällig, erstmals am 01.07.2016. Die Differenz vom 01.1.2016 bis zum Ablauf des Monats Juni 2016 ist von den Eigentümern zum 01.07.2016 auf das Gemeinschaftskonto nach zu entrichten. Soweit die Eigentümer am Lastschriftverfahren teilnehmen, erfolgt der Einzug der Differenzen auf Veranlassung der Verwalterin. Kommt der Wohnungseigentümer für zwei aufeinanderfolgende Termin mit Entrichtungen der Hausgeldrate oder eines nicht unerheblichen Teils derselben in Verzug oder in einem Zeitraum, der sich über mehr als zwei Fälligkeitstermin erstreckt, mit der Entrichtung des Hausgeldes in Höhe eines Betrags in Verzug, der das Hausgeld für zwei Monate erreicht, wird der gesamte noch geschuldete Jahresrestbetrag sofort zur Zahlung fällig gestellt. Scheidet der säumige Wohnungseigentümer während des Kalenderjahres aus der Gemeinschaft aus, lebt die monatsweise Zahlungsverpflichtung für den Rechtsnachfolger wieder auf. Der ausgeschiedene Eigentümer ist in diesem Fall verpflichtet, die Hausgelder bis zum Monat seines Ausscheidens zu zahlen. (entscheidend ist die Eintragung im Grundbuch). Die monatsweise Zahlungsverpflichtung lebt ebenfalls wieder auf, wenn während des Kalenderjahrs des Zwangsverwaltungs- oder Insolvenzverfahrens über die betreffende Wohneinheit eröffnet wird.
Der beschlossene Gesamtplan sowie die Einzelpläne gelten als Anspruchsgrundlage auch über das angegebene Wirtschaftsjahr hinaus bis zur Beschlussfassung über den folgenden Wirtschaftsplan, längstens bis zum 31.12. des Folgejahres auf den Wirtschaftsplan. Der Verwalter wird ermächtigt, Mittel der Instandhaltungsrücklage zur Zwischenfinanzierung von Liquiditätsengpässen zu verwenden. Der hierfür verwandte Betrag darf insgesamt 1/4 der Plansumme des Jahreswirtschaftsplans nicht überschreiten.

Abstimmungsergebnis: Ja: alle …… Nein…… Enthaltung:….
Der VL verkündet: die Beschlussvorlage ist einstimmig angenommen.”
beschlussfassung top 3 wp_kl
Zusammenfassung:
der Verwalter verfasst nicht nur einen Phantasie-Beschluss – er lügt auch, wenn er behauptet, die “Beschlussvorlage” sei angenommen worden. Denn: eine Beschlussvorlage lag nie vor und war auch nicht vorgelesen worden.

Noch beunruhigender als dieses Protokoll ist die Schlussfolgerung, all die vergangenen Protokolle betreffend.
Denn nicht nur dieses Protokoll – und wir erwähnen hier nur einen einzigen Tagesordnungspunkt – ist fehlerhaft und unwahr – auch die Protokolle und Beschlüsse der letzten Jahre und Jahrzehnte sind anzuzweifeln! Wie viele Beschlüsse sind absichtlich vom Verwalter eigenmächtig falsch protokolliert worden?

Empfohlende Maßnahmen:
Den Verwalter zur Rede stellen und freundlich seine “Versammlungsnotizen” anfordern (diese Notizen macht der Verwalter in der Versammlung und nutzt sie als Grundlage zur Protokollerstellung).

Muster-Anschreiben:
“Sehr geehrter Herr Verwalter,
zur Klärung der von Ihnen verfassten Protokolltexte bitte ich Sie freundlich um Zusendung der Kopie Ihrer Versammlungs-Aufzeichnungen und -Notizen. Vielen Dank!
Mit freundlichen Grüßen…”

Widerwillig und nach dreimaligem Mahnen sendet der Verwalter dies Infos endlich zu.
Es ist ersichtlich, dass unsere und seine Notizen übereinstimmen:
a) Gültigkeit des neuen Wirtschaftsplans: 01.07.2016
b) Abstimmung: einstimmig

auszug vers notiz top 3_kl

So hätte die Beschlussfassung ganz einfach heissen sollen:
“Die Gemeinschaft beschließt den vorgelegten Wirtschaftsplan. Er tritt am 01.07.2016 in Kraft.
Abstimmung: Ja: alle – Nein: – Enthaltung: –
Der Beschluss wurde einstimmig angenommen.”

Warum diese abweichende Beschlussprotokollierung mit Angaben, die in der Versammlung weder angesprochen noch beschlossen wurden?
Wie kann es angehen, dass ein WEG-Hausverwalter n a c h  einer Versammlung einen Beschluss so verfasst, wie er ihn gerne hätte?
Willkür des Verwalters? – Ja, und zwar schon seit Jahren!
Seit Jahren setzt sich dieser “zertifizierte” WEG-Verwalter über die Anforderungen einer ordnungsgemäßen Protokollierung der Beschlüsse hinweg – ohne die gutgläubigen Eigentümer hiervon zu unterrichten.

“Hausverwaltung nach Gutsherrenart” ist der üblicherweise genutzte Begriff, der widerspiegelt wer in der Eigentümergemeinschaft das Sagen hat.

 

Soviel vom “zertifizierten Fachverwalter von Wohnungseigentum” mit TÜV-Prüfsiegel. Dieser Verwalter ist ein “zertifizierter” Alptraum.

zertifizierter Verwalter_kasch

tüv

WEG-Versammlung: Protokollierung von nicht Beschlossenem

Das Protokoll einer Eigentümerversammlung ist ein wichtiges Dokument.
Nicht umsonst sind die Verwaltungsbeiräte aufgefordert dieses Protokoll auf Richtigkeit hin zu prüfen und zu unterschreiben.

Praxisfall:
Im vorliegenden Fall wurde das Protokoll aus Bequemlichkeit n i c h t geprüft und nur unterschrieben. Zu spät und erst bei Erhalt des Protokolls wurde festgestellt, dass die Verwaltung dort Dinge festgehalten hatte, die n i e beschlossen worden waren.

So erfährt ein erstaunter Miteigentümer aus dem Protokoll, dass er angeblich Handwerkerangebote geprüft hätte und nun – zusammen mit einem anderen erstaunten Miteigentümer – auserwählt wurden, die Planung und Organisation einer komplexen Balkon- und Fassadensanierung zu übernehmen:

“Die Eigentümer X und Y haben nach Rücksprache mit der Verwaltung in den letzten Wochen selbständig Angebote von Firmen für eine Terrassensanierung eingeholt und geprüft. Sie werden nunmehr auf eigene Planung und Organisation für den weiteren Verlauf der Arbeiten verantwortlich sein.

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In einer WEG-Versammlung darf nur protokolliert werden, was auch beschlossen wurde. Hierzu sollte der Beschlusstext allen Anwesenden laut und deutlich vorgelesen werden.
Dies war hier nicht der Fall. Diese Aufgaben für die zwei Miteigentümer wurden weder besprochen noch beschlossen.

Handelt es sich um einen Irrtum der Verwaltung, ein Versehen oder war es eine der bekannten “Hässlichkeiten zum Abschied”, denn diese Verwaltung hatte in der gleichen Versammlung ihre Kündigung bekanntgegeben. Der Grund: Eigentümer hatten Unregelmässigkeiten der Verwaltung festgestellt.

Leider wurde denjenigen Miteigentümern, die das Protokoll unterschreiben sollten, das Protokoll nicht, wie allgemein üblich, zur Durchsicht zugeschickt.
Stattdessen wurden sie gleich im Anschluss an die Versammlung – ohne vorherige, eingehende Prüfung – aufgefordert, es zu unterschreiben.
Auch dieses Vorgehen verweist auf eine unseriöse Verwaltung.