Archiv der Kategorie: Trick Intransparenz: Belegeinsicht verweigert

Behinderung der Akten- und Belegeinsicht

Praxisfall: Typisches Verhalten eines unseriöser WEG-Hausverwalter

Was erhofft sich ein Hausverwalter von der behinderten Belegeinsicht?
Dass der Eigentümer nicht  v o r  sondern erst  n a c h  der Versammlung Einblick in die ihm zustehenden Unterlagen der Eigentümergemeinschaft erhält?
Dass er ohne Kenntnis der Abrechnungsunterlagen den unseriösen Hausverwalter weniger kritisieren kann? Dass er dem verwaltertreuen und sonst etwas “treudoofen” Beirat vorwirft nicht richtig geprüft zu haben?
Wichtig zu wissen: die Frist für die Anfechtung von Beschlüssen endet einen Monat nach dem Versammlungstermin. Die Zusendung des Protokolls ist hier ohne Bedeutung.

Die behinderte oder verweigerte Akten- und Belegeinsicht darf als Kompliment gewertet werden: Sie machen alles richtig! Je erschwerter sie ist, desto mehr wird sich eine Akteneinsicht lohnen. Und man wird  i m m e r  fündig… 🙂
Was diese Verwalter sehr wohl wissen….

Praxisfall:
Untenstehend ein Beispiel für eine behinderte Belegeinsicht: eine Woche dauerte es, bis der Verwalter einen Termin anbot, der dann erst einen Monat später wahrgenommen werden konnte.
Das Nicht-Antworten während mehrerer Tage und das erste Verschieben von mehreren Wochen war reine Schikane, das zweite Verschieben, nur wenige Stunden vor der geplanten Belegeinsicht, diente dazu, in letzter Minute bisher übersehene, aber wichtige Unterlagen  (Rechnungen) verschwinden zu lassen und neue dafür zu erstellen.


Von: Miteigentümer
Gesendet: Dienstag, 4. Juli  13:00
An: Hausverwalter
Betreff: Termin Belegeinsicht Freitag, 14.07.
Wichtigkeit: Hoch

Sehr geehrter Herr….,
ich werde Ende der nächsten Woche in der Stadt sein und würde gerne die Akten und Belege der Jahresabrechnung der WEG …..einsehen. Ich möchte hierzu den o.g. Termin vormittags vorschlagen. Vielen für Ihr Verständnis und Entgegenkommen.
Mit freundlichen Grüßen,


Von: Hausverwalter  
Gesendet: Donnerstag, 6. Juli  14:42
An: Miteigentümer
Betreff: AW: Termin Belegeinsicht Freitag, 14.07.

Guten Tag Herr……,
das Büro ist am Freitag leider schon besetzt.
Wir werden Ihnen auf Wunsch gerne wieder Vorschläge zukommen lassen und Sie können daraus auswählen. Für Rückfragen stehen wir gern zur Verfügung.
Es grüßt freundlichst,


Von: Miteigentümer  
Gesendet: Donnerstag, 6. Juli  14:48
An: Hausverwalter
Betreff: AW: Termin Belegeinsicht Donnerstag,13.07., 9 h

Guten Tag, Herr …..,
dann würde ich gerne am Vortag, dem Donnerstag, gehen 9 h vorbeikommen.
Freundliche Grüße,


 Von: Miteigentümer  
Gesendet: Freitag, 7. Juli  07:16
An: Hausverwalter
Betreff: WG: Termin Belegeinsicht Donnerstag,13.07.
Wichtigkeit: Hoch
[keine Reaktion des Verwalters]


Von: Miteigentümer  
Gesendet: Montag, 10. Juli  11:08
An: Hausverwalter
Betreff: WG: Termin Belegeinsicht Donnerstag,13.07.
Wichtigkeit: Hoch
[keine Reaktion des Verwalters]


Von: Hausverwalter  
Gesendet: Mittwoch, 12. Juli  13:29
An: Miteigentümer
Betreff: AW: Termin Belegeinsicht Donnerstag,13.07.

Guten Tag Herr…..,
leider haben wir auch am Donnerstag keine freien Termine zur Verfügung.
Wir können Ihnen folgende Termine anbieten:
Dienstag, den 08.08. von 10:00Uhr bis 12:00Uhr oder am Donnerstag, den 10.08., ebenfalls in der Zeit von 10:00Uhr bis 12:00Uhr. Wenn Sie sich hier für einen Termin entscheiden könnten.
Für Rückfragen stehen wir gern zur Verfügung.
Es grüßt freundlichst,


Von: Miteigentümer  
Gesendet: Mittwoch, 12. Juli  13:51
An: Hausverwalter
Betreff: AW: Termin Belegeinsicht

Hallo Herr ….,
dann werde ich am Dienstag, 08.08. um 10 h ins Büro kommen.
Freundl. Grüsse,


Von: Hausverwalter
Gesendet: Montag, 7. August  13:48
An: Miteigentümer
Betreff: AW: Termin Belegeinsicht

Guten Tag Herr …,
leider müssen wir Ihnen den Termin für die Belegeinsicht am Dienstag, den 08.08. in unseren Büroräumen aufgrund eines Wasserschadens innerhalb unserer Büroräume absagen. Wir bitten höflichst um Ihr Verständnis. Für Rückfragen stehen wir gern zur Verfügung.
Es grüßt freundlichst,

[Diese Absage, am Vortag der geplanten Belegeinsicht wurde vom Miteigentümer schon erwartet. Der wahre Grund: bei der Vorab-Durchsicht der Unterlagen, die der Verwalter am nächsten Tag zur Verfügung stellen wollte, hatte er Rechnungsbelege entdeckt, die sich negativ auf sein aktuelles polizeiliches Verfahren auswirken würde.  Die Belegeinsicht musste nun verschoben werden, um in dieser Zeit „passendere“ Rechnungsbelege nachträglich zu erstellen.
Leider fielen auch diese bei der späteren Belegeinsicht als offensichtlich nachfabriziert auf und wurden so auch an die ermittelnde Staatsanwaltschaft weitergegeben….  ]


Von: Miteigentümer
Gesendet: Mittwoch, 9. August  09:28
An: Hausverwalter
Betreff: Termin Belegeinsicht

Hallo Herr …. ,
ich hoffe, dass Ihr Wasserschaden bald behoben und Ihr Büro in Kürze wieder nutzbar ist. Die bisher nicht ermöglichte Beleg- und Akteneinsicht möchte ich gerne am Freitag in einer Woche, am 18.07.17, ab 9.30 h wahrnehmen. Bitte um Bestätigung.
Mit freundlichen Grüßen,


Von: Hausverwalter
Gesendet: Mittwoch, 9. August  11:39
An: Miteigentümer
Betreff: AW: Termin Belegeinsicht

Guten Tag Herr …,
ja, die Arbeiten zur Schadensbehebung sind erledigt. Wir mussten das Büro mit unserem Archiv füllen, weil dort Instand gesetzt werden musste. Danke für Ihr Verständnis. Ich bestätige Freitag, den 18.08.2017 um 09:30Uhr. Ab 12:00 Uhr ist die anwesende Kollegin dann bereits weiter verpflichtet, weshalb ich die Sichtung bis 11:45 Uhr zeitlich eingrenzen muss. Aber das sollte reichen, Sie kennen sich ja aus. Es grüßt freundlichst,


Von: Miteigentümer
Gesendet: Mittwoch, 9. August  12:00
An: Hausverwalter
Betreff: Termin Belegeinsicht Fr 18.08.

Hallo Herr …,
dann schlage ich vor, bereits kurz nach 9 Uhr zu kommen.
Dann haben Sie genug zeitlichen Spielraum gegen Mittag.
Freundliche Grüße,


Von: Hausverwalter
Gesendet: Donnerstag, 10. August  15:19
An: Miteigentümer
Betreff: AW: Termin Belegeinsicht Fr 18.08.

Guten Tag Herr….,
bitte erst pünktlich zu 09:30 Uhr, wir haben vorher bereits Termine. Vielen Dank!
Es grüßt freundlichst,

Verweigerte Beleg-“Einsicht” durch WEG-Verwalter

WEG-Hausverwalter gestattet nur die "Zusendung" von kostenpflichtigen Kopien

Jeder Miteigentümer hat das Recht auf EINSICHT der Abrechnungsunterlagen, meist in den Räumen der Hausverwaltung. Solle er aufgrund der räumlichen Distanz diese Einsicht nicht wahrnehmen können, so hat er ein Recht auf Zusendung kostenpflichtiger Kopien.
D.h. aber auch – möchte ein Miteigentümer Einsicht nehmen, darf der Verwalter ihm nicht nur die Zusendung von kostenpflichtigen Kopien gewähren wie im untenstehenden Email-Austausch.

Praxisfall:
Um eine Schwarzgeld-Sanierung zu vertuschen hat er nicht nur – in Abstimmung mit dem Beirat – Schweigegeld aus der WEG-Kasse gezahlt sondern sich ganze 2 Jahre geweigert, Einsicht in die Original-Belege zu gewähren. Er ist heute noch als Verwalter tätig, wenn auch nicht in dieser WEG.
Untenstehender email-Austausch wird aufgeführt, damit bekannt wird, auf welch’ aberwitzigen Situationen man kritischer Miteigentümer treffen kann. Eigentlich gehört all dies in eine Kiste mit der Aufschrift “Kurioses/Humor”.

Von: Verwalter H
Gesendet: 22.05. 15:18
 An:  Miteigentümer M.
Betreff: Belege Rechtskosten K. [betreffend Schwarzgfeld-Sanierung und Schweigegeldzahlung]
Sehr geehrter Herr M.,
wie mit Herrn T. [verwaltertreuer Beirat] besprochen übersende ich Ihnen die Kopien der Rechtskosten K. Ich bitte Sie um Kenntnisnahme, daß ich diese Zusendung ausnahmsweise kostenfrei durchführen werde.
Mit freundlichen Grüßen,
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Von: Miteigentümer M.
An: Verwalter H.
Kopie: verwaltertreuer Beirat T.
Datum: 22.05.  23:28:
Betreff: Re: Belege Rechtskosten K.
Sehr geehrter Herr H.,
sollte es wirklich möglich sein, dass ich nun – 2 Jahre nach meiner ersten Anfrage diesbezüglich – endlich Einblick in die Unterlagen gewinnen darf? Das wäre zu schön.
Mit freundlichen Grüßen,
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Von: Verwalter H.
An: Miteigentümer M.
Datum: 23.05. 10:01:11
Betreff: Re: Belege Rechtskosten K.
Sehr geehrter Herr M.,
bitte halten Sie sich mit Ihrer unangebrachten Ironie zurück. Den Einblick in die Belege hätten Sie bereits vorzeitiger erhalten können, wenn Sie es über sich gebracht und die entsprechenden Kopiekosten entrichtet hätten. Ihre Sparsamkeit stand in diesem Punkt aber wohl vor dem Interesse an den Belegen.
Die weiteren Kopien erhalten Sie jedoch wie mehrfach mitgeteilt nur gegen Kostenerstattung.
Mit Herrn T. [verwaltertreuer Beirat] war nur die Zusendung der Rechtskosten K. vereinbart.
Im Gegenzug hatten Sie ihm zugesagt, die Streitigkeiten niederzulegen.
[-> Anmerkung M.: dies wurde nie gesagt oder zugesagt! Warum auch??]
Mit freundlichen Grüßen
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Von: Miteigentümer M.
An: Verwalter H.
Kopie: verwaltertreuer Beirat T
Datum: 28.05. 13:59
Betreff: Re: Belege Rechtskosten K.
Sehr geehrter Herr H.,
es tut mir leid, aber Ihnen kann man nur noch mit Ironie begegnen!
Nun bitte ich Sie – mit der freundlichen Unterstützung von Herrn T.- um Zusendung der Unterlagen und ich erhalte: 2 DIN A –Seiten!.
Herr H., das kann doch nicht alles sein!
Ich wiederhole nun meine schon so oft gestellte Bitte um – kostenlose – Belegeinsicht.
Und ich möchte alle diesen Vorgang betreffenden Dokumente einsehen: die Kostenvoranschläge und die Rechnungen der Balkonsanierung, die Kontobewegungen, die Bankauszüge usw….
Bitte nennen Sie mir Ihre Bürozeiten, bzw. wann und wo dies möglich ist.
Oder brauchen Sie hierfür eine Aufforderung durch das Amtsgericht?
Es wird Ihnen nicht entgangen sein, dass ich einen diesbezüglichen Antrag gestellt habe.
Diese beiden mir zugestellten Seiten bestätigen mich  e x t r e m  in der Vermutung, dass Ihre Verwaltung alles andere als ordnungsgemäß ist.
Auch ist eine verweigerte Belegeinsicht Grund genug für eine fristlose Kündigung.
Ich würde mich freuen, wenn diese ganze Angelegenheit bald restlos aufgeklärt würde.
Mit freundlichen Grüßen,

Trick: Zu spätes Zusenden der Jahresabrechnung

WEG-Hausverwalter versucht so Belegeinsicht und Abrechnungsprüfung zu vermeiden

Praxisfall:
Die Prüfung der Hausgeld-Jahresabrechnung möchte dieser unseriöse WEG-Hausverwalter vermeiden. Damit hat er schlechte Erfahrung. Zu vieles war bei den vergangenen Abrechnungen unstimmig, unlogisch und nicht nachvollziehbar.

Um einer unangenehmen Prüfung durch kritische Eigentümer zu entgehen, beschloss er dieses Jahr, die Abrechnung extrem spät – nur wenige Tage vor der WEG-Versammlung – den Eigentümern zuzusenden:
Die jährliche WEG-Versammlung hat er für den 13.10. einberufen.
Die Abrechnungen liegen den Eigentümern am 9.10. aber immer noch nicht vor!

Das Problem für die Eigentümer: während das Gesetz eine Frist für die Zusendung der Einladung zur Versammlung vorschreibt (mind. 14 Tage) …. gibt es keine Vorschriften für die Zusendung von entscheidungsrelevanten Unterlagen, wie der Jahresabrechnung.

Auf Rückfrage erklärt die Hausverwaltung: doch, die Abrechnungen wären schon unterwegs.
Grund für das verspätete Zusenden: die vom Wärmedienstleister erstellte Heizkostenabrechnung wäre angeblich erst am 05.10. in der Verwaltung eingetroffen.
Auf die Frage, ob denn in der Kürze der Zeit eine Abrechnungsprüfung durchgeführt worden wäre? – Keine Antwort.
Wird es also erneut eine fehlerhafte Heizkostenabrechnung geben?
Fakt ist, dass der Verwalter diese Abrechnung selber nicht versteht und es in der Vergangenheit immer wieder Probleme gab.

Ziel des Verwalters: eine Prüfung der Abrechnung durch Belegeinsicht auf Basis der vorliegenden Abrechnung  zu vermeiden.
Wenn die so ist, die Frage, WARUM: was stimmt bei der Abrechnung nicht? Möchte der Verwalter ggf. eigene Fehler vertuschen? Gibt es ggf. Begünstigungen zugunsten verwalternaher Miteigentümer

Ein WEG-Hausverwalter, der sich dieser Situation bedient um die Eigentümer möglichst lange unwissend zu lassen, um sie dann unvorbereitet mit Beschlüssen festzulegen, kann nur als “unseriös” bezeichnet werden.

Empfohlene Maßnahmen:
eine WEG-Hausverwaltung, die die Zusendung der Hausgeldabrechnung wiederholt so plant, dass den Eigentümern keine Möglichkeit der Prüfung gegeben wird sollte schnellstens abgewählt werden. Die Abrechnungen sollten doppelt gründlich geprüft werden. Hier ist die Arbeit und die Stellung des Verwaltungsbeirats genauer zu prüfen. Auch sollte der Beirat um eine ausdrückliche und klare Stellungnahme gebeten werden.

Einsicht in die Jahresabrechnung verweigert!

Die Willkür mancher Hausverwalter scheint schier grenzenlos.

Nachdem ein Miteigentümer mehrmals um einen Termin zu Einsicht in die Jahresabrechnung bat und keine Antwort erhielt erreichte ihn schliesslich folgende email der Hausverwaltung:

Sehr geehrter Herr….,

die Belegprüfung für die WEG xx wurde von den Beiräten am 16.06.2016 durchgeführt.
Die Beiräte haben alle Rechnungen und Belege für das Abrechnungsjahr 2015 geprüft und hatten nichts zu beanstanden.
Es wurden auch die Tagesordnungspunkte der Versammlung besprochen.
Sollten Sie Fragen zu den Belegen haben, so können Sie sich gerne an Frau B. und Herrn J. wenden.
Da die Belege schon geprüft sind, lehnen wir eine weitere Prüfung aus Zeitgründen ab.

Mit freundlichem Gruß

 

Empfohlene Maßnahmen:
Bleiben Sie hartnäckig. So wurde auch in diesem Fall einige Zeit später ein Einsichtstermin angeboten.

 

 

 

 

Akten- und Belegeinsicht beim WEG-Verwalter: Auf geht’s!

Der Ausdruck “Einsicht” ist mißverständlich. Eine “Einsicht” alleine bringt so gut wie nichts. Es sei denn, man hätte ein photografisches Gedächnis.
Wer wirklich prüfen möchte, muss sich mit der Materie befassen und heißt vor allem “Kopieren oder Einscannen” – und zwar soviel wie möglich.

Als kritischer Miteigentümer bleibt Ihnen nichts anderes übrig. Denn auf den Verwaltungsbeirat – von den Eigentümern gewählt, um ihre Interessen zu vertreten und die Jahresabrechnung zu prüfen – sollte man sich nicht verlassen.
Erfahrungsgemäß machen nur 10-15% einen guten Job. Der Rest, also 85-90%, ist irgendwo zwischen dümmlich-naiv und korrupt-gerissen einzuordnen und/oder verfolgt eigene Interessen. Sorry, das ist die Realität.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, die Akten zu Hause einzusehen, wunderbar.
Falls nicht, bleibt nur der Besuch im Büro des Verwalters.
Ein seriöser Verwalter wird Ihnen entgegenkommen und Verständnis für Ihr berechtigtes Interesse habe. Ein unseriöser Verwalter wird Ihnen alle Steine in den Weg legen, die sich finden lassen. Das allein zeichnet ihn schon aus – und macht eine Akteneinsicht umso interessanter und fruchtbarer.

Im Büro des Verwalters verhalten Sie sich als Gast freundlich und zurückhaltend. Meist wird Ihnen ein Tisch zugewiesen, auf dem sich bereits die angeforderten Akten befinden.

Prüfen Sie zunächst, ob alle gewünschten Akten vorhanden sind. Meist reichen ein oder zwei Ordner, um Sie für Stunden zu beschäftigen.

Richten Sie sich ein. Zu Empfehlen ist das Einscannen von Unterlagen, da die Dokumente so auf dem PC gespeichert und ggf. an andere interessierte Miteigentümer weitergegeben werden können. Zum Einscannen nutzen Sie entweder einen Laptop und einen Flachbrett-Scanner, wie z.B. den Scanner aus der Serie “Lide” von Canon.
Achten Sie darauf, dass der Scanner Ihrem PC-Betriebssystem angepasst ist.
So funktioniert z.B. “Lide120” prima mit Windows 7.
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Falls Sie nicht mit Ihrer halben Büro-Infrastruktur erscheinen möchten bietet sich auch ein Dokumentenscanner in Stabform an.
Ein kleines Wunder der Technik, nur so groß wie ein Lineal und passt in jede Tasche.
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Dieses Modell von der Elektronikfirma Conrad hat sich sehr bewährt.
Da die Stromversorgung über Batterien erfolgt, empfiehlt es sich, einen entsprechenden Vorrat, für den Fall der Fälle, mitzubringen. Auch kann ein großes weisses Blatt als Unterlage hilfreich sein (DIN-A3).

In jedem Fall, sollte die Handhabung im Vorfeld ausgiebig getestet und geübt werden!

Desweiteren sollten mitgebracht werden: Notizblock, Lineal, Bleistifte, Kulli, Leuchtstift,
gelbe Post-It, Radiergummi, Taschenrechner, Verlängerungskabel, Tacker, Heftklammern, Entklammerer, Reservebatterien, Getränkte, Gummibärchen oder ähnliches.

Da manche Verwalter die zur Verfügung stehende Zeit vorgeben, z.B. 1-2 Std., sollten Sie diese kurze Zeit nutzen, um nach einem kurzen Überblick über die vorliegenden Dokumente, alles einzuscannen, was auch nur ansatzweise interessant sein könnte.
Bewerten, prüfen und interpretieren Sie nicht – scannen Sie nur ein, vor allem, wenn wenig Zeit zur Verfügung steht. Die Unterlagen genau studieren – das können Sie auch später zu Hause…

Zu Hause empfiehlt sich der Ausdruck sämtlicher Dokumente. Auch wenn es viel Papier ist oder unsinnig scheint. Viele Details erkennt man erst in gedruckter Version.
Dann legen Sie einen Ordner für diese Belege an, öffnen eine gute Flasche Wein und beginnen zu blättern…..

Akten- und Belegeinsicht: weder direkt v o r noch n a c h der Versammlung möglich

Unter unseriösen Verwaltern scheint es sich herumgesprochen zu haben, dass sie eine Prüfung der von ihnen erstellten Jahresabrechnung durch kritische Miteigentümer vermeiden können, wenn sie sich weigern – meist durch Termingenpässe begründet – Einsicht in diese Unterlagen zu gewähren.

In den wenigen Wochen  v o r  der Versammlung, also nach Erhalt der Einladung und der Jahresabrechnung, kann der Verwalter plötzlich keine freien Einsichttermine ermöglichen. Dito für Termine im Zeitraum von 4 Wochen n a c h der Versammlung.
Während dieser 4 Wochen läuft die Frist für eine evtl. Beschlussanfechtung.
Auch während diesem Zeitraum verweigern unseriöse Verwalter gerne die Akteneinsicht und verweisen auf “Terminnot”.

Ganz wichtig:
Die Frist für eine Beschlussanfechtung läuft ab dem Versammlungstag und für 1 Monat. Nicht (!) ab dem Zeitpunkt des Eingangs des Protokolls beim Miteigentümer.

Wird Ihnen die Akten- und Belegeinsicht durch den  Verwalter verweigert oder fixiert er ungünstige und willkürliche Einsichtszeiten, so tut er es nicht ohne Grund.
Hier lohnt sich ganz besonders eine solche Prüfung!
Ein solches Verhalten ist untragbar – dieser Verwalter sollte schnellstens verabschiedet werden.