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Einladung zur WEG-Versammlung, Einladung zur Eigentümerversammlung

Unsinns-Beschlüsse vermeiden – durch klare Vorabinfos zu WEG-Tagesordnungspunkten (TOPs)

Mehr Transparenz zu Tagesordnungspunkten: genaue Bezeichnung der TOPs - Beschlußvorlagen - Stellungnahme Beirat/kritischer Miteigentümer

Oft gehen Miteigentümer in eine Eigentümerversammlung und wissen nicht genau, über was sie zu beschließen haben. Wenn sie rausgehen wissen sie nicht mehr. Nur dann ist es zu spät.

Dies ist kein Zufall – dies hat Methode: es handelt sich um strategisches “Dummhalten” der Wohnungseigentümer durch unseriöse Hausverwalter und ihre Beiräte.

Denn unseriösen Hausverwaltern manipulieren gerne.  Dabei hilft die Intransparenz.
Je weniger die Eigentümer wirklich wissen – je besser. Dies kann durch fehlende Information erzielt werden oder durch falsche oder zuviele Informationen. Im letzten Fall werden Miteigentümer vor den Versammlungen regelrecht “zugemüllt” von zahlreichen Unterlagen und dicken Stapeln Anlagen, von denen der Verwalter hofft, dass sie sowieso nicht gelesen werden.

Dem unseriösen Verwalter ist nicht daran gelegen, dass die Eigentümer wirklich verstehen, welches Thema behandelt wird.
Ziel des “Verwirrspiels”  ist es, gewisse Beschlüsse – gerne zum persönlichen Vorteil des unseriösen Verwalters oder seiner Verwalter-nahen Beiräte – von der Eigentümergemeinschaft “absegnen” zu lassen.
Wenn die Eigentüemer später verstehen, um was es wirklich ging, ist es oft zu spät: ohne Beschlußanfechtung ist der Beschluss – so unsinnig er sein mag – einen Monat nach dem Versammlungstag  meist rechtskräftig (Beschlußanfechtungsfrist: 1 Monat nach Versammlung).

Wie dem entgegenwirken?
1. Die genaue “Bezeichnung / Benennung” der Tagesordnungspunkte in der Einladung.
Das Wohnungseigentumsgesetz fordert, dass die Tagesordnungspunkte in der Einladung müssen genau “benannt” / bezeichnet werden.
D.h. der Miteigentümer soll über die Einladung nütliche Informationen zu den zu fassenden Beschlüssen erhalten, dass er sich vorbereiten, ggf. Alternativvorschläge erarbeiten und später unterbreiten, die Unterlagen prüfen und bei verhinderter Teilnahme eine Stimmvollmacht mit “Weisung” erteilen kann.
Bei Ungenauigkeit der Tagesordnungspunkt auf der Einladung drohen Ladungsfehler und die Anfechtbarkeit der WEG-Beschüsse.

Deshalb fordert das WEG-Gesetz die “Bezeichnung” des Tagesordnungspunkts. § 23 Abs. 2 gibt Auskunft:

§ 23 Wohnungseigentümerversammlung
(1) Angelegenheiten, über die nach diesem Gesetz oder nach einer Vereinbarung der Wohnungseigentümer die Wohnungseigentümer durch Beschluß entscheiden können, werden durch Beschlußfassung in einer Versammlung der Wohnungseigentümer geordnet.
(2) Zur Gültigkeit eines Beschlusses ist erforderlich, daß der Gegenstand bei der Einberufung “bezeichnet” ist.

Was heißt nun “bezeichnet”?
Die Grundregel: je komplexer das Thema, desto genauer sollte die Bezeichnung sein.
Und gerade damit sparen viele Hausverwalter. Aus Bequemlichkeit, mehr Flexibilität oder Absicht lassen sie die Eigentümer bewußt im Ungenauen, so dass die Anwesenden in der Versammlung manipuliert werden können und das Ausstellen einer Weisungs-Vollmacht von Abwesenden unmöglich ist.

Wie sind Tagesordnungspunkte lt. WEG-Gesetz zu formulieren?
Die Beschlusspunkte sind stichwortartig zu nennen.
Es soll erkennbar sein, über welches Thema diskutiert wird und ob gegebenenfalls hierzu ein Beschluss gefasst werden soll.
Die Miteigentümer sollen durch die Tagesordnung informiert werden und Sie sollen Gelegenheit erhalten zu überlegen, ob sie eine Teilnahme für notwendig erachten.
Die Beschlussgegenstände dürfen nicht zu allgemein bezeichnet werden.
An die Tagesordnung dürfen jedoch auch keine zu hohen Anforderungen gestellt werden, sie müssen nicht schon ausführliche Beschlussanträge beinhalten, auch wenn dies sehr hilfreich ist.

Praxisbeispiele wo die TOP-Bezeichnung reicht:
TOP “Bericht der Verwaltung über das abgelaufene Wirtschaftsjahr”
TOP “Genehmigung der Jahresabrechnung 2017”
TOP “Beschluss über die Entlastung der Verwaltung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr”
TOP “Beschluss über die Genehmigung des aktuellen Wirtschaftsplans”
TOP “Wahl des Hausmeisters” – wenn ein Hausmeister eingestellt werden soll

Praxisbeispiele wo die TOP-Bezeichnung NICHT reicht:
TOP “Wohngelderhöhung” – Auf der Eigentümerversammlung soll der Kostenverteilungsschlüssel für das kommende Wirtschaftsjahr dahingehend geändert werden, dass auf bestimmte Miteigentumsanteile ein höherer Anteil entfällt. Die Tagesordnung sieht vor “Wohngelderhöhung”.  Die Angabe ist zu unbestimmt, denn sie lässt nicht erkennen, dass das Wohngeld nur zu Lasten bestimmter Eigentümer erhöht werden soll.

TOP “Änderung Hausordnung” – Die Eigentümergemeinschaft will ihre Hausordnung in einem Punkt ändern. Auf der Tagesordnung steht jedoch nur “Änderung der Hausordnung”. 
Die Angabe ist zu unbestimmt, denn sie lässt nicht erkennen, welche Regelung der Hausordnung geändert werden soll.

TOP “Reparaturen und Neuanschaffungen” – wenn es konkret um die Reparatur der Heizungs-und Wasserleitungen oder die Anschaffung einer Klingelanlage mit Videokameras geht

TOP “Beschluss über ergänzende und weiterführende Beschlüsse zur Sanierung” – wenn im Rahmen einer größeren Sanierungsmaßnahme über weitere konkrete Einzelmaßnahmen beschlossen werden soll..

Fazit: das WEG-Gesetz fordert mit der Vorgabe der “Bestimmtheit” der Tagesordnungspunkte wirklich nur Minimalanforderungen ein. Auch bei Beachtung dieser Vorgaben hat ein unseriöser Hausverwalter noch genügend Möglichkeiten, die Eigentümer zu manipulieren, verwirren und  unvorteilhafte Beschlüsse durchwinken zu lassen.
Für mehr Transparenz helfen vor allem “Beschußvorschläge”, die den Eigentümern die grobe Richtung der zu fassenden Beschlüsse aufweisen.

2. “Beschlussvorschläge/-vorlagen”: mehr VorabInfos zu Beschlüssen
Wie der Teufel das Weihwasser, so scheuen unseriöse Hausverwalter Beschlußvorlagen/-vorschläge.
Der Grund: es handelt sich um vorformulierte Vorschläge zu den zu beschließenden Beschlüssen. Nochmals…. es handelt sich um “Vorschläge”, die während der Versammlung durchaus abgeändert werden können. Trotzdem wird in den meisten Fällen in der vorgeschlagenen Richtung beschlossen.

Praxisbeispiel:
TOP “Änderung des Verteilungsschlüssels Müllentsorgung nach Wohneinheiten (Antrag von Herrn Müller)”  (Info: Tagesordnungspunkt ist genug bezeichnet).
Der Beschlussvorschlag für diesen TOP: “Die Eigentümergemeinschaft möge beschließen, dass ab dem 01.01. des kommenden Jahres die Kosten für die Müllentsorgung nicht mehr nach Miteigentumsanteilen (MEA) verteilt werden, sondern nach Wohneinheiten.”

Der Vorteil für die Eigentümer liegt auf der Hand: Neben der Benennung des Tagesordnungspunkts durch wenige Stichworte, erfährt er deutlich mehr über den anstehenden Beschluss. Er ist deutlich besser informiert, kann unterstützende oder Gegenargumente erarbeiten und vor allem bei Terminverhinderung eine Weisungs-Stimmvollmacht erteilen.
Wichtig für Vollmachten: ohne die Detailinformationen des Beschlußvorschlags ist es ihm kaum möglich eine “Weisung” zu erteilen, also die Bitte, gemäß seinem Wunsch abzustimmen. In diesem Fall bleibt nur die klassische “Pauschal-Vollmacht”, d.h. ein Eigentümer stimmt in seinem Sinne nach seinem eigenen Ermessen.

Der Nachteil für den unseriösen Hausverwalter liegt auch auf der Hand: es lässt sich weniger manipulieren. Die “Stimmung” bzw. “Stimmungsmache” in der Eigentümerversammlung kann  weniger gut ausgenutzt werden.
Das typische Argument, Beschlussvorlagen zu vermeiden: man wäre dann inhaltlich gebunden, unflexibel usw.
Deshalb: bitten Sie Ihren WEG-Hausverwalter um Beschlußvorlagen zu den Tagesordnungspunkten. Dies sollte ein Leichtes für jeden Verwalter sein.
Wenn er sich weigert, haben Sie allen Grund ihn näher im Auge zu behalten – der Verwalter wird für dieses Verhalten seine Gründe haben….

Eine noch wichtigere Hilfe für mehr Transparenz zu Tagesordnungspunkten ist die vom Verwalter unabhängige Stellungnahme engagierter und kritischer Miteigentümer.

3. Stellungnahme des Beirats/kritischen Miteigentümers
Diese steht In der Horror-Pyramide eines unseriösen Hausverwalters ganz oben. Schlimmer geht’s nicht. Ein seriöser Verwalter hat hiermit wiederum k e i n  Problem.

Praxisbeispiel:
TOP “Änderung des Verteilungsschlüssels Müllentsorgung (Antrag von Herrn Müller)”  (Info: Tagesordnungspunkt ist genug bezeichnet).
Der Beschlussvorschlag für diesen TOP: “Die Eigentümergemeinschaft möge beschließen, dass ab dem 01.01. des kommenden Jahres die Kosten für die Müllentsorgung nicht mehr nach Miteigentumsanteilen (MEA) verteilt werden, sondern nach Wohneinheiten.”
Stellungnahme des Beirats:
Da die Größe der Wohnungen in unserer Eigentümergemeinschaft sehr unterschiedlich ist, wäre eine Änderung der Kostenverteilung ungerecht, das dies kleine Wohnungen benachteiligen würde. Der Beirat empfiehlt deshalb, dem Antrag von Herrn Müller nicht stattzugeben und nicht für eine Änderung des Verteilungsschlüssels zu stimmen.”

Eine Stellungnahme setzt voraus, dass die Tagesordnungspunkte bekannt sind, bevor die Einladung versendet wird.  Normalerweise sollte die Tagesordnung mit allen Beiratsmitgliedern vorab durchgesprochen werden. Sind einzelne Beiräte als kritisch bekannt, versuchen unseriöse Hausverwalter mit Verwalter-nahen Beiräten dies zu unterbinden: die kritischen Beiräte werden von den Beiratssitzungen ausgeschlossen, erhalten auch auf Nachfrage keine Infos – oder es werden ohne ihr Wissen “in letzter Minute” noch weitere TOPs von Verwalter-nahen Miteigentümer in die Einladung aufgenommen. So werden diese kritischen Beiräte über den wirklichen Inhalt der Einladung erst per postalischer Zusendung informiert.

Lässt sich die kritische Stellungnahme schon nicht vermeiden, so bemüht sich der unseriöse Verwalter, der durch diese Stellungnahme die Durchsetzung seiner eigenen Interessen in Gefahr sieht, den Ruf des Kritikers zu schädigen. Auch hier hilfreich zur Seite: die Verwalter-nahen Miteigentümer und Beiräte, ebenfalls an der Durchsetzung ihrer persönlichen Interessen interessiert.

So negativ diese Verhalten unseröser Hausverwalter auch ist – es ist auch eine “Offenbarung”. Dem klarsichtigen Miteigentümer sollte auffallen, was gespielt wird.
Die erste Frage, wie immer: WEM NUTZT ES? 
Ist die heftige Kritik an dem kritischen Miteigentümer nachvollziehbar? Ist das Verhalten des Verwalters fair und sachlich – oder nur agressiv und polemisch?
Welche perönlichen Interessen haben Verwalter und Verwalter-nahe Beiräte an der Durchsetzung dieses Beschlusses? Welcher Vorteil, welcher Nachteil ergibt sich aus dem Beschluß für die Gemeinschaft?

Verwalter-Entlastung: psychologischer Druck durch Verbindung von 2 TOPs

Um die Wahrscheinlichkeit einer Hausverwalter-Entlastung auf der jährlichen Wohnungseigentümerversammlung möglichst sicher entgegensehen zu können wenden (unseriöse) Verwalter gerne folgenden Trick an: sie verbinden zwei völlig verschiedene Themen und “zwingen” die Eigentümer damit psychologisch zur Entlastung.

Beispiel:
Aufgelistet auf der Einladung findet sich der Tagesordnungspunkt (TOP):
“TOP 3 – Danksagung Beirat und Entlastung Verwaltung mit Beschluss”

Verbunden werden hier die “Danksagung an den Beirat für seine ehrenamtliche Tätigkeit während des letzten Jahres” mit dem Beschluss “Entlastung des Hausverwalters in Bezug auf seine Tätigkeit des letzten Jahres”.
Der Verwalter versucht den Eigentümern zu suggerieren, diese beiden unterschiedlichen Themen wären verbunden, würden zusammengehören und es wäre nur selbstverständlich sie in einem Tagesordnungspunkt zu präsentieren.

Im Protokoll findet sich der TOP später wie folgt:
“TOP 3 – Danksagung Beirat und Entlastung Verwaltung mit Beschluss
Der Verwalter bedankt sich für die WEG bei dem Beirat für seine ehrenamtliche Tätigkeit.
Die Entlastung des Verwalters wird beschlossen.”

Upps,  nach Lektüre der Einladung hätte man vermuten sollen, dass sich die Eigentümergemeinschaft beim Beirat bedankt. Nach Lektüre des Protokolls bedankt sich nun der Verwalter.
Ein Beispiel für zu knapp formulierte  und irreführende Tagesordnungspunkte – oder eine unkorrekte Protokollierung des Beschlusses? – Wer an der Versammlung nicht teilnehmen konnte wird es nie erfahren.

Durch die Verbindung “Dank an den Beirat”  und “Entlastung des Verwalters” fühlten sich auch in diesem Fall die meisten Eigentümer dazu verpflichtet, bei diesem Beschluss mit JA zu stimmen.

Das Abstimmungsergebnis im Protokoll wird wir folgt aufgeführt:
Dafür: 7450,14 MEA – Dagegen: 803,53 MEA – Enthaltung: 0
Der Plan des Verwalters ging also auf.

Einzig eine Partei wollte dieses Spiel nicht mitmachen und stimmte mit “Nein”. Nicht nur weil das Verbinden von 2 verschiedenen Themen unkorrekt ist – sondern auch weil grundsätzlich eine Entlastung des Verwalters abgelehnt wird.

Wie so oft, so auch hier:  “Abweichler” werden abgestraft.
In dem an alle Miteigentümer versendeten Protokoll, wurde die Nein-Stimme auffällig mit einem Kreuz und dem Namen des Abweichlers versehen.

Warum? Um den “Abweichler Schulte” bloßzustellen und als künftige Warnung an alle anderen Miteigentümer.

Empfohlene Maßnahme:
Bitten Sie den Verwalter schriftlich, künftig grundsätzlich die Tagesordnungspunkte “Dank an den Beirat” und “Entlastung des Verwalters” zu trennen. So gäbe es die Möglichkeit, dem Beirat zu danken ohne zwangsweise den Verwalter entlasten zu müssen.

Im übrigen: DANK an diesen Verwalter, denn er gibt sich durch dieses Verhalten als unseriöser Verwalter zu erkennen.

Gefahr: “Nichtssagende” Einladungen zu WEG-Versammlungen

Wieviel Mühe darf man WEG-Hausverwaltern zumuten?
Dass sie die meist nur einmal im Jahr stattfindende Versammlung der Wohnungseigentümer sorgfältig und informativ für alle vorbereiten?
Dass sie Beschlüsse der Wohnungseigentümer so vorbereiten, dass eine bestmögliche Entscheidung getroffen wird?
Dass sie deshalb zeitig und im Vorfeld alle wichtigen und kostenintensiven Entscheidungen durch Zusatzinfos (Kostenschätzungen, Kostenvoranschläge, Stellungnahmen usw.) untermauern?
Dass sich die Eigentümer so mit vielfältigen Informationen versorgt zur WEG-Versammlung einfinden?

Für manchen WEG-Verwalter ist dies zu viel.
Und ein Tabu für unseriöse Hausverwalter.
Denn für diese gilt: je weniger Vorabinfos die Eigentümer v o r   der Versammlung erhalten, desto weniger können sie diese noch vorher prüfen und ggf. in Frage stellen.
Deshalb: kurz, knapp und inhaltslos.

Diese Strategie funktioniert, solange die Miteigentümer “eingelullt” werden können, nicht wach werden und sich von der unseriösen Verwaltung gut umsorgt fühlen.
Dies kann Jahrzehnte dauern. Und ein kleines Vermögen kosten.

Denn wer wichtige Informationen bewusst vorenthält, der tut dies mit Absicht.
Typisch: überteuerte und völlig unnötige Sanierungsmaßnahmen.
Oder es werden Kosten der Gemeinschaft aufgelastet, die eigentlich ein (verwalternaher) Sondereigentümer tragen müsste.
Oder es werden Hausgeld-Rückstände von einigen (ggf. verwalternahen) Sondereigentümern nicht eingefordert und “vergessen”, bis sie verjährt sind.


Beispiel für eine “nichtssagend” gehaltene Einladung zur nächsten WEG-Versammlung (Anlagen nicht vorhanden)

“Die Tagesordnung umfasst folgende Punkte:
1. Bericht des Verwalters über das Wirtschaftsjahr 20…
2. Bericht des Verwaltungsbeirates über das Wirtschaftsjahr 20…
3. Verabschiedung der Wohngeldabrechnung 20…
4. Entlastung und Neuwahl des Verwaltungsbeirates
5. Beschluss über den Wirtschaftsplan 20…

6. Beschluss über die Erneuerung der Spielgeräte auf dem Kinderspielplatz
7. Beschluss über die Erneuerung des Daches des Hauses W…. str. 13
8. Beschluss über die Sanierung der Betonwände in der Tiefgarage B…straße und im Aussenbereich am Müllplatz W…Str. 15, entlang der Tiefgaragenzufahrt W…straße
9. Beschluss über die Umsetzung des Beschlusses zu Tagesordnungspunkt 9 der Versammlung von 20… [Vorjahr]
10. Beschluss über die Sanierung der  Terrasse von Frau ….., B…str. 9
11. Allgemeine Aussprache.”

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Analyse dieser Einladung

Tagesordnungspunkte (TOPs) 1. – 5: Abrechnung, Stellungnahme, Wirtschaftsplan
Obwohl die Einladung ca 14 Tage vor dem Versammlungstermin am 13.10.20…. eintraf – liegt den Eigentümern die Abrechnung und der Wirtschaftsplan immer noch nicht vor!
Dies ist ungewöhnlich, da meist Einladung und Abrechnung gemeinsam versendet werden- oder auch die Abrechnung  zuerst und zu einem späteren Zeitpunkt die Einladung zur Versammlung.

Grund für die verzögerte Zusendung der Abrechnung scheint bei dieser Hausverwaltung eine unangenehme Erfahrung zu sein:
je früher die Jahresabrechnung den Miteigentümern zukommt, desto größer ist die Gefahr, dass sie sich die Jahresabrechnung ansehen.
Und wer sie sich ansieht, er stellt sich und der Hausverwaltung ggf. Fragen.
Der “schlimmsten Fall” für eine unseriöse Hausverwaltung ist die Ankündigung einer Prüfung, einer genauen Akten- und Belegeinsicht, die für den prüfenden Miteingentümer oft “fruchtbar” verläuft.
Aus dieser schmerzlichen Erfahrung scheint diese Hausverwaltung gelernt zu haben – und versendet die Abrechnung wahrscheinlich erst wenige Tage vor der Versammlung.
Bezeichnend für eine unseriöse und abzuwählende Hausverwaltung.

TOP 6: “Beschluss über die Erneuerung der Spielgeräte auf dem Kinderspielplatz”
Bei der WEG handelt es sich um eine größere Anlage, bestehend aus mehreren Häusern und einem Kinderspielplatz.
Veränderungen vorzunehmen heißt auch ein Budget von mehreren Tausend Euro.
Information zu einer Kostenschätzung der Verwaltung? –  Fehlanzeige!
Beigefügte Kostenvoranschläge? – Fehlanzeige!
Beschlussvorlage, die es insbesondere abwesenden Miteigentümern erlauben würde, ihre Stimmvollmacht sinnvoll einzusetzen? – Fehlanzeige!

TOP 7: “Beschluss über die Erneuerung des Daches des Hauses W…. str. 13”
Siehe vorherigen TOP.
Wen interessieren schon die Kosten einer Dacherneuerung?
Angebote? – Fehlanzeige.
Das Thema sollte schon im letzten Jahr von der Verwaltung “durchgeschoben” werden – wurde aber durch eine ärgerliche Vorab-Prüfung eines kritischen Wohnungseigentümers torpediert.
Der Kostenrahmen wurde im Vorjahr mit über 300.000 € angegeben. Ein Lapalie!
Auch lag kurz vor der Versammlung nicht ein einziges der 3 gesetzlich benötigten Angebote vor.

Weiter: das Dach ist völlig in Ordnung. Es ist dicht und gut gepflegt.
Lediglich der Schornsteinfeger benötigt eine Erneuerung der Zugangsleiter. Die ältere, hölzerne war mit den Jahren morsch geworden. Eine Metallleiter wäre eine gute Alternative und wäre ohne Probleme anzubringen. So der Schornsteinfeger auf Nachfrage gegenüber dem kritischen Eigentümer.
Die WEG-Verwaltung stattdessen: das mit dem Leiterersatz wäre nicht so einfach. Und das Dach sei ja auch schon (!!) 30 Jahre alt” (Zitat Hausverwaltung).
Und deshalb würde sich eine komplette Dacherneuerung dringend empfohlen.

Info: unnötige oder überteuerte Dachsanierungen scheinen eine besonders günstige Möglichkeit, vor allem unseriöse Hausverwaltungen und die Dachdeckerfirma finanziell zu “sanieren”.
Wie in diesem Fall. Denn wo viel Geld unsinnigerweise fließt, geht auch manches hier und da verloren.
Oder: der Dank der beauftragten Dienstleiter kann mit Worten alleine nicht ausgedrückt werden.

TOP 8: Beschluss über die Sanierung der Betonwände in der Tiefgarage B…straße und im Aussenbereich am Müllplatz W…Str. 15, entlang der Tiefgaragenzufahrt W…straße
Wo genau ist das Problem? Woher kommen die Probleme? Besteht eine Gefahr oder handelt es sich nur um eine optische Verbesserung? Welche Alternativen gibt es?
Kostenrahmen? Vorliegende Angebote? Beschlussvorlage? – Wieder Fehlanzeige!
Null Info.

TOP 9. “Beschluss über die Umsetzung des Beschlusses zu Tagesordnungspunkt 9 der Versammlung von 20… [Vorjahr]”
Alles klar?!
Hier hat sich diese unseriöse WEG-Verwaltung ein Denkmal gesetzt: die “Krönung der Kommunikation”.
Nichtsagender geht nicht.
Thema? – Unbekannt! Es sei denn, man sucht in den Unterlagen des Vorjahres ….
Beschlussvorlagen? – Inexistent!
Kostenrahmen und Angebote? – ???
Unfassbar aber wahr: Die Verwaltung kann ohne Sorge sein.
Denn so unkritisch wie sich viele Miteigentümer dieser WEG verhalten, ist davon auszugehen, dass auch dieser TOP mehrheitlich beschlossen wird. 🙂

TOP 10. “Beschluss über die Sanierung der  Terrasse von Frau…., B…str. 9”
Wieder: Wo genau ist das Problem? Woher kommen die Probleme und die Verursachung?
Trifft ggf. den Sondereigentümer eine Schuld?
Wie sind die Kostentragungsregeln?
Handelt es sich um Gemeinschaftseigentum oder Sondereigentum?
Würden die Kosten ggf. von einer Versicherung übernommen?
Besteht eine Gefahr oder handelt es sich nur um eine optische Verbesserung? Welche Alternativen gibt es?
Kostenrahmen? Vorliegende Angebote? Beschlussvorlage? – Wieder Fehlanzeige!
Null Info.

 

Empfohlene Maßnahmen:
Vor der Versammlung sollten pro neuem, unbekanntem Tagesordnungspunkt vorliegen:
– Kurze Beschreibung des Themas (2-3 Sätze)
– Kostentragung: Gemeinschaft oder Sondereigentümer?
– Info zur Notwendigkeit, Dringlichkeit oder Aufschiebbarkeit
– Kostenschätzung und mögliche Alternativen
– mehrere Kostenvoranschläge
– Beschlussvorlage

Sollte dies bisher nicht so gehandhabt werden, schlagen Sie es Ihrer Hausverwaltung vor.
Stellen Sie ggf. einen Antrag zur nächsten Tagesordnung.
Stellen Sie ggf. Überlegungen zu alternativen Hausverwaltungen an.

Anträge zur Tagesordnung – Nehmen Sie JETZT das Ruder in die Hand, bevor es zu spät ist!

Unseriöse Verwalter versuchen immer wieder die Wohnungseigentümer zu überrumpeln und ihnen keine Gelegenheit zu geben, auf die Tagesordnung Einfluss zu nehmen.
Denn sobald bekannt wird, dass der – oft unfähige, unwissende und nur eigene Interessen verfolgende – Beirat die Abrechnung geprüft hat – ist die Einladung inklusive aller Tagesordnungspunkte schwupp! schon im Briefkasten und der Versammlungstermin auf ein Datum in 14 Tagen festgelegt.

Das, was wichtig ist und unbedingt besprochen bzw. beschlossen werden muss – kommt zu spät. Denn ist die Einladung da, ist es meist zu spät: alle Tagesordnungspunkte müssen mindestens 14 Tage vor Versammlungstermin vorliegen.
Indem die Einladung gerade 14 Tage vor Termin eingeht, schließt der unseriöse Verwalter das Einreichen von Anträgen zur Tagesordnung aus.

Deshalb die Empfehlung: Verfassen Sie Ihre Anträge zur Tagesordnung so früh wie möglich! Gerne gleich zum Jahresanfang oder sobald Sie den Bedarf sehen. Sollte sich ein Thema erledigt haben, können Sie es jederzeit zurückziehen.

Wichtig:

VOR der WEG-Versammlung
1. der Hinweis zur “nächsten” Eigentümerversammlung, der Ihnen erlaubt ohne Kenntnis eines konkreten Datum diesen Antrag jederzeit einzureichen. Denn wenn Ihnen der Termin bekannt wird – ist es ja meist zu spät für einen Antrag.

2. Achten Sie bei der Formulierung des Textes, dass das Wort “beschließt” aufgenommen wird (“Die Eigentümergemeinschaft beschließt, die Umstellung der Konten…“). Formulierungen wie “die Eigentümer bitten den Verwalter”.. sind vage und unverbindlich und bringen hier nichts.

3. Achten Sie auf die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte! Diese wird von unseriösen WEG-Hausverwaltern gerne zu ihrem Zwecke missbraucht: so werden wichtige Themen gerne ganz zum Ende der Versammlung behandelt, wenn die Anwesenden bereits ermüdet oder uninteressiert sind. So braucht ein Antrag zum Ausschluss eines Beirats nicht n a c h  der erneuten Beiratswahl besprochen werden – sondern vorher. Beispiel: “Bitte setzen Sie diesen Tagesordnungspunkt v o r den TOP …[Beiratswahl, Jahresabrechnung, usw….]

4. Bei wichtigen Themen: Stellen Sie einen Antrag auf “namentliche Abstimmung” und “namentliche Protokollierung”. (“Ich bitte um namentliche Abstimmung und namentliche Protokollierung.”)

5. Fordern Sie die Wiedergabe Ihres Beschlussantrags genau so wie S i e  es formuliert habe! Unseriöse Verwalter kürzen gerne ab oder verändern gerne komplett den Inhalt
(“Ich bitte Sie, meiner berechtigten Forderung fristgerecht nachzukommen und den Tagesordnungspunkt genau so wie von mir formuliert aufzunehmen.”)

6. Integrieren Sie eine “Fristsetzung” für die Umsetzung des Beschlusses
(Frist: Umstellung innerhalb von 3 Monaten nach Versammlung.”).
Unseriöse Hausverwaltungen sind sehr erfinderisch, wenn es darum geht, Dinge auf die lange Bank zu schieben. Durch eine Fristsetzung wird dies vermieden.

7. Fordern Sie vom WEG-Verwalter eine Rückantwort und Bestätigung, dass Ihre eingereichten Tagesordnungspunkte auch aufgenommen werden und in der Einladung erscheinen. Stellen Sie hierfür eine Frist (“Ich bitte um Bestätigung bis zum .. [ca. 14 Tage Frist].”

8. Eine “Begründung” zu Ihrem Antrag können Sie abgeben, brauchen es aber nicht.
Die Bezeichnung des Themas und wichtig! der detaillierte Beschluss-Formulierung (Beschlussvorlage) reicht.

9. Ein doppeltes Zusenden, per Fax/email und zusätzlich per Post (ggf. per Einschreiben) ist empfohlen, da Anträge beim unseriösen Hausverwalter gerne “verloren” gehen.

10. Prüfen Sie bei Erhalt der Einladung, ob Ihr Antrag und Ihre Beschlussvorlage richtig wiedergeben wieder.

WÄHREND der Eigentümerversammlung
11. Notieren Sie in der Versammlung ganz genau (!) den gefaßten Beschlusstext und das genaue Abstimmungsergebnis! Auch die Fristen zur Umsetzung sollten nicht vergessen werden.

NACH der Versammlung
12. Prüfen Sie bei Erhalt des Protokolls, ob alles korrekt wiedergegeben ist.

13. Falls die Befürchtung besteht, das Protokoll würde erst nach der Beschlussanfechtungsfrist von 1 Monat nach Versammlung zugesendet werden, warten Sie nicht, sondern nehmen Sie schon 3-4 Tage nach der Versammlung Einblick in die Beschluss-Sammlung im Büro des Verwalters. Prüfen Sie dort, ob der Beschlusstext und das Abstimmungsergebnis korrekt wiedergegeben werden.

14. Prüfen Sie nach der vereinbarten Frist, ob der Beschluss wirklich umgesetzt wurde.

Musterantrag mit dem Beispiel “Umstellung von Treuhandkonten auf Fremdgeldkonten”
musterantrag

Aufnahme des zusätzlichen Antrags
Umstellung der Konten der Wohnungseigentümergemeinschaft von Treuhandkonten auf offene Fremdgeldkonten mit der Eigentümergemeinschaft als Kontoinhaberin“
in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung
Antrag von Herrn/Frau…… –

WEG ……………
c/o Hausverwaltung …………..
Musterstraße
Musterort
Vorab per Email an………….zw. Fax-Nr. …………………

Ort, den 01.01.20….


Betreff:
Ergänzung der Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung um den Tagesordnungspunkt (TOP):
„Umstellung der WEG-Konten von Treuhandkonten auf offene Fremdgeldkonten mit der WEG als Kontoinhaberin

Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit bitte ich Sie, den nachfolgenden Tagesordnungspunkt in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung und mit der Einberufung zur Versammlung bekannt zu geben.

Beschlussantrag / Beschlussvorlage:
Umstellung der WEG-Konten von Treuhandkonten (Kontoinhaber ist der Verwalter) auf offene Fremdgeldkonten mit der WEG als Kontoinhaberin
Die Eigentümergemeinschaft beschließt, die Umstellung der Konten der Eigentümergemeinschaft, die bisher alsTreuhandkonten“ mit dem Verwalter als Kontoinhaber geführt wurden, alsoffene Fremdgeldkonten“ mit der Eigentümergemeinschaft als Kontoinhaberin einzurichten.
Frist: Umstellung innerhalb von 3 Monaten nach Versammlung.”

[zur Info: der Beschlussantrag bzw. die Beschlussvorlage ist genau der Text, der auf der Einladung und später im Protokoll sowie in der Beschluss-Sammlung wiederzufinden sein sollte]

Begründung:
Die Konten unserer Eigentümergemeinschaft werden immer noch als Treuhandkonten mit dem Verwalter als Kontoinhaber geführt, obwohl es heutzutage ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht, diese Konten als offene Fremdgeldkonten einzurichten und die Eigentümergemeinschaft als Kontoinhaber einzusetzen.
Da Treuhandkonten nicht ausreichend gesichert sind, z.B. vor Pfändung oder Insolvenz des Verwalters und es bei seinem unerwarteten Tod oder Verwalterwechsel zu größeren Problemen kommen kann, ist eine Umstellung der WEG-Konten auf offene Fremdgeldkonten dringend geboten.

Da dieser Beschlussantrag den Grundsätzen ordentlicher Verwaltung entspricht,
bitte ich um die Aufnahme dieses Tagesordnungspunktes in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung. Ich bitte Sie, meiner berechtigten Forderung fristgerecht nachzukommen und den Tagesordnungspunkt genau so wie von mir formuliert aufzunehmen. Ich bitte um Bestätigung bis zum ..……….. [ca. 14 Tage Frist].
Besten Dank! MfG….

Im Sinne aller Eigentümer: Antrag auf Ausweitung der Einladungsfrist auf 4-5 Wochen

Um nach Zusendung der Hausgeld-Jahresabrechnung noch Gelegenheit zu haben, diese zu prüfen und ggf. die Belege des Verwalters einzusehen braucht man Zeit.
“Wer keine Zeit zum Prüfen hat, der wird kaum prüfen” – denken sich unseriöse Hausverwalter und informieren oft nur 14 Tage im voraus über den Termin der anstehenden Eigentümerversammlung.

Ein weiterer Vorteil dieser kurzen Einladungsfrist: diejenigen Eigentümer, die beruflich und zeitlich sehr eingebunden sind, die ggf. Verantwortung tragen und sich nicht nach Lust und Laune Abende freinehmen können werden von der Versammlung oft ausgeschlossen.
So sind es gerade diese Menschen, die mit beiden Beinen im Leben stehen, die aus Termingründen abwesend sind. Ein unseriöser Verwalter wünscht sich nichts mehr.

Auch ein Nachreichen von Tagesordnungspunkten wird erschwert: diese müssen 14 Tage vor der Versammlung bekanntgegeben werden: flattert die Einladung erst 14 Tage vorher ins Haus, hat sich die Sache erledigt.

Das Wohnungseigentumsgesetz stammt aus dem Jahr 1951 und aus einer Zeit, die deutlich anders war, lange nicht so schnelllebig und voller Termindruck war wie heute.

Wenn damals festgehalten wurde, dass die Einladungsfrist mindestens 2 Wochen betragen sollte, dann war dies ein gut planbarer Zeitraum. Die Menschen lebten und arbeiteten vor Ort, waren lange nicht so mobil; man reiste selten mit dem Zug und ans Fliegen war gar nicht zu denken.
einladungsfrist weg 1951 kl

Seitdem haben sich die Gewohnheiten geändert, auch die Anforderungen und Verpflichtungen von Berufstätigen.
Stellen Sie deshalb – im Interesse aller – einen Antrag zur Erweiterung der Einladungsfrist auf 4-5 Wochen.

Ein unseriöse Verwalter meidet die Ausdehnung des Zeitraums wie der Teufel das Weihwasser und wird folgende Argumente vortragen:
– “‘Das Gesetz schreibt eine Einladungsfrist von genau 2 Wochen vor. “
– “Dann kommen wir mit der Versammlung in die Schulferien!”
– “Wenn die Frist mehr als 2 Wochen beträgt, besteht die Gefahr, dass die Eigentümer den Versammlungstermin wieder vergessen haben. Deshalb lieber wie bisher nur zwei Wochen, dann haben es alle noch in Erinnerung.”

Hören Sie sich gerne all diese unsinnigen Erklärungen an, dann wissen Sie wie Sie Ihren Verwalter einzuschätzen haben. Wer vorausschauend planen kann, für den ist die Einhaltung von Terminen kein Problem.
Nur so kann gewährleistet werden, dass möglichst viele Miteigentümer an der Eigentümerversammlung teilnehmen können, nur so bleibt Zeit, die Hausgeldabrechnung in Ruhe zu prüfen und ggf. Belege und Akten eingesehen. Desweiteren können wichtige Tagesordnungspunkte noch eingereicht werden können.

MUSTERANTRAG
Aufnahme
des zusätzlichen Antrags „Ausweitung der Einladungsfrist auf
4-5 Wochen”
in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung
Antrag von Herrn/Frau…… –

WEG ……………
c/o Hausverwaltung …………..
Musterstraße
Musterort
Vorab per Email an………….zw. Fax-Nr. …………………

Ort, den 01.01.20….


Betreff:
Ergänzung der Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung um den Tagesordnungspunkt (TOP):
„Ausweitung der Einladungsfrist auf 4-5 Wochen”

Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit bitte ich Sie, den nachfolgenden Tagesordnungspunkt in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung und mit der Einberufung zur Versammlung bekannt zu geben.

Beschlussantrag / Beschlussvorlage:
„Ausweitung der Einladungsfrist auf 4-5 Wochen”
Mit Rücksicht auf diejenigen Miteigentümer, die beruflich oder privat sehr eingebunden sind und deren Terminplan im voraus gefüllt ist, beschließt die Eigentümergemeinschaft die Einladung zur anstehenden Eigentümerversammlung künftig 4-5 Wochen im voraus bekanntzugeben.”

Da dieser Beschlussantrag den Grundsätzen ordentlicher Verwaltung entspricht bitte ich um die Aufnahme dieses Tagesordnungspunktes in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung.
Ich bitte Sie, meiner berechtigten Forderung fristgerecht nachzukommen.

Mit freundlichen Grüßen,
……

Stellen Sie den Antrag jetzt. Nach Erhalt der Einladung ist es zu spät.
Achten Sie darauf, dass der Antrag und die Beschlussvorlage vom Verwalter genau so wiedergegeben werden.
Denken Sie daran, der WEG-Verwalter ist Dienstleister der Eigentümergemeinschaft.
Dass er nun 2-3 Wochen weiter im voraus plant, sollte zuzumuten sein.

Keine Vorab-Infos zu anstehenden Tagesordnungspunkten, um Eigentümer “überrumpeln” zu können

Fehlende Information ist für unseriöse WEG-Hausverwaltungen ein Werkzeug, die Eigentümer auszutricksen und ihren eigenen Willen durchzusetzen.

Manchmal werden Einladungen zur Eigentümerversammlung völlig ohne Zusatzinfos versendet, manchmal liegen stapelweise Kostenvoranschläge bei.

Im ersten Fall möchte die unseriöse Verwaltung die Miteigentümer naiv und unwissend halten, im zweiten Fall versucht sie sie mit Unterlagen zu “erschlagen”.

Sobald Sie die Einladung zur nächsten Wohnungseigentümerversammlung erhalten – prüfen Sie, ob der Einladung Unterlagen beigefügt wurden oder nicht.
Wenn ja, lesen Sie sie genau durch und notieren Sie fragen.
Wenn nicht, fordern Sie Unterlagen beim Hausverwalter ein.
Oder besuchen Sie ihn im Büro.

So getan vor kurzem nach Erhalt der untenstehenden Tagesordnung auf der sehr kostenintensive Themen aufgeführt waren, wie:
– Umgestaltung eines Spielplatzes
– Erneuerung eines Dachs
– Überlegungen zum Verlegen sämtlicher Heizungsrohre in einem Mehrfamilienhaus

Für diese Punkte gab es weder eine Erklärung, warum diese Punkte behandelt werden sollten, noch eine grobe Kostenschätzung, noch lagen detaillierte Kostenvoranschläge bei!tagesordnung_kasch_kl

Im Büro des WEG-Verwalters wurde deshalb um Einsicht in die Unterlagen zu den Tagesordnungspunkten der anstehenden Versammlung gebeten. 
In Vorbereitung untenstehende mail an den Verwalter:

“Sehr geehrte Damen und Herren,
dürft ich Sie bitten, die Akte mit den Angeboten bzw. Unterlagen, die den Tagesordnungspunkten (TOPs) der kommenden Versammlung zugrunde liegen herauszulegen? Ich würde sie gerne einsehen. Vielen Dank.”

Die Antwort war kurz und klar: “Es gibt keine Unterlagen!”

D. h. auf der WEG-Versammlung sollte über ein neues Dach, die Umgestaltung eines Spielplatzes und den Umbau sämtlicher Wohnungen eines Mehrfamilienhauses beschlossen werden – und es gab keine Kostenvoranschläge?

Wichtiger noch: die Notwendigkeit der o.g. Arbeiten war fraglich.
Waren diese Arbeiten überhaupt nötig?
Oder ging es der WEG-Verwaltung nur darum, spezielle Handwerker mit Aufträgen zu versorgen, die ihrerseits eine Ausdrucksweise für ihre Dank suchten, da Worte allein nicht reichten?