Schlagwort-Archive: Hausgeldabrechnung

Hausgeldabrechnung, Jahresabrechnung, Gesamtabrechnung, Einzelabrechnung

Wasser-Absperrventil in Etagenwohnung: Kosten trägt der Eigentümer – nicht die WEG

Kosten der Erneuerung eines Absperrventils in der Wohnung eines Eigentümers nicht zu Lasten der WEG

Bei der Akten- und Belegeinsicht im Büro des Hausverwalters wurde festgestellt, dass eine Rechnung für die Reparatur eines Wasser-Absperrventils in der Wohnung eines Miteigentümers vom Gemeinschaftskonto bezahlt wurde und als “Instandhaltung” verbucht worden war.
Der Verwalter, der seit vielen Jahren zahlreiche Wohnungseigentümergemeinschafte betreut, entgegnet darauf, dass dies so korrekt sei:  Absperrventile wären immer und zwingend Gemeinschafseigentum. Und deshalb wäre die Instandhaltung auch von der Gemeinschaft zu zahlen.

Aus der vom Handwerker eingereichten Rechnung war zu entnehmen:
1 Std. Monteur – 40,50 €
1 pauschal Kundendienstfahrzeug – 23,50 €
1 An- und Abfahrt bis 30 km – 38,58 €
1 Grohe Innenoberteil 3/4′ für Unterputzventil mit kurzer Spindel – 39 €
1 Farbset Costa neu für UP-Ventil 20-80 mm mit Metallgriff Grohe – 30,30 €
Summe: 171,86 €
+ MwSt., Gesamtbetrag 204,51 €

Aus dem Arbeitsbericht war zu entnehmen: defektes OPV-Oberteil ausgewechselt, neues Oberteil geliefert.

Da der Arbeitsbericht auf den Namen der Hausverwaltung ausgestellt wird und die Rechnung auf den Name der WEG c/o Hausverwaltung lässt die Vermutung zu, dass die Eigentümerin davon ausging, die Kosten würden von der Gemeinschaft übernommen. Ebenfalls scheint die Hausverwaltung davon ausgegangen zu sein, denn die Verbuchung erfolgte im Konto ” Instandhaltungen” und die Rg. wurde vom Gemeinschaftskonto bezahlt.

Lt. Internetseite “HAUFE” wird unterschieden zwischen einer Strangabsperrung und der Absperrung in einer Wohnung:

Absperrventil (Strangabsperrung)
Ein Absperrventil, das der Strangabsperrung eines gesamten Strangs oder Teilbereichs eines Gebäudes dient, ist Bestandteil des Gemeinschaftseigentums. Dies selbst dann, wenn es sich im Bereich des Sondereigentums befindet, da es dem gemeinschaftlichen Gebrauch aller oder einiger Wohnungseigentümer dient.

Absperrventil (Wohnung)
Ein Absperrventil, welches der Absperrung lediglich einer Wohneinheit dient, ist Bestandteil des Sondereigentums.

Link: https://www.haufe.de/recht/deutsches-anwalt-office-premium/abc-sonder-und-gemeinschaftseigentum-3-abc-gemeinschaftseigentumsondereigentum_idesk_PI17574_HI1435053.html

Auf diesen Hinweis hin wurden die Kosten der Gemeinschaft gutgeschrieben und dem Sondereigentümer belastet.

Darf man erwarten, dass eine Hausverwaltung über die Fachkenntnisse verfügt, damit mit solchen Rechnungen korrekt umgegangen wird ?
Streng genommen hätte die Verwaltung diese Rechnung gar nicht annehmen dürfen, sie hätte direkt auf den Namen des Sondereigentümern erstellt werden müssen.

Unnötige Kosten durch Heizkosten-Zwischenabrechnungen

Ohne Beauftragung, ohne Notwendigkeit und ohne des Miteigentümers beauftragt der Verwalter eine nicht verwertbare Zwischenabrechnung

Praxisfall:
in einer Wohnung werden Wasser, Müll und Allgemeinstrom mit dem Verteilungsschlüssel “Personentage” abgerechnet. Bei einer Belegung von 1 Person sind dies 365 Personentage, bei 2 Personen 2 x 365 = 730 Personentage. Die Kosten werden im Verhältnis der “Personentage” verteilt. Dadurch sollen die Kosten so “verbrauchsabhängig” wie möglich verteilt  werden.
Um die richtigen Zahlen zu ermitteln, bittet die Hausverwaltung jährlich um Mitteilung der Personentage jeder Wohneinheit.
In diesem Fall wurde der Hausverwaltung vom Eigentümer der Wohnung mitgeteilt:
01.01. – 31.07. = Belegung mit 2 Personen
01.08. – 15.09. = keine Bewohner
16.09. – 31.12. = Belegung mit 1 Person

Umso erstaunter entdeckt der Wohnungseigentümer in der Hausgeldabrechnung nicht nur 3 verschiedene Abrechnungen für drei Perioden (185,26 €, 43,41 € und 123,37 €) sondern pro Heizkostenabrechnung eine zusätzliche Kostenposition für “Direktkosten – Kostenaufteilung”. Und zwar:
01.01. – 31.07. = 17,85 €
01.08. – 15.09. = 35,70 €
16.09. – 31.12. = 17,85 €

Wie kommt es dazu?
Die Hausverwaltung antwortet: “Die Heizkostenverordnung verpflichtet uns dazu bei Bekanntwerden eines Nutzerwechsel die entsprechende Aufteilung zu veranlassen
Die Heizkostenabrechnung ist daher korrekt erfolgt.”

Falsch.
1. Wie kommt eine Verwaltung dazu, scheinbar auf Grundlage der zuvor übermittelten Informationen zu den “Personentagen” selbständige Mutmaßungen zu einem Mieterwechsel anzustellen?
– Die Verwaltung wurde hierzu nie informiert. Lediglich die die gewünschten Angaben zu den Personentagen wurden vom Eigentümer korrekt mitgeteilt

2. K e i n e  Heizkostenverordnung “verpflichtet” eine Hausverwaltung – ohne Wissen und Einverständnis des Wohnungseigentümers bzw. Mieters – eine Heizkosten-Zwischenabrechnung (auf Kosten des Eigentümers oder Mieters)  zu veranlassen.
Diese Behauptung der Verwaltung ist Unsinn.

3. W e n n  eine Zwischenabrechnung gewünscht wird und erfolgt, dann sollte sie so erfolgen wie es die Heizkostenverordnung vorsieht: unter Berücksichtigung der Verbrauchskosten des Bewohners: “Zweck der Zwischenablesung ist es, die Verbrauchskosten der Nutzer auch dann
möglichst gerecht und nach dem Grundsatz des Verursachers aufzuteilen, wenn während der laufenden Heizperiode ein Mieterwechsel stattfindet.”

Auch diese Berücksichtigung fand bei diesen Zwischenablesungen nicht statt: die Zwischenablesungen wurden n i c h t  nach Verbrauch erstellt (- wie auch, die Wohnung wurde vom Ablesedienst nur zum Jahresende betreten), sondern nach der “Gradtagszahlen-Methode” die von der Heizkostenverordnung nur in Ausnahmefällen, als Notlösung vorgesehen ist: “Gemäß § 9 b Absatz 3 der Heizkostenverordnung kann eine Kostenaufteilung auch nach der Gradtagszahlen-Methode erfolgen, wenn dies zu einem genaueren
Ergebnis führt, bzw. die Werte der (Zwischen)ablesung abrechnungstechnisch
nicht korrekt verwendet werden können.”

4.  Weiter ignoriert die Hausverwaltung, dass die Heizkostenverordnung sehr wohl Ausnahmen zuläßt. Hierzu gehört, dass im Mietvertrag auch eine andere Berechnung der Heizkosten (wie hier z.B. pauschal) vorgesehen sein kann. Ziel ist es ja durch eine möglichst genaue Kostenverteilung den Mieter zu vor Kosten zu schützen. Haben jedoch Mieter und Vermieter eine Pauschale für Heizkosten vereinbart, dann ist diese Vereinbarung gültig.
Und über den Inhalt der Mietverträge kann diese Hausverwaltung keine Kenntnis haben.

Zusammenfassung:
diese Hausverwaltung überschritt ihre Kompetenzen indem ohne Wissen/Einverständnis von Eigentümer und Mieter – und ohne den Mietvertrag zu kennen – auf Mutmaßungen zu einem Nutzerwechsel in Eigeninitiative Heizkosten-Zwischenabrechnungen initiierte.
Ihre Erklärungen bezüglich der der Heizkostenverordnung (“die Heizkostenverordnung verpflichtet uns…) sind unsinnig.
Die Kosten dieser Zwischenablesungen sind von der Verwaltung zu erstatten.


Auszug aus der Heizkostenverordnung: § 9b Kostenaufteilung bei Nutzerwechsel:
Link: https://www.gesetze-im-internet.de/heizkostenv/__9b.html

Hohe Sonderhonorar-Kosten des Verwalters für das Herausstellen der Mülltonnen

Die Kosten bleiben beim Eigentümer/Vermieter und können nicht an den Mieter weitergeleitet werden

In der Jahresabrechnung wurden sie nicht ausgewiesen, bei der Belegprüfung mit dem Beirat in keiner Weise besprochen und an den Mieter können diese Müllentsorgungs-Zusatzkosten auch nicht weiter weitergegeben werden: Rechnungen Sonderhonorar für den Mülltonnenservice.

Die Lage des Mülltonnenraums erfordert es, dass die Tonnen zur Leerung an die Straße gestellt werden müssen. Bisher hatte diese Aufgabe ein im Haus wohnender Miteigentümer übernommen, die Kosten lagen über Jahre konstant bei jährlich 1300 €. Seit dem Auszug diese Miteigentümers bat sich ein im Haus wohnender Mieter an.
Im selben Jahr wechselte die Hausverwaltung.
Es verdoppelten sich die Kosten für das Herausstellen der Mülltonnen auf unerklärliche Weise, für die die Verwaltung angeblich auch keine Erklärung hatte.
Eine spätere Sichtung der Abrechnungsbelege durch kritische Miteigentümer ergab, dass es zusätzliche Kosten in Form von Sonderhonorar gab, über die die Eigentümer weder in den Beiratssitzungen (Belegprüfung) noch in den Eigentümerversammlungen informiert wurden.

Diese Einreichen zusätzlichen Sonderhonorar-Kosten (540 €) in Verbindung mit dem Herausstellen von Mülltonnen (früher 1300 €, nun 2600 €) ist ungewöhnlich und steht in keinem Verhältnis zu den Kosten, die sich sowieso schon unerklärlicherweise verdoppelten.

Bei der Belegprüfung mit dem Beirat wurden diese Zusatzrechnungen nicht angesprochen, verbuchte sie unter “Sonstige Kosten” statt wie vorgeschrieben unter dem Konto “Sonderhonorar des Hausverwalters.
Auch nahm der der Beirat keine genaue Belegdurchsicht vor, sonst wäre es aufgefallen, sondern liess ich vom Verwalter “erzählen” dass die Abrechnung in bester Ordnung sei.
Im Detail:

Rg. 150292 in Höhe von 42,84 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
“Für die außerhalb der üblichen Verwaltertätigkeit liegende Überprüfung des nebenberuflichen Beschäftigungsverhältnisses zur Sicherstellung der Erfüllung der Vorgaben durch das Mindestlohngesetz erlauben wir uns, zumindest einen Teil unseres Zusatzaufwandes wie folgt abzurechnen: Pauschale 30 € + 20% Sachkontenpauschale (Porto, Telefon etc.) 6 € + MwSt. = Rechnungsbetrag 42,84 €


Rg. 151021 in Höhe von 154,70 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
Für den zusätzlichen Aufwand im Zusammenhang mit den geringfügigen Beschäftigten aufgrund des 450-Euro-Gesetzes berechnen wir für die unten aufgeführten Punkte folgendes:
a) Neuberechnung der Steuerabgaben und der Sozialversicherungsbeträge
b) Modellrechnung für die Ermittlungen der günstigsten Fallgestaltung
c) Abführung der Sozialversicherungsbeträge monatlich
d) Anfertigung einer Jahresentgeltbescheinigung unter Bekanntgabe an den Sozialversicherungsträger
e) Führung von getrennten Lohnkonten je Arbeitnehmer
f) Schriftliche, telefonische, persönliche Informationsgespräche mit en betroffenen Arbeitnehmern soweit erforderlich.
Bearbeitungspauschale pro Arbeitnehmer (1 Arbeitnehmer) 130 € + MwSt. = 154,70 €


Rg. 151719 in Höhe von 181,48 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
Für die außerhalb der üblichen Verwaltertätigkeit liegende Wahrnehmung des von der Deutchen Rentenversicherung Bund angeordneten Prüfungstermins für die Arbeitnehmer der WEG a) A. b) F. und c) A.
berechnen wir folgende Kosten:
2,5 Stundensätze à 50 € – 125,00 €
55 Fotokopien à 0,50 € – 27,50 €
+ MwSt. = Rechnungsbetrag: 181,48 €


Rg. 151647 in Höhe von 181,48 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
Für den Zeitaufwand in Verbindung mi den zu erfüllenden Formalien im Rahmen des Mindestlohngesetzes
a) Einholung einer Verpflichtungserklärung vom Arbeitnehmer
b) Erstellung und Zurverfügungstellung des monatlich von dem jeweiligen Arbeitnehmer auszufüllenden Formblatts
c) Monatliche Überwachung des Formblatteingangs einschl. evtl. Erinnerungen an den Arbeitnehmer
d) 3 x jährlich durchzuführende Überprüfung, ob die Vorschriften des Mindestlohngesetzes auch betragsmäßig eingehalten werden.
d) Fortlaufende Archivierung der Monatsmeldungen
e) Jährlich einmalig zu erstellende Excel-Tabelle mit den Werten der monatlich abzugebenden Vordrucke einschl. Erstellung einer Gesamtauswertung berechnen wir je Arbeitnehmer folgende Kosten:
pauschalierter Zeitaufwand 2 Std. à 50 € = 100 €,
zzg. 30% Sachkostenpauschale für Porto, Büromaterial ect. = 30 €,
12 an den Arbeitnehmer zu versendende Freiumschläge à 0,75 € = 9 €.
Zwischensumme 139 € + MwSt
Gesamtbetrag 165,41 €


Die Gebührenliste für Sonderleistungen die dem Verwaltervertrag beilag enthielt folgende Positionen:
Zusammenfassung:
Ob die o.g. Sonderhonorar-Rechnungen zu Recht erstellt wurden und ob die Rechnungsbeträge gerechtfertigt sind bleibt zu prüfen.
Unkorrekt ist zweifelsfrei die Kontierung unter die Position “Sonstige Kosten”, die einem Vertuschungsversuch gegenüber der Eigentümergemeinschaft gleichkommt. Allein hiermit qualifizierte sich der Hausverwalter als “unseriös”.

Eine Erklärung für die Verdoppelung der “Hausmeisterkosten”, die sich nach Übernahme der WEG durch diesen Verwalter ergaben, wurde immer noch nicht abgegeben.
Die Verdoppelung der Kosten berücksichtigt n i c h t  die Sonderhonorar-Kosten die weiter zusätzlich anfallen und auch von den Eigentümern gezahlt werden.

Nichtssagende Handwerker-Rechnungen erschweren die Belegprüfung

Hat eine Hausverwaltung darauf zu achten, dass Rechnungen nachvollziehbar ausgestellt werden?

Praxisfall: im Abrechnungsordner fanden sich folgende Handwerker-Rechnungen.
Es handelte sich um nicht regelmässig wiederkehrende Einsätze.
Umso erstaunlicher die absolut nichtssagende Beschreibung der ausgeführten Tätigkeit “Leistungen im Monat….” statt einer Kurzbeschreibung wie z.B. “Austausch eines defekten Ventils in der Wohnung…”. Einzig auf den kaum lesbaren Arbeitszetteln konnten Anhaltspunkte zu der Handwerkertätigkeit vermutet werden.

Der Vorwurf richtet sich an eine Hausverwaltung, die diese Art Rechungen akzeptiert und ggf. unzureichend geprüft bezahlt.

So kann es nicht verwundern, dass sich auf diese Weise Installateur-Rechnungen beglichen wurden, die nicht von der WEG sondern vom Sondereigentümer hätten gezahlt werden müssen!

Beispiel 1:  “Leistungen erbracht im Monat Juni”

01 Laut Auftragszettel Nr. 590859
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
1 An- und Abfahrt, Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €

02 Laut Aufmassblatt vom 24.05.
0,5 Std. Monteur – 20,25 €

03 Laut Auftragszettel Nr. 591033
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
1 An- und Abfahrt, Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €


Beispiel 2:  “Leistungen erbrach im Monat Januar”

01 Laut Auftragszettel Nr. 589814
3 Std. Monteur – 115,50 €
1 An- und Abfahrt, Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €


Beispiel 3:  “Leistungen erbracht im Monat September”

01 Laut Auftragszettel Nr. 590750 und Aufmassblatt vom 01.06.
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
0,50 pau Bereitstellung Kundendienstfahrzeug und Werkzeug – 11,75 €
1 An- und Abfahrt Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €
1 pau Klein- und Dichtmaterial – 2,25 €
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
1 An- und Abfahrt Fahrkosten bis 15 km – 23,08 €

Fröhlicher Stempel ersetzt umständliche Kontierung und Dokumentation

Wo Millionen verwaltet werden erinnert die kaufmännische Behandlung von Zahlungsausgängen an Spielerei

Wer im kaufmännischen Bereich tätig ist, weiß, dass Kontierungsstempel bei der Behandlung von Eingangsrechnung eine Hilfe sind.
Bei Eingang der Rechnung wird das Eingangsdatum vermerkt. Danach sollte sie geprüft werden und auch der Name des prüfenden Sachbearbeiters sollte per Kürzel festgehalten werden.
Danach wird die Rechnung kontiert und zum Schluss zur Zahlung freigegeben.
Die Kontierung, Angabe von Datum und das Kürzel des prüfenden Sachbearbeiters begleiten die Eingangsrechnung von Eintreffen im Unternehmen bis zu ihrer Begleichung.

Um die Übersichtlichkeit und die Vollständigkeit des Ablaufs zu gewährleisten greifen viel Unternehmen auf standardisierte Vorgänge zurück, z.B. die Nutzung eines “Kontierungsstempels”.
Einige Beispiele:Auszufüllen sind: Kostenstelle, sachliche und rechnerische Prüfung. Eingangsdatum. Zahlung: Dokumentation von Freigabe, Skonto, Zahlbetrag, Überweisungsbetrag.

Auszufüllen sind: Kostenstellen, Projekt-Nr., sachliche / rechnerische Prüfung. Gebucht, angewiesen, Buchung, Beleg-Nr., AnmerkungenAuszufüllen sind: Beleg-Nr., Soll-Konto, Haben-Konto, eingegangen am, Prüfung ob sachlich richtig, gebucht am, gezahlt am, Buchungsmonat, Steuerschlüssel

Für eine Hausverwaltung, die Millionen € für die Eigentümergemeinschaften verwaltet ist Genauigkeit und die Dokumentation der Kontierung und des Zahlungsausgangs mit Datum, Kontierung Bankkonto und ausführendem Sachbearbeiter zu empfehlen.

Umso erstaunlicher die Vereinfachung, mit der sich eine Hausverwaltung das Leben erleichtert: die dort eingehenden Rechnungen zieren lediglich den Stempel “Bezahlt”. Das war’s.Keine Dokumentation wer die Rechnung sachlich und rechnerisch geprüft hat und wann sie von wem zur Zahlung freigegeben wurde, über welches Bankkonto die Zahlung erfolgte, kein Zahlungsausgangsdatum.  
“Bezahlt” – in € oder $ – reicht.
Kein Scherz oder der Eintritts-Stempel zu Disneyland.
Beispiel 1:

Beispiel 2:
Beispiel 3:

VONOVIA: Modernisieren statt Instandhalten

Ein Betrag des WDR Lokalzeit vom 15.03.2017 - 4 Min,

Modernisieren statt instandhalten

Jahrelang hatte die Vonovia nichts an der Wohnung von Stefan F. (Name geändert) aus Witten gemacht. Schimmel machte sich breit und so drohte Stefan F. mit Mietkürzungen. Eigentlich hätte Vonovia die Wohnung instand setzen müssen: Neue Fenster, neuer Putz usw. Stattdessen wird jetzt modernisiert: Fassaden dämmen & neue Fenster. Die Folge: Mieterhöhung wegen energetischer Sanierung um 50%.

 

15 Strafanzeigen gegen einen Hausverwalter

von Ulla Thiede, General-Anzeiger Bonn

Der Generalanzeiger schreibt:


Bonn. Ein Hausverwalter in Bonn ist laut Staatsanwaltschaft unter den Vorwürfen der Unterschlagung, Diebstahls und der Veruntreuung angeklagt worden. 15 Strafanzeigen gingen gegen den Hausverwalter ein, die geschädigten Eigentümer wollen nun hunderttausende Euro zurück.

Die Untreuevorwürfe gegen einen Bonner Hausverwalter, der bereits im vergangenen Jahr vor Gericht stand, weiten sich aus. Wie die Bonner Staatsanwaltschaft am Freitag mitteilte, gingen bei ihr inzwischen rund 15 Strafanzeigen ein.
Die Anzeigen erstattet haben Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) aus der Region, die sich durch den Mann geschädigt sehen. Ein Eigentümer, der nicht genannt werden will, schätzt die Zahl der Betrogenen auf mehrere Hundert und die Schadenssumme auf rund 500 000 Euro.

Der unter Verdacht stehende Hausverwalter hatte im September vergangenen Jahres vor dem Amtsgericht Königswinter eingeräumt, 75 000 Euro zu Unrecht von Konten der von ihm verwalteten WEG abgebucht zu haben. Derzeit sind bei dem Gericht noch vier Verfahren anhängig, durch die geschädigte Eigentümer versuchen, ihr Geld von dem Mann zurückzuholen. Bei diesen Verfahren geht es nach Auskunft des Amtsgerichts um mindestens 40.000 Euro. Weitere zwölf Verfahren laufen vor dem Bonner Amtsgericht.

Aufträge über eigene Gartenbaufirma
Wie aus einer Strafanzeige hervorgeht, die eine Eigentümergemeinschaft aus Aegidienberg vergangene Woche einreichte, soll der Hausverwalter rund 35.000 Euro ohne Genehmigung vom Eigentümerkonto auf sein eigenes überwiesen beziehungsweise damit Rechnungen für Aufträge beglichen haben, die weder ausgeschrieben noch genehmigt waren.

Der Beschuldigte soll auch Aufträge an eine ihm gehörende Gartenbaufirma vergeben haben, die dann unfachmännisch und zu überhöhten Preisen abrechnete.
Die Vorwürfe lauten auf Unterschlagung, Diebstahl und Veruntreuung. Anonyme Hinweise, dass es bei den Abrechnungen für die WEG nicht sauber zugehe, gab es einem Eigentümer zufolge bereits Ende 2014.

Fehlende Sachkunde bei Hausverwaltungen
Der Verein „Wohnen im Eigentum“ hat immer wieder auf die fehlende Sachkunde bei Hausverwaltungen hingewiesen. „Das Wohnungseigentumsgesetz ist sehr kompliziert“, sagt die Sprecherin des Vereins. „Und die Hausverwaltungen haben oft keine Ausbildung. Da passieren viele Fehler.“ Nicht immer gehe es um Untreue, aber solche Fälle gebe es eben auch. Die Bundesregierung hatte im August einen Gesetzentwurf verabschiedet, der von Hausverwaltern einen Sachkundenachweis sowie den Abschluss einer Schadenshaftpflichtversicherung verlangt. „Wohnen im Eigentum“ bietet außerdem Vordrucke an, um korrekte Verträge mit Hausverwaltungen zu schließen.

Von Ulla Thiede, Generalanzeiger Bonn, 14.01.2017

Hausgeldabrechnung: Tabellen, die niemand braucht

Anlagen zur Jahresabrechnung mit wenig Aussagekraft. Den Eigentümern zugesendet, um von anderen, wichtigeren Themen abzulenken?

Als Anlage zur Jahresabrechnung fügen manche Verwalter zusätzliches Zahlenwerk bei. Eigentlich ein guter Gedanke, wenn diese Tabellen wirklich aussagekräftig wären.
Beim genauen Lesen fragt man sich jedoch oft nach dem Zweck und der Gedanke liegt nahe, dass den Eigentümern möglichst viel “Materiel” zur Verfügung gestellt werden soll um sie “einzulullen”.
Ob sinnvoll oder nicht – ist nebensächlich. So soll der Eindruck entstehen, durch die Menge der zur Verfügung gestellten Zahlen, Tabellen usw. würde die Richtigkeit der Abrechnung untermauert.
Beispiel: Dargestellt werden die Kosten von 2 aufeinander folgenden Jahren, die letzte Spalte weist die Differenz aus:

Super. Und was sagt uns nun diese Tabelle? Dass auch städtische Abgaben, wie Straßenreinigung, Müllbeseitigung und Wasser steigen, ist bekannt.
Interessant wäre die prozentuelle Abweichung pro Jahr, damit man “Ausreißer”, also extreme Abweichungen, hinterfragen könnte.
Leider wird die Differenz nur in € ausgewiesen und nicht in %.
Auch wäre ein Vergleich der PLAN-  und IST-Kosten sinnvoll.  Durch den Vergleich der Zahlen des Wirtschaftsplans und der reellen Kosten könnte eine Aussage über die Zuverlässigkeit des Plan getroffen werden. In diesem Beispielfall könnte erklärt werden, warum viele Wohnungseigentümer erneut eine Nachzahlung von mehreren Hundert Euro erhalten haben. Aber auch diese Spalte fehlt hier….

Empfohlene Maßnahmen:
Prüfen Sie die Infos der Hausverwaltung auf Nützlichkeit.
Soll gegenüber den Eigentümern Augenwischerei betrieben werden, nach dem Motto: viel Papier = viele (angeblich wichtige) Infos?
Sollen die Eigentümer mit (nichtssagenden) Anlagen “zugemüllt” werden, um vor dem Lesen zu kapitulieren und deshalb in der WEG-Versammlung der Hausverwaltung alle wichtigen Entscheidungen zu überlassen? Bleiben Sie kritisch.

Verwaltung vergißt, Rohrbruch bei der Versicherung anzumelden

Ein "Klassiker" unfähiger Hausverwaltungen

Praxisfall:
am 20.11. repariert ein Installateur einen Rohrbruch im Keller. Rohrbrüche sind in den meisten Fällen Versicherungsfälle. Die Gebäudeversicherungen verlangen heute eine Photo-Dokumentation des Schadens mit Vorher-Nachher-Photos.
Diese Photos erstellt auch die Installationsfirma.
Die Rechnung wird kurz darauf am 01.12. erstellt und die Photo-Dokumentation beigefügt, damit die Hausverwaltung alles hat, um den Schaden bei der Versicherung einzureichen.

Und dann passiert…. nichts!
Werder im Jahr des Schadens, in den folgenden Monaten. Die Rechnung wurde zu Lasten der WEG bezahlt – eine Anmeldung des Schadens bei der Gebäudeversicherung erfolgte nicht.

Ein halbes Jahr später, bei der Belegprüfung, fiel es den Beiräten auf. Der Geschäftsführer der Hausverwaltung zeigte sich irritiert und wollte kurzfristig klären, ob der Schaden der Gebäudeversicherung gemeldet worden sei.

Aber so verhalten wie die Hausverwaltung sich bei der ursprünglichen Anmeldung des Schadens zeigte, so untätig zeigte sich nun der Geschäftsführer.
Trotz Zusage, die Sache zu untersuchen – keine Rückmeldung!

So blieb den Beiräten wieder einmal nur zu Mahnen. Nach drei Wochen und drei Mahnungen – endlich eine Reaktion des Geschäftsführers: ja, der Schaden sei angemeldet worden. Die Frage, wann denn genau der Schaden angemeldet worden sei wurde zunächst wieder nicht beantwortet, nach einer weiteren Nachfrage schließlich die Antwort: am Tag der dritten Beiratsmahnung, drei Wochen nach Bekanntmachung durch den Beirat und ein mehr als ein halbes Jahr nach Schadenseintritt……

So war es nur den aufmerksamen Beiräten zu verdanken, dass diese nicht unerhebliche Rechnung zur Erstattung eingereicht wurde und Schaden durch die Hausverwaltung vermieden werden konnte.

Korrekt erstellte Rechnung und detaillierte Photo-Dokumentation des Installateurs:

Verständlich dargestellt: Hausgeldabrechnung Abrechnungsspitze – Abrechnungssaldo

In den vom Hausverwalter Jahresabrechnungen ist immer wieder von der Abrechnungsspitze und dem Abrechnungssaldo die Rede.
Wo ist der Unterschied? Wie kann man beide Begriffe unterscheiden?

Anhand von 4 verschiedenen Beispiel-Situationen versuchen wir die Abrechnung zahlenmässig und auch als Graphik zu verdeutlichen.
Fall 1: Die Jahresabrechnung ist höher als der Wirtschaftsplan und es wurde weniger Hausgeld gezahlt als im Plan vorgesehen
Fall 2: Die Jahresabrechnung ist höher als der Wirtschaftsplan und es wurde genau soviel Hausgeld gezahlt wie im Plan vorgesehen
Fall 3: Die Jahresabrechnung ist niedriger als der Wirtschaftsplan und es wurde weniger Hausgeld gezahlt als im Plan vorgesehen
Fall 4: Die Jahresabrechnung ist niedriger als der Wirtschaftsplan und es wurde genau soviel Hausgeld gezahlt wie im Plan vorgesehen


Abrechnungsspitze und Abrechnungsaldo:

Fall 1: Die Jahresabrechnung ist höher als der Wirtschaftsplan und es wurde weniger Hausgeld gezahlt als im Plan vorgesehen

fall1
fall1_graphik

Fall 2: Die Jahresabrechnung ist höher als der Wirtschaftsplan und es wurde genau soviel Hausgeld gezahlt wie im Plan vorgesehen

fall2

fall2_graphik

Fall 3: Die Jahresabrechnung ist niedriger als der Wirtschaftsplan und es wurde weniger Hausgeld gezahlt als im Plan vorgesehen

fall3

fall3_graphik

Fall 4: Die Jahresabrechnung ist niedriger als der Wirtschaftsplan und es wurde genau soviel Hausgeld gezahlt wie im Plan vorgesehen

fall4

fall4_graphik

 

 

“Entscheidungshilfe” – Manipulation durch den Verwalter zur Wahl eines bestimmten Dienstleisters

Nach Erreichen des Rentenalters muss ein Ersatz für die bisher tätige Hausmeisterin gefunden werden. Sie hatte sich bisher um die Treppenhausreinigung und die allgemeinen Hausmeisterarbeiten gekümmert.

Die Einladung zur WEG-Versammlung verfasste der Verwalter wie folgt:

“Tagesordnungspunkt (TOP) 1: Diskussion und Beschlussfassung über die Vergabe von Hausreinigungs- / und Hauswart- / Gartenpflegearbeiten

1. Frau L. wird gegen 50 € Honorar monatlich weiterhin mit kleinen Aufgaben betreut. Hierzu könnte die Schlüsselverwaltung und Mängelübermittlung an den Verwalter gehören. Für die Aufgaben der Hausreinigung sowie die Gartenpflege würden externe Unternehmen beauftragt.

2. Frau L. scheidet vollständig aus und alle Aufgaben werden an externe Unternehmen vergeben. Zur Übersicht und Entscheidungsgrundlage, haben wir bereits drei Kostenangebote für die Tätigkeit Hauswartservice, Hausreinigung und Gartenpflege beigefügt. Eine Zusammenfassung haben wir Ihnen als Deckblatt erstellt.

entscheidungshilfe_details

entscheidungshilfe_zusammenfassung

Eigentlich eine zu würdigende, mühevolle Arbeit – wäre da nicht die vollkommen unsinnige Zeile “Zusammenfassung / Kosten pro [!] Firma”.

Wer gibt vor, dass diese von einander unabhängigen Arbeiten nur gemeinsam und  nur an e i n e n Dienstleister vergeben werden können?
Wäre es nicht sinnvoller, bunt zu mischen?

Hier vermischt der Verwalter “Äpfel und Birnen” bzw. hier setzt seine Manipulation an: nicht die monatlichen “Kosten pro Firma” sind relevant  – sondern ein Vergleich der drei Firmen pro Aufgabe (Hausmeister, Hausreinigung, Gartenpflege). Diese Aufgaben können sehr wohl von einander getrennt werden und müssen nicht und unbedingt von ein und der selben Firma ausgeführt werden müssen.

Pro Aufgabenbereich wären die preiswertesten Anbieter gewesen:
für die Hausreinigung: Firma J. mit 267,51 €
für die Gartenpflege: Firma H. mit 196,35 €
für den Hausmeister-Service: Firma D. mit 41,65 €

Summe pro Monat bei dieser Beauftragung: 505,51 €

Aber hier zunächst die Berechnung der Gesamtkosten, wie vom Verwalter unsinnigerweise und nur zu Manipulationszwecken erstellt (siehe Tabelle unten):
Fa. D. – 755,55 €
Fa. J. – 776,24 €
Fa. H. – 782,13 €

Die Darstellung “Kosten pro Firma” stellen die Fa. M. als preiswertesten Anbieter dar.
Erstaunlich: in den Disziplinen “Hausreinigung” und “Gartenpflege” ist die Fa. D. deutlich teurer als die anderen Anbieter, nur den Hausmeisterdienst bietet D. unschlagbar preiswert mit 41,65 €/monatlich an.

Aufgrund der Darstellung des Verwalters, die Kosten pro Firma – statt pro Aufgabenbereich – zu summieren und seine Einflussnahme während der Versammlung stimmten die Eigentümer für Fa. D. mit den Arbeitsgebieten:
Hausreinigung: 470,05 €
Gartenpflege: 243,95 €
Hauswartservice: 41,65 €

 

Dieser unseriöse Verwalter hatte sein Ziel erreicht:
1. Durch das Summieren unsinniger Faktoren vermittelte der Verwalter, der Eigentümergemeinschaft bewußt, ein “Schnäppchen” gemacht zu haben, als sie sich für den Anbieter D. entscheiden, der in der Summe aller Arbeitsbereiche mit 755,65 € am preiswertesten war.
Hätte der Verwalter die Eigentümer korrekt beraten und die Dienstleistungen gemischt – was in diesem Fall leicht möglich gewesen wäre – dann hätte sich die Gesamtsumme auf nur 505, 51 € belaufen (siehe oben).

2. Ziel war es, Firma D., dessen Geschäftsführer ein enger Vertrauter des Verwalters ist, mit den Bereichen Hausreinigung und Gartenpflege zu beauftragen.
Nicht aber mit dem defizitären Bereich “Hauswartservice” mit den sehr günstigen 41,65 €.
Dieser Aufgabenbereich diente nur als Köder und als fiktiver Betrag, um die Gesamtsumme der Firma M. mit unsinnigen, angeblich günstigen “755,65 €” auszuweisen.

3. “Fiktiv” will heißen: dieser Aufgabenbereich sollte n i c h t  beauftragt werden. Auch wenn dies so beschlossen und den Eigentümern vermittelt wurde.
Nein, der “Hausmeisterservice” musste von der Bildfläche verschwinden.
Für den Verwalter kein Problem: das Protokoll wurde “angepasst”. Der Begriff “Hausmeisterservice” verschwand aus dem Beschlusstext. Der Beirat, naiv und deppert wie immer, unterschrieb das Protokoll, ohne es auch nur vorher zu lesen. Aber auch dann wäre ihm nichts aufgefallen.

Auf Nachfragen hin, warum die sehr wohl beschlossene Dienstleistung “Hausmeisterservice” im Protokoll nicht auftaucht, antwortet der Verwalter gewohnt dreist: “Sie sehen doch, dass dort nichts steht. Also ist auch nichts beschlossen worden!”
Allein hieran zeigt sich die Routine dieses unseriösen Verwalters….

Fazit: Die “Entscheidungshilfe” des Verwalters stellte sich so als teure “Fehl-Entscheidungshilfe” heraus.
Der Beirat sowie die übrigen Eigentümer haben bis heute nicht verstanden, wie sie manipuliert wurden….

Mietverwaltung: je später die Mietzahlung – desto geringer die Nebenkosten?

Verwalter verbucht ausstehende Kaltmiete – statt auf das Konto der Kaltmiete – auf das Konto der Nebenkostenvorauszahlung und schädigt durch diese fehlerhafte Zuordnung den Vermieter.

Praxisbeispiel:

betriebskosten_mietnachzahlung_kasch_kl

oder anders dargestellt:

sollte-sein
D.h. statt einer Soll-Vorauszahlung von 1.657 € wurden nur 1.487,05 € gezahlt.
Dieser Betrag wird später der zu erstellenden Nebenkosten-Abrechnung zugrundegelegt.
Es ist zwar zu bemängeln, dass nicht der vereinbarte Betrag von insges. 1.657 € gezahlt wurde – doch noch ist dem Vermieter kein Schaden entstanden.

Ein Schaden entsteht nur, wenn Beträge aufgeführt werden, die nicht in dieses Konto “Nebenkostenvorauszahlung” gehören, dort aber gutgeschrieben werden.
Wie z.Z. die Nachzahlung einer säumigen Kaltmiete aus dem Vorjahr.

mietschulden-vorjahr

Dieser Zahlungseingang in Höhe von 205,35 € hat im Konto Nebenkosten-Vorauszahlung nichts zu tun und wird dem Mieter zu Unrecht gutgeschrieben.
Als Nebenkostenvorauszahlung wurden später 1.692,40 € angesetzt – statt 1.487,05 €
Den Schaden trägt der Vermieter.

Empfohlene Maßnahmen:
Auch bei einer beauftragten Mietverwaltung, die den Vermieter eigentlich entlasten soll, soviel wie möglich prüfen.