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Hausgeldabrechnung, Jahresabrechnung, Gesamtabrechnung, Einzelabrechnung

Hohe Sonderhonorar-Kosten des Verwalters für das Herausstellen der Mülltonnen

Die Kosten bleiben beim Eigentümer/Vermieter und können nicht an den Mieter weitergeleitet werden

In der Jahresabrechnung wurden sie nicht ausgewiesen, bei der Belegprüfung mit dem Beirat in keiner Weise besprochen und an den Mieter können diese Müllentsorgungs-Zusatzkosten auch nicht weiter weitergegeben werden: Rechnungen Sonderhonorar für den Mülltonnenservice.

Die Lage des Mülltonnenraums erfordert es, dass die Tonnen zur Leerung an die Straße gestellt werden müssen. Bisher hatte diese Aufgabe ein im Haus wohnender Miteigentümer übernommen, die Kosten lagen über Jahre konstant bei jährlich 1300 €. Seit dem Auszug diese Miteigentümers bat sich ein im Haus wohnender Mieter an.
Im selben Jahr wechselte die Hausverwaltung.
Es verdoppelten sich die Kosten für das Herausstellen der Mülltonnen auf unerklärliche Weise, für die die Verwaltung angeblich auch keine Erklärung hatte.
Eine spätere Sichtung der Abrechnungsbelege durch kritische Miteigentümer ergab, dass es zusätzliche Kosten in Form von Sonderhonorar gab, über die die Eigentümer weder in den Beiratssitzungen (Belegprüfung) noch in den Eigentümerversammlungen informiert wurden.

Diese Einreichen zusätzlichen Sonderhonorar-Kosten (540 €) in Verbindung mit dem Herausstellen von Mülltonnen (früher 1300 €, nun 2600 €) ist ungewöhnlich und steht in keinem Verhältnis zu den Kosten, die sich sowieso schon unerklärlicherweise verdoppelten.

Bei der Belegprüfung mit dem Beirat wurden diese Zusatzrechnungen nicht angesprochen, verbuchte sie unter “Sonstige Kosten” statt wie vorgeschrieben unter dem Konto “Sonderhonorar des Hausverwalters.
Auch nahm der der Beirat keine genaue Belegdurchsicht vor, sonst wäre es aufgefallen, sondern liess ich vom Verwalter “erzählen” dass die Abrechnung in bester Ordnung sei.
Im Detail:

Rg. 150292 in Höhe von 42,84 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
“Für die außerhalb der üblichen Verwaltertätigkeit liegende Überprüfung des nebenberuflichen Beschäftigungsverhältnisses zur Sicherstellung der Erfüllung der Vorgaben durch das Mindestlohngesetz erlauben wir uns, zumindest einen Teil unseres Zusatzaufwandes wie folgt abzurechnen: Pauschale 30 € + 20% Sachkontenpauschale (Porto, Telefon etc.) 6 € + MwSt. = Rechnungsbetrag 42,84 €


Rg. 151021 in Höhe von 154,70 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
Für den zusätzlichen Aufwand im Zusammenhang mit den geringfügigen Beschäftigten aufgrund des 450-Euro-Gesetzes berechnen wir für die unten aufgeführten Punkte folgendes:
a) Neuberechnung der Steuerabgaben und der Sozialversicherungsbeträge
b) Modellrechnung für die Ermittlungen der günstigsten Fallgestaltung
c) Abführung der Sozialversicherungsbeträge monatlich
d) Anfertigung einer Jahresentgeltbescheinigung unter Bekanntgabe an den Sozialversicherungsträger
e) Führung von getrennten Lohnkonten je Arbeitnehmer
f) Schriftliche, telefonische, persönliche Informationsgespräche mit en betroffenen Arbeitnehmern soweit erforderlich.
Bearbeitungspauschale pro Arbeitnehmer (1 Arbeitnehmer) 130 € + MwSt. = 154,70 €


Rg. 151719 in Höhe von 181,48 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
Für die außerhalb der üblichen Verwaltertätigkeit liegende Wahrnehmung des von der Deutchen Rentenversicherung Bund angeordneten Prüfungstermins für die Arbeitnehmer der WEG a) A. b) F. und c) A.
berechnen wir folgende Kosten:
2,5 Stundensätze à 50 € – 125,00 €
55 Fotokopien à 0,50 € – 27,50 €
+ MwSt. = Rechnungsbetrag: 181,48 €


Rg. 151647 in Höhe von 181,48 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
Für den Zeitaufwand in Verbindung mi den zu erfüllenden Formalien im Rahmen des Mindestlohngesetzes
a) Einholung einer Verpflichtungserklärung vom Arbeitnehmer
b) Erstellung und Zurverfügungstellung des monatlich von dem jeweiligen Arbeitnehmer auszufüllenden Formblatts
c) Monatliche Überwachung des Formblatteingangs einschl. evtl. Erinnerungen an den Arbeitnehmer
d) 3 x jährlich durchzuführende Überprüfung, ob die Vorschriften des Mindestlohngesetzes auch betragsmäßig eingehalten werden.
d) Fortlaufende Archivierung der Monatsmeldungen
e) Jährlich einmalig zu erstellende Excel-Tabelle mit den Werten der monatlich abzugebenden Vordrucke einschl. Erstellung einer Gesamtauswertung berechnen wir je Arbeitnehmer folgende Kosten:
pauschalierter Zeitaufwand 2 Std. à 50 € = 100 €,
zzg. 30% Sachkostenpauschale für Porto, Büromaterial ect. = 30 €,
12 an den Arbeitnehmer zu versendende Freiumschläge à 0,75 € = 9 €.
Zwischensumme 139 € + MwSt
Gesamtbetrag 165,41 €


Die Gebührenliste für Sonderleistungen die dem Verwaltervertrag beilag enthielt folgende Positionen:
Zusammenfassung:
Ob die o.g. Sonderhonorar-Rechnungen zu Recht erstellt wurden und ob die Rechnungsbeträge gerechtfertigt sind bleibt zu prüfen.
Unkorrekt ist zweifelsfrei die Kontierung unter die Position “Sonstige Kosten”, die einem Vertuschungsversuch gegenüber der Eigentümergemeinschaft gleichkommt. Allein hiermit qualifizierte sich der Hausverwalter als “unseriös”.

Eine Erklärung für die Verdoppelung der “Hausmeisterkosten”, die sich nach Übernahme der WEG durch diesen Verwalter ergaben, wurde immer noch nicht abgegeben.
Die Verdoppelung der Kosten berücksichtigt n i c h t  die Sonderhonorar-Kosten die weiter zusätzlich anfallen und auch von den Eigentümern gezahlt werden.

Nichtssagende Handwerker-Rechnungen erschweren die Belegprüfung

Hat eine Hausverwaltung darauf zu achten, dass Rechnungen nachvollziehbar ausgestellt werden?

Praxisfall: im Abrechnungsordner fanden sich folgende Handwerker-Rechnungen.
Es handelte sich um nicht regelmässig wiederkehrende Einsätze.
Umso erstaunlicher die absolut nichtssagende Beschreibung der ausgeführten Tätigkeit “Leistungen im Monat….” statt einer Kurzbeschreibung wie z.B. “Austausch eines defekten Ventils in der Wohnung…”. Einzig auf den kaum lesbaren Arbeitszetteln konnten Anhaltspunkte zu der Handwerkertätigkeit vermutet werden.

Der Vorwurf richtet sich an eine Hausverwaltung, die diese Art Rechungen akzeptiert und ggf. unzureichend geprüft bezahlt.

So kann es nicht verwundern, dass sich auf diese Weise Installateur-Rechnungen beglichen wurden, die nicht von der WEG sondern vom Sondereigentümer hätten gezahlt werden müssen!

Beispiel 1:  “Leistungen erbracht im Monat Juni”

01 Laut Auftragszettel Nr. 590859
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
1 An- und Abfahrt, Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €

02 Laut Aufmassblatt vom 24.05.
0,5 Std. Monteur – 20,25 €

03 Laut Auftragszettel Nr. 591033
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
1 An- und Abfahrt, Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €


Beispiel 2:  “Leistungen erbrach im Monat Januar”

01 Laut Auftragszettel Nr. 589814
3 Std. Monteur – 115,50 €
1 An- und Abfahrt, Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €


Beispiel 3:  “Leistungen erbracht im Monat September”

01 Laut Auftragszettel Nr. 590750 und Aufmassblatt vom 01.06.
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
0,50 pau Bereitstellung Kundendienstfahrzeug und Werkzeug – 11,75 €
1 An- und Abfahrt Fahrkosten bis 30 km – 38,56 €
1 pau Klein- und Dichtmaterial – 2,25 €
0,5 Std. Monteur – 20,25 €
1 An- und Abfahrt Fahrkosten bis 15 km – 23,08 €

Fröhlicher Stempel ersetzt umständliche Kontierung und Dokumentation

Wo Millionen verwaltet werden erinnert die kaufmännische Behandlung von Zahlungsausgängen an Spielerei

Wer im kaufmännischen Bereich tätig ist, weiß, dass Kontierungsstempel bei der Behandlung von Eingangsrechnung eine Hilfe sind.
Bei Eingang der Rechnung wird das Eingangsdatum vermerkt. Danach sollte sie geprüft werden und auch der Name des prüfenden Sachbearbeiters sollte per Kürzel festgehalten werden.
Danach wird die Rechnung kontiert und zum Schluss zur Zahlung freigegeben.
Die Kontierung, Angabe von Datum und das Kürzel des prüfenden Sachbearbeiters begleiten die Eingangsrechnung von Eintreffen im Unternehmen bis zu ihrer Begleichung.

Um die Übersichtlichkeit und die Vollständigkeit des Ablaufs zu gewährleisten greifen viel Unternehmen auf standardisierte Vorgänge zurück, z.B. die Nutzung eines “Kontierungsstempels”.
Einige Beispiele:Auszufüllen sind: Kostenstelle, sachliche und rechnerische Prüfung. Eingangsdatum. Zahlung: Dokumentation von Freigabe, Skonto, Zahlbetrag, Überweisungsbetrag.

Auszufüllen sind: Kostenstellen, Projekt-Nr., sachliche / rechnerische Prüfung. Gebucht, angewiesen, Buchung, Beleg-Nr., AnmerkungenAuszufüllen sind: Beleg-Nr., Soll-Konto, Haben-Konto, eingegangen am, Prüfung ob sachlich richtig, gebucht am, gezahlt am, Buchungsmonat, Steuerschlüssel

Für eine Hausverwaltung, die Millionen € für die Eigentümergemeinschaften verwaltet ist Genauigkeit und die Dokumentation der Kontierung und des Zahlungsausgangs mit Datum, Kontierung Bankkonto und ausführendem Sachbearbeiter zu empfehlen.

Umso erstaunlicher die Vereinfachung, mit der sich eine Hausverwaltung das Leben erleichtert: die dort eingehenden Rechnungen zieren lediglich den Stempel “Bezahlt”. Das war’s.Keine Dokumentation wer die Rechnung sachlich und rechnerisch geprüft hat und wann sie von wem zur Zahlung freigegeben wurde, über welches Bankkonto die Zahlung erfolgte, kein Zahlungsausgangsdatum.  
“Bezahlt” – in € oder $ – reicht.
Kein Scherz oder der Eintritts-Stempel zu Disneyland.
Beispiel 1:

Beispiel 2:
Beispiel 3:

VONOVIA: Modernisieren statt Instandhalten

Ein Betrag des WDR Lokalzeit vom 15.03.2017 - 4 Min,

Modernisieren statt instandhalten

Jahrelang hatte die Vonovia nichts an der Wohnung von Stefan F. (Name geändert) aus Witten gemacht. Schimmel machte sich breit und so drohte Stefan F. mit Mietkürzungen. Eigentlich hätte Vonovia die Wohnung instand setzen müssen: Neue Fenster, neuer Putz usw. Stattdessen wird jetzt modernisiert: Fassaden dämmen & neue Fenster. Die Folge: Mieterhöhung wegen energetischer Sanierung um 50%.

 

15 Strafanzeigen gegen einen Hausverwalter

von Ulla Thiede, General-Anzeiger Bonn

Der Generalanzeiger schreibt:


Bonn. Ein Hausverwalter in Bonn ist laut Staatsanwaltschaft unter den Vorwürfen der Unterschlagung, Diebstahls und der Veruntreuung angeklagt worden. 15 Strafanzeigen gingen gegen den Hausverwalter ein, die geschädigten Eigentümer wollen nun hunderttausende Euro zurück.

Die Untreuevorwürfe gegen einen Bonner Hausverwalter, der bereits im vergangenen Jahr vor Gericht stand, weiten sich aus. Wie die Bonner Staatsanwaltschaft am Freitag mitteilte, gingen bei ihr inzwischen rund 15 Strafanzeigen ein.
Die Anzeigen erstattet haben Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) aus der Region, die sich durch den Mann geschädigt sehen. Ein Eigentümer, der nicht genannt werden will, schätzt die Zahl der Betrogenen auf mehrere Hundert und die Schadenssumme auf rund 500 000 Euro.

Der unter Verdacht stehende Hausverwalter hatte im September vergangenen Jahres vor dem Amtsgericht Königswinter eingeräumt, 75 000 Euro zu Unrecht von Konten der von ihm verwalteten WEG abgebucht zu haben. Derzeit sind bei dem Gericht noch vier Verfahren anhängig, durch die geschädigte Eigentümer versuchen, ihr Geld von dem Mann zurückzuholen. Bei diesen Verfahren geht es nach Auskunft des Amtsgerichts um mindestens 40.000 Euro. Weitere zwölf Verfahren laufen vor dem Bonner Amtsgericht.

Aufträge über eigene Gartenbaufirma
Wie aus einer Strafanzeige hervorgeht, die eine Eigentümergemeinschaft aus Aegidienberg vergangene Woche einreichte, soll der Hausverwalter rund 35.000 Euro ohne Genehmigung vom Eigentümerkonto auf sein eigenes überwiesen beziehungsweise damit Rechnungen für Aufträge beglichen haben, die weder ausgeschrieben noch genehmigt waren.

Der Beschuldigte soll auch Aufträge an eine ihm gehörende Gartenbaufirma vergeben haben, die dann unfachmännisch und zu überhöhten Preisen abrechnete.
Die Vorwürfe lauten auf Unterschlagung, Diebstahl und Veruntreuung. Anonyme Hinweise, dass es bei den Abrechnungen für die WEG nicht sauber zugehe, gab es einem Eigentümer zufolge bereits Ende 2014.

Fehlende Sachkunde bei Hausverwaltungen
Der Verein „Wohnen im Eigentum“ hat immer wieder auf die fehlende Sachkunde bei Hausverwaltungen hingewiesen. „Das Wohnungseigentumsgesetz ist sehr kompliziert“, sagt die Sprecherin des Vereins. „Und die Hausverwaltungen haben oft keine Ausbildung. Da passieren viele Fehler.“ Nicht immer gehe es um Untreue, aber solche Fälle gebe es eben auch. Die Bundesregierung hatte im August einen Gesetzentwurf verabschiedet, der von Hausverwaltern einen Sachkundenachweis sowie den Abschluss einer Schadenshaftpflichtversicherung verlangt. „Wohnen im Eigentum“ bietet außerdem Vordrucke an, um korrekte Verträge mit Hausverwaltungen zu schließen.

Von Ulla Thiede, Generalanzeiger Bonn, 14.01.2017

Tabellen, die niemand braucht

Als Anlage zur Jahresabrechnung fügen manche Verwalter zusätzliches Zahlenwerk bei. Eigentlich ein guter Gedanke, wenn diese Tabellen wirklich aussagekräftig wären.
Beim genauen Lesen fragt man sich jedoch oft nach dem Zweck und der Gedanke liegt nahe, dass den Eigentümern möglichst viel “Materiel” zur Verfügung gestellt werden soll um sie “einzulullen”.
Ob sinnvoll oder nicht – ist nebensächlich. So soll der Eindruck entstehen, durch die Menge der zur Verfügung gestellten Zahlen, Tabellen usw. würde die Richtigkeit der Abrechnung untermauert.
Beispiel: Dargestellt werden die Kosten von 2 aufeinander folgenden Jahren, die letzte Spalte weist die Differenz aus:

Super. Und was sagt uns nun diese Tabelle? Dass auch städtische Abgaben, wie Straßenreinigung, Müllbeseitigung und Wasser steigen, ist bekannt.
Interessant wäre die prozentuelle Abweichung pro Jahr, damit man “Ausreißer”, also extreme Abweichungen, hinterfragen könnte.
Leider wird die Differenz nur in € ausgewiesen und nicht in %.
Auch wäre ein Vergleich der PLAN-  und IST-Kosten sinnvoll.  Durch den Vergleich der Zahlen des Wirtschaftsplans und der reellen Kosten könnte eine Aussage über die Zuverlässigkeit des Plan getroffen werden. In diesem Beispielfall könnte erklärt werden, warum viele Wohnungseigentümer erneut eine Nachzahlung von mehreren Hundert Euro erhalten haben. Aber auch diese Spalte fehlt hier….

Empfohlene Maßnahmen:
Prüfen Sie die Infos der Hausverwaltung auf Sinnhaftigkeit. Soll gegenüber den Eigentümern Augenwischerei betrieben werden, nach dem Motto: viel Papier = viele Infos?
Sollen die Eigentümer mit (nichtssagenden) Anlagen “zugemüllt” werden, um vor dem Lesen zu kapitulieren und deshalb in der WEG-Versammlung der Hausverwaltung alle wichtigen Entscheidungen zu überlassen? Bleiben Sie kritisch.

Verwaltung vergißt, Rohrbruch bei der Versicherung anzumelden

Ein "Klassiker" unfähiger Hausverwaltungen

Praxisfall:
am 20.11. repariert ein Installateur einen Rohrbruch im Keller. Rohrbrüche sind in den meisten Fällen Versicherungsfälle. Die Gebäudeversicherungen verlangen heute eine Photo-Dokumentation des Schadens mit Vorher-Nachher-Photos.
Diese Photos erstellt auch die Installationsfirma.
Die Rechnung wird kurz darauf am 01.12. erstellt und die Photo-Dokumentation beigefügt, damit die Hausverwaltung alles hat, um den Schaden bei der Versicherung einzureichen.

Und dann passiert…. nichts!
Werder im Jahr des Schadens, in den folgenden Monaten. Die Rechnung wurde zu Lasten der WEG bezahlt – eine Anmeldung des Schadens bei der Gebäudeversicherung erfolgte nicht.

Ein halbes Jahr später, bei der Belegprüfung, fiel es den Beiräten auf. Der Geschäftsführer der Hausverwaltung zeigte sich irritiert und wollte kurzfristig klären, ob der Schaden der Gebäudeversicherung gemeldet worden sei.

Aber so verhalten wie die Hausverwaltung sich bei der ursprünglichen Anmeldung des Schadens zeigte, so untätig zeigte sich nun der Geschäftsführer.
Trotz Zusage, die Sache zu untersuchen – keine Rückmeldung!

So blieb den Beiräten wieder einmal nur zu Mahnen. Nach drei Wochen und drei Mahnungen – endlich eine Reaktion des Geschäftsführers: ja, der Schaden sei angemeldet worden. Die Frage, wann denn genau der Schaden angemeldet worden sei wurde zunächst wieder nicht beantwortet, nach einer weiteren Nachfrage schließlich die Antwort: am Tag der dritten Beiratsmahnung, drei Wochen nach Bekanntmachung durch den Beirat und ein mehr als ein halbes Jahr nach Schadenseintritt……

So war es nur den aufmerksamen Beiräten zu verdanken, dass diese nicht unerhebliche Rechnung zur Erstattung eingereicht wurde und Schaden durch die Hausverwaltung vermieden werden konnte.

Korrekt erstellte Rechnung und detaillierte Photo-Dokumentation des Installateurs:

Verständlich dargestellt: Hausgeldabrechnung Abrechnungsspitze – Abrechnungssaldo

In den vom Hausverwalter Jahresabrechnungen ist immer wieder von der Abrechnungsspitze und dem Abrechnungssaldo die Rede.
Wo ist der Unterschied? Wie kann man beide Begriffe unterscheiden?

Anhand von 4 verschiedenen Beispiel-Situationen versuchen wir die Abrechnung zahlenmässig und auch als Graphik zu verdeutlichen.
Fall 1: Die Jahresabrechnung ist höher als der Wirtschaftsplan und es wurde weniger Hausgeld gezahlt als im Plan vorgesehen
Fall 2: Die Jahresabrechnung ist höher als der Wirtschaftsplan und es wurde genau soviel Hausgeld gezahlt wie im Plan vorgesehen
Fall 3: Die Jahresabrechnung ist niedriger als der Wirtschaftsplan und es wurde weniger Hausgeld gezahlt als im Plan vorgesehen
Fall 4: Die Jahresabrechnung ist niedriger als der Wirtschaftsplan und es wurde genau soviel Hausgeld gezahlt wie im Plan vorgesehen


Abrechnungsspitze und Abrechnungsaldo:

Fall 1: Die Jahresabrechnung ist höher als der Wirtschaftsplan und es wurde weniger Hausgeld gezahlt als im Plan vorgesehen

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Fall 2: Die Jahresabrechnung ist höher als der Wirtschaftsplan und es wurde genau soviel Hausgeld gezahlt wie im Plan vorgesehen

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Fall 3: Die Jahresabrechnung ist niedriger als der Wirtschaftsplan und es wurde weniger Hausgeld gezahlt als im Plan vorgesehen

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Fall 4: Die Jahresabrechnung ist niedriger als der Wirtschaftsplan und es wurde genau soviel Hausgeld gezahlt wie im Plan vorgesehen

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“Entscheidungshilfe” – Manipulation durch den Verwalter zur Wahl eines bestimmten Dienstleisters

Nach Erreichen des Rentenalters muss ein Ersatz für die bisher tätige Hausmeisterin gefunden werden. Sie hatte sich bisher um die Treppenhausreinigung und die allgemeinen Hausmeisterarbeiten gekümmert.

Die Einladung zur WEG-Versammlung verfasste der Verwalter wie folgt:

“Tagesordnungspunkt (TOP) 1: Diskussion und Beschlussfassung über die Vergabe von Hausreinigungs- / und Hauswart- / Gartenpflegearbeiten

1. Frau L. wird gegen 50 € Honorar monatlich weiterhin mit kleinen Aufgaben betreut. Hierzu könnte die Schlüsselverwaltung und Mängelübermittlung an den Verwalter gehören. Für die Aufgaben der Hausreinigung sowie die Gartenpflege würden externe Unternehmen beauftragt.

2. Frau L. scheidet vollständig aus und alle Aufgaben werden an externe Unternehmen vergeben. Zur Übersicht und Entscheidungsgrundlage, haben wir bereits drei Kostenangebote für die Tätigkeit Hauswartservice, Hausreinigung und Gartenpflege beigefügt. Eine Zusammenfassung haben wir Ihnen als Deckblatt erstellt.

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Eigentlich eine zu würdigende, mühevolle Arbeit – wäre da nicht die vollkommen unsinnige Zeile “Zusammenfassung / Kosten pro [!] Firma”.

Wer gibt vor, dass diese von einander unabhängigen Arbeiten nur gemeinsam und  nur an e i n e n Dienstleister vergeben werden können?
Wäre es nicht sinnvoller, bunt zu mischen?

Hier vermischt der Verwalter “Äpfel und Birnen” bzw. hier setzt seine Manipulation an: nicht die monatlichen “Kosten pro Firma” sind relevant  – sondern ein Vergleich der drei Firmen pro Aufgabe (Hausmeister, Hausreinigung, Gartenpflege). Diese Aufgaben können sehr wohl von einander getrennt werden und müssen nicht und unbedingt von ein und der selben Firma ausgeführt werden müssen.

Pro Aufgabenbereich wären die preiswertesten Anbieter gewesen:
für die Hausreinigung: Firma J. mit 267,51 €
für die Gartenpflege: Firma H. mit 196,35 €
für den Hausmeister-Service: Firma D. mit 41,65 €

Summe pro Monat bei dieser Beauftragung: 505,51 €

Aber hier zunächst die Berechnung der Gesamtkosten, wie vom Verwalter unsinnigerweise und nur zu Manipulationszwecken erstellt (siehe Tabelle unten):
Fa. D. – 755,55 €
Fa. J. – 776,24 €
Fa. H. – 782,13 €

Die Darstellung “Kosten pro Firma” stellen die Fa. M. als preiswertesten Anbieter dar.
Erstaunlich: in den Disziplinen “Hausreinigung” und “Gartenpflege” ist die Fa. D. deutlich teurer als die anderen Anbieter, nur den Hausmeisterdienst bietet D. unschlagbar preiswert mit 41,65 €/monatlich an.

Aufgrund der Darstellung des Verwalters, die Kosten pro Firma – statt pro Aufgabenbereich – zu summieren und seine Einflussnahme während der Versammlung stimmten die Eigentümer für Fa. D. mit den Arbeitsgebieten:
Hausreinigung: 470,05 €
Gartenpflege: 243,95 €
Hauswartservice: 41,65 €

 

Dieser unseriöse Verwalter hatte sein Ziel erreicht:
1. Durch das Summieren unsinniger Faktoren vermittelte der Verwalter, der Eigentümergemeinschaft bewußt, ein “Schnäppchen” gemacht zu haben, als sie sich für den Anbieter D. entscheiden, der in der Summe aller Arbeitsbereiche mit 755,65 € am preiswertesten war.
Hätte der Verwalter die Eigentümer korrekt beraten und die Dienstleistungen gemischt – was in diesem Fall leicht möglich gewesen wäre – dann hätte sich die Gesamtsumme auf nur 505, 51 € belaufen (siehe oben).

2. Ziel war es, Firma D., dessen Geschäftsführer ein enger Vertrauter des Verwalters ist, mit den Bereichen Hausreinigung und Gartenpflege zu beauftragen.
Nicht aber mit dem defizitären Bereich “Hauswartservice” mit den sehr günstigen 41,65 €.
Dieser Aufgabenbereich diente nur als Köder und als fiktiver Betrag, um die Gesamtsumme der Firma M. mit unsinnigen, angeblich günstigen “755,65 €” auszuweisen.

3. “Fiktiv” will heißen: dieser Aufgabenbereich sollte n i c h t  beauftragt werden. Auch wenn dies so beschlossen und den Eigentümern vermittelt wurde.
Nein, der “Hausmeisterservice” musste von der Bildfläche verschwinden.
Für den Verwalter kein Problem: das Protokoll wurde “angepasst”. Der Begriff “Hausmeisterservice” verschwand aus dem Beschlusstext. Der Beirat, naiv und deppert wie immer, unterschrieb das Protokoll, ohne es auch nur vorher zu lesen. Aber auch dann wäre ihm nichts aufgefallen.

Auf Nachfragen hin, warum die sehr wohl beschlossene Dienstleistung “Hausmeisterservice” im Protokoll nicht auftaucht, antwortet der Verwalter gewohnt dreist: “Sie sehen doch, dass dort nichts steht. Also ist auch nichts beschlossen worden!”
Allein hieran zeigt sich die Routine dieses unseriösen Verwalters….

Fazit: Die “Entscheidungshilfe” des Verwalters stellte sich so als teure “Fehl-Entscheidungshilfe” heraus.
Der Beirat sowie die übrigen Eigentümer haben bis heute nicht verstanden, wie sie manipuliert wurden….

Mietverwaltung: je später die Mietzahlung – desto geringer die Nebenkosten?

Verwalter verbucht ausstehende Kaltmiete – statt auf das Konto der Kaltmiete – auf das Konto der Nebenkostenvorauszahlung und schädigt durch diese fehlerhafte Zuordnung den Vermieter.

Praxisbeispiel:

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oder anders dargestellt:

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D.h. statt einer Soll-Vorauszahlung von 1.657 € wurden nur 1.487,05 € gezahlt.
Dieser Betrag wird später der zu erstellenden Nebenkosten-Abrechnung zugrundegelegt.
Es ist zwar zu bemängeln, dass nicht der vereinbarte Betrag von insges. 1.657 € gezahlt wurde – doch noch ist dem Vermieter kein Schaden entstanden.

Ein Schaden entsteht nur, wenn Beträge aufgeführt werden, die nicht in dieses Konto “Nebenkostenvorauszahlung” gehören, dort aber gutgeschrieben werden.
Wie z.Z. die Nachzahlung einer säumigen Kaltmiete aus dem Vorjahr.

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Dieser Zahlungseingang in Höhe von 205,35 € hat im Konto Nebenkosten-Vorauszahlung nichts zu tun und wird dem Mieter zu Unrecht gutgeschrieben.
Als Nebenkostenvorauszahlung wurden später 1.692,40 € angesetzt – statt 1.487,05 €
Den Schaden trägt der Vermieter.

Empfohlene Maßnahmen:
Auch bei einer beauftragten Mietverwaltung, die den Vermieter eigentlich entlasten soll, soviel wie möglich prüfen.

Trick: Zu spätes Zusenden der Jahresabrechnung

WEG-Hausverwalter versucht so Belegeinsicht und Abrechnungsprüfung zu vermeiden

Praxisfall:
Die Prüfung der Hausgeld-Jahresabrechnung möchte dieser unseriöse WEG-Hausverwalter vermeiden. Damit hat er schlechte Erfahrung. Zu vieles war bei den vergangenen Abrechnungen unstimmig, unlogisch und nicht nachvollziehbar.

Um einer unangenehmen Prüfung durch kritische Eigentümer zu entgehen, beschloss er dieses Jahr, die Abrechnung extrem spät – nur wenige Tage vor der WEG-Versammlung – den Eigentümern zuzusenden:
Die jährliche WEG-Versammlung hat er für den 13.10. einberufen.
Die Abrechnungen liegen den Eigentümern am 9.10. aber immer noch nicht vor!

Das Problem für die Eigentümer: während das Gesetz eine Frist für die Zusendung der Einladung zur Versammlung vorschreibt (mind. 14 Tage) …. gibt es keine Vorschriften für die Zusendung von entscheidungsrelevanten Unterlagen, wie der Jahresabrechnung.

Auf Rückfrage erklärt die Hausverwaltung: doch, die Abrechnungen wären schon unterwegs.
Grund für das verspätete Zusenden: die vom Wärmedienstleister erstellte Heizkostenabrechnung wäre angeblich erst am 05.10. in der Verwaltung eingetroffen.
Auf die Frage, ob denn in der Kürze der Zeit eine Abrechnungsprüfung durchgeführt worden wäre? – Keine Antwort.
Wird es also erneut eine fehlerhafte Heizkostenabrechnung geben?
Fakt ist, dass der Verwalter diese Abrechnung selber nicht versteht und es in der Vergangenheit immer wieder Probleme gab.

Ziel des Verwalters: eine Prüfung der Abrechnung durch Belegeinsicht auf Basis der vorliegenden Abrechnung  zu vermeiden.
Wenn die so ist, die Frage, WARUM: was stimmt bei der Abrechnung nicht? Möchte der Verwalter ggf. eigene Fehler vertuschen? Gibt es ggf. Begünstigungen zugunsten verwalternaher Miteigentümer

Ein WEG-Hausverwalter, der sich dieser Situation bedient um die Eigentümer möglichst lange unwissend zu lassen, um sie dann unvorbereitet mit Beschlüssen festzulegen, kann nur als “unseriös” bezeichnet werden.

Empfohlene Maßnahmen:
eine WEG-Hausverwaltung, die die Zusendung der Hausgeldabrechnung wiederholt so plant, dass den Eigentümern keine Möglichkeit der Prüfung gegeben wird sollte schnellstens abgewählt werden. Die Abrechnungen sollten doppelt gründlich geprüft werden. Hier ist die Arbeit und die Stellung des Verwaltungsbeirats genauer zu prüfen. Auch sollte der Beirat um eine ausdrückliche und klare Stellungnahme gebeten werden.

Kostenvoranschläge müssen v o r der Eigentümerversammlung vorliegen!

Zitat eines Beitrags von dem Rechtsanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht, Andreas Reng, München:

“Zusammenfassung:
1. Bei der Beschlussfassung über die Vergabe einer größeren Instandhaltungsmaßnahme müssen den Eigentümern mindestens 3 [vollständige und vergleichbare] Kostenvoranschläge von konkurrierenden Firmen vorliegen.
2. Die Größe der Instandhaltungsmaßnahme kann nicht daran gemessen werden, welcher Etat einer Wohnungseigentümergemeinschaft insgesamt zur Verfügung steht.
3. Es entspricht nicht ordnungsgemäßer Verwaltung, wenn die Hausverwaltung im Rahmen der Beschlussfassung zur Einholung von weiteren Angeboten und zur Vergabe des Auftrags an den “günstigsten Anbieter” verpflichtet wird.

LG  München I, Urteil vom 06.07.2015
WEG § 21 Abs. 1, 3, 5 Nr. 2

Problem / Sachverhalt
Die Eigentümergemeinschaft berät in deiner Versammlung über die Anschaffung einer Winterbrunnenabdeckung sowie die Erneuerung der Torantriebe für die Tiefgarage. Die Hausverwaltung legt jeweils ein Angebot einer Fachfirma vor, welches Kosten in Höhe von 34.867 Euro für die Winterbrunnenabdeckung und von 17.619,14 € für die Torantriebe ausweisen. Daraufhin beschließt die  Eigentümergemeinschaft, dass die jeweiligen Aufträge erteilt werden, wobei die Hausverwaltung noch jeweils zwei weitere Angebote einholen soll und ermächtigt wird, „den Auftrag an den günstigsten Anbieter zu vergeben“.
Mehrere Eigentümer fechten die betreffenden Beschlüsse an. Sie monieren, dass bei Baumaßnahmen dieser Größenordnung die Eigentümer selbst über die Vergabe an eine bestimmte Firma zu entscheiden haben. Die Gegenseite wendet unter anderem ein, es handle sich schon nicht um finanziell bedeutende Maßnahmen. Die Gemeinschaft bestehe aus 800 Miteigentümern und verfüge über einen Jahresetat von 3 Mio. Euro, so dass jedem einzelnen Eigentümer durch die Beschlüsse nur unwesentliche Aufgaben entstünden.

Entscheidung
Das LG München I gibt, wie schon zuvor das Amtsgericht, den anfechtenden Eigentümern Recht. Es kann den angefochtenen Beschlüssen nicht entnommen werden, was unter „günstig“ zu verstehen ist. Möglicherweise ist darunter das preisgünstigste Angebot zu verstehen, zwingend ist das jedoch nicht. Darüber hinaus liegt eine nicht mehr zulässige Delegation von Befugnissen auf die Verwaltung vor. Grundsätzlich ist über entsprechende Maßnahmen in der Eigentümerversammlung zu entscheiden. Damit die Eigentümer von ihrem Ermessen auch Gebrauch machen können, müssen bereits vor der Beschlussfassung mindestens drei Vergleichsangebote von konkurrierenden Unternehmen vorliegen. Auf dieses Erfordernis kann nur bei Maßnahmen mit sehr geringem wirtschaftlichem Wert oder bei Folgeaufträgen verzichtet werden. Dabei kann die Größe der Instandsetzungsmaßnahme nicht am Etat der Gemeinschaft gemessen werden. Bei einem Auftragsumfang von 17.000  Euro liegt keine Maßnahme von untergeordneter Bedeutung vor. Einzelnen Eigentümern muss auch das Reicht gegeben werden, eine Auswahl nicht nur in Hinblick auf verschiedene Preise, sonder auch auf gegebenenfalls unterschiedliche Qualitäten zu treffen.

Praxishinweis
Das Urteil präzisiert die Voraussetzungen, unter denen ein Beschluss über eine Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahme ordentlicher Verwaltung entspricht. Die Notwendigkeit der Einholung von Vergleichsangeboten ist schon viele Jahre ständige Rechtsprechung. Ausnahmen hiervon werden nach dem vorliegenden Urteil restriktiv gehandhabt.
Dies ist im Hinblick auf die notwendige Transparenz bei Auftragsvergaben von Wohnungseigentümergemeinschaften auch erfreulich. Verwaltungen und Eigentümer sollten nunmehr darauf achten, die Vorgaben wirklich ernst zu nehmen.”

beitrag reng_kl

LG München