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Hausverwalter manipuliert Beschlußsammlung

Für Verwalter unbequeme Tagesordnungspunkte der Versammlung werden nicht in die Beschlußsammlung aufgenommen

Seit der WEG-Reform muss in jeder Gemeinschaft eine solche Sammlung geführt werden.
Das ergibt sich aus § 24 Abs. 7 WEG. 
Mit Hilfe der Beschluss-Sammlung können sich Wohnungseigentümer und deren Rechtsnachfolger bei Bedarf schnell einen Überblick über die Beschlusslage der WEG verschaffen. Besonders wichtig ist dies für Rechtsnachfolger, denn die Beschlüsse der Wohnungseigentümer wirken gegenüber diesen ohne Eintragung im Grundbuch.

Die in der Beschlußsammlung aufgeführten Beschlüsse müssen nach spätestens 1 Woche nach Versammlungstermin dort aufgeführt werden.

Nicht so bei diesem WEG-Verwalter. Drei Wochen nach der Versammlung fehlt nicht nur das Protokoll, die Beschlüsse dieser Versammlung sind in der Beschlusssammlung unvollständig aufgeführt.
Der Verwalter hatte für ihn unangenehme Beschlüsse des Vorjahres unterschlagen wollen und sie ein Jahr später – vor einem drohenden Rechtsstreit – schnell noch eingefügt.

Praxisfall:
Da das Protokoll der Eigentümerversammlung vom 16.11. auch am 11.12. noch nicht da wurde im Büro des Verwalters um einen Auszug aus der Beschlußsammlung gebeten.
Der letzte, notierte Beschluss war Beschluss Nr. 48 auf Seite 21. 
Der Inhalt:  “TOP 15 – Verwalterbestellung” der Eigentümerversammlung vom 16.11.
Danach folgten nur noch leere Zeilen bis zum Seitenende (siehe unten).

Nach Durchsicht der Einladung gab es aber insgesamt 18 Tagesordnungspunkte. TOP 15 konnte deshalb nicht der letzte, eingetragene Beschluss sein. Wo waren die fehlenden Beschlüsse der TOPs 16-18?

Rückruf beim Verwalter mit dem Hinweis, die am 11.12. ausgehändigte Beschlußsammlung wäre wohl unvollständig.
Antwort-Email des Verwalters: “Wir werden Ihnen ein PDF per Mail morgen/übermorgen zukommen lassen. Meine Kollegin muss noch etwas korrigieren, da die letzte Änderung nicht von der EDV gespeichert wurde.”
Armer Verwalter: die EDV hat versagt und die Beschlüsse wurden nicht gespeichert. 

Am 13.12. wurde eine “neue” Beschlußsammlung zur Verfügung gestellt.
Nach dem bisherigen letzten Beschluss (TOP 15 – Verwalterbestellung) wurde noch der TOP 18 aufgeführt. Die TOPs 16 und 17 waren ohne Beschluss geblieben.

Warum war der TOP 18 zuvor ausgelassen worden?
Der Grund: der ausgelassene TOP 18 hatte 7 Unterpunkte, die alle die Verwaltertätigkeit und das Verhalten des Beirats kritisierten. Im Einzelnen:

1) Offenlegung der Gesamtkosten einer Fassadensanierung, bei der sich die Kosten verdoppelt hatten (von 150.000 auf 300.000 €). Der Verwalter weigerte sich seit Jahren die Gründe hierfür noch die genauen Kosten zu benennen.

2) Die Beiräte wurden aufgefordert Stellung zu beziehen zu den 30 Sonderhonorar-Rechnungen der Verwaltung mit einem Gesamtbetrag ähnlich des vereinbarten Verwalterhonorar (über 6.000 €).
Weiter: Stellungnahme des Beirat zu nicht nachvollziehbaren und überhöhten Pauschalpositionen (4.000 €) in Handwerkerrechnungen
Weiter: Stellungnahme des Beirats zu der Dokumentation von gravierenden Mängeln der 300.000-Euro-Fassadensanierung, wobei der Verwalter ca 2.000 € Sonderhonorar berechnete,  nur für die “Dokumentation der Mängel” …. die übrigens immer noch nicht behoben sind.

3) Rechtsstreit mit Vorverwalter
Frage an die Verwaltung, warum die er unsinnigerweise aber zu seinem finanziellen Vorteil tausende Seiten Schriftsätze des Rechtsanwalts und des Gerichts an die Miteigentümer erstellte, verteilte und vor allem berechnete. So übertreffen allein die unnötigen Kopiekosten des Verwalters den Streitwert des Prozesses!

4) Antrag auf  Rückabwicklung einer großzügigen Geldverteilungsaktion des Verwalters zu Gunsten eines verwalternahen Miteigentümers. Verteilt wurde spontan, ohne Hinweis in er Einladung ein Betrag “Differenz Vorverwalter” in Höhe von 28.000 €. Verteilt wurde die Summe im Verhältnis des Miteigentumsanteils, wobei ein einzelner Miteigentümer stark begünstigt war, da er nie im Verhältnis des MEA in die Rücklage eingezahlt hatte und abgesehen davon seine Ansprüche in keiner Weise belegen konnte. Schaden für die WEG: 3.000 €.

5) Durch Fehlentscheidungen der Verwaltung entstanden Kosten, die die Eigentümer in bekannt dämlicher weise auch gerne selber trugen: Schaden für die WEG: 2.000 €

6) Überhöhtes Sonderhonorar für die Änderung von Verteilungsschlüsseln

7) Überhöhtes Sonderhonorar für Schriftsatz-Kopien im Prozess gegen den Vorverwalter

Weiter überrascht hat die Tatsache, dass durch das nachträgliche Ergänzen von TOP 18 …. sich die Beschlußnummern und die Seiten zahl änderten.
Die neue “letzte” Seitenzahl war die Nr. 25. Der letzte eingetragene Beschluss (TOP 18) war Beschluss Nr. 58. Warum? Was war passiert?

Eine Prüfung ergab, dass noch 2 weiter Beschlüsse der Versammlung vom 16.11. “vergessen worden waren”! Zudem 7 weitere Beschlüsse der Versammlung des Vorjahres!!

Nach Bemängelung der unvollständigen Beschlußsammlung sind zwischen dem 11.12. und dem 13.12. ganze 10 Beschlüsse nachträglich die Sammlung aufgenommen worden!

Im Detail handelt es sich um 3 Beschlüsse der letzten WEG-Versammlung vom 16.11. die  “nachgetragen” wurden – und ganze 7 Beschlüsse des Vorjahres (30.11.).

Hier die Übersicht der ursprünglichen Beschlußsammlung, wie sie am 11.12. vom Verwalter ausgehändigt wurde:

Hier die Übersicht der Beschlußsammlung, wie sie am 13.12. vom Verwalter ausgehändigt wurde. Die braun markierten Beschlüsse wurden nachträglich aufgenommen.
Neben dem bereits erwähnten verwalterkritischen TOP 18 mit den 7 Unterpunkten … wurden diese weiteren verwalterkritischen Tagesordnungspunkte zunächst nicht aufgenommen:

Tagesordnungspunkte und Beschlüsse der Versammlung vom 30.11 des Vorjahres, die “vergessen” wurden:

Beschluß 34 – TOP 2 vom 30.11. Vorjahr – “Willkürlicher Abriss von Terrassen-Trennmauern durch den Verwalter. Schaden 2.200 €

Beschluß 35 – TOP 3 vom 30.11. Vorjahr – “Willkürlicher Abriss von 5 Balkon-Trennmauern durch den Verwalter, dadurch Statikprobleme. Schaden 30.000 €”

Beschluß 36 – TOP 5 vom 30.11. Vorjahr – “Unnötiger Abriss von Fensterbänken: Schaden 7.000 €”

Beschluß 37 – TOP 6 vom 30.11. Vorjahr – “Nicht-Einreichen von Graphitti-Entfernungs-Rechnungen bei der Gebäudeversicherung: Schaden 590 €

Beschluß 38 – TOP 7 vom 30.11. Vorjahr – “Berechnung von nicht gerechtfertigtem Sonderhonorar Auskunft Creditreform. Schaden 386 €”

Beschluß 39 – TOP 8 vom 30.11. Vorjahr – “Willkürliche Entnahme von Geldern des Gemeinschaftskontos durch den Verwalter (außerhalb der Jahresabrechnung!!)”

Beschluß 40 – TOP 10 vom 30.11. Vorjahr – “Beauftragung Brandschutz-Sachverständiger”


Tagesordnungspunkte und Beschlüsse der Versammlung vom 16.11. des aktuellen Jahres, die “vergessen” wurden:

Beschluß 51 – TOP 4 vom 16.11 – “Entlastung Beirat”

Beschluß 55 – TOP 11 vom 16.11 – “Aufhebung des Beschlußes vom Vorjahr bezüglich unkorrekter Verteilung 28.000 €”

Beschluß 58 – TOP 18 vom 16.11 – “Kritike Fragen an Verwalter und Beirat”

Dieser WEG-Verwalter ist Mitglied im Dachverband BVI und im BFW, dem Bundesfachverband für Wohnungs- und Immobilienverwalter.
Glückwunsch zu diesem Mitglied.

Unsinns-Beschlüsse vermeiden – durch klare Vorabinfos zu WEG-Tagesordnungspunkten (TOPs)

Mehr Transparenz zu Tagesordnungspunkten: genaue Bezeichnung der TOPs - Beschlußvorlagen - Stellungnahme Beirat/kritischer Miteigentümer

Oft gehen Miteigentümer in eine Eigentümerversammlung und wissen nicht genau, über was sie zu beschließen haben. Wenn sie rausgehen wissen sie nicht mehr. Nur dann ist es zu spät.

Dies ist kein Zufall – dies hat Methode: es handelt sich um strategisches “Dummhalten” der Wohnungseigentümer durch unseriöse Hausverwalter und ihre Beiräte.

Denn unseriösen Hausverwaltern manipulieren gerne.  Dabei hilft die Intransparenz.
Je weniger die Eigentümer wirklich wissen – je besser. Dies kann durch fehlende Information erzielt werden oder durch falsche oder zuviele Informationen. Im letzten Fall werden Miteigentümer vor den Versammlungen regelrecht “zugemüllt” von zahlreichen Unterlagen und dicken Stapeln Anlagen, von denen der Verwalter hofft, dass sie sowieso nicht gelesen werden.

Dem unseriösen Verwalter ist nicht daran gelegen, dass die Eigentümer wirklich verstehen, welches Thema behandelt wird.
Ziel des “Verwirrspiels”  ist es, gewisse Beschlüsse – gerne zum persönlichen Vorteil des unseriösen Verwalters oder seiner Verwalter-nahen Beiräte – von der Eigentümergemeinschaft “absegnen” zu lassen.
Wenn die Eigentüemer später verstehen, um was es wirklich ging, ist es oft zu spät: ohne Beschlußanfechtung ist der Beschluss – so unsinnig er sein mag – einen Monat nach dem Versammlungstag  meist rechtskräftig (Beschlußanfechtungsfrist: 1 Monat nach Versammlung).

Wie dem entgegenwirken?
1. Die genaue “Bezeichnung / Benennung” der Tagesordnungspunkte in der Einladung.
Das Wohnungseigentumsgesetz fordert, dass die Tagesordnungspunkte in der Einladung müssen genau “benannt” / bezeichnet werden.
D.h. der Miteigentümer soll über die Einladung nütliche Informationen zu den zu fassenden Beschlüssen erhalten, dass er sich vorbereiten, ggf. Alternativvorschläge erarbeiten und später unterbreiten, die Unterlagen prüfen und bei verhinderter Teilnahme eine Stimmvollmacht mit “Weisung” erteilen kann.
Bei Ungenauigkeit der Tagesordnungspunkt auf der Einladung drohen Ladungsfehler und die Anfechtbarkeit der WEG-Beschüsse.

Deshalb fordert das WEG-Gesetz die “Bezeichnung” des Tagesordnungspunkts. § 23 Abs. 2 gibt Auskunft:

§ 23 Wohnungseigentümerversammlung
(1) Angelegenheiten, über die nach diesem Gesetz oder nach einer Vereinbarung der Wohnungseigentümer die Wohnungseigentümer durch Beschluß entscheiden können, werden durch Beschlußfassung in einer Versammlung der Wohnungseigentümer geordnet.
(2) Zur Gültigkeit eines Beschlusses ist erforderlich, daß der Gegenstand bei der Einberufung “bezeichnet” ist.

Was heißt nun “bezeichnet”?
Die Grundregel: je komplexer das Thema, desto genauer sollte die Bezeichnung sein.
Und gerade damit sparen viele Hausverwalter. Aus Bequemlichkeit, mehr Flexibilität oder Absicht lassen sie die Eigentümer bewußt im Ungenauen, so dass die Anwesenden in der Versammlung manipuliert werden können und das Ausstellen einer Weisungs-Vollmacht von Abwesenden unmöglich ist.

Wie sind Tagesordnungspunkte lt. WEG-Gesetz zu formulieren?
Die Beschlusspunkte sind stichwortartig zu nennen.
Es soll erkennbar sein, über welches Thema diskutiert wird und ob gegebenenfalls hierzu ein Beschluss gefasst werden soll.
Die Miteigentümer sollen durch die Tagesordnung informiert werden und Sie sollen Gelegenheit erhalten zu überlegen, ob sie eine Teilnahme für notwendig erachten.
Die Beschlussgegenstände dürfen nicht zu allgemein bezeichnet werden.
An die Tagesordnung dürfen jedoch auch keine zu hohen Anforderungen gestellt werden, sie müssen nicht schon ausführliche Beschlussanträge beinhalten, auch wenn dies sehr hilfreich ist.

Praxisbeispiele wo die TOP-Bezeichnung reicht:
TOP “Bericht der Verwaltung über das abgelaufene Wirtschaftsjahr”
TOP “Genehmigung der Jahresabrechnung 2017”
TOP “Beschluss über die Entlastung der Verwaltung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr”
TOP “Beschluss über die Genehmigung des aktuellen Wirtschaftsplans”
TOP “Wahl des Hausmeisters” – wenn ein Hausmeister eingestellt werden soll

Praxisbeispiele wo die TOP-Bezeichnung NICHT reicht:
TOP “Wohngelderhöhung” – Auf der Eigentümerversammlung soll der Kostenverteilungsschlüssel für das kommende Wirtschaftsjahr dahingehend geändert werden, dass auf bestimmte Miteigentumsanteile ein höherer Anteil entfällt. Die Tagesordnung sieht vor “Wohngelderhöhung”.  Die Angabe ist zu unbestimmt, denn sie lässt nicht erkennen, dass das Wohngeld nur zu Lasten bestimmter Eigentümer erhöht werden soll.

TOP “Änderung Hausordnung” – Die Eigentümergemeinschaft will ihre Hausordnung in einem Punkt ändern. Auf der Tagesordnung steht jedoch nur “Änderung der Hausordnung”. 
Die Angabe ist zu unbestimmt, denn sie lässt nicht erkennen, welche Regelung der Hausordnung geändert werden soll.

TOP “Reparaturen und Neuanschaffungen” – wenn es konkret um die Reparatur der Heizungs-und Wasserleitungen oder die Anschaffung einer Klingelanlage mit Videokameras geht

TOP “Beschluss über ergänzende und weiterführende Beschlüsse zur Sanierung” – wenn im Rahmen einer größeren Sanierungsmaßnahme über weitere konkrete Einzelmaßnahmen beschlossen werden soll..

Fazit: das WEG-Gesetz fordert mit der Vorgabe der “Bestimmtheit” der Tagesordnungspunkte wirklich nur Minimalanforderungen ein. Auch bei Beachtung dieser Vorgaben hat ein unseriöser Hausverwalter noch genügend Möglichkeiten, die Eigentümer zu manipulieren, verwirren und  unvorteilhafte Beschlüsse durchwinken zu lassen.
Für mehr Transparenz helfen vor allem “Beschußvorschläge”, die den Eigentümern die grobe Richtung der zu fassenden Beschlüsse aufweisen.

2. “Beschlussvorschläge/-vorlagen”: mehr VorabInfos zu Beschlüssen
Wie der Teufel das Weihwasser, so scheuen unseriöse Hausverwalter Beschlußvorlagen/-vorschläge.
Der Grund: es handelt sich um vorformulierte Vorschläge zu den zu beschließenden Beschlüssen. Nochmals…. es handelt sich um “Vorschläge”, die während der Versammlung durchaus abgeändert werden können. Trotzdem wird in den meisten Fällen in der vorgeschlagenen Richtung beschlossen.

Praxisbeispiel:
TOP “Änderung des Verteilungsschlüssels Müllentsorgung nach Wohneinheiten (Antrag von Herrn Müller)”  (Info: Tagesordnungspunkt ist genug bezeichnet).
Der Beschlussvorschlag für diesen TOP: “Die Eigentümergemeinschaft möge beschließen, dass ab dem 01.01. des kommenden Jahres die Kosten für die Müllentsorgung nicht mehr nach Miteigentumsanteilen (MEA) verteilt werden, sondern nach Wohneinheiten.”

Der Vorteil für die Eigentümer liegt auf der Hand: Neben der Benennung des Tagesordnungspunkts durch wenige Stichworte, erfährt er deutlich mehr über den anstehenden Beschluss. Er ist deutlich besser informiert, kann unterstützende oder Gegenargumente erarbeiten und vor allem bei Terminverhinderung eine Weisungs-Stimmvollmacht erteilen.
Wichtig für Vollmachten: ohne die Detailinformationen des Beschlußvorschlags ist es ihm kaum möglich eine “Weisung” zu erteilen, also die Bitte, gemäß seinem Wunsch abzustimmen. In diesem Fall bleibt nur die klassische “Pauschal-Vollmacht”, d.h. ein Eigentümer stimmt in seinem Sinne nach seinem eigenen Ermessen.

Der Nachteil für den unseriösen Hausverwalter liegt auch auf der Hand: es lässt sich weniger manipulieren. Die “Stimmung” bzw. “Stimmungsmache” in der Eigentümerversammlung kann  weniger gut ausgenutzt werden.
Das typische Argument, Beschlussvorlagen zu vermeiden: man wäre dann inhaltlich gebunden, unflexibel usw.
Deshalb: bitten Sie Ihren WEG-Hausverwalter um Beschlußvorlagen zu den Tagesordnungspunkten. Dies sollte ein Leichtes für jeden Verwalter sein.
Wenn er sich weigert, haben Sie allen Grund ihn näher im Auge zu behalten – der Verwalter wird für dieses Verhalten seine Gründe haben….

Eine noch wichtigere Hilfe für mehr Transparenz zu Tagesordnungspunkten ist die vom Verwalter unabhängige Stellungnahme engagierter und kritischer Miteigentümer.

3. Stellungnahme des Beirats/kritischen Miteigentümers
Diese steht In der Horror-Pyramide eines unseriösen Hausverwalters ganz oben. Schlimmer geht’s nicht. Ein seriöser Verwalter hat hiermit wiederum k e i n  Problem.

Praxisbeispiel:
TOP “Änderung des Verteilungsschlüssels Müllentsorgung (Antrag von Herrn Müller)”  (Info: Tagesordnungspunkt ist genug bezeichnet).
Der Beschlussvorschlag für diesen TOP: “Die Eigentümergemeinschaft möge beschließen, dass ab dem 01.01. des kommenden Jahres die Kosten für die Müllentsorgung nicht mehr nach Miteigentumsanteilen (MEA) verteilt werden, sondern nach Wohneinheiten.”
Stellungnahme des Beirats:
Da die Größe der Wohnungen in unserer Eigentümergemeinschaft sehr unterschiedlich ist, wäre eine Änderung der Kostenverteilung ungerecht, das dies kleine Wohnungen benachteiligen würde. Der Beirat empfiehlt deshalb, dem Antrag von Herrn Müller nicht stattzugeben und nicht für eine Änderung des Verteilungsschlüssels zu stimmen.”

Eine Stellungnahme setzt voraus, dass die Tagesordnungspunkte bekannt sind, bevor die Einladung versendet wird.  Normalerweise sollte die Tagesordnung mit allen Beiratsmitgliedern vorab durchgesprochen werden. Sind einzelne Beiräte als kritisch bekannt, versuchen unseriöse Hausverwalter mit Verwalter-nahen Beiräten dies zu unterbinden: die kritischen Beiräte werden von den Beiratssitzungen ausgeschlossen, erhalten auch auf Nachfrage keine Infos – oder es werden ohne ihr Wissen “in letzter Minute” noch weitere TOPs von Verwalter-nahen Miteigentümer in die Einladung aufgenommen. So werden diese kritischen Beiräte über den wirklichen Inhalt der Einladung erst per postalischer Zusendung informiert.

Lässt sich die kritische Stellungnahme schon nicht vermeiden, so bemüht sich der unseriöse Verwalter, der durch diese Stellungnahme die Durchsetzung seiner eigenen Interessen in Gefahr sieht, den Ruf des Kritikers zu schädigen. Auch hier hilfreich zur Seite: die Verwalter-nahen Miteigentümer und Beiräte, ebenfalls an der Durchsetzung ihrer persönlichen Interessen interessiert.

So negativ diese Verhalten unseröser Hausverwalter auch ist – es ist auch eine “Offenbarung”. Dem klarsichtigen Miteigentümer sollte auffallen, was gespielt wird.
Die erste Frage, wie immer: WEM NUTZT ES? 
Ist die heftige Kritik an dem kritischen Miteigentümer nachvollziehbar? Ist das Verhalten des Verwalters fair und sachlich – oder nur agressiv und polemisch?
Welche perönlichen Interessen haben Verwalter und Verwalter-nahe Beiräte an der Durchsetzung dieses Beschlusses? Welcher Vorteil, welcher Nachteil ergibt sich aus dem Beschluß für die Gemeinschaft?