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Soll-Rücklage und Vermögensstatus – Prüfung einfach gemacht

- Musterabrechnung -

SOLL-RÜCKLAGE
Anfangsbestand zum 01.12.: 56.500 €
+ Soll-Zuführung Rücklage des Abrechnungsjahrs: + 5.000 €
+ Zinserträge Rücklagenkonto: + 265,05 €
+ Erlöse aus Waschmarkenverkauf: + 200 €
– Entnahme für Sanierungsmaßnahme: -10.000 €
Endbestand Soll-Rücklage am 31.12.:  51.965,05 €


VERMÖGENSTATUS zum 31.12.:
Festgeldkonto Nr. 1234567 bei der Musterbank: 35.725,05 €
Girokonto Nr. 456789  bei der Musterbank: 3.804,00 €
Handkasse/Hauskasse: 100 €
Gesamtsumme: 39.629,05 €

+ Aktive Rechnungsabgrenzung/ Forderungen
+ Berechnete, noch offene Hausgeld-Nachzahlung des Abrechnungsjahrs): + 2.396 €
+ Forderungen Alteigentümer, immer noch offen: + 6.540 €
+ Ölstand, Wert:  + 3.500 €

‘- Passive Rechnungsabgrenzung / Verbindlichkeiten
– Noch unbezahlte Rechnung Handwerker: – 100 €

Kontrollsumme Vermögensstatus
/Endbestand der Soll-Rücklage am 31.12.: 
51.965,05 €

Die Kontrollsumme des Vermögensstatus und der Endbestand der Soll-Rücklage stimmen über ein.

Also:
Forderungen und Verbindlichkeiten aus Vorjahren, die im Abrechnungsjahr bezahlt wurden,  werden im Vermögensstatus als Forderung werden n i c h t  aufgeführt, da bereits ausgeglichen.

Forderungen und Verblindlichkeiten aus Vorjahren, die im Abrechnungsjahr noch nicht bezahlt wurden, müssen aufgeführt werden.

Forderungen und Verbindlichkeiten wie Nachzahlungen und Guthaben, die erst im Abrechnungsjahr mit der Hausgeldabrechnung entstanden sind, werden im Vermögensstatus aufgeführt. Sie können ja noch nicht bezahlt sein.

Hausverwalter soll Geld bei Gemeinde abgezweigt haben

von der Rheinischen Post Online

Wegen Untreue und Urkundenfälschung zu Lasten einer Kirchengemeinde wurde ein Ex-Hausverwalter (40) am Montag vom Amtsgericht verurteilt. Laut Anklage hatte er mit einem Buchungstrick und einer geschickt gefälschten Rechnung 2014 fast 20.000 Euro der Gemeinde in Hilden auf sein Konto abgezweigt.

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 Beim Prozess ließ der Mann sich am Montag nicht blicken, die Anklagebank blieb leer, aber am Schuldspruch änderte das nichts. Mit schriftlichem Strafbefehl, der ihm nun per Post zugeht, wurde er zu 6000 Euro Strafe verurteilt. Laut Anklage war der Mann in einer Hausverwaltung gerade erst mit den Aufgaben eines ausgeschiedenen Geschäftsführers betraut worden. Dadurch erhielt der Angeklagte auch Vollmacht über das Konto der Kirchengemeinde, deren Objekte die Hausverwaltung betreute. Mit einer gefälschten Rechnung, die aussah wie die Formulare einer tatsächlich tätigen Firma, soll er dann erfundene Materialkosten für Türen und Fenster geltend gemacht – und den Betrag auf sein Konto überwiesen haben.

Für die Hausverwaltung schon der zweite Schlag innerhalb weniger Monate. Denn der kurz zuvor geschasste zweite Geschäftsführer habe ebenfalls seine Befugnisse überschritten und angeblich sogar 250.000 Euro veruntreut. Dafür vor die Tür gesetzt und vom Angeklagten ersetzt, hat dieser 40-Jährige dann aber die Masche des Vorgängers übernommen und auf diese Weise jene 20.000 Euro ergaunert. Das Urteil gegen ihn ist noch nicht rechtskräftig.

(Info und Dank an: RP Online vom 24. Mai 2016)

WEG-Abrechnung: Rücklagen mit “Ungeklärten Differenzen Vorverwalter”

Praxisfall:
Nachdem der Vorverwalter im April 2013 spontan “hinwarf” übernahm ein neuer WEG-Hausverwalter die Wohnungseigentümergemeinschaft. Die erste WEG-Versammlung fand im Mai 2014 statt: Hier legte der neue Verwalter die Abrechnungen der Jahre 2012, die vom Vorverwalter noch nicht erstellt worden war und des vergangen Jahres 2013 vor.

Die Rücklagen stellte er wie folgt dar:
ruecklage 12 13

rücklage2014

Vor der ersten Versammlung erklärte die Mitarbeiterin der Verwaltung die Position „ungeklärte Differenzen Vor-Verwaltung“ wir folgt: der Vorverwalter hätte bei der Rücklage immer nur die Soll-Beträge ausgewiesen- nicht die IST-Beträge. Und ja, es hätte eigentlich mehr Geld auf dem Konto vorhanden sein müssen.

Diese Aussage korrigiert der Verwalter in der Versammlung, indem er den anwesenden Miteigentümern mitteilte, es habe alles seine Richtigkeit, alles wäre korrekt. Es gäbe keine Unstimmigkeiten in Sachen Bankkonto und alles wäre in Ordnung.

Von Seiten des Beirats und der übrigen Miteigentümer gab es keine Rückfragen.
Jedoch konnte sich ein einzelner Miteigentümer mit dieser Erklärung nicht anfreunden und sie nicht nachvollziehen. Deshalb stellte er folgenden Antrag zur nächsten WEG-Versammlung:

Antrag zur nächsten Tagesordnung:
TOP – Rücklagen: Position „ungeklärte Differenz“ der Abrechnungen der Vorverwalter:
für 2012 in Höhe von 3.657,52 €

für 2013 in Höhe von 13.136,64 €
Um was handelt es sich hier genau?

Die nächste Rücklagendarstellung stellte sich wie folgt dar:rücklage2015

Zufall oder glücklicher Umstand? Alle “Differenzen Vorverwalter” der letzten Jahre tauchen plötzlich wieder auf. Erklärung des Verwalters: “Man hat schliesslich einige Beträge zuorden können, die auf verschiedenen Bankkonten herumgedümpelt hätten.”

Das “Sahnehäubchen” erhielt dieser ungeklärte Sachverhalt durch den Verwaltervorschlag zur “Entsorgung der Altakten”.
Es wurden gerade im Vorjahr “Akten entsorgt” – warum also erneut dieser Antrag von Seiten des Hausverwalters. Warum möchte er Beweismittel und wichtige Belege zu seiner unklaren Buchhaltung vernichten lassen?top entsorgung akten weg

PS: dem Beirat und den meisten Miteigentümern ist bis heute nicht Ungewöhnliches an dieser Rücklagendarstelung aufgefallen. Auch vermissen sie weder die fehlenden Einnahmen-Ausgaben-Darstellungen noch den fehlenden Vermögensstatus.
Sie verstehen sich gut. Das scheint das wichtigste. Kritiker werden als “Querulanten” stigmatisiert.

Darstellung der WEG-Instandhaltungsrücklage unzureichend

Zwingend notwendig: Ausweis von Anfangs- und Endbestand der Rücklagen der Wohnungseigentümergemeinschaft

Eine Darstellung auf der Jahresabrechnung ausgewiesene Instandhaltungsrücklage sollte das Vermögen der Eigentümergemeinschaft verständlich und nachvollziehbar ausweisen.
Dies ist in der unten stehenden Darstellung n i c h t  der Fall.

Auszug aus der Hausgeldabrechnung eines Eigentümers eine WEG:
– die jährliche Zuführung zur Rücklage beträgt in dieser WEG 25.000  €.
– darunter werden die Ausgaben für die Instandhaltung und weitere Kleinbeträge ausgewiesen.
– der Endbestand der Rücklage beträgt 143.852,06 €.

Doch es fehlt der Anfangsbestand.
Wie hoch er ist bleibt in dieser Darstellung vollkommen ungeklärt!
Was hindert den Verwalter diesen Anfangsbestand auszuweisen?

instand2_kl

In dieser Wohnungseigentümergemeinschaft konnte der Anfangsbestand nachträglich geprüft werden.
In den Verwaltungsunterlagen waren folgende Unterlage zu finden:

ruecklage kl

Es empfiehlt sich eine rechnerische Überprüfung:
berechnung_rücklage

In diesem Fall sind also Anfangsbestand und Endbestand der Rücklage stimmig.
Dies muss nicht der Fall sein.

Empfohlene Maßnahme
Prüfen Sie, ob auf der Hausgeldabrechnung Anfangs- und Endbestand der Instandhaltungsrücklage ausgewiesen sind. Falls nicht, fordern Sie diesen Ausweis gegenüber dem Hausverwalter ein.

“Rechenfehler” bei der Darstellung der Rücklagen

Achten Sie bei der Berechnung und Darstellung von Zahlen, ob sich “versehentlich” Excel-Fehler eingeschlichen haben….

Praxisbeispiel:
Unten stehende Berechnung der Rücklagen einer WEG  zum Stichtag 31.12.2012.
Frage: Ist der Betrag von 82.323,73 € korrekt? Müssten es nicht 88.814,82 € sein?
ruecklagen_weg2kl_kasch2
Klarheit bringt eine Prüfung per Excel-Tabelle: :

berechnung_ruecklage_kl

88.814.82 – 82.323,73 =  6.491,09 €.
Das heißt: die Summierung der ersten Tabelle ist fehlerhaft.
Und: selbst wenn die Darstellung in Tabellenform erfolgt, ist dies keine Gewähr für eine korrekt ausgeführte Addition.

Kurioserweise entspricht die Differenz dem Betrag der aufgeführten “Sonderumlage”.
Wie kann dieser Unterschied erklärt werden?
Jahresabrechnungen werden normalerweise vom Verwalter erstellt, nochmals geprüft und dann den Beiräten zur Prüfung vorgelegt…..

Auf diese offensichtliche Unstimmigkeit angesprochen korrigiert der Verwalter den Endbestand der Rücklage auf nun 88.814,82 €….. Der Mitarbeiterin wäre ein Fehler unterlaufen….

251013_korrigierte_Rücklage2012_b

Alles klar?