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Dauervollmachten zu Gunsten des WEG-Verwalters vermeiden

Einen “nützlichen” Download bietet ein Hausverwalter auf seiner Homepage: Dauer-Vollmachten für Eigentümerversammlungen.
Von diesen “Hilfen” und Hausverwaltungen, die diese anbieten, ist abzuraten.

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Nein, eine Dauer-Vollmacht zugunsten des Verwalters ist gefährlich. Er weiß so schon v o r  Einladung zur jährlichen WEG-Versammlung, wieviele Stimmvollmachten er haben wird und kann entsprechend die Beschlüsse formulieren und durchsetzen kann.
Dies ist nicht im Sinne der Eigentümer.

“Wir beide wissen ja, dass diese Vollmachten ungültig sind…..”

Wunder scheint es auch in unserem Zeitalter noch zu geben. So die wunderbare Wandlung von angeblich gültigen Stimm-Vollmachten zur anstehenden WEG-Versammlung in ungültige!

Auslöser war die Durchsicht (!) der Vollmachten der Hausverwaltung durch einen Miteigentümer.

In diesem Fall fragte ein Miteigentümer, der etwas früher zu dem geplanten Termin der Wohnungseigentümerversammlung gekommen war, den Verwalter, ob die Hausverwaltung Stimmvollmachten erhalten habe. Ja, entgegnete der Verwalter, sogar 5-6 Stück (von insgesamt 19 Wohnungseigentümern).
Daraufhin bat der Miteigentümer um Einsicht in diese Vollmachten und stellte für sich fest, dass nur eine einzige zweifelsfrei gültig war.
Er gab die Vollmachten an den Verwalter zurück.

Nach einigen Minuten, kurz vor Beginn der Versammlung, wandte sich der Verwalter dem Miteigentümer zu:
“Wir beide wissen, dass diese Vollmachten ungültig sind. ….Was sollen wir nun tun?”
Erstaut über eine solche Aussage antwortet der Miteigentümer: “Sie sind der Hausverwalter, das müssen Sie entscheiden.”

Der WEG-Hausverwalter entschied sich daraufhin, die von den 6 auf die Hausverwaltung ausgestellten Vollmachten nur eine einzige als gültig anzusehen.
Hätte der fachkundige Miteigentümer die Vollmachten n i c h t eingesehen, hätte der Verwalter dreist alle Vollmachten, die zudem zu seinen Gunsten ausgestellt waren, als gültig gewertet.

Zusammenfassung:
Wenn das blosse Durchblättern von Stimmvollmachten v o r  Beginn der Versammlung diese Vollmachten vom Status “gültig” zu “ungültig” befördert – dann ist etwas arg faul!

Gerade wenn Stimmvollmachten zu Gunsten der Hausverwaltung ausgestellt werden (wovon wir übrigens immer abraten!) sollte man davon ausgehen, dass die Verwaltung dies besonders würdigt und verantwortungsvoll-korrekt hiermit umgeht. Dies beinhaltet, ungültige Stimmvollmachten sofort auszusondern und als ungültig zu erklären.
Das Gegenteil ist der Fall: nirgendwo wird in Bezug auf die Gültigkeit von Stimmvollmachten so viel betrogen und gelogen, wie bei Stimmvollmachten, die auf den Namen der Hausverwaltung ausgestellt werden.

Empfohlene Maßnahme:

Machen Sie sich fachkundig! Wie oben gezeigt wurde, reichte die Durchsicht der  Vollmachten einer offensichtlich fachkundigen Person, um alles in Frage zu stellen.
Und schauen Sie sich v o r  jeder WEG-Versammlung alle Vollmachten an und prüfen Sie sie auf Gültigkeit.
Bitten Sie auch um eine Kopie der Anwesenheitsliste, die am besten zusammen mit dem Protokoll den Miteigentümern zugesendet wird. Diese Anwesenheitsliste ist in vielerlei Hinsicht nützlich und wird deshalb von den wenigsten Hausverwaltungen dem Protokoll der WEG-Versammlung beigefügt.

 

Manipulationen bei der Stimmenauszählung in Eigentümerversammlungen

Ein Beitrag der “Schutz-Gemeinschaft für Wohnungs-Eigentümer und Mieter e.V.”:

“In den Eigentümerversammlungen geht es um kostenträchtige Auftragsvergaben oder auch darum, ob ein nicht ordnungsgemäß handelnder Verwalter abgewählt werden konnte – also konkret um materielle Vorteile. Eine Mehrheit der anwesenden Eigentümer soll die Entscheidung darüber treffen. Deshalb sollte aufgepasst werden, ob es bei den Auszählungen der Stimmen mit rechten Dingen zugeht. Immer häufiger wird hier bei der Auszählung der Stimmen manipuliert.

Im Kaiserlautern ging es um die Wiederwahl eines umstrittenen Verwalters. Der von der Verwaltung bevollmächtigte Versammlungsleiter behauptete, eine Stimmvollmacht eines Mehrheitseigentümers zu haben und stimmte damit der Wiederwahl des Verwalters weitere fünf Jahre zu. Ein gutes Geschäft für den Verwalter in einer großen Wohngemeinschaft. Tatsächlich hatte der Verwalter aber keine gültige Vollmacht zur Abstimmung. Misstrauische Eigentümer hatten die Bevollmächtigung bereits in der Versammlung bestritten, nachdem der Versammlungsleiter in der Versammlung keine Originalvollmacht vorlegen konnte. Der Versammlungsleiter hatte trotzdem die “erfolgreiche Wiederwahl” als Mehrheitswillen der Eigentümergemeinschaft verkündet. Erst das Landgericht in Landau machte dieser Vollmachts-Manipulation ein Ende und verurteilte die Verwaltung zur Tragung aller Verfahrenskosten – eine positive Ausnahme wegen der Aufmerksamkeit einzelner Eigentümer und deren Mut, die Sache vor Gericht zu bringen (Az.: 3 S 166/12)

In München hatte eine Mehrheit gegen die Verwalter-Wiederwahl gestimmt. Der Verwalter verkündete trotzdem seine Wiederwahl und schrieb dies so in die Beschlusssammlung. In diesem Falle gab es einen aufmerksamen Eigentümer in der Versammlung, der die Handhebungen der Eigentümer schriftlich genau erfasste. Dadurch war die Abstimmmanipulation vor Gericht beweisbar. Es kam in diesem Falle zu einem Versäumnisurteil (Az.: 481 C 15167/13) zu Gunsten des klagenden Eigentümers. Zu eindeutig waren die Beweise. Auf einen Abweisungsantrag der Klage wurde deshalb verzichtet.

In vielen anderen Fällen bekommen Wohnungseigentümer solche Unregelmäßigkeiten gar nicht mit. Auf das Wort der Verwaltung, richtig ausgezählt zu haben, wird vertraut ohne eigene Kontrollen.

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Wie man in einer Eigentümerversammlung statt dessen richtig vorgehen sollte und sich vor Schaden schützen kann, wird im Ratgeber “Eigentümer-Versammlung” der Schutzgemeinschaft Hausgeld-Vergleich/Hausverwalter-Check e.V. beschrieben.
Der Ratgeber kostet 15,- € und ist unter Tel.: 09154/1602 bestellbar.”

Ode an den Eingangsstempel

Ungültige Stimmvollmacht – weil zu spät eingereicht.
Eine Stimmvollmacht für eine Versammlung der Wohnungseigentümergemeinschaft muss in der Versammlung in der Regel im Original vorgelegt werden können.

Eine Ausnahme wäre, wenn in der Teilungserklärung festgehalten ist, dass eine Vollmacht auch nachgereicht werden kann.

Die Prüfung, dass zur Versammlung eingereichte Stimmvollmachten im Original eingereicht sind und somit gültig sind, obliegt der Hausverwaltung.
Jedoch: eine doppelte Prüfung durch die Miteigentümer ist besser, denn nicht selten sehen Hausverwaltungen ungültige Vollmachten als “gültig” an, vor allem wenn sie selber, oder ein Verwalter-naher Miteigentümer, davon profitieren können.

Praxisfall:
Die WEG-Jahresversammlung sollte am 13.08.2015 stattfinden.
Wie sich erst später herausstellte, wurde untenstehende, auf die Hausverwaltung ausgestellte, Stimmvollmacht als “gültig” angesehen.

Der betroffene Eigentümer schrieb zunächst eine email an die Hausverwaltung:
“Sehr geehrte Damen und Herren, an der heutigen Wohnungseigentümerversammlung kann ich leider nicht teilnehmen. Ich bevollmächtige hiermit [Name der Hausverwaltung] mein Stimmrecht in der Versammlung am 13.0[8].2015 wahrzunehmen mit folgender Stimmanweisung…..”

Darauf antwortete der Verwalter, die Vollmacht müsse im Original vorliegen und schnellstens zur Post gebracht werden.

Wenige Tage nach der Versammlung traf in der Tat die Vollmacht, d.h. ausgedruckte Email mit Original-Unterschrift des Eigentümers ein.
Zudem der handschriftliche Vermerk:

“Sehr geehrter Herr [Name des Verwalters],
wunschgemäß reiche ich Ihnen dieses Blatt mit meiner Unterschrift nach.
Mit freundlichen Grüßen, …..
Datum 13.08.2015″

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Was unterzugehen droht, bringt Photoshop zutage: so auch der oben rechts aufgesetzte Eingangsstempel, der das Datum 18.08.2015 auswies!
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Dass die WEG-Verwaltung diese Vollmacht als gültig ansah und zudem das  Vertretungsrecht in der Versammlung ausübte, zeigt ein Auszug aus der Anwesenheitsliste der o.g. WEG-Versammlung.
Dieser Miteigentümer besaß die Wohnung “0039”. Auf der Anwesenheitsliste hat stellvertretend für ihn der Verwalter unterschrieben:
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Zudem bestätigte der Verwalter nachträglich schriftlich, für diesen Eigentümer das Stimmrecht ausgeübt zu haben.

Dies Vollmacht war nicht nur nicht gültig, der Verwalter wusste dies (Aufforderung zum Nachsenden per Post) – und nutzte trotzdem dies Vollmacht um in der Versammlung seine eigenen Interessen zu verfolgen, z.B. die Bildung eines Beirates zu verhindern (!).

Dieser Verwalter ist heute noch hauptberuflich tätig.

Empfohlene Gegenmaßnahmen
Prüfen Sie v o r  jeder Versammlung die vorliegenden Vollmachtstimmen.
Lassen Sie sich nicht unter Zeitdruck setzen!
Wird dies versucht, so sollten Sie doppelt sorgsam prüfen.

Insbesondere wenn Ihnen die Verwaltung unseriös erscheint.
Bei Zweifel: schauen Sie im Büro des Hausverwalters die Versammlungsunterlagen an. Kopieren Sie die Vollmachten und die Anwesenheitsliste.
Prüfen sie – wenn vorhanden den Eingangsstempel – der auf den Verwalter ausgestellten und per Post eingereichten Vollmachten.

Hausverwaltung verhindert Beiratwahl

Warum Vollmachten der Hausverwaltung nicht - oder nur mit Weisung übergeben werden sollten...

Erstmalig vollkommen  o h n e  Beirat verblieb eine Eigentümergemeinschaft nach einer WEG-Versammlung.

Tagesordnungspunkt der letzten WEG-Versammlung:

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Zunächst hatten sich mehrere Interessenten gemeldet, die jedoch mit einem sehr Verwalter-nahen Beirats-Bewerber, Herrn P., nicht zusammenarbeiten wollten.
Dieser Beirats-Bewerber hatte viele Stimmen auf sich gezogen – vor allen von Abwesenden und per Vollmacht. Auch hatte er die volle Unterstützung der Verwaltung.

Nach der Beiratwahl und der Bekanntgabe des Ergebnisses, das Herrn P. als Beirat vorsah, zogen die beiden anderen Gewählten ihre Kandidatur zurück.

Lieber ohne Beirat, als mit Herrn P.
Zur Erinnerung: gewählt wurde Herr P. auch mit den Vollmachtstimmen der Verwaltung, die – wie sich erst nach der Versammlung herausstellte -. zum großen Teil ungültig waren.

So blieb der Tagesordnungspunkt Nr. 5: “Wahl des Beirats” zunächst ohne Beschluss.

Da kam plötzlich  der Gedanke einer “Beirats-Blockwahl” auf: drei Interessenten stellten sich zusammen auf und waren bereit, gemeinsam den Beirat zu stellen. Der verwaltertreue Herr P. war nicht mit in diesem Team und wurde ausgeschlossen.

Nun verlangt der Verwalter für diese Abstimmung zunächst einen “Antrag zur Geschäftsordnung”.
Der Verwalter wollte feststellen, ob eine neue Behandlung dieses TOPs 5 “Wahl eines Beirats” überhaupt gewünscht war. Denn er selber war mit der aktuellen Situation, ohne gewählten und fachkundigen Beirat, sehr zufrieden und wünschte, diese Situation beizubehalten.

Nach der Abstimmung “Antrag zur Geschäftsordnung, den TOP 5 “Wahl eines Beirats durch Blockwahl”  verkündigte der Verwalter, unterstützt von 4 weiteren Mitarbeitern der Verwaltung, dass der Antrag leider abgelehnt worden war:
Die Auszählung der Stimmen ergab: dafür 20, dagegen 5, Enthaltungen 24.

Dieser Abstimmung war so viel Hin-und-Her voraus, die Anwesenden waren so mit dem Thema, jedoch nicht mit der Auszählung beschäftigt, so dass es fast untergegangen wäre, hätte sich nicht ein einzelner Eigentümer laut zu Wort gemeldet: “Also, nach meiner Rechnung ist der Antrag [zur Wahl eines Block-Beirats] angenommen worden!”

Und tatsächlich: der Verwalter hatte versehentlich (!) das falsch und gegenteilige Ergebnis verkündet! Der Antrag zur Geschäftsordnung “Wahl eines Beirats durch Blockwahl” war angenommen worden.

Es konnten nun zur Wahl des “Block-Beirats” geschritten werden.

Da sich bei im “Beiratsblock” auch kritische und sachkundige Miteigentümer befand, wollte die Hausverwaltung doch lieber ganz ohne Verwaltungsbeirat verbleiben.
Unterstützt wurde der Verwalter von vielen ihm nahestehenden Miteigentümern, die im Vorfeld zahlreiche Vollmachten eingesammelt hatten.
Auch die Verwaltung hielt mehrere Stimmenvollmachten.

So kam es zur Abstimmung.
Wohl wissend, dass sich die Verwalter-nahen Miteigentümer gegen (! – und warum eigentlich?) die Existenz eines Beirats aussprachen – enthielt sich die Verwaltung mit all ihren Vollmachtstimmen.

Jede halbwegs seriöse Hausverwaltung hätte sich f ü r  die Bildung eines Beirats ausgesprochen.
Warum nutzte die Verwaltung ihre Stimmvollmachten um die Bildung eines funktionierenden Beirats zu verhindern?
War die Furcht vor den kritischen, sachkundigen Miteigentümern wirklich so groß?
Darf davon ausgegangen werden, dass die Verwaltung, indem sie den Beirat verhinderte, mit diesem Handeln n i c h t  den Erwartung der Vollmachtgeber entsprach?
Dies betrifft auch die zahlreichen Vollmachten, der Verwalter-nahen Eigentümer?

Befürchtete die Verwaltung die Aufdeckung weiterer Unregelmäßigkeiten, wenn ein fachkundiger Beirat gewählt werden würde?
Hatte dies Vorrang vor den Interessen der Eigentümergemeinschaft?

Bei der anschließenden Wahl des Beirats stimmten 13 Anwesende dafür, 2 einzelne Eigentümer stimmten mit insgesamt 21 Vollmachtstimmen dagegen, der Rest enthielt sich. Unter den Enthaltungen befanden sich erneut 10 Vollmachtstimmen, ausgestellt auf die Hausverwaltung.

Ein Beirat kam so nicht zustande. Schuld daran waren die vielen, vielen abwesenden Eigentümer, die ihre Vollmachten Vertretern überließen, die sicher nicht in ihrem Sinne stimmten.
So verhinderten 3 Personen die Bildung eines Beirats:
1. der Verwalter, 2. der verwalternahe Herr P. , der zuvor Beirat werden und mit dem niemand zusammenarbeiten wollte und 3. der Hausmeister, der als “externer Mitarbeiter und verlängerter Arm der Hausverwaltung galt, mit insgesamt über 31 Stimmvollmachten.

Der Verwalter wusste, dass er auf diese beiden Anwesenden, Herrn P. und den Hausmeister,  “zählen” konnte.
Sie waren zuvor “von Tür zu Tür” gegangen und hatten bei vielen schlichten oder älteren  Eigentümern die Vollmachten eingesammelt. Gleich nach Erhalt der Einladung waren sie losgezogen…. dies geht aus dem Datum der Vollmachtunterschrift hervor.

So hat die Verwaltung mit den ihr überlassenen Vollmachtstimmen nicht nur die Bildung eines funktionierenden Beirats v e r h i n d e r t  – sie hat für diese Beschlüsse auch Vollmachtstimmen genutzt, die nicht gültig waren…..

Diese Hausverwaltung ist in dieser Wohnanlage heute nicht mehr tätig.

 

Ungültige Stimmvollmachten – da als email eingereicht

Stimmvollmachten für Versammlungen der Eigentümergemeinschaften sind leider nicht immer gültig.

So ist eine als Email eingegangene Vollmacht und ohne Originalunterschrift nicht gültig. Das sollte vor allem der Verwalter wissen, doch dieser ignorierte dies und akzeptierte diese Vollmacht zugunsten eines Verwalter-nahen Miteigentümers.

Email des verhinderten Miteigentümers A. O. vom 12.08.2015:
“Sehr geehrter Herr Sch. [Name des bevollmächtigte Miteigentümers],
hiermit erteile ich Ihnen Vollmacht, mich auf der Eigentümerversammlung am 13.08.2015 zu vertreten. Keine Stimmzuweisung.
Mit freundlichen Grüßen…O. A.email_a_o_kaschiert

Den Beweis, dass diese email-Vollmacht in der Tat vom Verwalter akzeptiert wurde belegt der Auszug aus der Anwesenheitsliste, versehen mit der Unterschrift des Verwalter-nahen Miteigentümers:anwesenheitsliste_kasch_o_a

Versagen der Hausverwaltung:
Die Prüfung der Vollmachten war unzureichend.
Diese Vollmacht hätte als fehlerhaft verworfen werden müssen.
Bei dem bevollmächtigten Eigentümer Sch… handelt es sich um eine verwalternahe Person, die gerne im Sinne und zu Gunsten der Verwaltung abstimmt.

Empfohlene Gegenmaßnahmen
Genaues Prüfen a l l e r  Vollmachten, noch vor Beginn der WEG-Versammlung.