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Hausverwalter vertuscht fehlende Hausgeldzahlungen

Statt monatlich zahlte ein Eigentümer sein Hausgeld nur 11 x jährlich

Wissen Sie, wie hoch die Forderungen Ihrer Eigentümergemeinschaft sind?
Wissen Sie, wieviel Hausgeld wie lange schon nicht mehr gezahlt wurde?
Wissen Sie, welche Nachzahlungen aus der Jahresabrechnung  n i c h t  geleistet wurden?
Praxisbeispiel:
Besser weniger Hausgeld als gar keines, das dachte sich wohl der Verwalter einer mittelgroßen Eigentümergemeinschaft. Ein ausländischer Miteigentümer hatte dem Verwalter zuvor zu verstehen gegeben, dass er nur 11 x im Jahr Hausgeld zahlen werde. Dies müsse reichen.

Das Prekäre: die Miteigentümer wurden vom Verwalter hierüber nie informiert:
– weder über die offene Weigerung des Miteigentümers das fällige Hausgeld zu zahlen
– noch über die so auflaufenden Außenstände.
Vertuscht werden konnte dies jahrelang weil weder Beirat noch übrige Miteigentümer die Abrechnung und die Zahlungseingänge richtig prüften.

Außenstände werden auch im “Vermögensstatus” bekanntgegeben.
Selbst wenn die Abrechnungsunterlagen nur “überflogen” werden – sollten Außenstände im Vermögensstatus ausgewiesen und erkennbar sein.

Im Gegensatz zu jedem Kleinstunternehmer, der genau weiss, welche Forderungen er hat, haben Eigentümergemeinschaft oft nicht die geringste Ahnung.

Der Grund: die Erstellung so wichtigen Vermögensstatuses ist keine Pflicht!
Dieser Ausweis kann vom Verwalter gesetzlich nicht verlangt werden.
Und so lange die Eigentümer dem WEG-Hausverwalter und dem Verwaltungsbeirat “blind” glauben und sich nicht selbst engagieren – durch Nachfragen, Prüfungen, Belegeinsicht –  solange werden ihnen ggf. wichtige Informationen vorenthalten.

Empfehlung:
Der aktuelle Vermögensstatus ist eines der wichtigsten Dokumente einer Eigentümergemeinschaft. Er sollte jeder Jahresabrechnung beigefügt und verständlich dargestellt sein.

Soll-Rücklage und Vermögensstatus – Prüfung einfach gemacht

- Musterabrechnung -

SOLL-RÜCKLAGE
Anfangsbestand zum 01.12.: 56.500 €
+ Soll-Zuführung Rücklage des Abrechnungsjahrs: + 5.000 €
+ Zinserträge Rücklagenkonto: + 265,05 €
+ Erlöse aus Waschmarkenverkauf: + 200 €
– Entnahme für Sanierungsmaßnahme: -10.000 €
Endbestand Soll-Rücklage am 31.12.:  51.965,05 €


VERMÖGENSTATUS zum 31.12.:
Festgeldkonto Nr. 1234567 bei der Musterbank: 35.725,05 €
Girokonto Nr. 456789  bei der Musterbank: 3.804,00 €
Handkasse/Hauskasse: 100 €
Gesamtsumme: 39.629,05 €

+ Aktive Rechnungsabgrenzung/ Forderungen
+ Berechnete, noch offene Hausgeld-Nachzahlung des Abrechnungsjahrs): + 2.396 €
+ Forderungen Alteigentümer, immer noch offen: + 6.540 €
+ Ölstand, Wert:  + 3.500 €

‘- Passive Rechnungsabgrenzung / Verbindlichkeiten
– Noch unbezahlte Rechnung Handwerker: – 100 €

Kontrollsumme Vermögensstatus
/Endbestand der Soll-Rücklage am 31.12.: 
51.965,05 €

Die Kontrollsumme des Vermögensstatus und der Endbestand der Soll-Rücklage stimmen über ein.

Also:
Forderungen und Verbindlichkeiten aus Vorjahren, die im Abrechnungsjahr bezahlt wurden,  werden im Vermögensstatus als Forderung werden n i c h t  aufgeführt, da bereits ausgeglichen.

Forderungen und Verblindlichkeiten aus Vorjahren, die im Abrechnungsjahr noch nicht bezahlt wurden, müssen aufgeführt werden.

Forderungen und Verbindlichkeiten wie Nachzahlungen und Guthaben, die erst im Abrechnungsjahr mit der Hausgeldabrechnung entstanden sind, werden im Vermögensstatus aufgeführt. Sie können ja noch nicht bezahlt sein.

Vermögensstatus: Ausweis der Forderungen und Verbindlichkeiten der WEG

Am Beispiel dieser Muster-Eigentümergemeinschaft soll der Vermögensstatus verdeutlicht werden.

vermoegensstatus-excel

Schauen wir uns die Position “FORDERUNGEN” genauer an. Woher kommen diese Zahlen?

Tabelle Forderungen des aktuellen Jahres: Bewirtschaftung und Rücklagen
Dazu untenstehend eine Übersicht der Abrechnungsergebnisse aller Wohnungen mit dem Ausweis von
a) Abrechnungsspitze
b) Differenz zwischen Plan und Zahlung
c) Gesamt-Abrechnungssaldo

hausgeldabrechnung-aller-eigentuemer

Hier etwas größer dargestellt (Beispiel WEG mit fiktiven Namen, Danke an Fa. ALCO)

uebersicht1_beispiel_weg

uebersicht2_beispiel_weg

uebersicht3_beispiel_weg

Dies Übersicht stellt sich – pro Miteigentümer – wie folgt dar:
Bewirtschaftungskosten  (“ABR Bewirtschaftung”)
+ Rücklage (“ABR Rücklage”)
= Gesamtabrechnung (“ABR Gesamt”)

– Wirtschaftsplan (“Zahlung SOLL”)

=  “Abrechnungsspitze” (“ABR Spitze”), d.h. Differenz zwischen wirklicher Abrechnung und Wirtschaftsplan (NICHT gezahltem Hausgeld!)
Die “Abrechnungsspitze” sagt also nur etwas zwischen der wirklichen IST-Abrechnung und dem Wirtschaftsplan aus.
In diesem Beispiel ist die “Abrechnungsspitze” negativ, d.h. die wirklichen Kosten waren höher als im Wirtschaftsplan vorgesehen.

Nun erfolgt der Vergleich mit den geleisteten Zahlungen (“Zahlung IST”)
Danach der Ausweis der Differenz zwischen Plan (“Zahlung SOLL”) und geleisteten Zahlungen(“Zahlung IST”).
Das Ergebnis ist der Abrechnungs-Saldo (“ABR-Saldo”)

Bei dem im Vermögensstatus aufgelisteten Forderung kann unterschieden werden zwischen
* Forderungen aus dem Wirtschaftsplan und
*  Forderungen aus der Abrechnungsspitze

 

Beispiel des o.g. Miteigentümer Karl Strutz:

hausgeld-karl-strutz

Bei seiner Forderung aus dem Wirtschaftsplan lässt sich unterscheiden:
Forderung Wohngeld: 89,69 €
Forderung Rücklage: 22,31 €
Forderung insgesamt: 112,00 €

Oder als Graphik dargestellt:

grafik-abrechnungselemente

 

 

Der Vermögensstatus – was ist das?

logo-haufe-de  Zitat aus www.Haufe.de zum Thema Jahresabrechnung:

Eine weitere Möglichkeit einer Plausibilitätskontrolle der rechnerischen Richtigkeit der Gesamtabrechnung bietet die Aufstellung eines Vermögensstatus auf den Schlusstag des Wirtschaftsjahres.
Im Schrifttum vielfach als zwingender Bestandteil der Jahresabrechnung gefordert, wird der Vermögensstatus von der herrschenden Rechtsprechung als freiwillige Leistung des Verwalters angesehen, die nicht Gegenstand des Beschlusses über die Jahresabrechnung ist. Dies hat auch der BGH klargestellt.
Wird der Vermögensstatus in die Jahresabrechnung aufgenommen, muss er für den einzelnen Wohnungseigentümer verständlich sein. Bilanzmäßige Darstellungen haben in Jahresabrechnungen jedenfalls nichts zu suchen. Der durchschnittliche Wohnungseigentümer ist nämlich ohne spezifische buchhalterische Kenntnis nicht in der Lage, diese Art der Darstellung zu verstehen.
Plausibilitätskontrolle:

  • Geldbestände • Banksalden, ggf. Kassenbestand
  • zzgl. Forderungen • z. B. Nachzahlungen Vorjahr/Gut­haben Abrechnung Fernwärme/rückständige Hausgeldvorauszahlungen ausgeschiedener Eigentümer
  • zzgl. aktive Rechnungsabgrenzung • z. B. Heizölbestand
  • abzgl. Verbindlichkeiten • z. B. Guthaben Vorjahr/Gaslieferung ­Dezember/Kosten Wärmedienst
  • abzgl. passive Rechnungsabgrenzung • z. B. Simulationsabrechnung Gas oder Fernwärme
  • = Nettovermögen (= Instandhaltungs­rücklage)

Über die Gleichung weist der Vermögensstatus ebenfalls die rechnerische Richtigkeit der Gesamtabrechnung nach und erfüllt darüber hinaus betriebswirtschaftlich wesentliche Funktionen.
Systematische Einflüsse auf die Liquiditätsstruktur des Rücklagevermögens in Abhängigkeit von der Art der Heizungsanlage (Liquiditätsbindung durch Ölbevorratung oder Liquiditätsschonung durch monatliche Abrechnung von Gaslieferungen) und Forderungen, die ausfallbedroht sind, werden offengelegt.

Hinsichtlich seiner Aussagekraft wird der Vermögensstatus in der Verwaltungspraxis überwiegend als der Entwicklung des Banksaldos überlegen angesehen. Dem formalen Mangel des Vermögensstatus, nicht den Banksaldo zu Beginn des Wirtschaftsjahres auszuweisen, kann dadurch begegnet werden, dass der Vermögensstatus auf den Schlusstag des Vorjahres (definitorisch identisch mit einem Status auf den Beginn des Referenzjahres) ebenfalls der Abrechnung beigefügt wird.”

Beispiel Vermögensstatus (Dank an die Musterabrg. Fa ALCO):

beispiel-vermoegensstatus-fa-alco
Empfohlene Maßnahmen:
Schauen Sie sich den Vermögensstatus an, der der Jahresabrechnung beigefügt wurde. Ist er Ihnen verständlich? Werden die aufgeführten Beträge nachvollziehbar erklärt?
Falls der Vermögensstatus fehlt: fordern Sie ihn vom Verwalter ein. Wenn er verweigert wird, so ist dies nicht ohne Grund.

Verwalter: “Vermögensstatus? – Den kriegen Sie nicht!” – Beirat: “Vermögensstatus? – Den brauchen wir auch nicht!”

Das, was sich auf dieser Eigentümerversammlung abspielte, ähnelte einem schlechten Film.

Da das Mahn-Management der als unseriös bekannten Hausverwaltung seit Jahren inexistent war, d.h. es wurde praktisch nie gemahnt und war deshalb in der Vergangenheit öfters zu verjährten Hausgeldforderungen gekommen, forderte ein kritischer Miteigentümer vom Verwalter den Vermögensstatus, den er in den Unterlagen der kürzlich verteilten Hausgeld-Jahresabrechnung nicht vorfand.

Der Vermögensstatus gibt Auskunft über den Stand der Bankenkonten – und über alle Forderungen und Verbindlichkeiten der WEG.
Hierzu zählen auch die Hausgeldnachzahlungen des aktuellen Jahr sowie der Vorjahre.
Ggf handelt es sich um hohe Beträge von mehreren Zehntausend Euro.

Doch auf diese Bitte antwortete der Verwalter – an diesem Abend im feinem Zwirn und Lackschuhen gekleidet, um von seiner Haudegen-Manier abzulenken – in bekannt-diktatorischem Ton: “Den kriegen Sie nicht!”

Die übrigen Miteigentümer reagierten zunächst nicht.
Scheinbar wussten sie nicht, was unter einem “Vermögensstatus” zu verstehen war. Doch nach der enormen Verärgerung des Verwalter zu schließen … musste es schon etwas arg Unanständiges sein. Etwas, mit dem man in den feinen Kreisen dieser WEG nichts zu tun haben wollte.
“Wollen Sie den Verwalter absichtlich verärgern?” raunte es vom Nachbartisch.

Doch schon erwiderte der Beiratsvorsitzende und kam dem aufgebrachten Verwalter in vorauseilendem Gehorsam entgegen: “Wir bilanzieren. Einen Vermögensstatus brauchen wir auch nicht!”

Diese absurde Szene spiegelt das Problem vieler Eigentümergemeinschaften wieder.
Statt einen (unseriösen) Hausverwalter zur Rede zu stellen und überaus wichtige Unterlagen vehement einzufordern – wenn sie denn wider Erwarten nicht automatisch von der Hausverwaltung zur Verfügung gestellt werden – meiden die Eigentümer jeglichen Konflikt.

“Bloß nicht den Verwalter verstimmen” scheint es in ihren Köpfen zu warnen.
Diese Herrschaften haben weder verstanden, dass der Hausverwalter nur Dienstleister ist – noch verfügen sie über grundlegendes Wissen zur WEG und zur Abrechnung.
Statt dessen: kuschen, brav sein und bloß keine “dummen” Fragen stellen.

Doch was nützt alles unselige Gerede zur “Bilanzierung”  – wenn doch niemand weiß, welche Hausgeldnachzahlungen in der Tat noch offen sind?

Ein Beirat, der bei einem solch wichtigen Thema bewußt abwehrend reagiert, kommt selber unter Verdacht.
Nicht selten werden Außenstände (Nachzahlungen, Erstattungen usw.) von Beiräten oder Verwalter-nahen Miteigentümern … “vergessen”.
Denn sie erscheinen nur auf dem Vermögensstatus.
Und diesen wollte in dieser WEG niemand sehen….. Warum??

 

Empfohlenen Maßnahmen:
Vermögensstatus immer einfordern.
Lassen Sie ihn sich vom Beirat oder vom Verwalter genau und verständlich erklären.

Verwalter weist über Jahre falschen Vermögensstatus aus

Mit der Jahresabrechnung präsentierte der WEG-Verwalter den untenstehenden, fehlerhaften Vermögensstatus zum 31.12.

bilanzkonten_alt_kasch_kl

 

Fehlerhaft ist er, weil er zwei Forderungen der Eigentümergemeinschaft, die seit über 2 Jahren bestanden, einfach ignorierte.
Diese Forderungen wurden nicht angemahnt, auch wurden sie im Vermögensstatus nicht als offene Forderung ausgewiesen.
Die Vermutung liegt nahe, dass die Schuldner eine nahe Beziehung zum Verwalter haben. Entgegenkommenderweise fordert dieser deshalb die Schulden, die die Parteien D + L gegenüber der WEG haben n i c h t  ein.
Damit verstößt er gegen seine Pflichten als Verwalter.

Abzuwägen ist dieser Verstoß mit der Wahrscheinlichkeit, der Aufdeckung/Bekanntmachung. Da die viele Miteigentümer beruflich oder privat überlastet sind – stehen die Chancen gut.
In diesem Fall jedoch standen sie eher schlecht.
Die Sache flog auf, die Schuldner erhielten Mahnungen und der Vermögensstatus, im dritten Jahr fehlerhaft,  musste korrigiert werden.

In der darauf folgenden WEG-Versammlung wurde dies öffentlich gemacht.
Der Verwalter wurde aufgefordert die Forderungen anzumahnen. Desweiteren musste der Vermögensstatus korrigiert werden.
Damit es nicht erneut zu Fehlern kam, sahen sich die Eigentümer gezwungen, dem Verwalter den Protokolltext   zum TOP 2 – Jahresabrechnung zu diktieren:

“TOP 2 – Jahresabrechnung 2015

Zusatzinfo zum Vermögensstatus 31.12.2015:
„Nicht ausgewiesen, jedoch vorhanden sind seit 2013 Forderungen in Höhe von 2.673,51 € (Miteigentümer D. in Höhe von 1.221,53 € und Miteigentümer L. in Höhe von 1.451,80 €). Das Vermögen der WEG erhöht sich somit von 54.999,98 auf 57.673,49 €.“

bilanzkonten_neu_kasch_kl

Zusammenfassung:
Nur durch die Wachsamkeit einzelner Miteigentümer konnte die WEG vor Schaden bewahrt werden.
Die Tatsache, dass diese “vergessenen” Forderungen weder gemahnt noch im Vermögensstatus als offene Posten geführt wurden, wirft kein gutes Licht auf diese Verwaltung.

Empfohlene Maßnahme:
Verwalter wechseln, das das Vertrauensverhältnis nicht mehr gegeben ist.