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Sonderhonorar für die Änderung von Verteilungsschlüsseln

Schnelles Geld dank "Mischkalkulation": 1.630 € für wenige Minuten Arbeit

Alle Hausverwaltungen arbeiten mit einer Software für das Erstellen der Jahresabrechnung.
Die Änderung von Einstellungsparametern dieser Software ist eine Sache, die in wenigen Sekunden ausgeführt werden kann. Bei mehreren Verteilungsschlüsseln, wie in diesem Fall, wird die Änderung in wenigen Minuten ausgeführt sein.

Die Gesetzgebung hat deshalb die Möglichkeit, Sonderhonorar berechnen zu können, sehr begrenzt. So ist ein zusätzlichen Abrechnen von Tätigkeiten, die zum Alltagsgeschäft einer Hausverwaltung gehören und schon mit dem normalen Verwalterhonorar abgedeckt, kaum möglich.
Zusätzlich als Sonderhonorar abgerechnet werden können: Auslangen wie Porto und Kopien, wenn zuvor so im Verwaltervertrag festgehalten  und Arbeiten, die über die normale Tätigkeit eines Hausverwalters hinausgehen, wenn diese z.B. gleichzeitig Architekt ist und anstelle eines Architekten für die Eigentümergemeinschaft tätig wird. Auch in diesem Fall muss dies im Verwaltervertrag vorgesehen sein und muss der Leistung/dem Arbeitsaufwand entsprechen.

Eine besondere Kompetenz für das Ändern von Verteilungsschlüsseln benötigt dieser Verwalter nicht. Es ist so aufwendig, als würde man in einem Rechnungsprogramm den Mehrwertsteuersatz ändern.

Für diesen Verwalter gibt es wenig andere Möglichkeiten mit so geringem Zeitaufwand und Spezialkompetenz einen höheren Umsatz zu machen. Denn er berechnet lt. seiner Gebührenliste für jede Änderung des Verteilungsschlüssel pro Wohnung (!) 10 €.

Die Änderung wird er nur einmal pro Kontenposition eingeben, der Bezug auf die Anzahl von Wohneinheiten ist bedeutungslos. Der Verwalter weigerte sich bisher immer einen genauen Zeitaufwand für Änderungstätigkeit bekanntzugeben. 

Die Eigentümergemeinschaft besteht zu einem großen Teil aus hochbetagten und altersschwachen Rentnern. Um sein Vorhaben abzusichern, ließ der Verwalter sich diese Honorierung in einem Beschluss zusammen mit der geplanten Änderung verschiedener Verteilungsschlüssel bestätigen.

Es ist bezeichnend, dass diese Rechnung bei der Prüfung der Jahresabrechnung nicht auffiel.
Denn der Verwalter erwähnte diese Rechnung nicht.
Sie wäre aufgefallen, wenn sie korrekterweise in einer Kostenposition “Sonderhonorar Hausverwaltung” aufgetaucht wäre – statt dessen wurden diese Kosten in das undurchsichtige Konto “3050 Sonstige Kosten” gebucht.“Für die außerhalb der üblichen Verwaltungstätigkeit liegende Änderung der Kostenverteilungsschlüssel gemäß Beschluß unter Tagesordnungspunkt 8 in der Wohnungseigentümergemeinschaft vom 25.09.20.., erlauben wir uns, gemäß Verwaltervertrag-Gebührenliste Punkt 16 folgende Kosten in Rechnung zu stellen:

11 Verteilungsschlüssel x 25  (24 Whg. + 1 Garage)
275 à 5 € (anstatt der üblichen angesetzten Kosten in Höhe von 10,00 €)
Zwischensumme: 1.375 € + Mwst. = 1.636,25 €

Die Abbuchung vom WEG-Konto nimmt der Verwalter selber vor. Er hat ja die Kontovollmacht.
Auf welches Konto er diesen Betrag überweist bleibt unbekannt: auf allen von ihm ausgestellten Sonderhonorar-Rechnungen fehlt die Bankverbindung. Warum?

Sonderhonorar des WEG-Hausverwalters

Welche Kosten, welcher Aufwand kann vom Verwalter geltend gemacht werden und in die Hausgeldabrechnung einfließen?

Grundlage ist der Verwaltervertrag. Wird dort ein Sonderhonorar für besondere, zusätzliche Arbeiten des Verwalters vereinbart, dann kann der Verwalter diese Arbeiten in Rechnung stellen. Hiermit deckt der Verwalter die Kosten des zusätzlichen Zeitaufwandes, den diese Aufgaben verursachen. Denn auch ein Hausverwalter muss wirtschaftlich rechnen und es ist völlig in Ordnung, wenn außergewöhnlicher Aufwand durch zusätzliches Honorar abgedeckt wird. Hierfür sollte jede Eigentümergemeinschaft Verständnis haben.

Die Vereinbarung eines Sonderhonorars setzt jedoch voraus, dass dies dem Grundsatz  ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht.
Das gilt auch für die Höhe des jeweiligen Honorars, dass angemessen zu sein hat.
Überzogene Forderungen des Verwalters sind abzuweisen.

Die Höhe des Sonderhonorars muss sich jedoch in einem angemessenen Rahmen halten und den voraussichtlichen zusätzlichen besonderen Zeit- und Arbeitsaufwand im Einzelfall berücksichtigen (BGH NJW 1993, 1924, 1925). Für einen WEG-Verwalter kann ein Stundensatz von 50-70 € + MwSt/pro Std.  als angemessen angesehen werden.

Beispiele für Zusatzaufgaben des Verwalters

a) Übernahme der WEG-Verwaltung / Amtsübernahme
Abdeckung eines erhöhten Verwaltungsaufwands oft in Zusammenhang mit unvollständigen/fehlerhaften Unterlagen des Vorverwalters.
Zu vertreten ist ein angemessener Zeitaufwand. Bei sehr hohem Zeitaufwand können diese Kosten ggf. vom Vorverwalter eingeklagt werden (Schadensersatz)

b) Außerordentliche Eigentümerversammlung
Hierfür kann ein Sonderhonorar vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass der Grund für die Versammlung nicht dem Verwalter zuzuschreiben ist.  Ungefähre Kosten: 150 – 500 € plus MwSt je Versammlung.

c) Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG
Sonderhonorar: ca. 25 € plus MwSt pro Miteigentümer/Bescheinigung

d) Gerichts- und Mahnverfahren
Für die Bearbeitung von Gerichtsverfahren: Pauschalbetrag von ca. 120 € + MwSt.

e) Kopien und Portokosten
Die Erstattung der Kosten für Fotokopien und Porto sind keine Vereinbarung über eine Sondervergütung, sondern über Aufwendungsersatz und ein Betrag von 0,50 € + MwSt. pro Kopie wird als angemessen betrachtet.
Dieser Betrag muss aber eine zahlenmäßige Obergrenze haben, ähnlich wie im Gerichtskostengesetz (GKG) und Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG), in denen ab der 51. Kopie nur noch 0,15 Euro pro Kopie verlangt werden dürfen (Oberlandesgericht (OLG) Hamm, Beschluss vom 19.10.2000, Az.: 15 W 133/00).

e) Lastschriftverweigerungen
5 € + MwSt pro Eigentümer und pro Monat

f) Lohnabrechnung für Mitarbeiter der Eigentümergemeinschaft, z.B. für Hausmeister
Lohnabrechnungen für haupt- oder nebenberufliche Mitarbeiter werden regelmäßig durch ein Steuerbüro erledigt. Nimmt der Verwalter diese Aufgabe für Mitarbeiter der Eigentümergemeinschaft (etwa Hausmeister, Gärtner, Reinigungskräfte) war, hat das für ihn einen Mehraufwand zur Folge. Die Vereinbarung einer angemessenen Pauschale bzw. eines angemessenen Stundensatzes für den Mehraufwand ist daher nicht zu beanstanden.

g) Mahnungen
10-15 € + MwSt pro Mahnschreiben

h) Mehraufwand für vermietete Eigentumswohnungen, z.B. Hausmeisterwohnung
Werden Eigentumswohnungen vermietet, kann sich daraus für den WEG-Verwalter ein Mehraufwand ergeben, etwa weil er nach § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG für die Durchführung
der Hausordnung sorgen und daher den störenden Mieter bzw. den vermietenden Wohnungseigentümer kontaktieren muss. Daher kann sich für vermietete
Eigentumswohnungen das pauschale Grundhonorar pro Einheit um 2,50 Euro erhöhen

i) Sanierungsmaßnahmen
Wird kein externer Architekt/Ingenieur/Bauleiter beauftragt und übernimmt der Verwalter – bei entsprechender Qualifikation – die Organisation größerer, technisch schwieriger und aufwendiger Sanierungsmaßnahmen an Gemeinschaftseigentum (etwa Ausschreibungen, Aufstellung von Leistungsverzeichnissen, Einholung und Vergleich von Angeboten, Bauleitung und Bauüberwachung, Abnahme der Arbeiten, Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen), kann ein Sonderhonorar vereinbart werden.
Dieses kann als prozentuale Pauschale der Auftragssumme, nach den Sätzen der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) oder über einen angemessenen Stundensatz gewährt werden.

Ein Anspruch des Verwalters auf eine Sondervergütung für geringere Instandsetzungsarbeiten bis zu 5.000 Euro besteht jedoch nicht (OLG Düsseldorf, Beschluss vom
14.10.1998, Az.: 3 Wx 169/98).

Geltendmachung von Baumangeln durch den Verwalter (OLG Celle WE 1984, 127):
Sonderhonorar ist gerechtfertigt, soweit der Verwalter besondere Leistungen erbringt und nicht nur das leistet, was auch ein Wohnungseigentümer als „Bauherr“ tate.

j) Veräußerungszustimmung
175 – 300 € + MwSt.

Anmerkung: die zitierten Beträge beziehen sich auf veröffentlichte Gerichtsurteile.
Ggf. haben sich die Beträge in der Zwischenzeit durch neuere Urteile etwas erhöht.

Im Umkehrschluss kann für folgende Tätigkeiten  k e i n  Sonderhonorar berechnet werden, da dieser Verwaltungsaufwand mit dem normalen Verwalterhonorar abgedeckt ist:

Aufstellung des Wirtschaftsplans
Erstellung der Jahresabrechnung einschließlich der Einzelabrechnungen
Erhebung einer Sonderumlage
Erledigung der anfallenden Buchführung
Einberufung und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung
Führung der Beschluss-Sammlung
Einholung von Angeboten
Durchführung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer, insbesondere zu Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
Durchführung der Hausordnung
Vergabe von Aufträgen

Sonderhonorar des Verwalters für die Montage von Rauchmeldern

Ausgeführt nicht etwa vom WEG-Hausverwalter, sondern einem externen Dienstleister

Warum nicht auch für das Tätigwerden eines externen Dienstleisters Rechnungen schreiben? – Nach dem Motto: lass andere arbeiten und halte die Hand auf…

Zur Klarstellung: der Hausverwalter selber hat  k e i n e  Rauchmelder montiert, er hat allenfalls den Auftrag dem Dienstleister erteilt. Und diese Tätigkeit gehört zu den Kerntätigkeiten eines jeden Hausverwalters, auch wenn sich der Rechnungstext anders anhört. Dies ist Augenwischerei, gedacht die meist älteren Miteigentümer falsch zu informieren.

“Für die außerhalb der üblichen Verwaltungstätigkeit liegende Beauftragung der Firma Objektus GmbH und dem in diesem Zusammenhang stehenden Mehraufwand für die Montage der Rauchwarnmelder in den Sondereigentumseinheiten der Wohnungseigentümergemeinschaft erlauben wir uns, Ihnen gemäß Beschluss der Eigentümergemeinschaft aus dem Jahre 20…, folgende Kosten in Rechnung zu stellen:
23 Wohneinheiten à 10 € = 230 € + MwSt. 43,70 € = 273,70 €

Auch diese Rechnung wurde, wie viele andere, nicht auf das buchhalterische Konto “Sonderhonorar Verwaltung” gebucht, sondern auf das unverfängliche Konto
“3100 Laufende Reparaturen”

Hohe Sonderhonorar-Kosten des Verwalters für das Herausstellen der Mülltonnen

Die Kosten bleiben beim Eigentümer/Vermieter und können nicht an den Mieter weitergeleitet werden

In der Jahresabrechnung wurden sie nicht ausgewiesen, bei der Belegprüfung mit dem Beirat in keiner Weise besprochen und an den Mieter können diese Müllentsorgungs-Zusatzkosten auch nicht weiter weitergegeben werden: Rechnungen Sonderhonorar für den Mülltonnenservice.

Die Lage des Mülltonnenraums erfordert es, dass die Tonnen zur Leerung an die Straße gestellt werden müssen. Bisher hatte diese Aufgabe ein im Haus wohnender Miteigentümer übernommen, die Kosten lagen über Jahre konstant bei jährlich 1300 €. Seit dem Auszug diese Miteigentümers bat sich ein im Haus wohnender Mieter an.
Im selben Jahr wechselte die Hausverwaltung.
Es verdoppelten sich die Kosten für das Herausstellen der Mülltonnen auf unerklärliche Weise, für die die Verwaltung angeblich auch keine Erklärung hatte.
Eine spätere Sichtung der Abrechnungsbelege durch kritische Miteigentümer ergab, dass es zusätzliche Kosten in Form von Sonderhonorar gab, über die die Eigentümer weder in den Beiratssitzungen (Belegprüfung) noch in den Eigentümerversammlungen informiert wurden.

Diese Einreichen zusätzlichen Sonderhonorar-Kosten (540 €) in Verbindung mit dem Herausstellen von Mülltonnen (früher 1300 €, nun 2600 €) ist ungewöhnlich und steht in keinem Verhältnis zu den Kosten, die sich sowieso schon unerklärlicherweise verdoppelten.

Bei der Belegprüfung mit dem Beirat wurden diese Zusatzrechnungen nicht angesprochen, verbuchte sie unter “Sonstige Kosten” statt wie vorgeschrieben unter dem Konto “Sonderhonorar des Hausverwalters.
Auch nahm der der Beirat keine genaue Belegdurchsicht vor, sonst wäre es aufgefallen, sondern liess ich vom Verwalter “erzählen” dass die Abrechnung in bester Ordnung sei.
Im Detail:

Rg. 150292 in Höhe von 42,84 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
“Für die außerhalb der üblichen Verwaltertätigkeit liegende Überprüfung des nebenberuflichen Beschäftigungsverhältnisses zur Sicherstellung der Erfüllung der Vorgaben durch das Mindestlohngesetz erlauben wir uns, zumindest einen Teil unseres Zusatzaufwandes wie folgt abzurechnen: Pauschale 30 € + 20% Sachkontenpauschale (Porto, Telefon etc.) 6 € + MwSt. = Rechnungsbetrag 42,84 €


Rg. 151021 in Höhe von 154,70 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
Für den zusätzlichen Aufwand im Zusammenhang mit den geringfügigen Beschäftigten aufgrund des 450-Euro-Gesetzes berechnen wir für die unten aufgeführten Punkte folgendes:
a) Neuberechnung der Steuerabgaben und der Sozialversicherungsbeträge
b) Modellrechnung für die Ermittlungen der günstigsten Fallgestaltung
c) Abführung der Sozialversicherungsbeträge monatlich
d) Anfertigung einer Jahresentgeltbescheinigung unter Bekanntgabe an den Sozialversicherungsträger
e) Führung von getrennten Lohnkonten je Arbeitnehmer
f) Schriftliche, telefonische, persönliche Informationsgespräche mit en betroffenen Arbeitnehmern soweit erforderlich.
Bearbeitungspauschale pro Arbeitnehmer (1 Arbeitnehmer) 130 € + MwSt. = 154,70 €


Rg. 151719 in Höhe von 181,48 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
Für die außerhalb der üblichen Verwaltertätigkeit liegende Wahrnehmung des von der Deutchen Rentenversicherung Bund angeordneten Prüfungstermins für die Arbeitnehmer der WEG a) A. b) F. und c) A.
berechnen wir folgende Kosten:
2,5 Stundensätze à 50 € – 125,00 €
55 Fotokopien à 0,50 € – 27,50 €
+ MwSt. = Rechnungsbetrag: 181,48 €


Rg. 151647 in Höhe von 181,48 € verbucht unter “Sonstige Kosten”:
Für den Zeitaufwand in Verbindung mi den zu erfüllenden Formalien im Rahmen des Mindestlohngesetzes
a) Einholung einer Verpflichtungserklärung vom Arbeitnehmer
b) Erstellung und Zurverfügungstellung des monatlich von dem jeweiligen Arbeitnehmer auszufüllenden Formblatts
c) Monatliche Überwachung des Formblatteingangs einschl. evtl. Erinnerungen an den Arbeitnehmer
d) 3 x jährlich durchzuführende Überprüfung, ob die Vorschriften des Mindestlohngesetzes auch betragsmäßig eingehalten werden.
d) Fortlaufende Archivierung der Monatsmeldungen
e) Jährlich einmalig zu erstellende Excel-Tabelle mit den Werten der monatlich abzugebenden Vordrucke einschl. Erstellung einer Gesamtauswertung berechnen wir je Arbeitnehmer folgende Kosten:
pauschalierter Zeitaufwand 2 Std. à 50 € = 100 €,
zzg. 30% Sachkostenpauschale für Porto, Büromaterial ect. = 30 €,
12 an den Arbeitnehmer zu versendende Freiumschläge à 0,75 € = 9 €.
Zwischensumme 139 € + MwSt
Gesamtbetrag 165,41 €


Die Gebührenliste für Sonderleistungen die dem Verwaltervertrag beilag enthielt folgende Positionen:
Zusammenfassung:
Ob die o.g. Sonderhonorar-Rechnungen zu Recht erstellt wurden und ob die Rechnungsbeträge gerechtfertigt sind bleibt zu prüfen.
Unkorrekt ist zweifelsfrei die Kontierung unter die Position “Sonstige Kosten”, die einem Vertuschungsversuch gegenüber der Eigentümergemeinschaft gleichkommt. Allein hiermit qualifizierte sich der Hausverwalter als “unseriös”.

Eine Erklärung für die Verdoppelung der “Hausmeisterkosten”, die sich nach Übernahme der WEG durch diesen Verwalter ergaben, wurde immer noch nicht abgegeben.
Die Verdoppelung der Kosten berücksichtigt n i c h t  die Sonderhonorar-Kosten die weiter zusätzlich anfallen und auch von den Eigentümern gezahlt werden.

BVI: “Sonderhonorar des Verwalters darf NICHT in die Sachkonten gebucht werden!”

…um dort unauffindbar für immer zu verschwinden!

Zur Erinnerung: es handelt sich um vertraglich vereinbartes Sonderhonorar, das der WEG-Verwalter für besondere Arbeiten berechnen darf. Soweit so gut. Wer arbeitet, der soll auch verdienen. Es bleibt jedoch zu prüfen in welchem Rahmen “Arbeiten” nötig waren und erbracht wurden.

Unabhängig davon, muss dieses Verwalter-Sonderhonorar in der jährlichen Hausgeldabrechnung gesondert (!) und gut erkennbar ausgewiesen werden.
Klarer ausgedrückt: diese Kosten, die der Eigentümergemeinschaft in Rechnung gestellt werden und die der Hausverwalter sich mittels Bankvollmacht sofort abbucht und seinem eigenen Bankkonto gutschreibt, es muss sofort erkenntlich sein. Verstecken ist nicht angesagt.
Diese Sicht hat auch der Bundesverband der Immobilienverwalter, BVI.
“Dies wissen auch alle BVI-Mitglieder”, hieß es auf Nachfrage.

Scheinbar jedoch nicht.
Denn nur zufällig, beim Durchblättern Seite-für-Seite (!) der Jahresabrechnung entdeckte ein Miteigentümer zahlreiche Sonderrechnungen des Verwalters. Verbucht waren diese Honorarrechnungen wohin es auch gerade passte: in die Konten der Rücklage, der Reparaturen, der Anschaffung der Rauchmelder usw..
Sonderausweis: Fehlanzeige!

Deshalb: Sie hatten bisher mit Sonderhonoraren des Verwalters nicht zu tun?
Sie wurden zwar im Verwaltervertrag erwähnt – aber Sie als Eigentümer haben keine Kenntnis davon, dass es je zu einer Berechnung gekommen ist.
Glückwunsch, denken Sie? – Nein, das Gegenteil ist wahrscheinlicher.

Denn: haben Sie – ob Beirat oder nicht – jemals den Abrechnungsordner Seite für Seite durchgeblättert oder die Buchungszeilen der wichtigsten Konten studiert? Nein? Dann hatten Sie in den meisten Fällen auch nicht die Möglichkeit diese Sonderhonorare aufzufinden.

Schmanklerl:
angesprochen auf den offensichtlich seit Jahren fehlenden Ausweis des Verwalter-Sonderhonorars, antworte dieser BVI-Verwalter: “Wenn Sie so darauf Wert legen, können wir Ihnen (d.h. der angesprochenen WEG) ab der nächsten Jahresabrechnung das Sonderhonorar gesondert ausweisen. Wir machen das eigentlich nicht, aber für Sie…. ”
Haben wir etwas falsch verstanden? – Der WEG-Verwalter bietet sich an, ab dem nächsten Jahr, extra eine große Ausnahme zu machen und von seiner Standard-Regel, dem Nicht-Ausweis des Verwalterhonorars, abzuweichen?
D.h.bei allen weiteren, von ihm betreuten Eigentümergemeinschaften wird er weiterhin fälschlicherweise sein Verwalterhonorar   n i c h t   ausweisen? –  Na, super! 🙂

Empfohlene Maßnahmen:
Es geht weniger um eine Bewertung, ob ein Sonderhonorar zu zahlen ist oder nicht. In den meisten Fällen gibt der Verwaltervertrag Auskunft. Es geht erneut wieder um das alte Thema “Transparenz”.
Warum spielt ein Verwalter nicht mit offenen Karten? Warum bleiben selbst Beiräte, die die Abrechnung als geprüft und korrekt unterschrieben, uninformiert? Warum hat ein scheinbar seriöser Verwalter es nötig, dieses Versteckspiel zu spielen – wohl wissend, dass er gegen das Gesetz und den Verhaltenskodex der Verwalter-Dachverbände verstößt?

Verwalter-Sonderhonorar: Ausweis fehlt in den meisten Jahresabrechnungen

Sonderhonorare dürfen in einer Abrechnung n i c h t versteckt werden!

Nochmals – und speziell für all diejenigen WEG-Hausverwalter und Verwaltungsbeiräte, die es bisher ignorieren: Sonderhonorar des Hausverwalters muss in der Jahresabrechnung gesondert (und gut erkennbar!) ausgewiesen werden!

Sonderhonorare dürfen in einer Abrechnung  n i c h t  versteckt werden!

Beispiel: in der untenstehenden Jahresabrechnung einer WEG wurden Verwalterhonorar-Rechnungen von mehrere Tauschend € versteckt.
Vom Verwalter und mit Absicht. Oder Bequemlichkeit. So wäre es buchhalterisch einfacher gewesen.

Diese Rechnungen – insgesamt 10-15 Stück – wurden den Positionen “Instandhaltung”, “Sonstiges” usw. zugeordnet.
Dies zu erkennen, ist aber erst bei (richtiger!) Prüfung der Jahresabrechnung möglich.
Was voraussetzt, dass die Belege im Rechnungsordner zumindest einmal “durchgeblättert” (!!) werden.

Dies war dem prüfenden Beirat zu anstrengend. Ihm genügte ein müder Blick auf die vom Verwalter präsentierte Abrechnung, um diese – inklusiver der Sonderrechnungen des Verwalters in Höhe von mehreren Tausend Euro – für korrekt und richtig zu erklären.

Korrekte Prüfung – Fehlanzeige. Noch nicht einmal entdeckt hatte dieser Beirat diese Rechnungen.

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“Gebührenlisten für Sonderleistungen” dieser Hausverwaltung

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