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WEG-Hausverwalter: Berechnung Sonderhonorar wegen “Info an den gesamten Beirat”

Das im Hausverwaltervertrag vereinbarte “Verwalterhonorar” ist nur ein Teil dessen, was an Honorar wirklich gezahlt wird.
Die Details, welche Zusatzaufgaben berechnet werden können, sind im Verwaltervertrag einsehbar und prüfbar. Jedoch werden manche Formulierungen bewußt großzügig gestaltet, so es dem Verwalter möglich ist, fast alles möglich abzurechnen.

Hier einige Beispiele:
“Entgegen der Üblichkeit wird im Interesse der WEG der gesamte Beirat über sämtliche Vorgänge in der Eigentümergemeinschaft informiert – hierdurch und im Zusammenhang mit durchzuführenden Beiratssitzungen entsteht uns ein unerheblicher Zusatzaufwand:
Um zumindest einen Teil der Zusatzkosten (ggf. Porto- und Versandkosten, Personal- und Maschinenkosten) abzudecken, erlauben wir uns, folgende Beträge in Rechnung zu stellen:
Pauschalaufwandsentschädigung für Informationszusatzkosten für das Kalenderjahr 120,00 € zzgl. 19% Mehrwertsteuer 22.80 € = 142,80 €.”

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In diesem Fall ist hinzufügen, dass der Hausverwalter erkrankte und nur durch das wirklich überdurchschnittliche Engagement des Beirats und der übrigen Miteigentümer noch größerer Schaden – insbesondere in Bezug auf eine gerade durchgeführte Haussanierung – vermieden werden konnte. Die Info an den Beirat war also hier die “Rettung” der Hausverwaltung. Nun Kosten in Rechnung zu stellen nicht nachvollziehbar.

WEG-Verwaltervertrag mit Blanco-Passus zur Rechnungserstellung (Sonderhonorar)

Besonders geschickt verfaßte ein unseriöser WEG-Verwalter einen Absatz in seinem Verwaltervertrag, der im das Recht einräumt, alle erdenklichen Dienstleistungen berechnen zu dürfen:

“Sonstige besondere, über die Verwalterpflichten nach den § 21 – § 28 des  Wohnungseigentumsgesetzes hinausgehende Leistungen die in § 3 nicht geregelt sind.”

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Die Paragraphen § 21 – § 28 des Wohnungseigentumsgesetz beziehen sich auf praktisch alle Aspekte der Verwaltertätigkeit.
Und mit einem kleinen Satz hat sich dieser Verwalter das Recht eingeräumt, für alle nur denkbaren Tätigkeiten Rechnungen erstellen zu dürfen….
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Sonderhonorar im WEG-Verwaltervertrag vermeiden bzw. auf ein Minimum reduzieren

Ein besonders geringes monatliche Verwaltungshonorar ist unseriös und Augenwischerei, es sagt nämlich nicht aus über die wirklich anfallenden Kosten.

Die unten aufgeführte Auflistung der Sonderhonorierung stammt aus dem Vertrag eines als unseriös bekannten Verwalters. Gegen ihn läuft z.Z. unter anderem, ein Verfahren wegen Betrugs.
In diesem Zusammenhang typisch: die “geschliffene” Sprache und die vielen Bezüge zu Paragraphen und Gesetzen – kurioserweise verfasst von einem Menschen, der schon mehrmals mit mit dem Gesetz in Berührung kam.

Es ist bekannt, dass dieser WEG-Verwalter mit einer besonderen Hartnäckigkeit versuchte, Mitbewerber auszustechen und preislich zu unterbieten. So bot er an für nur 13 €/Monat pro Wohneinheit die Hausverwaltung einer Eigentümergemeinschaft zu übernehmen.
Dieser deutlich zu niedrige Betrag ist unseriös und wird – wie die Erfahrung zeigt – von diesem Verwalter mit vertraglichem und “nicht vertraglichem” Sonderhonorar kompensiert.

Dies nur am Rande, nun der Blick auf den Paragraphen  “Sonderhonorar” dieses Verwalters, der uns noch oft begegnen wird.

Ҥ3 РBesondere Verwalterleistungen und ihre Honorierung
Nicht mit der monatlichen Pauschalvergütung nach § 2 abgegolten sind die nachfolgenden Zusatzleistungen. Diese sind gesondert zu vergüten. Der Verwalter ist berechtigt, den Aufwendungsersatz nach Anfall und Rechnungsstellung dem Konto der Wohnungseigentümergemeinschaft zu entnehmen.
Soweit der Kostenanfall durch einzelne Eigentümer verursacht wird, erfolgt die Umlage dieser Kosten soweit gesetzlich zulässig oder vereinbart in der Einzeljahresabrechnung des verusachenden Eigentümers.

1. Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen: Der Verwalter erhebt hierfür eine Aufwandspauschale für die Vor- und Nachbearbeitung i H v. je 80 € netto zzgl, einem Zeithonorar gemäß Ziffer 6.a.
Auslagen, Kopie- und Portokosten sind gesondert

2. Veräußerungszustimmung vor dem Notar. Pauschal 125 € zzgl. Auslangenersatz

3. Herausgabe von Verwaltungsunterlagen an nachgewiesen berechtigte Dritte, wie z.B. Makler und Wohnungsinteressenten: Pauschal 40 € vom Nachfragenden.

4. Vorbereitung und Begleitung von Mahn- und Klageverfahren sowie Vertretung der Eigentümer und Teilnahme des Verwalters an Gerichts- und Vergleichsverhandlungen: im Stundennachweis

5. Sonstige besondere, über die Verwalterpflichten nach den § 21 – § 28 des  Wohnungseigentumsgesetzes hinausgehende Leistungen die in § 3 nicht geregelt sind.

6. Porto, Auslagen. Kopien. Mahnungen, Rücklastschriften, Zeithonorar:
a. Porto und andere Auslagen: gegen Nachweis
b. Fotokopien inkl. Verwaltungsaufwand: 0,30 € je Kopie, Minimum 5 €.
c. Rücklastschriftgebühr: 5 € je Rücklastschrift
d. Mahngebühren: 7,50 € je Mahnung
e. Zelthonorar; 42 €/Std. für Fachkräfte, 62 €/Std für Geschäftsleitungspersonal.

Alle in diesem Vertrag definierten Gebühren, Entgelte und Kosten sind Nettoentgelte, denen die jeweils zum Abrechnungszeitpunkt gültige MwSt hinzuzurechnen ist.”

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Empfohlene Maßnahmen:
Es wird empfohlen das Sonderhonorar dieser Art auf ein Minimum zu reduzieren.
Nehmen Sie in dem Entwurf des Verwaltervertrags Änderungen vor. Besprechen Sie diese mit dem Verwalter und anderen…

Porto- und Kopierkosten: “Kleinvieh macht auch Mist”

Meist bewerben sich WEG-Hausverwalter, in dem sie das monatlich Verwalterhonorar benennen. Schlicht gestrickte Miteigentümer vergleichen diese Angaben der verschiedenen, sich bewerbenden Hausverwalter und bevorzugen denjenigen, dessen monatliches Honorar ein paar Cent preiswerter ist.

Dummer gehts nicht! Denn die monatliche Verwaltergebühr sagt nichts über die wirklchen Verwalterkosten aus – und dabei beziehen wir uns an dieser Stelle nur auf die tatsächlich im Verwaltervertrag verankerten Positionen. (auf die  “außervertraglichen” Verwalterkosten werden an anderer Stelle eingehen).

So berechnen viele Verwalter Porto- und Kopiergebühren. Nachvollziehbar ist dies nicht, weil die detaillierte Auflistung dieser Kleinstbeträge mehr Arbeitszeit verbraucht, als sie einbringt. Deshalb integrieren effektiv arbeitenden Verwalter sinnvollerweise diese geschätzen Kosten in ihr monatliches Verwalterhonorar, das so nur wenige Euro höher ausfallen sollte also ohne.

Andere Verwalter haben scheinbar Zeit zuviel und listen jeden Brief und jede Kopie extra auf.

Bezeichnend ist die Berechnung auch derjenigen Kopie- und Portokosten, die der Verwalter selbst verschuldet hat, z.B . durch ein fehlerhaft erstelltes Versammlungsprotokoll, das auf Wunsch der Eigentümer einer nachträglichen Korrektur bedurfte. Selbstverständlich muss das korrigierte Protokoll den Miteigentümern zugesendet werden, es entstehen unvermeidliche Kopier- und Portokosten.

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Unter den Detailangaben der Portorechnung befindet sich:
– Einladung zur Eigentümerversammlung am 18.09. – 4,35 €
– Schreiben an den Elektriker vom 20.09. – 0,58 €
– Versenden des Protokolls an alle Eigentümer vom 18.09. – 4,35 €
– Schreiben zum Protokoll der letzten Versammlung vom 10.10. – 0,90 €
– Schreiben an den Elektriker vom 15.10. – 0,90 €
– email (!) vom 22.10. – 1,16 €
– 24.10. : Zusendung des korrigierten Versammlungsprotokolls vom 18.09. – 3,25 €
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Dito für die Kopierkosten:
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Mit den Rechnungsdetails:
Änderung des Protokolls für die Eigentümergemeinschaft vom 18. September: 9 Seiten x 0,51 € = 4,59 €”
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Rechnung eines WEG-Verwalters – ohne Angabe seiner Kontoverbindung

Der Ausweis der Kontoverbindung auf einer Rechnung ist zwar keine gesetzliche Anforderung – wirkt aber eigenartig, wenn er fehlt.

Wenn WEG-Hausverwalter eine Rechnung an die Eigentümergemeinschaft schreiben wird diese Rechnung das Büro des Verwalters nie verlassen.
Der Verwalter schreibt sich sozusagen “selber” eine Rechnung und der einzige Weg, den dieses Schriftstück hinter sich legen wird ist der Weg vom Drucker zum Ordner der Jahresabrechnung. Denn per Einzugsermächtigung bucht der Verwalter den Rechnungsbetrag vom Konto der Eigentümergemeinschaft ab, noch bevor diese von der Existenz der Rechnung überhaupt erfahren.

Kaum jemand wird dies Rechnung je prüfen, wenige engagierte Miteigentümer ausgenommen, und dies erst nach Monaten…
. Trotzdem – warum wird alles erwähnt, nur nicht die Kontoverbindung des Verwalters. Möchte er sie geheimhalten? Warum?
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Honorar-Nachweis des WEG-Verwalters: Rechnung nicht vorhanden oder eigentümlich ausgestellt

Der Verwalter arbeitet als Dienstleister und sollte als solcher für seine Tätigkeit eine Rechnung erstellen. Die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung sind.

Rechnungsanforderungen:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger)
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers
  • das Ausstellungsdatum
  • eine einmalig von dem Unternehmer vergebene Rechnungsnummer
  • die Menge der erbrachten Dienstleistungen
  • die Art der erbrachten Dienstleistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung und Vereinnahmung des Entgelts, wenn diese nicht identisch sind
  • das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. mit einem Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Aufschlüsselung von Entgeltminderungen
  • angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
  • ein Hinweis über die Aufbewahrungspflicht, wenn der Unternehmer eine Werkslieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einen Grundstück ausführt

Warum, fragt man sich dann, stellen viele Hausverwalter k e i n e  Rechnung aus und verweisen bei Nachfrage lediglich auf ihren Vertrag? Müssten nicht auch WEG-Verwalter verpflichtet sein Rechnungen für die von ihnen erbrachten Leistungen zu stellen?
Warum sind diese Rechnungen so gut wie nie in den Abrechnungsunterlagen der Hausverwaltung zu finden?

Auffallend ist, dass sehr oft die Angabe des Bankkontos der Hausverwaltung fehlt.
Die WEG-Verwalter ziehen ihr Honorar meist monatlich mit dem Hausgeld per Einzugsermächtigung ein. Hierdurch vermeiden sie die Bekanntgabe ihres Firmenkontos.

Beispiel:
Die untenstehende Honorarberechnung wurde in den Unterlagen der Jahresabrechnung einer Eigentümergemeinschaft vorgefunden. Es handelt sich um eine

“Anlage zur Berechnung des Verwalterentgelts”
“Gemäß Verwaltervertrag berechnen wir Ihnen das Verwalterentgelt wir folgt:
7 Wohneinheiten – 12 Monate – Gesamtbetrag 2.249,10 €.
Die Summe entspricht einem Verwalterentgelt von 22.50 € netto je Wohneinheit monatlich.
Diese Anlage zur Berechnung des Verwalterentgelts gilt nicht als Rechnung..”honorar_kasch_kl

In diesem Fall wurde nachgehakt der WEG-Verwalter um eine korrekt ausgestellt Rechnung gebeten: “Bezüglich der Verwaltergebühr bitten wir um eine Rechnung.”

Die abweisende Antwort des WEG-Verwalters:
“Eine Rechnung zum Verwalterentgelt können wir nicht stellen, weil dies dazu führen würde, dass wir die ausgewiesene Umsatzsteuer doppelt ans Finanzamt abführen müßten, da diese bereits im Verwaltervertrag ausgewiesen und auf dieser Grundlage abgeführt werden. Die Entgeltberechnung entspricht dem vertraglich vereinbarten Verwalterentgelt und dürfte als Beleg ausreichend sein.”antwort hv

Ist für uns nicht nachvollziehbar. Könnte die von einem fachkundigen Leser dieser Internetseite bestätigt oder dementiert werden?