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Wenn der “gekaufte” Beirat den Miteigentümern in den Rücken fällt

Um den unseriösen Hausverwalter verbiegt sich ein WEG-Beirat

Praxisbeispiel: Bitte eines Miteigentümers um Zusendung des Verwaltervertrags

Auf die Bitte eines gehbehinderten, über 90 Jahre alten, aber trotzdem interessierten Miteigentümers um Zusendung des Verwaltervertrags, antwortet der WEG-Hausverwalter mit einer “Musterantwort”:

“Sehr geehrte/r  Eigentümer/in,
bezüglich Ihrer Anfrage teilen wir Ihnen mit, dass gemäß Wohnungseigentumsgesetz und entsprechender Rechtsprechung kein Anspruch auf Übersendung von Verwaltungsunterlagen besteht.
Nach entsprechender Terminabsprache, können Sie jedoch von Ihrem Recht auf Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen Gebrauch machen.
Zwecks Terminvereinbarung setzen Sie sich mit uns in Verbindung.
Mit freundlichen Grüßen, “

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Es werden daraufhin alle Hebel in Bewegung gebracht wurden, um diesem betagten Miteigentümer doch noch die gewünschten Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Unter anderem musste der Verwalter-Dachverband angeschrieben werden. Auf dessen Intervention kann endlich über einen Verwaltungsbeirat, der übrigens mit Lügen und Unkorrektheiten die Wahl dieses unseriösen Verwalters vorbereitet hatte, eine Kopie des gewünschten Verwaltervertrags erhalten werden.

Dieser Beirat lässt es sich nicht nehmen, seine einseitige Unterstützung des unseriösen Hausverwalters zum Ausdruck zu bringen – und schämt sich nicht, sich gegen die Interessen seiner Miteigentümer zu stellen,
Ganz Sprachrohr des unseriösen Verwalters fügt er der Kopie des Verwaltervertrags folgendes Schreiben bei:

“Guten Tag…,
anbei die zugesagte Kopie des Verwaltervertrags mit dem erneuten Hinweis darauf, dass das Wohnungseigentumsgesetz eine Verteilung des Vertrags an alle Eigentümer nicht vorsieht. Die HV [Hausverwaltung] schliesst den Vertrag mit der WEG als solches ab und nicht mit den einzelnen Eigentümern.
Auch wenn es für Sie bequemer ist, dies ist nicht der korrekte Weg!
MfG …..”

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Ganz klar, schreibt er brav genau den Text, den der Verwalter ihm zuvor diktiert hat.

So unterstützt dieser Beirat den Verwalter – statt die Interessen der Miteigentümer zu vertreten, die ihn gewählt haben.

So blindergeben ist man nur, wenn man sich in der Pflicht fühlt.
Warum fühlt sich dieser Beirat dem Verwalter verpflichtet? …. Welche Vergünstigungen, welchen Dank hat er vom Verwalter für sein parteiisches Verhalten erhalten?
Oder ist es einfach das Gefühl, endlich als wichtig wahrgenommen zu werden… und sei es nur von einem unseriösen Verwalter?

Empfohlene Maßnahmen:
Gefügige, “gekaufte” Verwaltungsbeiräte sind der WEG nicht von Nutzen – das Gegenteil der Fall.
Leider halten sich aber gerade diese besonders lange – in ihrem Beirats-Amt unterstützt von dem unseriösen Verwalter, der gerne jede Gelegenheit nutzt, um sich bei dieser Art Beirat öffentlich – und bei Eigentümversammlungen – zu bedanken.
Der zu offenkundige, wiederholte Dank eines Verwalters gegenüber einem unklaren Beirat sollte grundsätzlich zu Denken geben…

Bei Verdacht der Käuflichkeit, Korruption, nicht nachvollziehbarer Parteinahme für den Verwalter oder gegen die Interessen der Eigentümer  – diesen Beirat sofort abwählen!

Frist für Zusendung des Protokolls im Verwaltervertrag festhalten

Vorbildlich fiel ein Hausverwaltervertrag auf, der die Frist und die Zusendung des WEG-Versammlungsprotokolls bereits im Verwaltervertrag festhielt.
Was als Banalität erscheint wird in 95% der Verwalterverträge n i c h t  festgehalten – eben weil sich weniger seriöse Verwalter ungestraft das Recht herausnehmen möchten das Protokoll erst sehr spät – vorzugsweise n a c h  Ablauf der Einmonatsfrist für die Beschlussanfechtung – zu versenden.

Auch die Zusicherung der Zusendung des Protokolls findet man in genauso wenig Verwalterverträgen.

Ein erfrischend positives Beispiel ist der untenstehende, auszugsweise wiedergegebene Verwaltervertrag einer als seriös bekannten und auch von Eigentümer-Schutzvereinigungen empfohlenen Hausverwaltung:

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“Vom Verwalter als Versammlungsleiter verantwortlich erstelle Ergebnis- bzw. Beschlussprotokolle sind allen Eigentümern innerhalb von 3 Wochen nach einer Eigentümerversammlung zuzusenden. Ergebnisse schriftlicher Beschlussfassungen im Umlaufverfahren sind den Eigentümern unverzüglich schriftlich bekannt zu geben. Daneben hat der Verwalter die Beschluss- und Urteilssammlung gem. § 24 Abs. 7 und 8 WEG ordnungsgemäß und unverzüglich zu führen.”
Im Gegensatz dazu der Auszug aus einem Verwaltervertrag einer anderen Hausverwaltung, bei dem sich der Eindruck aufdrängt, der Verwalter drücke sich bewußt ungenau aus: “zur Kenntnis zugänglich machen“. Was heißt das? Müssen die Eigentümer im Büro des Verwalters vorstellig werden und um Einsicht bitten?

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Der Verwalter übernimmt es, die Versammlungen der Wohnungseigentümer jeweils vorzubereite, die Einladungen an die zuletzt bekannt gegebene Adresse zu versenden oder zu überbringen und die in der Versammlung gefassten Beschlüsse zu sammeln und eine Niederschrift anzufertigen und den Wohnungseigentümern zur Kenntnis zugänglich zu machen.

Zum Schmunzeln – dieser Verwalter bemüht sich, Selbstverständlichkeiten als eine besondere Leistung darzustellen: die Versammlung vorzubereiten, die Einladungen (an die richtige) Adresse zu versenden, Beschlüsse zu sammeln, das Protokoll anzufertigen….-  so dass man ungehalten ausrufen möchte: “Ja, Herrgott, was denn sonst?!!”

Nachdem er lange und ausführlich seine wichtige Aufgabe beschreibt verhält er sich überraschend nebulös in Bezug auf eine klare Aussage, ob die Protokolle a) zugesendet werden und b) ob dies innerhalb von 3 Wochen geschehen wird. Der Verwalter des ersten Vertrags hatte sich hierzu verpflichtet – hier lesen wir nichts.

 

Empfohlene Maßnahme:
Genaues Lesen der Verwalterverträge. Vor allem v o r  einer Neuwahl des Verwalters.

Verwalter grundsätzlich nicht entlasten

Seit Jahren wiederholen Eigentümer-Schutzvereinigungen immer wieder das gleiche: auf der WEG-Versammlung den Verwalter n i c h t  entlasten.
Dieser Beschluss muss zuvor in der Einladung als Tagesordnungspunkt (TOP) aufgeführt werden. Wenn keine Aufführung – dann ist auch kein Beschluss möglich.

Wenn der TOP jedoch aufgeführt wird – und einige WEG-Hausverwalter b e s t e h e n  darauf und haben dies sogar in ihrem Verwaltervertrag festgelegt – dann kann nur empfohlen, dem Beschlussantrag auf Entlastung n i c h t  zuzustimmen. Auch wenn es immer wieder die gleiche Malaise ist – die Angst, als einziger “nein” zu sagen und vom Verwalter und den übrigen Miteigentümern quasi als Nestbeschmutzer dargestellt zu werden. Keine Sorge, das ist alles Teil der Strategie und der Verwaltermanipulation. “Gruppenzwang” ist das Fachwort und hierüber sollten Sie sich als unabhängig denkender Eigentümer hinwegsetzten. Oder halt mit der Hammelherde rennen, wie die meisten anderen.

Untenstehend ein Artikel aus der Berliner Morgenpost: “Verwalter nicht entlasten”

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“Verwalter nicht entlasten – Verband gibt allen Wohneigentümern einen ungewöhnlichen Tipp
Eigentümergemeinschaften sollten ihren Verwalter nicht vorschnell entlasten. Denn dadurch verzichten sie unwiderruflich auf alle Rechte und Schadensersatzansprüche, wie der Bonner Verein “Wohnen im Eigentum” informiert.

Hintergrund dieses Tipps ist ein Bundesgerichtshof-Urteil (Az. VZB 11/03), wonach die Entlastung des Verwalters mit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Verwaltung vereinbar ist. Laut Vereinsdarstellung bedeutet dies, dass eine spätere gerichtlich Anfechtung des Entlastungsbeschlusses durch alle oder einzelne Wohneigentümer dann nicht mehr möglich ist.

Die Entlastung des Verwalters ist alljährlich ein Tagesordnungspunkt der Eigentümergemeinschaften. Dann liegen die Abrechnungen der Nebenkosten vor, der Verwalter nimmt die Jahresabrechnung vor.
“Wohnen im Eigentum” rät allen Eigentümergemeinschaften, den Beschlussvorschlag zur Entlastung des Verwalters zurückzuweisen. Da dieser keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Entlastung habe, entstünden durch die Weigerung keine negativen Konsequenzen für die Eigentümer.
Eine ordnungsgemäße Verwaltung könne auch ohne Entlastung des Verwalters erfolgen.

Der Vorteil: sollte nach Jahren ein Schaden sichtbar werden, der zu Lasten des Verwalters geht, könne dieser auch dann noch zur Verantwortung gezogen werden.

Der Verein rät, dem Verwalter klar zu machen, dass die verweigerte Entlastung nicht Ausdruck von Misstrauen, sondern eine reine Vorsichtsmaßnahme ist.”

Sonderhonorar im WEG-Verwaltervertrag vermeiden bzw. auf ein Minimum reduzieren

Ein besonders geringes monatliche Verwaltungshonorar ist unseriös und Augenwischerei, es sagt nämlich nicht aus über die wirklich anfallenden Kosten.

Die unten aufgeführte Auflistung der Sonderhonorierung stammt aus dem Vertrag eines als unseriös bekannten Verwalters. Gegen ihn läuft z.Z. unter anderem, ein Verfahren wegen Betrugs.
In diesem Zusammenhang typisch: die “geschliffene” Sprache und die vielen Bezüge zu Paragraphen und Gesetzen – kurioserweise verfasst von einem Menschen, der schon mehrmals mit mit dem Gesetz in Berührung kam.

Es ist bekannt, dass dieser WEG-Verwalter mit einer besonderen Hartnäckigkeit versuchte, Mitbewerber auszustechen und preislich zu unterbieten. So bot er an für nur 13 €/Monat pro Wohneinheit die Hausverwaltung einer Eigentümergemeinschaft zu übernehmen.
Dieser deutlich zu niedrige Betrag ist unseriös und wird – wie die Erfahrung zeigt – von diesem Verwalter mit vertraglichem und “nicht vertraglichem” Sonderhonorar kompensiert.

Dies nur am Rande, nun der Blick auf den Paragraphen  “Sonderhonorar” dieses Verwalters, der uns noch oft begegnen wird.

Ҥ3 РBesondere Verwalterleistungen und ihre Honorierung
Nicht mit der monatlichen Pauschalvergütung nach § 2 abgegolten sind die nachfolgenden Zusatzleistungen. Diese sind gesondert zu vergüten. Der Verwalter ist berechtigt, den Aufwendungsersatz nach Anfall und Rechnungsstellung dem Konto der Wohnungseigentümergemeinschaft zu entnehmen.
Soweit der Kostenanfall durch einzelne Eigentümer verursacht wird, erfolgt die Umlage dieser Kosten soweit gesetzlich zulässig oder vereinbart in der Einzeljahresabrechnung des verusachenden Eigentümers.

1. Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen: Der Verwalter erhebt hierfür eine Aufwandspauschale für die Vor- und Nachbearbeitung i H v. je 80 € netto zzgl, einem Zeithonorar gemäß Ziffer 6.a.
Auslagen, Kopie- und Portokosten sind gesondert

2. Veräußerungszustimmung vor dem Notar. Pauschal 125 € zzgl. Auslangenersatz

3. Herausgabe von Verwaltungsunterlagen an nachgewiesen berechtigte Dritte, wie z.B. Makler und Wohnungsinteressenten: Pauschal 40 € vom Nachfragenden.

4. Vorbereitung und Begleitung von Mahn- und Klageverfahren sowie Vertretung der Eigentümer und Teilnahme des Verwalters an Gerichts- und Vergleichsverhandlungen: im Stundennachweis

5. Sonstige besondere, über die Verwalterpflichten nach den § 21 – § 28 des  Wohnungseigentumsgesetzes hinausgehende Leistungen die in § 3 nicht geregelt sind.

6. Porto, Auslagen. Kopien. Mahnungen, Rücklastschriften, Zeithonorar:
a. Porto und andere Auslagen: gegen Nachweis
b. Fotokopien inkl. Verwaltungsaufwand: 0,30 € je Kopie, Minimum 5 €.
c. Rücklastschriftgebühr: 5 € je Rücklastschrift
d. Mahngebühren: 7,50 € je Mahnung
e. Zelthonorar; 42 €/Std. für Fachkräfte, 62 €/Std für Geschäftsleitungspersonal.

Alle in diesem Vertrag definierten Gebühren, Entgelte und Kosten sind Nettoentgelte, denen die jeweils zum Abrechnungszeitpunkt gültige MwSt hinzuzurechnen ist.”

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Empfohlene Maßnahmen:
Es wird empfohlen das Sonderhonorar dieser Art auf ein Minimum zu reduzieren.
Nehmen Sie in dem Entwurf des Verwaltervertrags Änderungen vor. Besprechen Sie diese mit dem Verwalter und anderen…

Honorar-Nachweis des WEG-Verwalters: Rechnung nicht vorhanden oder eigentümlich ausgestellt

Der Verwalter arbeitet als Dienstleister und sollte als solcher für seine Tätigkeit eine Rechnung erstellen. Die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung sind.

Rechnungsanforderungen:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger)
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers
  • das Ausstellungsdatum
  • eine einmalig von dem Unternehmer vergebene Rechnungsnummer
  • die Menge der erbrachten Dienstleistungen
  • die Art der erbrachten Dienstleistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung und Vereinnahmung des Entgelts, wenn diese nicht identisch sind
  • das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. mit einem Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Aufschlüsselung von Entgeltminderungen
  • angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
  • ein Hinweis über die Aufbewahrungspflicht, wenn der Unternehmer eine Werkslieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einen Grundstück ausführt

Warum, fragt man sich dann, stellen viele Hausverwalter k e i n e  Rechnung aus und verweisen bei Nachfrage lediglich auf ihren Vertrag? Müssten nicht auch WEG-Verwalter verpflichtet sein Rechnungen für die von ihnen erbrachten Leistungen zu stellen?
Warum sind diese Rechnungen so gut wie nie in den Abrechnungsunterlagen der Hausverwaltung zu finden?

Auffallend ist, dass sehr oft die Angabe des Bankkontos der Hausverwaltung fehlt.
Die WEG-Verwalter ziehen ihr Honorar meist monatlich mit dem Hausgeld per Einzugsermächtigung ein. Hierdurch vermeiden sie die Bekanntgabe ihres Firmenkontos.

Beispiel:
Die untenstehende Honorarberechnung wurde in den Unterlagen der Jahresabrechnung einer Eigentümergemeinschaft vorgefunden. Es handelt sich um eine

“Anlage zur Berechnung des Verwalterentgelts”
“Gemäß Verwaltervertrag berechnen wir Ihnen das Verwalterentgelt wir folgt:
7 Wohneinheiten – 12 Monate – Gesamtbetrag 2.249,10 €.
Die Summe entspricht einem Verwalterentgelt von 22.50 € netto je Wohneinheit monatlich.
Diese Anlage zur Berechnung des Verwalterentgelts gilt nicht als Rechnung..”honorar_kasch_kl

In diesem Fall wurde nachgehakt der WEG-Verwalter um eine korrekt ausgestellt Rechnung gebeten: “Bezüglich der Verwaltergebühr bitten wir um eine Rechnung.”

Die abweisende Antwort des WEG-Verwalters:
“Eine Rechnung zum Verwalterentgelt können wir nicht stellen, weil dies dazu führen würde, dass wir die ausgewiesene Umsatzsteuer doppelt ans Finanzamt abführen müßten, da diese bereits im Verwaltervertrag ausgewiesen und auf dieser Grundlage abgeführt werden. Die Entgeltberechnung entspricht dem vertraglich vereinbarten Verwalterentgelt und dürfte als Beleg ausreichend sein.”antwort hv

Ist für uns nicht nachvollziehbar. Könnte die von einem fachkundigen Leser dieser Internetseite bestätigt oder dementiert werden?

Lügen haben kurze Beine: gesondert honorierte Leistungen des WEG-Verwalters müssen belegbar sein!

Wenig transparent war die Leistung, ein renommierter WEG-Verwalter berechnete – aber nicht belegen konnte. Mehrere Stunden hätte ein Mitarbeiter damit verbracht, Informationen an das Statistische Bundesamt zu übermitteln, doch einen Beleg darüber, was nun übermittelt wurde lag nicht vor. Genauso wenig war die Notwendigkeit geklärt. W a s  genau wollte dieser WEG-Verwalter denn übermitteln?

Bei Nachfragen im Büro des Verwalters beteuerte eine Mitarbeiterin, dass sie “stundenlang” an dieser Datenübermittlung gearbeitet habe. Man sah dieser Mitarbeiterin an, dass sie sich sichtlich unwohl fühlte, diese Aussage zu machen.
Auch seien alle Daten “elektronisch” übermittelt worden – weshalb es keinerlei Dateien oder Ausdrucken gab.

Der Verweis auf die “beleglose” “elektronische” Übermittlung schien das Standardargument gegenüber den meist älteren Wohnungseigentümern.
Doch auch diese Art der Übermittlung kann belegt und dokumentiert werden – wenn sie denn stattgefunden hat!

Nachdem den Beteuerungen der Verwaltungsmitarbeiterin, die angeblich stundenlang “Daten eingegeben” nicht geglaubt wurde, wurde “ein Auszubildender in die Archive geschickt”.
Was er dort suchen sollte ist unklar, handelte es sich doch um die Belege zur aktuellen und noch nicht verabschiedeten Hausgeld-Jahresabrechnung.
So blieb auch die Belegsuchen in den Archiven,  wie zu erwarten, erfolglos.

Da ein berechtigter Verdacht vorlag, der WEG-Verwalter hätte keine Leistung erbracht sondern lediglich eine Rechnung für angeblich erstellte Leistungen erstellt, besann sich der Verwalter auf einen weiteren Trick:

In der anstehenden Eigentümerversammlung bei der er immer noch nicht den Beleg für die erbrachte Datenübermittlung vorlegen konnte, zitierte er stattdessen eine Email eines Mitarbeiters des Statistischen Bundesamts, dass den Erhalt dieser Daten bestätigte.
Diese Email sollte, in Ermangelung von Beweisen, belegen, dass die berechnete Leistung des Hausverwalters, also die stundenlange Dateneingabe und -übermittlung, gerechtfertigt sei.

Mit ruhigen und klaren Worten verlas der Verwalter im Beisein seiner Mitarbeiterin diese Email. Die Eigentümergemeinschaft akzeptierte diese Darstellung und glaubte dem Verwalter.
Doch stellte sich heraus, dass der Verwalter dreist gelogen hatte: diese Email existierte nicht. Er hatte sie erfunden und einen fiktiven, von ihm selbst verfassten Text vorgelesen.
Denn als Eigentümer zum Ende der WEG-Versammlung Einblick in diese Email nehmen wollten – war sie nicht zu finden! Der Verwalter als auch seine Mitarbeiter zeigten sich deutlich unwohl und blätterten in den mitgebrachten Aktenordnern.

“Ist die Email bei dir? Ich kann sie gerade nicht finden.” – “Nein, bei mir auch nicht. Komisch. Muss doch irgendwo sein…”

Mit den Worten “Wir schicken Ihnen eine Kopie zu!” versuchte der Verwalter die Sache zu vertuschen und verließ sichtlich beklemmt den Versammlungsraum.

Epilog:
Die Email wurde nie zugesendet. Der Verwalter hatte frech gelogen. Es waren nie Daten versendet worden, obwohl sie berechnet worden waren.
Betroffen war nicht nur die o.g.  Eigentümergemeinschaft, sondern wohl auch die weiteren 300-400 WEGs, die von diesem Hausverwalter betreut wurden.
Der Trick mit der Berechnung der Datenübertragung im Rahmen der Zensus-Umfrage wird sich in Kreisen unseriöser Hausverwalter herumgesprochen haben und so tausende, vielleicht zehntausende Verwalter-Rechnungen generiert haben. Rechnungen wohl gemerkt, ohne erbrachte Leistung.

Dieser Verwalter ist heute noch hauptberuflich tätig und betreut hunderte von Eigentümergemeinschaften. Die chronisch überlastete Staatsanwaltschaft blieb untätig, da diesem Verwalter bisher nicht nachzuweisen war.

Empfohlene Maßnahmen:
Prüfen Sie alle Verwalter-Rechnungen für Sonderhonorar. Nicht nur ihre Existenz, vor allem ihre Berechtigung in Bezug auf die erbrachte Leistung.