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Außenstände der Gemeinschaft nicht angemahnt

Als WEG-Verwalter sind diese Dienstleister verpflichtet, alle Aussenstände der Gemeinschaft nachzuhalten, anzumahnen und ggf. gerichtlich einzuklagen.

Nicht so dieser “TüV-zertifizierte” WEG-Verwalter. Beim Einfordern von Aussenstände nimmt man es, wie viele anderen Verwalter, nicht so genau.
Grund ist die Tatsache, dass ein Verwalter in der Regel schalten und walten kann wie er möchte: die Eigentümer haben oft nicht ansatzweise Kenntnisse, das WEG-Recht, die Buchhaltung oder Technik (Sanierungen) betreffend. Dito der Beirat, der oft “Schein” mit “Sein” verwechselt, seine eigenen Interessen im Vordergrund sieht – oder, seltener,  sich ehrlich bemüht, mit den Anforderungen aber völlig überfordert ist.

So ist es nicht überraschend, dass es vorkommen kann, dass Aussenstände von Verwalter-nahen oder Beirats-nahen Miteigentümern n i c h t  angemahnt werden.
Warum auch? Merkt ja doch niemand.

So gerieten auch in diesem Fall, 2 Aussenstände in Höhe von 1.221,53 € und 1.451.80 € absichtlich in Vergessenheit.
Von einer Absicht bzw. einem Vorsatz kann deshalb ausgegangen werden, das diese Forderungen n i c h t   im Vermögensstatus der WEG als offenen Forderungen aufgeführt wurden.
Und dies schon seit Jahren. Genau genommen, seit Mitte 2013, dem Zeitpunkt an dem diese Summen fällig wurden.

Ihren Ursprung haben diese Forderungen nicht in ausstehendem Hausgeld – sondern in einer vorschnellen Überweisung von “Erstattungsgeldern” der Hausverwaltung.
Die Eigentümergemeinschaft war – laut Protokoll (!) – dem Tagesordnungspunkt des Verwalters gefolgt und hatte angeblich eine “Erstattung für Neufenster” an zwei neu hinzugekommen  Miteigentümer zugestimmt. Was die WEG in der Versammlung wirklich beschloss kann heute nicht mehr in Erfahrung gebracht werden, denn handelt sich um diejenige Verwaltung, die regelmässig mit ausgesprochen phantasievollen und wirklichkeitsfremden Protokolltexten überrascht.  Fakt ist aber, dass die Erstattung als Beschluss im Protokoll festgehalten wurde.
Das dieser Unsinnsbeschluss daraufhin bei Gericht erfolgreich angefochten wurde – war der Beschluss hinfällig und wurde aufgehoben.
Im Grunde war nun alles so, als hätte es diesen Beschluss zur Erstattung für Neufenster nicht gegeben.
Wenn nicht…. die Hausverwaltung 2 Tage nach der Versammlung vorschnell diese Beträge an die beiden Neu-Miteigentümer ausgezahlt hätte…..

Was ausgezahlt wurde, musste nun wieder zurück in die Kasser der Gemeinschaft.
Denkt man sich.

Der Verwalter dagegen blieb untätig. In solchen Fällen ist man versucht, ein “persönliches Verhältnis” zu den beiden neuen Miteigentümern zu unterstellen – oder wirtschaftliche Verflechtungen (“Hausverwaltung erhält Vermittlungsprovision vom Käufer, dafür sorgt sie dafür, dass die Kosten der vom Käufer gewünschten Neufenster von der WEG bezahlt werden…”) zu vermuten.

Von den beiden sich bemühenden, aber nicht fachkundigen und überforderten Beiräten ist einer bereits schwer erkrankt und verstirbt 2015.
So verblieben lediglich 2 Kenntnisträger in der WEG: der übrig gebliebene Beirat – und der Beschlussanfechter von 2013.

Nach Erhalt der Abrechnung 2015 und des Vermögensstatus zum 31.12.2015 ist es offensichtlich, dass diese beiden Aussenstände  n i c h t  aus Forderung ausgewiesen werden.
Der Vermögensstatus ist somit falsch. Die Position “Forderungen” um den Betrag der beiden Fensterstattungen erhöht werden.
Gleichzeitig wird festgestellt, dass diese Forderung zum 31.12.2016 verjährt.

Der Verwalter wird nun vom verbleibenden Beirat und vom Beschlussanfechter aus 2013 ausdrücklich aufgefordert, endlich tätig zu werden.

In der Tat, im Juli 2016 schreibt er die beiden Miteigentümerparteien erstmalig (!!!) an:

“Sehr geehrter Frau…,
sehr geehrter Herrr…,
am 02.10.2013 wurde Ihnen gem. Beschluss zu TOP 2 der Eigentümerversammlung vom 30.09.2013 für den Fensteraustausch € 1.221,53 erstattet.
Dieser Beschluss ist erfolgreich angefochten worden. Wie bereits telefonisch besprochen, wird der Betrag daher zurückgefordert.
Wir möchten Sie daher bitten, im rechtlichen Sinne auffordern, den Betrag von € 1.221,53 auf das nachfolgend aufgeführte Konto auszugleichen:………”

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Empfohlene Maßnahmen:
Lesen Sie die Protkolle aufmerksam. Machen Sie sich Notizen und haken Sie bei der Verwaltung nach.
Machen Sie sich mit der Darstellung des Vermögensstatus vertraut.

Verwalter, die keinen Vermögensstatus aushändigen und Ihnen antworten, den bräuchten Sie doch nicht, … sofort a l l e  Belege prüfen.
Und einen neuen Verwalter suchen.

 

“Außenstände/Forderungen” der Eigentümergemeinschaft – oft falsche Angaben

Jeder Kiosk- oder Dönerbudenbetreiber hat eine nachvollziehbarere Buchhaltung als manche Wohnungseigentümergemeinschaft.
Ein Eldorado für Betrug, Missbrauch und Abzocke.

1. Rückstand Hausgeld-Zahlungen
Wenn Hausgeldforderungen von einem Teil der Hausverwalter korrekt ausgewiesen wird – gibt es von anderen keine diesbezügliche Info. Dann reicht es, wenn sich ein im Hausgeld-Zahlungsverzug stehender Beirat oder Miteigentümer mit dem Verwalter gut versteht. Da der Beirat die Hausgeldabrechnung prüft kann es passierten, dass die eigenen Zahlungsaussenstände übersehen werden.
Da die meisten Wohnungseigentümer dem Beirat vertrauen und ihm glauben, geht die Rechnung wunderbar auf (an anderer Stelle mehr zu den naiv-dummen Entscheidungen der Wohnungseigentümer bei der Beiratswahl).
Nicht selten werden bei Übernahme der Verwaltung durch einen seriösen Hausverwalter zig-Tausende Euro an nicht gezahltem Hausgeld aufgedeckt. In der Regel ist es dann zu spät um die Beträge noch einzuholen: nach wenigen Jahren verjährt alles.

2.) Sonstige Erstattungen von Miteigentümern
in diesem Fall wurden Kosten von der Wohnungseigentümergemeinschaft getragen, die darauf dem Sondereigentümer in Rechnung gestellt wurden.
Beispiel: die WEG beauftragt einen Handwerker mit der Anbringung eines Balkondachs für einen Sondereigentümer.
D.h. Kosten trägt zunächst die WEG, sie werden dann aber in der Jahresabrechnung in der Einzelabrechnung dem Sondereigentümer belastet.
Diese Konstellation sollte im Rahmen des Möglichen immer vermieden werden – jeder Miteigentümer sollte private Handwerkerrechnungen selber tragen und nicht über die WEG abwickeln lassen. Genauso wenig sollte sich der Verwalter anbieten, diese Arbeiten über die WEG zu beauftragen und über das WEG-Konto zu begleichen.

Es gibt mehrere Gründe:
der Verwalter beauftragt die Arbeiten, die Gemeinschaft streckt die Kosten vor und muss sie sich zurückholen. Hier gibt es immer Anfechtungspotential, da es generell so ist, dass der zahlt, der beauftragt. Es muss in diesem Fall also
a) das Einverständnis des Sondereigentümers vorliegen (am besten schriftlich!),
b) die Zahlungsfähigkeit des Sondereigentümers gewährleistet sein, sowie
c) das “Nachhalten” dieser Forderung von Seiten der Hausverwaltung.
Wenn der Sondereigentümer entgegnet “Das habe ich nie bestellt oder gewollt, das muss ein Missverständnis sein!” – oder nicht zahlen kann, da insolvent oder die Hausverwaltung sich sehr gut mit dem Sondereigentümer/Beirat versteht, so dass die Notiz mit der Verpflichtung zur Rückzahlung im Papierkorb landet… dann zahlt die Wohnungseigentümergemeinschaft – oder kann bestenfalls den Verwalter verklagen, was so gut wie nie vorkommt.

Wie wenig gerade dieser letzte Punkt von einem seriösen Beirat kontrollierbar ist, zeigt die Tatsache, dass im Rahmen der vom Verwalter vorgeschlagenen  “Belegprüfung” oft nur die Belege und die Gesamtabrechnung vorliegen. D.h. es liegt z.B. die Handwerkerrechnung für das neue Balkondach von Sondereigentümer X vor – die Verteilung zu Lasten von Herrn X geht aber nur in der Einzelabrechnung hervor, die zum Zeitpunkt der Belegprüfung gerne nicht vorliegt.
Die Info des Verwalters, “das Balkondach wird Miteigentümer X zu 100% in Rechnung gestellt” ist ggf. nur eine hohle Versprechnung, um den seriösen Prüfer zu beschwichtigen, ist aber nicht nachprüfbar, solange die Einzelabrechnung von Miteigentümer X nicht vorliegt.

Dies heißt: in der Belegprüfung werden oft nur die Positionen geprüft. Nicht aber die Verteilung bzw. Belastung an Sondereigentümer.
In der WEG-Versammlung mit Beschluss der Jahresabrechnung wird a) der Gesamtsaldo der Jahresabrechnung beschossen und b) die Einzelabrechnungen!
Letztere wurden aber vom Beirat nicht geprüft. Ob nun Herr X eine Belastung in Höhe von 100% der Kosten seines neuen Balkondachs erhalten hat oder nicht – das weiss eigentlich nur der Verwalter und Herr X. Hinzukommt, dass diese Sachverhalten nicht klar und offen benannt werden, oft verschwinden diese Zahlen in größeren Kontenpositionen, die für Außenstehende bzw. die übrigen Miteigentümer nicht aussagekräftig sind.

Empfohlene Maßnahmen
Prüfen Sie vor allem die Positionen verbunden mit den “Hausgeldzahlungen”, die Positionen “Sonstiges” , “Reparaturen” und “Instandhaltungsrücklage”, auch der vergangen Jahre.
Schauen Sie sich die Beschlüsse der WEG an, wenn dort beschlossen wird, dass Miteigentümer Kosten erstatten müssen.
Belegeinsicht: wenn die Hausverwaltung  o h n e  vorherigen Beschluss Handwerkeraufträge für Sondereigentümer beauftragt und vom Gemeinschaftskonto bezahlt hat – “nageln” Sie den Verwalter auf seine Aussage fest.
Lassen Sie es sich ggf. schriftlich von ihm geben, dass er den Miteigentümer X mit den Kosten…. €  (Betrag nennen!) in der Einzelabrechnung belasten wird.
Prüfen Sie am besten die Einzelabrechnung des Miteigentümers X nach Erstellung. Lassen Sie sie sich vom Hausverwalter in Kopie zusenden.
Prüfen Sie 2 Monate nach der Versammlung, ob wirklich (!) Zahlungseingänge erfolgt sind.
Oder ob dies Forderung von beiden Seiten – Hausverwalter und Sondereigentümer – “vergessen” wurde…

Teures Gutachten für Privatwohnung des Beirats – ohne Notwendigkeit und ohne Beschluss

Beschüsse darf es nur geben, zu Tagesordnungspunkten (TOPs), die auf der Einladung zur Versammlung der Wohnungseigentümer aufgelistet und damit zuvor bekanntgegeben wurden.
Oft schließt sich an die Liste de TOPs ein letzter Tagesordnungspunkt “Sonstiges” an.
Hier werden allgemeine Dinge besprochen und protokolliert – z.B. Miteigentümer Y wird gebeten sein Fahrrad künftig an einem anderen Ort abzustellen” oder “Es wird gebeten, die auf die Mülltrennung zu achten.” usw.

Es dürfen unter diesem Punkt “Sonstiges”  k e i n e  wichtige Entscheidungen und Beschlüsse getroffen, die nicht zuvor in der Einladung speziell aufgelistet wurden.
Doch: diese Beschlüsse sind gültig, wenn sie nicht rechtzeitig – d.h. innerhalb der Monatsfrist nach Versammlung – angefochten werden.

Praxisfall: Einladung zur WEG-Versammlung einer Wohnungseigentümergemeinschaft:

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Umso überraschender das Protokoll der Versammlung:
TOP 6 – Sonstiges
Der Hausverwalter informiert die WEG darüber, dass in der Wohnung 07 starke Schimmelbildung an der Außenwand vorhanden ist. Der Hausverwalter wird beauftragt, ein Gutachten mit der Ursachenfeststellung zu beantragen.
In diesem Zug soll von diesem auch die Seitenwand Wohnung Nr. 02 [Anmerkung: die des Beiratsvorsitzenden] [und] das Schlafzimmer der Wohnung Nr. 06 besichtigt und der Wärmedurchgangswert der vorhandenen Außenwände ermittelt werden.

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Dieser Beschluss zur Beauftragung eines Gutachtens zur Ermittlung der in Wohnung
Nr. 07 vorgefundenen starken “Schimmelbildung”, hat – weil nicht in der Tagesordnung aufgeführt .- auch gar nichts im Protokoll zu suchen.

Unter dem Oberbegriff  “Sonstiges” dürfen keine Beschlüsse gefasst werden.
Eine Ausnahme ist wohl gegeben, wenn alle Miteigentümer persönlich anwesend sind und Einstimmigkeit herrscht. Dies war hier nicht gegeben.

In der Folge wurde ein teures Gutachten in Höhe von ca. 900 € erstellt. Aber nicht für die mit “starker Schimmelbildung” befallene Außenwand der Wohnung Nr. 07 – sondern für die Seitenwand der Wohnung  Nr. 02, nämlich die des Beiratsvorsitzenden!
Diese sollten – lt. dem “Beschluss” unter Sonstiges jedoch nur “besichtigt” und “der Wärmedurchgangswert” ermittelt werden.

Versagen der Hausverwaltung:
1. Es wurde unter dem TOP “Sonstiges” ein Beschuss zur Beauftragung eines Gutachtens herbeigeführt – der in der Einladung nicht ausgewiesen war

2. Der Beschluss wurde  zu Gunsten des Verwalter-nahen Beiratsvorsitzenden “verdreht”, so dass nun ein Gutachten, nicht für für eine schimmelbefallene Wohnung in Auftrag gegeben wurde, sonder für eine Wohnung bei der sich die Außenwand “kalt anfühlte” (Zitat Beiratsvorsitzender). Da der Beirat seine Wohnung in nächster Zeit verkaufen wollte, kam  ihm ein Gutachten sehr gelegen.

3. Es wurde nicht nur ein Gutachten für eine falsche Wohnung erstellt – das Gutachten war mit 900 € auch nicht preiswert. Sicher hätte es günstigere Möglichkeiten gegeben.
Doch dem Verwalter waren die Kosten egal.

Empfohlene Gegenmaßnahmen:
1. Prüfen Sie in der Versammlung, ob zu verabschiedende Beschlüsse zuvor in der Einladung ausgewiesen wurden. Wenn nicht: Verweisen Sie den Verwalter auf die Anfechtbarkeit des zu fassenden Beschluss
2. Lesen Sie genau das Protokoll: dito. Verweisen Sie den Verwalter auf die Anfrechtbarkeit des von ihm unter “Sonstiges” gefassten Beschlusses.
3. Bei Rechnungsprüfung: verweigern Sie die Zustimmung zur Kostenübernahme eines Gutachtens für die falsche Wohnung (hier. Whg. Nr. 02 statt 07).

 

Beiratsvorsitzender verschönert seinen Balkon – auf Kosten der WEG

Im Rahmen einer unklaren Balkonsanierung erhält der Beiratsvorsitzende, dem ein Doppelbalkon gehört, eine “Erstattung” über 250 €.

Lt. Quittungsblock des Verwalters für “Balkonabdeckung 1 h”.

Welche Arbeiten hatte der Beiratsvorsitzende, der selber kein Handwerker war, vorgenommen?
Warum war dort Handlungsbedarf?
Ist überhaupt etwas am Balkon verändert worden oder war es nur ein Auszahlung zu Gunsten des Beiratsvorsitzenden. Vielleicht eine Aufwandsentschädigung für seine Hilfe und Unterstützung einer undurchsichtigen Sanierungsmaßnahme ?

Herr T., der als Beirat ebenfalls für die Prüfung der Jahresabrechnung zuständig war, hatte an dieser nichts zu bemängeln und empfahl den Beschluss zur “Verabschiedung”.
Die übrigen Miteigentümer sind über diese Auszahlung aus dem gemeinsamen WEG-Konto nie informiert worden.

 

Empfohlene Gegenmaßnahmen:
I m m e r  selber Einsicht in die Abrechnungsunterlagen nehmen. Wichtige oder unklare Belege kopieren und den Verwalter um Klärung bitten.

Sanierungsbeschlüsse: fehlende Zweit- und Drittangebote

Ein weiterer "Klassiker" unseriöser WEG-Hausverwalter

Ein “Klassiker” unseriöser Hausverwaltungen ist das Bereitstellung von nur einem einzigen Kostenvoranschlag.

Und aufgrund dieses einen Kostenvoranschlag soll ein Auftrag vergeben werden. Gesetzlich vorgeschrieben sind für größere Aufträge das Einholen von mindestens drei vollständigen und vergleichbare Kostenvoranschlägen.

Nicht selten sollen Wohnungseigentümer in der Versammlung “überrumpelt” werden.

Praxisfall:
Tagesordnungspunkt: Sanierung des Dachs
Zum Zeitpunkt der Versammlung lag nur ein einziger Kostenvoranschlag einer Dachdeckerfirma vor: Fa. K.
Mit Fa. K. arbeitete die Verwaltung erst sein neuestem wieder zusammen. Warum?
Was ist mit anderen Dachdeckerfirmen?
Warum gibt es keine Alternativ-Angebote?

Ausweichende Erklärung des Verwalter : „Die Firma K. uns schon seit vielen Jahren als zuverlässiger Dachdecker bekannt und im Schadenfall häufig noch am selben Tag tätig.
Gerade in den letzten Jahren haben wir verstärkt auch andere Firmen beauftragt um mehr Auswahl von geeigneten Fachbetrieben zu haben.“ 

Und das heißt konkret?!!?


Empfohlende Gegenmaßnahmen

Sobald Sanierungspläne bekannt werden – spätestens aber nach Erhalt der Einladung zur Versammlung mit Auflistung der entsprechenden Tagesordnungspunkte – sollten die Eigentümer Kopien aller vorliegenden Angebote einfordern.

Liegt für wichtige Sanierungen nur ein einziges Angebot vor – VORSICHT!
Dieses Angebot kann überteuert sein oder unnötige Komponenten beinhalten.

Es ist kein Zufall, es ist Absicht und ein “Klassiker” unseriöser Verwaltungen.
Weisen Sie die Verwaltung darauf hin und fordern Sie weitere Angebote ein.
Alternativ wird empfohlen den Beschluss zu verweigern oder zu verschieben um der Hausverwaltung die Möglichkeit zu geben, weitere Angebote zur Kostenschätzung einzuholen.