Von unseriösen WEG-Hausverwalter am meisten fürchtet: Kontakt + Informationsaustausch zwischen den einzelnen Wohnungseigentümern

Und in der Tat wissen viele Wohnungseigentümer nicht, wer sie gegenüber vertritt, d.h. wie die einzelnen Verwaltungsbeiräte heißen und wie sie kontaktiert werden können!

Dieses fehlende Wissen versuchen unseriöse Hausverwaltungen nicht zu beheben – sondern  aktiv zu vertiefen:  Fragen an die Hausverwaltung, wer im Beirat sei und wie die Person zu kontaktieren sei, werden mit Bezug auf den “Datenschutz” verweigert.
Oft wissen die betroffenen Beiräte nicht, dass ihre Kontaktdaten verweigert werden und wundern sich über die geringe Ansprache der übrigen Miteigentümer.
So wählen die Wohnungseigentümer in einer Versammlung eine Vertretung (“Verwaltungsbeirat”), die ihre Interessen gegenüber der Hausverwaltung wahren sollen.
Möchte jedoch ein Wohnungseigentümer einen Beirat kontaktieren, blockt die Verwaltung. Und dies als Dienstleister, der den Bedürfnissen ihres Auftraggebers (= Eigentümergemeinschaft) entgegenkommen sollte.
Sie tut aber das Gegenteil, behindert den Kontakt und Informationsaustausch zwischen den Eigentümern, um Kritik an der Hausverwaltung zu verhindern.

Wie kann das sein?
Man stelle sich vor, eine Eigentümergemeinschaft verfügt über ein gemeinsames Konto von oft mehreren Hunderttauschen Euro – und die Eigentümer dieses Kontos dürfen sich nicht austauschen und sollen ggf. auch nicht wissen, wer die übrigen Eigentümer sind (-> siehe Behinderung Aushändigung Eigentümerliste)?

Praxisfall:
Kurz vor der anstehenden Eigentümerversammlung stellen sich Fragen zu Tagesordnungspunkten. Da ein Beirat gewählt wurde, der Name jedoch auch in der Einladung zur Versammlung nicht erwähnt wird, stellt sich die Frage:
– wer ist denn Beirat?
– wie kann man ihn erreichen, telefonisch oder per mail?

Auf einen Anruf beim Verwalter antwortet dieser:  “Die Beirätin ist Frau G.  Nein, die Telefonnummer und die Email-Adresse kann ich Ihnen aus Datenschutzgründen nicht geben-“
– “Wir müssen sie aber dringend sprechen.”
– “Das tut mir leid. Aber Sie können ja Ihr Anliegen per email an uns weiterleiten… wir leiten es dann an die Beirätin weiter…”

Klar: die Verwaltung behindert nicht nur den Kontakt und den Info-Austausch zwischen Beiräten und Wohnungseigentümern – sie möchte auch gerne über alles informiert sein, was die Kommunikation zwischen Beirat und Miteigentümer angeht.

Interessanterweise handelt es sich um “vorauseilendem Datenschutz”.
Es widerspricht Sinn und Zweck, wenn ein Beirat und somit Vertreter der Eigentümergemeinschaft nicht oder schwer kontaktiert werden kann!

In der Regel wissen die Beiräte gar nicht um diese Kontaktbehinderung.
Mit der Wahl zum Beirat und Vertreter der übrigen Wohnungseigentümer liegt es in der Natur der Sache, dass er ein offenes Ohr für deren Fragen hat.
Er wundert sich vielleicht, dass er so wenig Rückmeldung von Seiten seiner Miteigentümer hat- ohne zu wissen, dass hinter seinem Rücken alle Anfragen abgeblockt werden!

Empfehlung:

1. im Protokoll immer die Namen, Tel und Email-Adresse der gewählten Verwaltungbeiräte angeben.
Um unseriösen Hausverwaltern ihr mieses Spiel zu erschweren, sollten Beiräte nach ihrer Wahl ihre Kontaktdaten gleich im Protokoll der Eigentümerversammlung bekanntgeben – und zwar im Beschlusstext. Damit es nicht doch vom Verwalter “vergessen” wird!

2. “‘Datenschutz” innerhalb der Eigentümergemeinschaft aufheben
Den “ach-so-wichtigen” und von der Verwaltung gebetsmühlenartigen Einwand des Datenschutzes bezüglich der Übermittlung von Kontaktdaten der Miteigentümer per Beschluss aufheben. Wo ist der Sinn, wenn Eigentümer über ein gemeinsames Konto verfügen, aber nicht wissen dürfen, wie der Eigentümer der Nachbarwohnung zu erreichen ist?

3. Sinnvolle (!) Eigentümerlisten mit Tel, Email und Lage der Wohnung erstellen +  verteilen
Eine unseriöse Hausverwaltung wird sich sträuben, eine Eigentümerliste mit Kontaktdaten zu erstellen. Nehmen Sie es in die Hand und erstellen selber eine Liste! Jeder Eigentümer kann sich engagieren. Diese Listen sollten nicht nur die Namen und Adressen sondern auch die Telefonnummern und Email-Adressen beinhalten, sowie die Lage der einzlnen Wohnungen Wer nicht mag, braucht nicht aufgenommen zu werden.

4. Eigentümerliste mit Kontaktdaten aufs Internet-“Portal” setzen lassen
Viele Verwaltungen stellen den Eigentümern  passwortgeschützte Internet-Zugänge zur Verfügung (z.B. Casavi) auf der sie aktuelle Infos (Kostenvornaschläge für geplante Arbeiten) und allgemeine Infos (Teilungserklärungen, Protokolle) finden können.
Seltsamerweise sucht man eine Eigentümerliste umsonst.

Hinweis:
Beiräte (!) die ein Problem mit der Bekanntgabe ihrer Email-Adresse und Telefonnummer haben, sollten abgewählt werden!