Akten- und Belegeinsicht beim WEG-Verwalter: Auf geht’s!

By | 7. März 2016

Der Ausdruck “Einsicht” ist mißverständlich. Eine “Einsicht” alleine bringt so gut wie nichts. Es sei denn, man hätte ein photografisches Gedächnis.
Wer wirklich prüfen möchte, muss sich mit der Materie befassen und heißt vor allem “Kopieren oder Einscannen” – und zwar soviel wie möglich.

Als kritischer Miteigentümer bleibt Ihnen nichts anderes übrig. Denn auf den Verwaltungsbeirat – von den Eigentümern gewählt, um ihre Interessen zu vertreten und die Jahresabrechnung zu prüfen – sollte man sich nicht verlassen.
Erfahrungsgemäß machen nur 10-15% einen guten Job. Der Rest, also 85-90%, ist irgendwo zwischen dümmlich-naiv und korrupt-gerissen einzuordnen und/oder verfolgt eigene Interessen. Sorry, das ist die Realität.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, die Akten zu Hause einzusehen, wunderbar.
Falls nicht, bleibt nur der Besuch im Büro des Verwalters.
Ein seriöser Verwalter wird Ihnen entgegenkommen und Verständnis für Ihr berechtigtes Interesse habe. Ein unseriöser Verwalter wird Ihnen alle Steine in den Weg legen, die sich finden lassen. Das allein zeichnet ihn schon aus – und macht eine Akteneinsicht umso interessanter und fruchtbarer.

Im Büro des Verwalters verhalten Sie sich als Gast freundlich und zurückhaltend. Meist wird Ihnen ein Tisch zugewiesen, auf dem sich bereits die angeforderten Akten befinden.

Prüfen Sie zunächst, ob alle gewünschten Akten vorhanden sind. Meist reichen ein oder zwei Ordner, um Sie für Stunden zu beschäftigen.

Richten Sie sich ein. Zu Empfehlen ist das Einscannen von Unterlagen, da die Dokumente so auf dem PC gespeichert und ggf. an andere interessierte Miteigentümer weitergegeben werden können. Zum Einscannen nutzen Sie entweder einen Laptop und einen Flachbrett-Scanner, wie z.B. den Scanner aus der Serie “Lide” von Canon.
Achten Sie darauf, dass der Scanner Ihrem PC-Betriebssystem angepasst ist.
So funktioniert z.B. “Lide120” prima mit Windows 7.
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Falls Sie nicht mit Ihrer halben Büro-Infrastruktur erscheinen möchten bietet sich auch ein Dokumentenscanner in Stabform an.
Ein kleines Wunder der Technik, nur so groß wie ein Lineal und passt in jede Tasche.
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Dieses Modell von der Elektronikfirma Conrad hat sich sehr bewährt.
Da die Stromversorgung über Batterien erfolgt, empfiehlt es sich, einen entsprechenden Vorrat, für den Fall der Fälle, mitzubringen. Auch kann ein großes weisses Blatt als Unterlage hilfreich sein (DIN-A3).

In jedem Fall, sollte die Handhabung im Vorfeld ausgiebig getestet und geübt werden!

Desweiteren sollten mitgebracht werden: Notizblock, Lineal, Bleistifte, Kulli, Leuchtstift,
gelbe Post-It, Radiergummi, Taschenrechner, Verlängerungskabel, Tacker, Heftklammern, Entklammerer, Reservebatterien, Getränkte, Gummibärchen oder ähnliches.

Da manche Verwalter die zur Verfügung stehende Zeit vorgeben, z.B. 1-2 Std., sollten Sie diese kurze Zeit nutzen, um nach einem kurzen Überblick über die vorliegenden Dokumente, alles einzuscannen, was auch nur ansatzweise interessant sein könnte.
Bewerten, prüfen und interpretieren Sie nicht – scannen Sie nur ein, vor allem, wenn wenig Zeit zur Verfügung steht. Die Unterlagen genau studieren – das können Sie auch später zu Hause…

Zu Hause empfiehlt sich der Ausdruck sämtlicher Dokumente. Auch wenn es viel Papier ist oder unsinnig scheint. Viele Details erkennt man erst in gedruckter Version.
Dann legen Sie einen Ordner für diese Belege an, öffnen eine gute Flasche Wein und beginnen zu blättern…..

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